Gerenciamento de tempo ou gerenciamento eficaz do caos

Todo mundo, de uma forma ou de outra, sentiu falta de tempo, pressão dos prazos, experimentou estresse devido a uma corrida forçada e fez uma promessa: da próxima vez, definitivamente monitorarei cuidadosamente o tempo, planejarei tudo com antecedência, não serei disperso por muitas tarefas ou, inversamente, vou me transformar em Superman e refaça todas as coisas de uma só vez. Então, qual estratégia é mais eficaz? Apressar-se ou não se apressar? Fazer sequencialmente ou em paralelo?

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Vôo Curto do Super-Homem

Lembre-se das circunstâncias em que geralmente lamentamos nossa própria ineficiência. Quando há várias tarefas prioritárias em execução, o e-mail está cheio de novas mensagens, o smartphone é desviado de chamadas e há muitas mensagens não lidas no messenger. Nesta situação, quero aumentar a velocidade e trabalhar mais rápido, e o cérebro mal pensa, tentando se concentrar nas coisas mais importantes.

Isso ocorre quando há muitos "introdutórios", o que leva a um excesso de nosso cérebro. Portanto, parece que pela necessidade de responder a todos os "introdutórios" nós "vamos ao teto". Não devemos esquecer que, além do caos ao redor do próprio cérebro, gera o caos na forma de pensamentos proativos e reativos.

Caos é qualquer introdução que requer nossa reação

Conheça, este é o Sr. Brain, e ele não mudou nos últimos 600 anos, como comprovado por nossos amados cientistas britânicos. O hemisfério esquerdo é responsável pela lógica, o hemisfério direito é pelos sentimentos, os lobos frontais são para memória de acesso aleatório (planejamento, tomada de decisão, definição de prioridades) e a parte occipital é para percepção visual.

Só podemos manter a atenção em 7 (± 2) fatores que requerem nossa atenção e controle aprimorado. Tudo o que vai além dessa quantidade é percebido por uma pessoa como uma ameaça, o cérebro emite um sinal de alarme, bloqueando o pensamento dos lobos frontais e injetando adrenalina para acelerar. Esse mecanismo ajudou o homem das cavernas a sobreviver quando era necessário agir rapidamente ao encontrar um tigre com dentes de sabre. Devido à adrenalina, nosso ancestral escapou fugindo ou agiu decisivamente, atacando um predador. O cérebro não mudou, ainda está respondendo aos perigos. Agora, essa reação cerebral é desorganizada e cansativa. Enquanto trabalhamos em um projeto, às vezes tentamos cobrir todos os introdutórios, mas não podemos reconhecê-los fisicamente como resultado - no final do dia útil, continuamos a sentir ansiedade, e mesmo em casa ficamos aborrecidos com as novas notas introdutórias.

O sentimento de ineficiência empurra para refinar, o que apenas piora a situação. Repetidas vezes, sentamos no trabalho, tentando alcançar o que parece estar perdido. Isso funciona bem a distâncias de sprint (processamento de tempos em tempos) e afeta adversamente as maratonas, quando o processamento é permanente. Encontrando-nos em tal situação, muitas vezes não somos capazes de sair dela. O workaholism aparece.

O workaholism - uma doença semelhante ao resfriado comum, ocorre de tempos em tempos em todos.

Mais de uma vez vi como os funcionários se recusavam a deixar o escritório após o final do dia útil, porque ainda havia muito trabalho. Eles trabalharam por 12 horas, embora as últimas tenham sido ineficazes. Olhe para si mesmo, camaradas viciados em trabalho! Olhe para o seu dia, examine-o novamente e seu desempenho.

Tudo está na superfície: a hiperresponsabilidade leva ao workaholism tão freqüentemente quanto o vício em adrenalina na geração de problemas. Uma pessoa inconscientemente cria problemas para si mesma e, em seguida, corajosamente lida com elas - com uma nova dose de adrenalina. Como reconhecer o workaholism? Sim, é muito simples: os viciados em trabalho não têm pressa para compensar as horas extras, trabalham por desgaste, não têm tempo para se recuperar e não deliberadamente, reduzindo a qualidade do trabalho e, em seguida, a produtividade.

"Faça do seu trabalho uma vida realizada, não uma vida um trabalho realizado."
Stephen Covey

Ficar sentado em um projeto do amanhecer ao anoitecer não é a melhor maneira de demonstrar lealdade à empresa. O trabalho excessivo reduz a qualidade e é caro para todos. A empresa paga uma compensação monetária pelo processamento e, posteriormente, pela perda de qualidade.

