Há um ditado: "Você quer fazer bem - faça você mesmo".Para mim, de fato, será mais rápido e mais calmo. No entanto, qualquer gerente sabe que um gerente ruim é aquele que não sabe explicar e delegar autoridade. Conseqüentemente, a capacidade de dar instruções claras e um plano de ação é tarefa de um bom líder. E a "usabilidade" o ajuda nisso. Vamos lidar com esse conceito.
Usabilidade (do inglês. Usabilidade) significa usabilidade, ergonomia e facilidade de entendimento.As instruções para os funcionários são eficazes e fáceis se o resultado de sua implementação for bem-sucedido. Na preparação do artigo, foram analisadas instruções internas para funcionários postados no recurso interno do Wiki. No entanto, muitos deles deixam perguntas, mesmo com um estudo detalhado do material.
Então, agora diretamente para a coisa principal.
A expressão: "E assim será" definitivamente não é para instruções.
1. Estabelecimento de metas: para quem e para que a instrução se destina. Deve-se mencionar aqui que a terminologia não deve ser sobrecarregada com um memorando, caso contrário, um glossário de termos será anexado a ele - uma enciclopédia inteira e, infelizmente, há poucas chances de que sejam lidos.
2. Não use muita gíria nas instruções. Há uma chance de que nem todos os funcionários o entendam.
Exemplo: "Esclareça aos gerentes se um artigo recebeu uma atualização." Por um lado, tudo está escrito claramente, mas essa gíria não é adequada para um documento oficial.
3. Nós diluímos o texto com capturas de tela. É aconselhável fazê-las no seu computador e no programa ou interface que todos os funcionários possuem. Você pode editar capturas de tela com setas e destacar itens.
Exemplos de capturas de tela com etapas compreensíveis:
4. Não pule as etapas que nos parecem simples demais. Deixe o funcionário melhor, lendo as instruções, pule ele mesmo esta etapa.
5. É indesejável usar frases grandes no texto. Resumidamente: "Vá para o menu", "Adicione um valor ...", "Selecione um parâmetro ..." etc.
6. Para reduzir a quantidade de texto, você pode usar elementos gráficos. Por exemplo
Conexão local -----> propriedades -> TCP / IPv4 -> propriedades.
7. O uso de seleções de fontes é aceitável. Isso chama atenção para pontos críticos.
8. Não use sua experiência pessoal ao usar este ou aquele produto ou o programa nas instruções. Para fazer isso, há reuniões separadas com os funcionários, onde você transmite sua valiosa experiência a eles. E a instrução é uma estrutura lógica, que descreve o "passo a passo" e nada mais.
9. Seja preciso e lógico por escrito. Lembre-se, se um funcionário, trabalhando de acordo com suas instruções, cometer um erro, esse será o seu defeito.
A instrução utilizável eficaz não é uma formalidade simples, é uma das etapas para o sucesso e a automação do fluxo de trabalho. O efeito espelho da usabilidade é que lembramos melhor de coisas relacionadas à nossa própria experiência do que aquelas que não têm nada a ver conosco. Portanto, a redação de instruções e memorandos bombeia as habilidades gerenciais de especialistas. E isso, por sua vez, vai para o "cofrinho de habilidades".