Qualquer ação para resolver um problema por parte do gerente é, em primeiro lugar, identificar o problema e suas causas, definir prioridades e escolher alternativas para a melhor solução, além de implementar diretamente essa solução.
A capacidade de resolver oportunamente problemas internos e externos de um produto e de uma equipe e tomar decisões responsáveis é o que qualquer gerente de produto iniciante deve aprender no início de sua carreira. Neste artigo, classificaremos o processo de solução de problemas, além de analisar várias técnicas e exercícios eficazes para o trabalho em equipe.
A solução competente de problemas motiva os membros da equipe a alcançar resultados muito maiores do que eles podem imaginar.
Ao desenvolver habilidades de resolução de problemas, mesmo um
gerente de produto inexperiente
no início de uma carreira poderá melhorar a colaboração da equipe e a capacidade de lidar com situações difíceis. A colaboração incentivará os membros da equipe a usar diferentes estilos de pensamento e tomar decisões juntos.
De qualquer forma, o trabalho em equipe destinado a resolver problemas de negócios não é uma atividade "apenas para agradar", e você deve levar isso a sério. Não importa se você usa um exercício simples, um jogo divertido ou um método científico. O principal é que qualquer atividade de solução de problemas é benéfica e remove barreiras óbvias e ocultas.
Qualquer maneira de resolver o problema é projetada para definir o pensamento da equipe na direção certa. Mas cada equipe precisa de seus próprios métodos. Ao explorar novas técnicas e abordagens, expandimos nossa visão do problema e aumentamos a eficácia pessoal e da equipe.
Independentemente do tamanho e natureza do problema, uma abordagem sistemática para resolvê-lo o ajudará a se tornar um gerente de produto mais eficaz.
Em uma abordagem sistemática para resolver problemas, cinco etapas principais podem ser distinguidas:
- Definição do problema
- Identificação das causas de sua ocorrência
- Geração de ideias
- Escolhendo a melhor solução
- Acção
Identifique o problema
A definição correta do problema é o passo certo para resolvê-lo. Este é um estágio muito importante, que determinará como você tenta resolvê-lo.
Por exemplo, você recebeu um comentário crítico de um de seus usuários / clientes. As opções para resolver o problema variam dependendo de como você define esse problema.
Se você decidir que a questão é a baixa produtividade de um determinado membro da equipe, você desenvolverá várias soluções destinadas a otimizar seu trabalho.
Descubra os motivos
Depois que o problema for identificado, você deve se aprofundar e descobrir o que o causou. Para determinar as relações de causa e efeito, um diagrama de Ishikawa ou um
diagrama de espinha de peixe é frequentemente usado.
Se você considerar o problema como uma lacuna entre onde está agora e onde deseja estar, as causas e os problemas são obstáculos que impedem que você cubra imediatamente essa distância.
Essa análise é bastante eficaz, pois ajuda a garantir que suas decisões visem eliminar as causas reais e não os sintomas do problema. Se a solução encontrada eliminar apenas os sintomas em vez da causa real, é provável que o problema se repita.
Gere ideias
Assim que o difícil trabalho de identificar o problema e descobrir suas causas é concluído, chegou a hora de mostrar criatividade e começar a "jorrar" com idéias. Reuniões de equipe e brainstorming são ótimas para isso.
Escolha a melhor solução.
Depois que sua lista de idéias que pode resolver o problema se tornar longa o suficiente, você precisará escolher um único método de solução.
Nesta fase, não se pode prescindir da capacidade de trabalhar com prioridades que são tão importantes para qualquer gerente de produtos. A matriz simples usada no
método Lean Prioritization ajudará você a colocar tudo de forma rápida e clara. O melhor resultado para o seu problema seria a solução de nível mais alto na matriz. Essa matriz pode ser representada independentemente em uma folha de papel:
Ou aproveite
os serviços de gerenciamento de produtos disponíveis que oferecem recursos e ferramentas para priorização. Por exemplo, Hygger, MindTools ou ProdPad.
Act
Quando a solução perfeita para o problema foi encontrada, estava na hora de agir. Se a solução incluir várias ações ou exigir mais de outros membros da equipe, é recomendável criar um plano de ação e considerá-lo como um miniprojeto.
