Certamente, cada um de vocês está familiarizado com a situação em que a organização começou a realizar análises internas no Excel, porque seus recursos eram mais do que suficientes. Porém, com o crescimento da empresa, as tarefas se tornam mais complicadas, os volumes de dados aumentam e o Excel começa a gemer e depois se transforma em uma "mudança celestial", devido à qual a massa de tempo de trabalho pago é desperdiçada diariamente.
A história de hoje é sobre como uma empresa de nível federal com um grande fluxo de documentos mudou do registro na forma de arquivos grandes do Excel para uma ferramenta de BI normal e sã. Bem, trata-se de nossa visão de como a empresa deve se mover (o cliente ainda não tomou uma decisão final).
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Para entender a essência do problema: agora em uma empresa, a preparação e consolidação de dados por meio do Excel ocupa cerca de 80% do tempo de trabalho dos funcionários, com 79% aguardando a reação do próprio programa. Ou seja, uma pessoa realizou algumas manipulações, escreveu uma fórmula ou valor, pressionou a tecla Enter e foi fumar, tomar café ou almoçar: algumas operações de consolidação e atualização de dados levam de 40 minutos a 2 horas.
O principal problema é o mecanismo de consolidação de dados estabelecido nos tempos antigos - um monte de complexas fórmulas cruzadas nas quais o diabo quebra sua perna. Uma vez que esse mecanismo foi inventado por algum tipo de "guru" do Excel, ele claramente não assumiu que esse volume de dados seria processado. Anteriormente, tudo funcionava sem freios e os arquivos com fórmulas prescritas eram simplesmente copiados de um projeto para outro. E quando os problemas começaram alguns anos depois, ninguém sabia ao certo como a consolidação funciona. Mas não foi possível encontrar um especialista que pudesse refazê-lo, o que não é surpreendente: os desenvolvedores geralmente não aprendem a linguagem da fórmula do Excel e não a usam.
A complexidade e duração dos cálculos no Excel levaram ao fato de que, à medida que o volume de dados aumentava, era necessário contratar gradualmente mais e mais funcionários para o departamento, pois os funcionários existentes deixavam de lidar com o processamento de documentos.
Esta situação não aconteceu imediatamente e não no outro dia. E, como resultado, o cliente decidiu: é hora de migrar. O principal requisito era que o novo sistema tivesse pouca influência no processo. Ou seja, o cliente, é claro, não está feliz com a desaceleração do Excel, mas ele realmente não deseja alterar as operações usuais devido à nova ferramenta. Todo o processo pode ser dividido em duas etapas principais:
- preparação de dados de várias fontes, principalmente de documentos em papel,
- entrada de registro na forma de arquivos do Excel e consolidação.
O processo tecnológico no cliente é assim:
A segunda nuance: ao inserir dados no registro, os funcionários verificam se este documento foi inserido antes. Para fazer isso, faça uma pesquisa no conjunto de detalhes. Propusemos automatizar esse procedimento e identificar duplicatas já no estágio de entrada. Ou seja, quando um novo documento chega, eles começam a direcioná-lo sem filtros. Se o sistema encontrar uma duplicata por alguns parâmetros (por exemplo, por finalidade e data de pagamento), essa entrada será destacada em vermelho para que o usuário descubra se há um erro nos dados inseridos ou já inseridos. Assim, é implementado o controle da duplicação de registros e a entrada correta por meio do Excel.
Decidimos não criar um zoológico de diferentes fornecedores. A solução da Microsoft nesse caso foi melhor não porque a empresa desenvolveu o Excel e o Power BI. E nem mesmo porque estão bem integrados entre si. O Just Power BI permite que você use uma pasta inteira como fonte de dados, na qual o usuário pode colocar arquivos diferentes como achar melhor (incluindo arquivos de texto). E processe-os literalmente com um clique. Bem, adicione outras fontes de informação, se necessário (1C, sistemas de contabilidade automatizados de outras unidades, etc.).
O Power BI e o Power Query literalmente aceleram centenas de vezes e ignoram o limite da quantidade de dados que o Excel opera. A princípio eram 64 mil linhas, agora a conta chega a milhões. Portanto, se você estiver limitado pelos recursos do Excel, a próxima etapa lógica poderá ser mudar para o Power Pivot ou o Power BI: eles usam as mesmas abordagens e mecanismos. Se você usou algumas fórmulas no idioma M (no Power Query) ou no DAX no Power Pivot para processar os dados, tudo isso funcionará praticamente sem alterações no Power BI.
O Power BI, como um único produto integrado, permite combinar todas as tecnologias "suspensas" no Excel há anos, como brinquedos em uma árvore de Natal. Embora os dados não possam ser inseridos (quase), A + B não pode ser considerado, como é feito no Excel, mas pode ser usado como um processador para grandes quantidades de dados. Por exemplo, se você precisar executar alguns cálculos em um grande número de colunas ou linhas. O Excel também pode fazer isso, mas em horas, e o Power BI em segundos.
Existem dois ou três produtos concorrentes que, hipoteticamente, podem executar os mesmos cálculos com a mesma rapidez, mas eles não se integram bem ao Excel e, igualmente importante, uma infraestrutura de TI adicional precisará ser implantada.
Além disso, você não pode descontar o componente financeiro: A Microsoft fornece o Power Pivot Desktop gratuitamente se você deseja usar esse mecanismo apenas para integrar seus próprios arquivos do Excel e prepara relatórios ou analisa dados sozinho ou como parte de um pequeno grupo.
Ao mesmo tempo, os arquivos do Power BI criados podem ser movidos livremente entre computadores, como relatórios do Excel. Como resultado, os usuários estão em suas mãos não apenas alguns dados calculados e fixos, o Power BI oferece amplas oportunidades para a construção de vários gráficos e tabelas interativos e recalculados instantaneamente.
Após a introdução do Power BI, de acordo com as estimativas mais pessimistas, a duração da fase de cálculo diminuiu de 200 a 300 vezes (!). Considerando que atualmente o departamento emprega 12 pessoas que passam muito tempo processando documentos, podemos reduzir com segurança a equipe em um fator de 4. E isso já é uma economia notável nos impostos e impostos sobre as folhas de pagamento.
Mas economizar tempo e dinheiro não é a única vantagem desta solução. Anteriormente, a empresa nunca analisava toda a quantidade de dados - apenas para cada linha de negócios ou projeto separadamente. O Excel simplesmente não conseguiu lidar com essa carga. E agora não apenas a análise transversal dos projetos será possível. Com a expansão adicional dessa linha para, por exemplo, Power BI Pro, Power BI RS ou mesmo Power BI Premium, será possível preparar relatórios interativos para várias categorias de usuários, gerenciar níveis de acesso a dados confidenciais e fornecer acesso via Web ou dispositivos móveis.
Ou seja, praticamente sem alterar o fluxo de trabalho, forneça a todos os tomadores de decisão da empresa informações, como eles dizem, na ponta dos dedos.
Yuri Kolmakov, Especialista, Departamento de Sistemas de Consolidação e Visualização de Dados, Jet Infosystems ( McCow )