Um fato marcante. O chefe da empresa escolhe o escritório o mais meticulosamente possível, compra um carro com amor e atenção especial, luta por entrevistas e procura um segundo emprego ao preço de Vasya Ivanov, a partir do 4º ano da politécnica, compra equipamentos poderosos - ou seja, ele se fornece cuidadosamente com os meios de produção. Mas no que diz respeito à automação comercial, começa algum tipo de tolice: "oh, esse CRM é bem conhecido, vamos comprá-lo", "oh, olha, é tudo grátis", "hmm, por que precisamos fazer tudo no Excel", etc. .d. Apesar do fato de que uma implementação bem implementada de CRM / ERP aumenta a eficiência da mão-de-obra e a quantidade de capital. A razão para esse comportamento é um mistério. Um palpite possível é o medo do software e a falta de entendimento de que ele deve custar dinheiro, especialmente quando se trata do nível do ERP. Afinal, a depreciação do software varia devido ao fato de que o computador não pode ser copiado em uma copiadora e o software - por favor, hackou o reg.key e pronto. Hoje somos caçadores de medo e preparamos um programa educacional pequeno, mas valioso (aparentemente).
Falamos repetidamente sobre a implementação de sistemas de CRM e sabemos que os artigos trouxeram benefícios práticos. O modelo parece se aplicar ao ERP também. No entanto, isso não é verdade. No decorrer de inúmeras implementações do nosso “quase ERP”, mais precisamente, do Hyper CRM
RegionSoft CRM Enterprise Plus, acumulamos uma lista de pontos especiais (além dos
recursos da implementação do CRM ) que devem ser levados em consideração para que o projeto de implementação não se torne um fator de implementação - o preço de um erro no caso do ERP é muito alto . Salvar nos marcadores - a lista acabou sendo minimalista e muito útil para tudo chegar às prateleiras.
Reserve um tempo para decidir exatamente o que sua empresa precisa.
Antes de tudo, você deve ter uma idéia clara do que está procurando, quais tarefas o novo software deve ajudar a resolver e quais são os objetivos de sua implementação. Definitivamente, esse não é o caso quando o argumento "todo mundo correu e eu corri". Sistema ERP (por simplicidade, chamaremos o mesmo hiper CRM, ou seja, uma classe de sérios sistemas funcionalmente sofisticados para os negócios) - esse é um aliado da estratégia da empresa. Portanto, se houver perguntas sobre a estratégia, haverá ainda mais perguntas sobre ERP.
Forme e classifique a lista de requisitos corretamente. Diferentemente da situação do sistema de CRM, os requisitos para o ERP forçam você a criar seu próprio serviço de TI - eles sabem exatamente o que acontece se não houver requisitos. No entanto, a lista precisa ser dividida em duas partes: a parte grande (na maioria das vezes a grande maioria) da lista é o conjunto fornecido inicialmente pelo fornecedor no sistema. Você pode se concentrar nessa parte ao escolher um fornecedor. Mas a parte menor é a mais valiosa, esses são os requisitos que distinguem seus negócios da massa de empresas e que podem exigir desenvolvimento adicional. Pense cuidadosamente no que você precisa para uma automação completa e competente (por exemplo, alguém precisa de integração com o faturamento, alguém quer restringir funções e relatórios específicos para trabalhar com pessoal, projetos ou processos de negócios).
O ERP não deve definir negócios; os negócios devem escolher e usar o ERP como uma ferramentaNão julgue o ERP por demonstração, mas não desista de nenhuma demonstração
Já dissemos que é melhor julgar o CRM por sua versão demo, mas você não deve confiar totalmente em seus olhos. Com o ERP, as coisas são novamente mais rigorosas: é necessário fazer o download de uma demonstração, testar em uma empresa (e não apenas um líder!) É estritamente necessário, mas nem sempre vale a pena acreditar em indicadores. E aqui está o porquê.
- O primeiro motivo são as limitações da versão demo no volume de usuários (operações, registros, etc.). Simplificando, você dirige o software em uma base de demonstração - vazia ou não é a maior. Naturalmente, o software lida com essa carga. Em condições reais, você pode obter lentidões e congelamentos inesperados, e ainda melhor - os olhos "honestos" do desenvolvedor, que afirma que, para o seu número de registros, você precisa comprar um Oracle DBMS ou Microsoft SQL Server (é por isso que o RegionSoft CRM 7.0 Enterprise Plus por seu "quase ERP" escolhemos o Firebird DBMS - um custo de licença poderoso, gratuito e sem inflação). Deve-se notar que, se o ERP que você decide testar, desacelera e congela até mesmo em pequenos dados de teste, descarta-os e foge mais rapidamente, porque, ao trabalhar com dados reais, esse sistema quase certamente começará a fazer seu cérebro sair.
