E como estão suas relações com a contabilidade e os contadores? Talvez você, como muitos especialistas em TI, ache difícil encontrar um idioma comum com eles e, como resultado, tenha regularmente conflitos de trabalho? Ou você, como contratado, sente constantemente hostilidade do contador principal e, por algum motivo, suas contas são pagas por último? Ou talvez os requisitos conflitantes da administração da empresa e do contador principal estejam desconcertando você como especialista na implementação de um produto de software, e você não entende o que fazer com ele? Então este artigo é para você.
Hoje eu decidi falar sobre contabilidade, um contador e seu papel na organização. Destina-se, antes de tudo, a especialistas envolvidos na implementação de ERP, CRM, sistemas de contabilidade (por exemplo, 1C) e outros produtos de automação comercial. E aqui eu quero falar sobre o fator humano e as regras para interagir com a contabilidade.
Também vou esclarecer que neste artigo falaremos especificamente sobre empresas do setor de negócios, mas não sobre organizações governamentais.
O fato é que os fluxos financeiros, incluindo a aprovação de contratos e o pagamento de contas em pequenas e médias empresas, geralmente são mantidos por um contador. O proprietário (chefe) da empresa delega autoridade contábil, se se trata de tudo relacionado a finanças. As razões são óbvias - o emprego do gerente, a necessidade de papelada, competente em termos de relatórios contábeis e fiscais, no final, a necessidade de executar diretamente certas ações relacionadas ao pagamento de contas. Tudo isso está na área de responsabilidade da contabilidade. E se você não conseguir encontrar um idioma comum com o contador, ocorrerá problemas com a assinatura de documentos e o pagamento de contas.
Além disso, ao introduzir qualquer sistema contábil, você certamente encontrará a contabilidade primária. Você precisará descobrir como o trabalho da documentação principal é organizado na empresa e como ocorre a interação com a contabilidade (obtenção de documentos para clientes, informações sobre pagamento, etc.). E aqui, sem a ajuda benevolente de um contador especializado, você corre o risco de ter muitas dificuldades, mal-entendidos, como resultado, alterações e melhorias. E, claro, insatisfação do cliente.
Além disso, este artigo pode ajudar os funcionários da empresa, por exemplo, administradores de sistemas, engenheiros de serviço ou especialistas da equipe de vendas, a estabelecer relacionamentos corretos e eficazes com a contabilidade.
Em qualquer empresa, existem dois tipos de contabilidade:
- Gerencial. É necessário para controle interno e tomada de decisão pela gerência da organização. Um exemplo são turnos de pessoal, decisões de aquisição de equipamentos, planejamento estratégico de desenvolvimento de negócios, etc.
- Regulado. Esse tipo de contabilidade é usado para relatar ao estado. Isso inclui contabilidade, estatística e contabilidade tributária.
O que é contabilidade?
Se você começar a estudar diretórios e documentação, há muitas definições de contabilidade. Por exemplo, a Wikipedia sugere o seguinte:
A contabilidade é uma unidade de pessoal de uma entidade econômica, projetada para acumular dados sobre suas propriedades e passivos.
Nos livros, em vez de um texto curto, mas difícil de ler, você encontrará capítulos inteiros dedicados a essa definição. Mas para um leigo, eles também não trazem clareza.
De fato, o departamento de contabilidade é responsável pelas seguintes áreas:
- Contabilidade;
- Contabilidade tributária.
De fato, as atividades atuais da contabilidade estão relacionadas à correta execução de documentos que mostram todos os movimentos de fundos e ativos. E o objetivo final é reportar ao estado: tributário, financeiro e estatístico.
É possível atualizar relatórios internos e contabilidade gerencial sem lançamentos contábeis, documentos e relatórios de um padrão específico. Embora o relatório ao estado seja estritamente regulamentado. A principal função de qualquer contabilidade é apontada para isso.
