Esses escritórios geralmente são terríveis, mas existem opções

Sobre o autor: Jason Fraid - Fundador e CEO da Basecamp



Na semana passada, o DHH [criador do Ruby on Rails, fundador e CTO do Basecamp - aprox. pista.] destruiu escritórios abertos . Ele está certo. Mas ei, nós mesmos trabalhamos nesse tipo de escritório. E fizemos um trabalho decente para melhorar a situação. Talvez faça sentido compartilhar a experiência.

Primeiro de tudo, um escritório aberto é atraente sob vários pontos de vista:

• Benefício econômico . Armários separados são caros. Você pode argumentar que a incapacidade dos funcionários de trabalhar em um escritório aberto é ainda mais cara. Eu não discutiria com você, mas essas são perdas indiretas, mas o pagamento de contas de construção tem um efeito econômico direto e imediato.
• Extensibilidade . As empresas gostam de pensar em crescimento. Hoje você tem 20 funcionários, mas em um ano ou dois você pode ter 40, 60 ou 80. É muito difícil prever quanto espaço será necessário. Se você não der uma conta pessoal a todos, alguns ficarão zangados. Se você construir muitos escritórios, gaste muito espaço. Um escritório aberto é uma solução flexível e confortável, especialmente se você estiver alugando por cinco ou mais anos.
• Economize espaço . Você pode levar muitas pessoas em um escritório aberto em 460 m². As mesas se movem, as pessoas se sentam a uma distância de um metro, etc. Não estou dizendo que essas são boas idéias, mas são práticas e eficazes. Se você atribuir a cada um um escritório separado, precisará de muito mais espaço, o que significa um aluguel muito mais alto. É muito caro

Portanto, é fácil entender por que os escritórios abertos fazem sentido do ponto de vista econômico e puramente prático. Eles também são mais fáceis de limpar e manter. Mas, como o DHH, não concordo com os "benefícios da colaboração". Nem um pouco. Essa é uma fraude projetada para mascarar o verdadeiro motivo do uso de escritórios abertos - economia de custos. Escritórios abertos são mais baratos, só isso. As pessoas que escolhem o tipo de cargo geralmente tomam decisões financeiras.

Então, com tudo isso em mente, se tivermos que trabalhar em um escritório aberto, como torná-lo mais confortável e eficiente?

Regras da biblioteca

Vá a qualquer biblioteca do mundo - e você notará imediatamente duas coisas. Primeiro: geralmente são espaços abertos com um grande número de mesas e superfícies em todos os lugares - como em um escritório aberto. E o segundo: está quieto lá. Essas duas coisas são comuns a todas as bibliotecas: layout e regras de conduta. Nós no Basecamp os chamamos de regras de biblioteca.




Nas fotografias, diferentes implementações de uma ideia

As bibliotecas estão cheias de pessoas que trabalham, leem, pensam, estudam, escrevem, refletem, projetam algo etc. Todo mundo está calado. De cabeça baixa, as pessoas trabalham independentemente. Em nossa opinião, este é um exemplo de escritório. Em nossa empresa, aderimos às regras da biblioteca.

Então, a primeira lição: aceite estas regras. Escritórios abertos existem em todo o mundo e funcionam todos os dias. Eles são chamados de bibliotecas! E quanto mais você trata seu escritório como uma biblioteca para o trabalho , e não como uma cozinha caótica, melhor o plano de escritório aberto funciona. Para que um escritório aberto seja eficaz, é necessária uma cultura de trabalho.

As regras da biblioteca significam se controlar, falar com uma voz abafada, não se distrair. Se você precisar conversar normalmente com alguém, vá para uma sala separada. Um bom escritório aberto deve ter salas separadas em todos os lugares. Um lugar onde várias pessoas podem aparecer a qualquer momento, conversar e resolver um problema sem incomodar os outros.

Em nosso escritório, chamamos esses espaços isolados de "Salas de Equipe". Aqui está a aparência deles:


O Basecamp possui cinco salas de reunião. Dentro desses quartos, um tapete vermelho é colocado, e do lado de fora - um tapete vermelho-cinza listrado, como sinal de um lugar calmo e concentrado

A propósito, a eliminação de distrações significa não apenas físico, mas cada vez mais virtual. Bate-papos / canais em tempo real são como escritórios abertos, apenas piores em muitos aspectos . Portanto, mesmo se você tiver a sorte de trabalhar remotamente ou em um escritório com salas separadas, mas se precisar acompanhar várias conversas em tempo real o dia todo, também trabalhará em um escritório aberto. Com licença ...