O uso dessa abordagem simples de cinco etapas certamente aumentará a eficácia de suas habilidades de resolução de problemas.
Essa abordagem (com diferentes graus de mudança) foi adotada como base de muitas técnicas que ajudam a resolver problemas da equipe. Vamos nos debruçar sobre alguns deles.
Métodos para analisar causas e identificar soluções para problemas
Análise de caso raiz
A Análise de Causa Raiz ou RCA é uma ação que visa encontrar a causa principal de um problema, analisá-lo e criar um plano para resolvê-lo.
Muitas vezes, na realidade, é difícil distinguir os sintomas da causa. O modelo RCA visa identificar a origem do problema e consiste em um conjunto específico de etapas:
- Definição do que aconteceu
- Determinando os motivos do que aconteceu
- Identificando etapas para impedir que isso aconteça novamente
O problema, na maioria das vezes, incluirá os seguintes fatores:
- Fator físico - o problema é tangível e tangível.
- O fator humano associado ao erro de uma pessoa em particular.
- O fator organizacional é quando um processo ou sistema usado para tomar decisões e concluir tarefas está com defeito.
Para analisar todas as facetas dos efeitos negativos da ACR, deve-se prestar atenção aos três fatores.
O princípio da RCA é, de muitas maneiras, semelhante a outros métodos e consiste em 5 etapas consecutivas:
- Identifique o problema
- Reunir as informações necessárias
- Identifique possíveis fatores causais
- Identificar causas principais
- Propor e implementar uma solução
É importante poder calcular o efeito que uma decisão pode ter.
CATWOE
O método CATWOE, como você entende, não tem nada a ver com gatos (do gato inglês). A abreviação e o próprio método são úteis ao coletar informações sobre um problema.
O principal princípio da técnica é decompor o problema em diferentes zonas de influência. Cada letra inicial da abreviação define zonas de influência: pessoas, ambientes e processos.
- Clientes - quem são eles e o quê, como o problema os afeta?
- Atores - quem está envolvido no problema? Quem deve estar envolvido para resolver o problema?
- Processo de transformação - quais processos são afetados por esse problema?
- Visão de mundo - qual é a imagem geral do que está acontecendo? Estão previstas implicações globais?
- Proprietário - quem é o proprietário do processo / situação e qual papel desempenhará na decisão?
- Restrições ambientais - existem restrições que podem afetar o resultado final?
Todos esses seis elementos abrem novas perspectivas e ajudam a aprofundar o estudo do problema. O método CATWOE fornece dados mais abrangentes sobre o problema e ajuda a determinar a gravidade do problema antes de envolver ativamente outros membros da equipe na solução.
Técnica 5 Por que
Este modelo é um dos métodos mais simples e mais usados para determinar a causa de um problema. Aplique de forma rápida e fácil, é usado para problemas simples e moderadamente complexos.
5 Por que usar um fluxo de 6 etapas:
- Reunião de equipe. A discussão deve reunir aqueles diretamente relacionados ao problema.
- Definição de um problema se não estiver definido. Todos os membros da equipe devem concordar com a definição.
- O principal "Por quê?". Pergunte por que o problema surgiu. Ao responder, use apenas fatos sem especulação.
- O resto é "Por quê?" Para a resposta recebida, faça a pergunta “Por quê?” Novamente. Continue dessa maneira até que o principal problema seja encontrado. Tais perguntas podem não ser cinco, mas mais ou menos.
- Plano de ação. Quando a equipe identificar a causa raiz, é hora de discutir uma lista de medidas e ações para evitar a recorrência do problema no futuro.
- Análise. Para a não recorrência do problema no futuro, a análise também é muito importante. Discuta a eficácia das medidas tomadas, se elas ajudaram a se livrar do problema ou reduzir seu impacto. Se o objetivo não foi alcançado, você deve repetir o processo.
É importante aqui passar rapidamente da resposta para a próxima pergunta, o que nos permitirá determinar o quadro geral antes que a consciência faça um julgamento sobre o problema.
Se métodos e técnicas conhecidas exigirem estudo, os exercícios e jogos mais simples para solucionar problemas em equipe podem ser aplicados sem muita preparação e sem muito tempo.