Em que consiste o departamento de contabilidade
Aqui, não considerarei unidades individuais subordinadas ao departamento de contabilidade - os departamentos financeiro e de RH (pessoal). No contexto de questões contábeis, esses departamentos causam o menor número de problemas.
O departamento financeiro lida estritamente com a movimentação de fundos, e a interação com ela raramente levanta questões. Freqüentemente, desenvolvedores e técnicos não interagem com ele.
O departamento de pessoal, embora esteja relacionado à contabilidade, é, de fato, uma unidade separada com seus próprios sistemas de automação contábil e outros recursos. O RH está bastante relacionado à contabilidade gerencial.
A principal composição da contabilidade é dividida em dois assuntos equilibrados:
- Contador-chefe.
- Pessoal ordinário de contabilidade
É impossível considerar o trabalho de qualquer departamento contábil sem levar em conta o contador principal. Além disso, o contador principal é a pessoa-chave, pois é pessoalmente responsável pela comunicação correta e oportuna ao estado.
De como o contador principal entende sua responsabilidade e determina o grau de controle pessoal sobre o fluxo de trabalho, incluindo o principal, todos os recursos do trabalho de contabilidade e sua interação com outros departamentos dependem diretamente.
O pessoal comum do departamento de contabilidade em questões de organização do trabalho e interação com vários especialistas está envolvido apenas como subordinado, empregado escravo. E não desempenha um papel especial na construção de uma cooperação eficaz com a contabilidade.
Parece que a organização do trabalho de outras unidades é construída de maneira semelhante. De fato, isso não é inteiramente verdade. Por exemplo, no departamento de vendas, além da responsabilidade do gerente pelo desempenho geral, também há uma responsabilidade pessoal de cada gerente pela interação com os clientes. No entanto, não existem regras rígidas e responsabilidades claramente definidas do chefe da unidade. Portanto, muito mais iniciativa, diferentes abordagens ao trabalho etc. são permitidas.
É importante entender que, em médias e pequenas empresas, duas pessoas são responsáveis perante o estado pelas atividades da empresa, relatórios e pagamento de contribuições obrigatórias (fiscais e sociais) - o chefe da empresa e o contador principal. Falaremos sobre o líder mais tarde, mas agora vamos nos concentrar no contador principal.
Contador-chefe
Portanto, o contador-chefe é um líder que tem responsabilidade não apenas com a administração da empresa, mas também com o estado. Com base nisso, os principais contadores costumam criar trabalhos com base nessas abordagens:
- Como o contador principal é pessoalmente responsável pelos relatórios, e os relatórios são baseados nos documentos principais com os quais o departamento de vendas lida, isso significa que o contador principal tem todo o direito de controlar o trabalho do departamento de vendas e exercer pressão em caso de dificuldades com os documentos.
Eu pessoalmente vi grandes empresas com alta rotatividade e número de clientes, onde todo o departamento de vendas trabalha na 1C. Sem usar outros sistemas de software ou mesmo configurações 1C. Isso significa que o contador tem tanto medo de violações do fluxo de documentos que conseguiu convencer a gerência a usar apenas 1C. Embora para análise de vendas e gerenciamento, isso esteja longe de ser a melhor solução.
- O contador-chefe em uma das etapas do trabalho com documentos nomeia sua pessoa, ou seja, um dos contadores. E um gerente de contabilidade já controla a correção do atual fluxo de trabalho principal.
Por exemplo, uma cotação e documentos internos (reserva de mercadorias, pedido de vendas) são criados no departamento de vendas usando quaisquer sistemas convenientes. Mas a fatura, os consumíveis, o transporte, os documentos fiscais, os atos de trabalho realizados e outros documentos semelhantes têm o direito de emitir apenas um contador.
A principal desvantagem da primeira opção é que toda a contabilidade da empresa está concentrada em torno dos interesses da contabilidade. São utilizados sistemas de automação, destinados principalmente à contabilidade e relatórios ao estado. Como resultado, a empresa perde na contabilidade gerencial.