Um fato interessante: muitas pessoas que mais tarde se tornaram famosas não passaram tanto tempo em suas vidas profissionais.

Trabalhamos com mais eficiência e prazer

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"Se você não sabe como gerenciar o tempo, não poderá gerenciar mais nada."
Peter Drucker, um dos teóricos da administração mais influentes do século XX

Nosso primeiro assistente no gerenciamento de tempo e recursos próprios é o planejamento. Muitos, infelizmente, são negligenciados. Com o planejamento, é especialmente apertado para aqueles cuja energia atinge o limite: "Que tipo de planejamento ?! Precisa agir! Somente em que direção seguir, por que e se será inútil, eles geralmente imaginam vagamente.

Acontece que o líder prefere resolver tudo rapidamente em movimento, porque "Tempo é dinheiro" (nas melhores tradições de Hollywood), ou ele simplesmente não possui planejamento, ou talvez seja apenas um guru da administração desde o nascimento (isso também acontece). Mas, na maioria das vezes, refere-se a esse tipo de pessoa que quer ter tudo hoje, e pensamentos sobre o amanhã parecem inúteis. Outra desculpa comum é "Há muita informação ao redor para tentar planejar e organizar tudo". Esta é fundamentalmente a posição errada.

O planejamento em muitos grupos não é considerado trabalho, o tempo não é alocado para isso; os funcionários seguem o líder para esta importante atividade.

No entanto, o planejamento ajuda a organizar o caos (pelo menos não haverá mais em seu território), a criar delegações (a principal competência do líder) e um sistema para monitorar a execução de tarefas e tomar decisões ótimas. Além disso, é muito bom alcançar seus próprios objetivos e receber uma dose de endorfinas bem merecidas.

A principal idéia do planejamento é ver de cima o seu "campo de batalha": uma imagem abrangente do mundo e da situação ao seu redor.

Os paradoxos do planejamento

Como é nosso fluxo de trabalho? Estamos ocupados com uma tarefa específica. Enquanto isso, o número de insumos aumenta e começamos a ficar nervosos, indo além das áreas de atenção que são confortáveis ​​para o cérebro 7 + 2 e perdendo o controle do que está acontecendo. O cérebro, temendo não chegar a tempo, nos acelera à força. Trabalhar em velocidades extremas reduz a concentração de atenção e a qualidade de nossas decisões. Há mais problemas - estamos ainda mais nervosos. O círculo se fecha.


Fazer absolutamente tudo é impossível, uma vez que o número de novos introdutórios (novas circunstâncias e os problemas que surgem em conexão com eles) só aumentará. Portanto, em nenhum caso deve inspirar o desejo subordinado pelo ideal. O desejo de refazer todos os casos e resolver todos os problemas prejudica o processo geral. É extremamente importante priorizar e executar apenas tarefas prioritárias em um determinado momento.

Abaixo, darei os princípios básicos que ajudarão a ajustar a abordagem padrão descrita acima.

• Se estamos atrasados, então começamos a perder o controle, é imediatamente necessário TRAVAR! Pare, compare prioridades, planeje a implementação do que é mais crítico agora.
  
• Entenda que por unidade de tempo, apenas uma coisa pode ser feita qualitativamente.
  
• Não importa como você tente trabalhar muito mais rápido que o especialista médio, ele não funcionará (a menos que você seja um guru).
  
• Nunca faça hoje o que você pode fazer SEM PROBLEMAS amanhã. Leia este princípio novamente. Pense nisso. Compreender. E você chegará ao seguinte - você precisa fazer o que é mais crítico no momento.
  

Comedores de tempo principais

Para passar o tempo com mais eficiência, você precisa descobrir por que ele desliza pelos seus dedos? Quem e o que está nos roubando? Sugiro que você reserve um dia para o experimento e, de manhã cedo até tarde da noite, registre todas as suas atividades com tempo. Mesmo que esse dia esteja um pouco fora da sua vida cotidiana, você ainda pode ver suas "armadilhas temporárias clássicas".

Ao coletar informações, você receberá uma lista incompleta do que prejudica suas atividades. A seguir, apresentarei os principais culpados de uma queda na produtividade durante a conclusão das tarefas.

• Objetivos pouco claros (quando você não conhece o objetivo do trabalho realizado).
  
• A metodologia para atingir a meta não é acordada (quando o trabalho é realizado de maneiras não ideais para a tarefa).
  
• Não há prioridades de tarefas (quando você se perde em tarefas).
  
• Incapacidade de dizer "Não" justificado a tarefas inadequadas (quando você executa tarefas adicionais, não lidando com as atuais).
  
• Um grande número de tarefas que exigem alta concentração (quando você não entende no que se concentrar).
  