Jogos de negócios para resolver problemas
Os jogos em equipe de negócios são uma maneira mais informal de resolver problemas. Na maioria das vezes, essas atividades visam o desenvolvimento da comunicação em equipe, assistência mútua, delegação, adaptação e outras qualidades e habilidades úteis para a equipe.
Tais atividades não são adequadas para todas as equipes, porque exigem um nível suficiente de receptividade dos membros da equipe, pensamento flexível e criatividade.
É importante para o gerente que organiza essas atividades entender que, no caso deles, não pode haver vencedores ou perdedores. Aqui estão 5 exemplos de tais atividades:
Egg Drop
A atividade desenvolve habilidades de trabalho em equipe e tomada de decisão coletiva.
Para o jogo, você precisará: uma dúzia de ovos (mais ou menos, dependendo do tamanho da equipe) e qualquer material disponível (papel, jornais, fita adesiva, caixas, lápis, canudos para coquetéis, filme plástico, fitas, balões, pratos de plástico, etc. .), bem como um local de atividade, onde você pode jogar lixo temporariamente.
Os participantes podem ser divididos em várias equipes. Cada um recebe um ovo e escolhe "materiais de construção". Todos terão 15 a 20 minutos para construir um "caixão" protetor para o ovo, o que não permitirá que ele se quebre. Depois disso, os participantes largam seus "caixões" de uma altura predeterminada (mesa, piso do prédio, escada). Um recipiente com um ovo não quebrará em uma equipe forte e coesa. Se vários ovos sobreviverem, você pode aumentar a altura do experimento até que a melhor equipe seja determinada.
Navio afundando
A atividade desenvolve a capacidade de se adaptar em equipe. Para conduzir o jogo, você precisará de uma corda ou fita.
Marque uma área limitada no chão com uma corda ou fita. A equipe deve caber na área designada. Agora reduza gradualmente o espaço limitado ao longo do tempo. Os participantes devem encontrar uma maneira de manter um ao outro dentro e não cair do barco. Normalmente, a atividade dura até 10 minutos.
Quest
Desenvolve habilidades de trabalho em equipe. Tudo o que é necessário é uma chave, uma sala trancada e 5 a 10 dicas de tarefas.
Uma vez em uma sala trancada, a equipe precisa encontrar a chave usando as dicas. É necessário sair da sala trancada no tempo previsto. Geralmente, 30 a 45 minutos são suficientes para essa atividade. Para concluir o jogo com sucesso, a equipe precisa ser capaz de agir em conjunto e tomar uma decisão comum.
Campo minado
O jogo desenvolve habilidades de comunicação. Requer uma sala ou corredor vazio, vendas nos olhos e um conjunto de material de escritório comum.
Espalhe os acessórios no chão aleatoriamente, de modo a constituir um obstáculo à passagem de uma extremidade da sala para a outra.
Divida os participantes em duplas, venda um dos parceiros. O segundo parceiro deve direcionar e guiar o parceiro de uma extremidade à outra para não tocar em um único objeto no campo minado. Você só pode guiar com palavras. Se você lançar vários pares no campo ao mesmo tempo, a tarefa se tornará mais complicada.
Figura "cega"
A atividade também é útil para o desenvolvimento de habilidades de comunicação. Para realizar, você precisará de uma corda e vendas nos olhos.
Os participantes devem colocar os olhos vendados e ficar em círculo. A corda é amarrada e colocada na frente dos participantes também na forma de um círculo. O anfitrião do jogo chama uma figura geométrica, que os participantes devem desenhar com uma corda. Os jogadores podem conversar, mas você não pode remover os curativos. A equipe que construirá rapidamente a figura necessária vencerá.
Conclusão
Nem um único produto escapou de problemas maiores ou menores em seu ciclo de vida. A ocorrência de problemas é normal. O principal é prestar atenção a eles a tempo e tomar as medidas certas. Para isso, existem vários métodos de solução ou exercícios em equipe. A prática mostra que eles ajudaram repetidamente equipes e ajudaram a encontrar uma solução bem-sucedida.
E quais métodos, exercícios, jogos em equipe e outras práticas você usa para superar obstáculos na vida de sua equipe, produto, empresa?