Nos programas de contabilidade, não há divisão entre "Leads" e "clientes"; documentos como "pedido ao fornecedor", "solicitação (pedido) do comprador" ou "oferta comercial" não são fornecidos. Como resultado, é impossível rastrear todas as etapas do trabalho com os clientes, é impossível gerar relatórios em muitos relatórios importantes para analisar a eficácia do trabalho, etc.
A segunda opção também tem suas desvantagens:
- A responsabilidade é lavada. Um contador envolvido na extração de certos documentos geralmente não acompanha as ações dos gerentes de vendas. Como resultado, ele simplesmente "fecha os olhos" para o fato de os próprios vendedores se formarem e enviar a documentação necessária. E então esse especialista acaba sendo um "link extra". Um contador simplesmente não consegue verificar toda a documentação gerada diariamente por toda uma equipe de vendedores. E em caso de erros, ele é "culpado sem culpa". A gerência está ciente disso. E torna-se extremamente difícil identificar o culpado da falha e as perdas relacionadas.
- Atrasos burocráticos e lucros cessantes. Se o contador mostrar responsabilidade, atrasos e dificuldades surgem ao enviar faturas para pagamento e outros documentos primários ao comprador. O cliente trabalhou com o departamento de vendas ou centro de serviços e, de repente, ele precisa esperar até que o departamento de contabilidade grave uma fatura. E o contador pode ser carregado com outros pedidos e documentos. Velocidade e nível de serviço reduzidos, ou seja, a empresa perde (perde) lucro.
Existe outra versão do trabalho do contador-chefe, que considero ideal: a contabilidade não interfere na contabilidade gerencial.
Nesse caso, os contadores lidam exclusivamente com documentos contábeis (eles emitem cartas de procuração, controlam a correção dos documentos e a disponibilidade dos originais necessários com selos e assinaturas). I.e. A contabilidade exerce controle geral sobre a parte do fluxo de trabalho necessária para os relatórios, além de gravar documentos que ninguém mais pode escrever.
Caso contrário, a contabilidade gerencial e o gerenciamento atual de documentos não estão no escopo de interesses e no controle rígido dos contadores. Isso permite que você configure com mais flexibilidade os sistemas de automação para vários departamentos, para obter todas as vantagens da contabilidade gerencial de alta qualidade. E até o momento, não vi uma solução melhor para negócios efetivos.
As razões para as diferentes abordagens
É claro que a escolha das opções de fluxo de trabalho depende do contador principal. O chefe da empresa geralmente se elimina da formação de processos de interação com a contabilidade, pois acredita que essa é a área de responsabilidade dos especialistas em contabilidade. O chefe do departamento de vendas pode tentar influenciar o contador principal, mas ele não toma a decisão.
Mas a escolha da opção de implementação do gerenciamento de documentos depende diretamente da personalidade e do grau de profissionalismo do contador principal.
Se o contador-chefe da empresa é um verdadeiro especialista em seu campo, ele entende claramente o objetivo da empresa, ou seja, obter lucro e desenvolver seu trabalho de maneira a ajudar, a não interferir nos negócios.
Na verdade, você nem precisa ser contador para entender que é impossível controlar toda a documentação principal. Exceto quando apenas esses contadores estão envolvidos na extração desses documentos. Mas, dessa maneira, reduz a qualidade e a competitividade dos negócios ou "infla" a equipe de contabilidade a tamanhos não lucrativos. E nenhum líder sensato fará mais isso. É muito mais fácil automatizar a troca de dados entre sistemas e controlar o fluxo de trabalho no nível de relatórios e verificações pontuais dos documentos mais importantes.
Também vale a pena entender que muitos contadores, mesmo sendo especialistas bastante experientes, se esforçam para "amarrar" o maior número possível de processos, a fim de se tornar insubstituíveis na empresa. Esse é um desejo humano normal e compreensível de garantir nossa renda futura e consistentemente alta. E aqui é importante que tais desejos não ultrapassem limites razoáveis.