• As perspectivas das tarefas executadas não são visíveis (quando você não conhece os objetivos finais da tarefa).
  
• Falta de motivação pessoal (quando você não deseja realizar a tarefa).
  
• Ruído no local de trabalho (quando o local de trabalho é desconfortável).
  
• Telefonemas / e-mail durante o trabalho.
  
• Visitantes que vêm durante suas tarefas e às vezes vêm com novas tarefas.
  
• Falta de coordenação com outros colegas (“brigadas de incêndio”: quando todos ao redor tentam extinguir um incêndio que surgiu - tarefas que precisavam ser resolvidas mais cedo, inclusive com o seu envolvimento).
  
• Delegação inadequada do trabalho aos subordinados (quando você faz tudo sozinho).
  
• Armazenamento de informações inadequadamente organizado (quando você gasta mais tempo pesquisando as informações necessárias).
  
• Reuniões repentinas (quando surgem com urgência, sem a capacidade de se preparar adequadamente para elas).
  

Bem, é claro, existem três fatores pessoais mais importantes que dependem de cada um de nós.

• Desorganização pessoal e falta de autodisciplina são a raiz de todos os problemas.
  
• Conflitos latentes entre funcionários / departamentos - você precisa se livrar desse legado no início da interação com os colegas.
  
• O desejo de coletar TODAS as informações antes que uma decisão seja tomada - o perfeccionismo é redundante, apenas atrasa a tarefa.
  

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Aprendendo a planejar

"Coisas ruins acontecem por si mesmas, coisas boas exigem organização."
Diferentes pessoas inteligentes

Planejar suas tarefas para resolvê-las com mais eficiência não é realmente difícil.

Primeiro você precisa consertar todas as entradas. Para fazer isso, removemos todas as informações da cabeça para descarregá-las para o pensamento estratégico. Geralmente escrevo todas as pequenas coisas que enxameiam na minha cabeça, no papel ou em um cartão de inteligência (sobre isso em outra ocasião).

Em seguida, agrupamos todas as tarefas de acordo com os recursos comuns. Lembramos que “eles comem o elefante em partes” e decompõem as metas e tarefas ao nível do evento. A decomposição ajuda a calcular com mais precisão os recursos e a duração dos processos necessários. Ao dividir as tarefas em eventos específicos, podemos delegá-las imediatamente aos funcionários e controlá-las. Os eventos, é claro, devem ser adicionados imediatamente ao seu calendário pessoal.

Agora temos diante de nossos olhos uma sequência de eventos que devem levar ao objetivo.

Mas a vida certamente fará ajustes mesmo no plano mais detalhado. Teremos que revisá-lo mais de uma vez e, para não nos desviarmos do prato principal e alcançarmos o final desejado, precisamos priorizar. Além disso, isso terá que ser feito constantemente.

Para o planejamento de curto prazo, a matriz Dwight Eisenhower é excelente. O trigésimo quarto presidente dos Estados Unidos dividiu a folha em quatro quadrados e indicou nos eixos a urgência e a importância das tarefas.

A realização de assuntos realmente importantes promete um grande ganho. E vice-versa: ignorar assuntos importantes trará grandes problemas. Portanto, se necessário, recursos adicionais devem ser atraídos para resolvê-los.

Na matriz, determinamos as principais ações que devem ser executadas dependendo da pertença da tarefa aos quadrantes.

Tendo identificado as prioridades, é necessário revisá-las periodicamente para não perder algo mais importante. Para esses fins, existem "plataformas de visualização".

"Plataformas de observação"

A natureza da sua atividade lhe dirá quantas vezes você precisa planejar o trabalho. Definitivamente, tenho um plano para um dia, uma semana. Planos pessoais (inclusive familiares) para o mês e o ano. Talvez você também se enquadre nos planos semestrais.

Uma rotina deve ser planejada com antecedência periodicamente. Se estivermos falando sobre repetir tarefas diárias constantemente, aconselho a agrupá-las em blocos (trabalhar com correio, chamadas etc.) e executá-las juntas como um grupo. O número ideal de abordagens para trabalhar com correspondência é de 3 a 4 vezes por dia (você não é secretária; sempre fico surpreso quando vejo o cliente de correio aberto continuamente, que tipo de eficiência pode ser discutida aqui); pergunte: “E as cartas urgentes ? " A resposta é simples: "Para tudo urgente, há um telefone e um contato pessoal".