- O segundo motivo está mais relacionado aos provedores de nuvem - eles demonstram uma versão demo em sua própria configuração de hardware, e o resultado impressionante se transformará em uma abóbora em alguma nuvem pública, e a configuração inicial será cara e, por exemplo, destinada a grandes empresas (verifique isso em fornecedores).
Ao mesmo tempo, não deixe de gastar tempo em todas as formas de demonstração que o fornecedor lhe oferece.
Decida o tipo de sistema ERP necessário
Hoje, o ERP pode ser dividido em grupos de acordo com vários critérios, mas apenas um grupo é importante para nós: ERP orientado a projetos e ERP de produção. Isso não significa que o primeiro não tenha funcionalidade de produção e o segundo ignora a abordagem de design. No entanto, o ERP orientado a projetos é mais versátil e adequado para empresas que não possuem produção complexa. Mas será dada muito mais atenção ao planejamento, organização do trabalho, gerenciamento de tarefas e projetos, finanças, relatórios e monitoramento de indicadores.
Teste soluções selecionadas para cenários de uso futuro
Já falamos sobre a versão demo que você instala para escolher a melhor opção. Normalmente, testar uma versão demo é limitado ao fato de que alguns funcionários consideram a tarefa opcional e cancelam a inscrição "está tudo bem, eu gostei", e em parte eles pressionam os botões principais, olham para o menu e novamente cancelam a inscrição "está tudo bem, eu gostei" (máximo - 2-3 notas ) Portanto, você precisa testar as soluções selecionadas com base nas tarefas executadas por cada uma - isso não significa que você precise trabalhar imediatamente diretamente no sistema, mas deve ver o caminho das principais tarefas e processos.
Como fazer isso se você não possui automação? Descreva o procedimento para os principais processos, em cada estágio especifique o que é especialmente necessário, quais recursos são necessários - com base nisso, verifique se isso está no sistema ERP. Pode até parecer assim:
Preste atenção ao hardware necessário para implantar um sistema ERP
Empresas de médio e grande porte não gostam de sistemas de CRM em nuvem devido a problemas de segurança e funcionalidade inflexível (como regra, os sistemas SaaS na nuvem vêm com as opções de refinamento mais mínimas) e é improvável que desejem ter o ERP na nuvem e transferir para o lado, não apenas a base de clientes , mas também todos os indicadores da empresa. Portanto, você precisa discutir com o fornecedor os requisitos do sistema ERP - as configurações do servidor necessárias para uma operação estável no seu volume de dados.
Não fique preso ao preço do sistema ERP
Escolhendo um sistema ERP, é impossível não se concentrar no orçamento de implementação. Esse é o motivo mais comum para a falha - escolher um sistema exclusivamente por fator de preço é imprudente (bem, isso é equivalente a como escolher um carro exclusivamente por preço, embora ainda haja uma pergunta quanto esse Trabant custará
com um autógrafo de Putin , e se seu preço é espaço, então obviamente devido às especificações técnicas da Trabant). A dica é simples: planeje seu orçamento e comece a explorar a funcionalidade das soluções que você escolheu. Ao classificá-las, você também precisará avaliar todos os benefícios possíveis para os negócios.
Software de desativação substituído por ERP (hyper CRM)
Parece um conselho óbvio, mas nas empresas, de alguma forma, por inércia, um zoológico de software "semi-abandonado" está sendo formado. Há dois motivos importantes para abandonar o software duplicado existente:
- O homem, por natureza, é difícil de perceber o novo e, na primeira oportunidade, usa o familiar. O mesmo acontece com o software: os funcionários realizarão negócios nos programas em que estão acostumados a fazê-lo. Como resultado, a "mudança" para o novo ERP será longa e o período de retorno dos investimentos nele aumentará drasticamente.
- O principal argumento - por que pagar pelo mesmo programa? Vamos usar um exemplo concreto. Suponha que você tenha um programa SaaS para gerenciamento de armazém em sua empresa; para 20 funcionários, o pagamento é de 142.800 por ano (preço real). Mas você também tem CRM, certo? Custa 239.760 por ano (eles tiraram uma versão modesta). Deixe a integração deles custar 0 rublos. Total por ano, você paga uma taxa de assinatura de 382 560r. Então você leu o Habr, se familiarizou com os desenvolvedores e decidiu implementar o RegionSoft CRM Enterprise Plus , cujas licenças você paga exatamente uma vez na vida - 353.250 rublos. para 20 usuários. Possui um CRM poderoso, um armazém e produção. Então, por que você precisa dos dois primeiros? Você sente o benefício? (Sim, não vamos mentir, a implementação também pode exigir dinheiro, escrevemos quanto custa , mas no final é realmente mais lucrativo do que manter o parque de software "com base em assinatura").
