Fornecer um serviço de impressão e criar documentos é um componente bastante importante no trabalho de cada empresa. A continuidade do fluxo de trabalho está sendo cada vez mais colocada em várias tarefas estrategicamente importantes, pois o tempo de inatividade do serviço de impressão pode levar a sérias conseqüências. Acompanha documentação de remessa, certificados de qualidade, contas contábeis, registro de catálogos de produtos - pode haver muitos exemplos e sua manutenção pode ser um fardo sério para os funcionários do departamento de TI. Oferecemos uma pequena lista de verificação que o ajudará a lidar com esta tarefa.
Avaliação do desempenho atual
Avalie se a frota existente de dispositivos de impressão da empresa é ideal. Para fazer isso, vale a pena auditar a infraestrutura e os processos de impressão. De fato, é necessário analisar o tipo de documentos impressos produzidos em cada departamento, o volume desses documentos, o processo, o prazo e o equipamento utilizado para sua produção. Tudo pode ser muito mais complicado do que parece à primeira vista. Será necessário analisar a amostra real em termos de volumes de impressão de todos os dispositivos de impressão, levar em consideração a sazonalidade da produção de documentos e a singularidade dos requisitos de cada departamento para a qualidade do próprio documento e as possíveis opções disponíveis para criá-lo. Você terá que mergulhar profundamente no processo de criação de documentos e entender o grau de satisfação e as necessidades de cada departamento. Muitas empresas conseguem lidar com essa tarefa por conta própria, mas se a frota de equipamentos consiste em um grande número de dispositivos, essa análise se torna mais difícil e algumas ainda terão que lidar com a geografia complexa dos escritórios da empresa, o que complicará ainda mais a tarefa.
Após obter essas estatísticas, é necessário analisar cada modelo do dispositivo de impressão e entender se a funcionalidade do dispositivo é suficiente, sua velocidade de impressão, se o recurso do dispositivo corresponde às suas cargas reais e também para determinar quando a substituição do modelo é necessária.
Outra questão importante será o custo total da operação do dispositivo e a possibilidade de baixar o preço sem perda de qualidade.
Após a coleta dos dados, é necessário avaliar as informações e entender todas as opções e formas de mudança possíveis. No entanto, nem todas as informações e ferramentas necessárias para a coleta de estatísticas e análises subsequentes estarão disponíveis em fontes abertas. Avalie seus pontos fortes: às vezes é melhor encontrar uma empresa de terceirização com a experiência nesse assunto e responsável pela qualidade do que assumir esse bloco de trabalho.
Implementação de Mudanças
Uma das etapas mais difíceis, como as pessoas tendem a desconfiar de quaisquer mudanças. Independentemente de a inovação ser benéfica para os funcionários ou não, quaisquer alterações na infraestrutura de impressão levarão a problemas adicionais no fluxo de trabalho, o que pode ser um problema para o departamento de TI.
As mudanças em si podem ser realizadas gradualmente e instantaneamente, mas, em qualquer caso, você precisa considerar as opiniões dos usuários. Todas as vantagens do sistema atualizado devem ser comunicadas de forma clara e inteligível a cada funcionário da empresa, bem como os objetivos que a empresa persegue ao implementar essas alterações. Nesse processo, cartas informativas, treinamentos e instruções sobre o uso de novos dispositivos e software, treinando administradores e usuários-chave e uma visão geral das alterações para a alta gerência o ajudarão. Se tudo isso estiver incluído no processo de atualização do serviço, o trabalho foi feito com eficiência. Caso contrário, qualquer deficiência pode levar a certas perguntas e problemas.
Gerenciamento subsequente do sistema de impressão
É importante lembrar que, sem um processo constante de controle e gerenciamento, o serviço de impressão perde seu significado. O processo de impressão deve ser ininterrupto e tolerante a falhas, a qualidade dos documentos produzidos sempre deve estar no nível exigido e os usuários devem sempre ter acesso à funcionalidade máxima possível do sistema atual. Portanto, a organização deve ser capaz de monitorar a operação de dispositivos de impressão e soluções de software, responder imediatamente a quaisquer incidentes e fazer alterações prontamente, de acordo com os objetivos dos principais negócios da empresa.
Também é necessário controlar claramente o número de incidentes relacionados ao serviço de impressão, o tempo de resposta para resolver os dados do incidente e o tempo de recuperação do serviço. É muito importante avaliar a carga: dependendo do tamanho da empresa e do volume de tarefas, tudo isso pode significar um tempo sério gasto pelo administrador do sistema e a alocação de todo um departamento de funcionários para gerenciar os processos de criação e manutenção de documentação.
Outro ponto importante para o controle é a segurança dos documentos produzidos e a possibilidade de vazamento de informações. No final, antes de cada empresa, há três maneiras de resolver esse problema: fechar os olhos para um controle inadequado, definir determinadas tarefas e carregar seus próprios funcionários ou dar esse processo ao gerenciamento de um provedor de serviços.
Simplifique e simplifique seu fluxo de trabalho.
Considerando todos os avanços tecnológicos mais recentes na produção de dispositivos de impressão e software associado, quase qualquer solicitação de gerenciamento pode ser realizada: impressão em dispositivos móveis, encaminhamento automático de um documento após a digitalização, início do processo de aprovação no sistema interno de ERP, reconhecimento de um documento e busca de palavras específicas com automação automática. Notificação do departamento de segurança, personalização da interface e simplificação do funcionamento dos dispositivos antes de pressionar alguns botões, com código de barras e a subsequente distribuição de documentos em pastas. Essa lista é limitada apenas pela imaginação e a possibilidade de implementação é limitada ao conhecimento e à experiência dos funcionários internos.
De qualquer forma, já nos primeiros estágios você pode avaliar o grau de carga e decidir se é capaz de lidar com a tarefa internamente ou se vale a pena terceirizá-la. E lembramos modestamente que podemos ajudá-lo com isso.
Se você tiver alguma dúvida, entre em contato em mensagens privadas ou nos comentários. Teremos o maior prazer em responder!