Observe que leva cerca de 15 minutos para ser incluído na tarefa. Adicione-se neste momento de "balanço". E pense nos seus biorritmos individuais. Se o pico de sua atividade cai na segunda metade do dia, não há sentido em se separar criando “tempestades cerebrais” às 10 horas da manhã e depois do almoço não há sentido em definir tarefas altamente intelectuais - o corpo estará ocupado transformando comida em energia e não precisará pensar em processos.

TOP 3 hacks de vida eficazes

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Rãs

Identifique o mais desagradável, mas importante para hoje e "coma" no início do dia. Você ficará mais confortável, todas as outras atividades serão muito mais agradáveis ​​e não terá uma rejeição tão brilhante no desempenho delas, porque você já fez o mais desagradável.

Âncora

Decida por si mesmo o evento / ação que você considerará a chave para o seu dia de sucesso. E faça isso todos os dias - seus dias se tornarão mais bem-sucedidos. Com o tempo, você notará que, se você não concluir esta ação, os dias serão menos bem-sucedidos. Assim, você transforma um pequeno evento em uma chave para o seu sucesso. Por exemplo, tenho como âncora uma xícara de café preto moído na hora sem açúcar (por mais de 7 anos).

Razoável Não

Não assuma obrigações irrealistas adicionais, tente controlar o caos e limitar o número de aberturas ao seu redor.

Desempenho e nós

Depois de analisar todos os processos que precisam ser implementados no caminho para o resultado, você certamente encontrará aqueles que podem ser padronizados e automatizados. Não negligencie isso, libere pessoas para trabalhos mais importantes e economize muito tempo. No Japão, é habitual otimizar processos se os benefícios da otimização derem pelo menos 3 segundos (um tempo igual a um aperto de mão), o que aumentará a produtividade geral da empresa.

O que determina a produtividade do trabalho na programação e o que não

Os resultados de seus muitos anos de pesquisa compartilharam os Jogos de Guerra de Codificação .

Acontece que a produtividade não é afetada de forma alguma pelo tamanho do salário (embora pareça!) E pela experiência, se o especialista estiver trabalhando há pelo menos seis meses. A linguagem de código não é importante para os desenvolvedores (excluindo asm). O número de deficiências durante a execução de tarefas também não tem relação direta com o desempenho.

Acima de tudo, nossos colegas influenciam nossa produtividade: “em média em um hospital”, ninguém consegue trabalhar muito melhor do que toda a equipe (estatisticamente, a diferença de produtividade não difere em mais de 20% do valor médio do departamento). Para um trabalho frutífero, o ambiente é importante - a área do local de trabalho, o silêncio, a solidão, a possibilidade de distração por fatores externos. Se o ambiente é desconfortável, as pessoas começam a procurar onde você pode "esconder" o trabalho normal. Você deve ter notado como seus colegas estão escondidos nas salas de reuniões para trabalhar sozinhos - isso é um sinal de um ambiente de trabalho desconfortável. Qual a eficácia do ambiente de trabalho e como entendê-lo? Um fator ambiental dará uma resposta.

Fator ambiental (C) = tempo contínuo / tempo de presença

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Como organizar seu próprio ambiente fértil? Primeiro, preste atenção na área de trabalho. Você deve estar livre para navegar no caos (existem apologistas) ou na ordem do seu local de trabalho. Idealmente, selecione não mais que 7 zonas de trabalho (centros de atenção), em cada uma das quais organize seus próprios grupos temáticos de materiais / ferramentas de trabalho (monitores, zona de análise estratégica, zona de ação tática, zona de comunicação etc.).

Em segundo lugar, considere a organização conveniente de documentos. Como, como já descobrimos, o cérebro não consegue prender a atenção em mais de sete objetos, não crie pastas muito volumosas. Dentro, deve haver 7 ± 2 arquivos / subpastas.

Em terceiro lugar, você deve ter espaço de trabalho suficiente para um trabalho confortável e, no mínimo, deve poder passear ou praticar esportes localmente no local de trabalho (empurrar, esticar, etc.).

Fatos curiosos sobre desempenho (com base em jogos de guerra de codificação)

• Os melhores funcionários trabalham 10 vezes mais produtivamente que os piores.
  
• O funcionário mais produtivo é 2,5 vezes mais produtivo que a média.
  
• A metade mais produtiva dos funcionários é 2 vezes mais produtiva que a metade restante.
  

Preparando-se para as negociações

Com o tempo e com a experiência adquirida, todos têm um número crescente de reuniões e negociações comerciais.

Distribuição de tempo em diferentes níveis da hierarquia de gerenciamento

Para que a organização das negociações não consuma muito tempo, preparei o seguinte memorando.

1. , .
   
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3. . 2. — , . . – , , – .
   
4. ( , , , ). , – .
   
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