Destacar um gerente de projeto, equipe de projeto e envolver a equipe
Em geral, o primeiro pensamento que deve ser transmitido à equipe é que qualquer automação é introduzida exclusivamente em seus interesses, para facilitar a solução rotineira e produtiva de problemas complexos. O software corporativo, plantado no topo de maneira diretiva, está fadado ao boicote. Portanto, é importante envolver os funcionários no processo de implementação de um sistema ERP:
- Selecione o gerente (gerentes) responsável pela implementação e coordenação do projeto como um todo - essa será a pessoa cujo trabalho será em breve o projeto de implementação do ERP: coleta de requisitos, análise, trabalho com fornecedores, teste de software selecionado, coordenação de todos os processos, organização de treinamento, suporte especialista interno e assim por diante. Não é por acaso que enfatizamos a palavra “trabalho” - o funcionário deve estar o mais livre possível de suas tarefas habituais.
- Formar um grupo de trabalho e também permitir que seus membros reduzam o tempo despendido nas tarefas do trabalho - sua tarefa é tornar a implementação extremamente operacional e confortável.
- Atrair funcionários para testar soluções e formular requisitos; eles devem entender que são responsáveis por escolher a ferramenta com a qual trabalharão nos próximos N anos.
Não dê implementação de ERP ao serviço técnico
Em geral, é muito conveniente compensar a implementação pelo administrador do sistema (em uma pequena empresa) ou pelo serviço técnico (em uma grande empresa). No entanto, existem várias desvantagens que reduzirão todos os esforços a nada:
- o serviço técnico não compreende muitos processos de negócios e não sabe o que e em que escala é necessária para os negócios (como, de fato, nenhum outro serviço separadamente)
- Os especialistas em TI têm sua própria opinião sobre a escolha do software e podem ser fundamentalmente diferentes das necessidades de vendas, logística, armazém e, finalmente, gerenciamento
- para o serviço de TI, o ERP, como a maioria dos outros softwares, é compreensível em termos de interface e funcionalidade. Por definição, é mais fácil lidar com qualquer software, mas os usuários precisam avaliar se o sistema lhes convém, ver como a lógica funciona, como a funcionalidade se parece.
- em geral, qualquer serviço de TI de software adicional pode ser percebido como ext. o trabalho que precisa ser feito na forma de manter este software em condições de funcionamento e atualizado. E como você sabe, por que você precisa de trabalho extra, se pode ser evitado ...
Existem várias outras razões pelas quais o CIO / CTO não é a melhor pessoa para escolher um sistema ERP. Por exemplo, uma pessoa é fraca e pode executar um esquema de retirada e, consequentemente, será economicamente engajada e tendenciosa. No entanto, não generalizaremos e discutiremos esse tópico - parece que os leitores conhecem muitos desses exemplos. Bem, esperamos que essas sejam exceções infelizes.
Classifique subjetivamente o fornecedor
Preste atenção à qualidade do trabalho dos funcionários do fornecedor, sua atenção e desejo / não desejo de entrar e sair rapidamente. Faça o máximo de perguntas e não hesite em perguntar até o que lhe parece bobo ou ridículo - você tem todo o direito de não entender a automação comercial, mas os funcionários dos fornecedores devem responder de forma inteligente e completa às suas perguntas.
Gerenciar alterações
Se você implementou um sistema ERP, provavelmente sua empresa já começou a ocorrer, mudanças estão ocorrendo ou ocorrerão. Eles devem ser gerenciáveis - ou seja, devem prosseguir de forma razoável e gradual, baseando-se na automação e nas melhores práticas. Lembre-se de que existem três níveis de gerenciamento de mudanças: individual, coletivo e organizacional. Da mesma forma, um sistema ERP deve cobrir os interesses dos três níveis.
O ERP é sem dúvida um programa útil, se necessário. Não adie a introdução: quanto mais cedo você começar, mais rápido sentirá o crescimento intensivo e as diferenças progressivas dos concorrentes. Uma pessoa andando a pé nunca ultrapassará uma pessoa dirigindo um carro poderoso e confiável. Mesmo em Trabant, o resultado será mais rápido :). Então, por que se deixar ultrapassar como um estagnado?
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