Acústica

O que poderia ser pior do que um plano aberto? Escritório aberto com paredes sólidas! E como muitos escritórios abertos estão localizados em armazéns ou lofts antigos, você já está em desvantagem em termos de materiais. Toda essa madeira, tijolo e vidro está ótima, mas fornece uma acústica terrível.

Nosso escritório parecia inicialmente uma caixa de 90 m² de vidro e concreto. Antes era uma fábrica de móveis e depois se tornava uma fábrica de eco.

A maior parte do nosso design é acústica. Por exemplo, no centro do escritório, construímos uma grande estrutura em camadas de feltro. Este é um material que absorve o som, e as saliências das camadas dispersam o som. Aqui está o que parece:


Vista de perto e distância

Cobrimos uma parede longa com material acústico, usado em estúdios de gravação para absorver e dispersar o som.


Vista de perto e distância

As carpetes de um escritório aberto reduzem ainda mais o eco das conversas:


Listrado do lado de fora, vermelho nas salas de reuniões

E até as próprias salas de reunião, projetadas para comunicação normal, são projetadas com acústica criteriosa. Dos ladrilhos do teto às paredes de cortiça com saliências e recessos, para espalhar o som e remover ecos.


Telhas do teto e paredes de cortiça puff

Juntas de neoprene são instaladas entre todas as salas de reuniões com uma parede de vidro comum. É difícil ver a fotografia, mas há um pequeno espaço entre as salas onde o vidro passa através da parede interna. O neoprene se expande nesse espaço e suprime a transmissão de som entre as salas.


Mostro uma junta de neoprene selada entre a parede e o vidro

Também criamos um estúdio à prova de som separado para gravar podcasts . É terminado com o mesmo material que a parede traseira longa.



As partições entre as mesas em um escritório aberto são feitas de outro material acústico feito de plástico reciclado:


Vista de perto e distância

Por fim, se você precisar falar em particular por telefone (ligação pessoal ou comercial), existem três salas de telefone. Eles têm isolamento acústico confiável. Eles são finalizados com o mesmo material que as partições entre as tabelas. Se alguém ocupa uma sala, o sinal “EM USO” acende na entrada.


Estou fingindo ligar para alguém em uma de nossas salas de telefone

Densidade e Tabelas

Além da acústica, mais uma coisa é importante para a paz de espírito universal - a densidade. Colocar na cabeça um do outro é uma forma de estresse forçado. Nossas mesas estão localizadas uma de frente para a outra, mas as partições não nos permitem ver o rosto do vizinho do lado oposto, e a distância da mesa atrás das costas é de cerca de três metros. Você nunca precisa se preocupar que, se recuar em uma cadeira, atingirá alguém.


Todo mundo tem uma mesa para trabalhar em pé, e todo mundo se senta perto de uma janela grande.

Além disso, o plano do escritório é organizado para que ninguém veja a tela de outra pessoa. Sabendo que os colegas podem até inadvertidamente olhar para sua tela por trás, esse é realmente um sentimento desagradável. Nosso layout não permite isso.

Finalmente, as mesas estão localizadas ao longo das enormes janelas. A iluminação natural é especialmente suave e os trabalhadores podem controlar as persianas de forma independente, se necessário, se o brilho aparecer dependendo da época do ano.

A abertura é uma escolha

Sim, um escritório aberto é uma escolha, mas requer uma cultura de silêncio. Felizmente, todo mundo conhece essa cultura porque todo mundo sabe como se comportar na biblioteca. Além disso, requer algum investimento e escolha deliberada do design. Mesmo que todo mundo esteja em silêncio, colocar várias mesas na câmara de eco não é a melhor opção. Se você quiser manter o silêncio, considere o design. Cada decisão de uma maneira ou de outra afeta o resultado.

E tudo isso é opcional!

Na medida do possível, tentamos melhorar o escritório aberto (e a cultura) para que todos pudessem trabalhar concentrados em silêncio todos os dias. Mas mesmo isso não basta, portanto, nenhum dos funcionários precisa ir ao escritório. A Basecamp é uma empresa completamente remota de 54 pessoas, e até 14 pessoas do escritório de Chicago trabalham a maior parte do tempo remotamente em casa. Se você for ao escritório, encontrará no máximo 3-5 pessoas. Sim, geralmente é um enorme desperdício de espaço, mas estamos felizes em fazer essa concessão.

Mais fotos do nosso escritório podem ser encontradas aqui . As estratégias acima e outros tópicos são discutidos em um livro futuro, "Não é necessário enlouquecer no trabalho" .