Por que é tão difícil ser o contador-chefe
Um dos maiores problemas dos contadores principais, levando a dificuldades em interagir com eles, inclusive na automação e otimização dos processos de negócios, é a incompatibilidade entre a responsabilidade do contador principal e seu salário.
Por exemplo, o chefe do departamento de vendas recebe uma taxa mais uma certa porcentagem e é responsável por possíveis erros no trabalho apenas para a gerência da empresa. O chefe do negócio também obtém um certo lucro, dependendo do sucesso da empresa. O contador principal recebe apenas a taxa (às vezes com um prêmio fixo) sem um componente “flutuante” em geral, e é responsável por possíveis erros não apenas para a gerência, mas também para o estado.
Com base nesse fator, é necessário estabelecer relacionamentos com o contador principal. Lembre-se da responsabilidade deles e relacione-se às tentativas de "jogar pelo seguro" com o entendimento.
Causas de problemas na interação com a contabilidade
- Baixa qualificação dos contadores. Hoje, muitas vezes você pode ver na companhia do contador-chefe, que mal é o dono do básico da contabilidade. Por mais paradoxal que pareça, mesmo uma pessoa sem ensino superior pode ocupar essa posição, simplesmente ao final dos cursos de contabilidade. A principal razão para tais decisões gerenciais é que o gerente seleciona um contador "para si". O que importa para nossos empresários não são as qualificações de um contador, mas a capacidade de confiar nele.
- Baixa qualificação do chefe e funcionários da empresa. A falta de conhecimento básico no campo da contabilidade entre a equipe de gerenciamento leva ao fato de que os funcionários não estão particularmente ansiosos para treinar a contabilidade primária. No entanto, muitos funcionários em si não estão particularmente interessados nessa área de conhecimento. Como resultado, o contador é frequentemente forçado a tomar o design de todo o "primário" em suas próprias mãos, porque, caso contrário, erros graves graves serão cometidos na preparação dos documentos.
- Cargas de trabalho elevadas e responsabilidades de prestação de contas que não são proporcionais aos salários. A empresa está desenvolvendo, as vendas estão crescendo, o número de documentos e relatórios também. E o salário dos contadores permanece no mesmo nível. Mesmo os prêmios raramente se aplicam a esta unidade. Naturalmente, por um lado, o contador será ressegurado para se proteger de erros. Os interesses da empresa para ele serão secundários. Por outro lado, devido à alta carga de trabalho, a preparação da documentação primária e o pagamento das contas serão adiados "por último". Relatórios para o contador - em primeiro lugar.
Recomendações para especialistas em implementação e automação
É necessário proceder à comunicação com o contador principal da empresa a partir dos problemas acima e à compreensão da enorme responsabilidade de um especialista. Ao mesmo tempo, existem recomendações simples que ajudarão a encontrar uma linguagem comum para aqueles que, por um motivo ou outro, são forçados a interagir com a contabilidade no processo de automação de processos de negócios, introdução de novo software, serviço etc.
- Leia pelo menos um pouco sobre contabilidade. Não tenha preguiça de ler os livros didáticos e entender pelo menos o básico. E se você está envolvido em software, inclusive para contadores de forma contínua, pode até se formar em cursos de contabilidade. Isso o ajudará a falar a mesma língua com eles: você entenderá os problemas deles, são as soluções que você propõe.
- Tente reduzir ao mínimo o tempo de consulta com os contadores. Lembre-se da alta carga de trabalho e também que ninguém paga mais por consultas. Se você possui conhecimentos básicos de contabilidade, estuda o trabalho da empresa no nível de documentos e consultas com funcionários do mesmo departamento de vendas e só depois vem ao departamento de contabilidade para consultas e aprovações finais, ficará agradecido.
E o mais importante, lembre-se: a contabilidade e o gerenciamento de documentos na empresa são criados pelo contador principal. As características da própria estrutura dependem de sua personalidade. E quanto você consegue encontrar uma linguagem comum com essa pessoa, o sucesso de sua cooperação com a empresa como um todo.