Batendo no céu: gerenciando compras na nuvem com o SAP Ariba

Hoje, queremos falar sobre a família de soluções SAP Ariba que oferecem tecnologias interessantes para o desenvolvimento do processo de interação entre empresas no campo de compras. Neste post, discutiremos os princípios de trabalho de uma solução relativamente nova para a Rússia na plataforma SAP e falaremos sobre alguns projetos já implementados com resultados prontos.

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Em resumo, em 2012, a Ariba adquiriu a SAP. E havia boas razões. A família de produtos Ariba é baseada na Ariba Network, uma rede global de negócios que demonstra alta dinâmica de crescimento e agora se estabeleceu na Rússia. Mais de 2,5 milhões de empresas são registradas na Ariba Network e a cada ano passam 50 bilhões de dólares em pagamentos. Concorda, um ativo curioso para trabalhar internacionalmente? No entanto, nós, os especialistas da NORBIT , como um integrador russo que faz parte do grupo LANIT e faz uma grande contribuição para suas primeiras posições em classificações autorizadas do mercado de serviços de TI (a propósito, aqui estão os resultados das pesquisas mais recentes da IDC ), éramos mais interessantes de entender do que o SAP Ariba pode ser útil em nosso país.

Problema de aquisição

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Na Rússia, o setor de compras é um dos mais regulamentados no mundo. No nível legislativo, constantemente aparecem mudanças e acréscimos ao quadro regulador relacionados à contratação pública e compras de empresas com participação estatal. Portanto, é necessário atualizar constantemente os processos de negócios e alterar a interação com os sistemas de informações internos e externos. Como você sabe, isso exige custos trabalhistas e financeiros significativos.

Os custos são significativos. Depois de analisar os planos publicados de várias organizações para o desenvolvimento e o suporte aos processos de compras, chegamos à conclusão de que as grandes empresas gastam de vários milhões a várias dezenas de milhões de rublos por ano nisso e, para alguns, excedem 100 milhões de rublos para apoiar as atividades de compras. E isso não está contando os custos adicionais de manter uma equipe de especialistas fornecendo suporte.


Mas o maior problema é que se perde um tempo precioso e a resposta imediata a uma situação em mudança se torna impossível. Como resultado, as empresas são reféns de ciclos orçamentários complexos, procedimentos de seleção de fornecedores e requisitos de documentação (de acordo com o GOST), mesmo no caso de aprimoramento de funções de decisão e otimizações individuais. A ênfase existente na manutenção do circuito operacional não permite muita concentração na solução de outros problemas urgentes e, nesse contexto, o SAP Ariba pode ser uma solução muito útil para alterar as “regras do jogo”.


A dinâmica dos processos de negócios no sistema permite a modernização do procedimento de compras, incluindo a solução das necessidades urgentes do departamento de compras:

• transição para uma estratégia unificada de compras,
• redução de custos devido à automação,
• suporte à relevância e precisão dos dados,
• busca e qualificação rápida de fornecedores,
• Maior eficiência operacional
• treinamento no local de trabalho.

A papelada continua a prevalecer nas empresas russas; na melhor das hipóteses, os documentos intermediários são enviados por correio e os documentos resultantes são digitalizados e colocados no sistema de gerenciamento de documentos.

Por isso, é necessário desenvolver ou implementar uma ferramenta única pronta para o gerenciamento de compras e sua integração com vários sistemas de TI da empresa - desde ERP e contabilidade, até armazém e logística. E muitas vezes acontece que você precisa alterar toda a cadeia de transferência e aprovações de dados. Afinal, se você simplificar o processo típico de compras, será algo parecido com isto:


Como você pode ver, o trabalho com a documentação muda muitas vezes de um departamento para outro, são realizados vários ciclos de aprovação, a área de responsabilidade nem sempre é formalizada e uma tentativa de implementar uma solução de TI que integra todos os processos relacionados à compra em sua forma atual se transforma em um inferno. Seria muito mais simples criar um esquema no qual várias transferências de documentos entre si e muitas aprovações não sejam necessárias - para que a própria ferramenta de TI regule todos os processos e ajude a fazer compras com maior eficiência.


O mesmo problema surge para as empresas russas ao interagir com contrapartes. Para isso, eles geralmente desenvolvem e, por muitos anos, suportam várias soluções para organizar a interação com fornecedores: integração com plataformas eletrônicas, desenvolvimento de portais de fornecedores, conexão com posicionamentos de mercado, interação com operadores de troca eletrônica de informações, e assim por diante. Em vez disso, o uso da SAP Ariba Network elimina intermediários, reduz o custo de integração e manutenção de processos complexos de interação com fornecedores, além de formar um único espaço de informações para a interação de todos os participantes do processo, internos e externos.

Devo reinventar a roda?

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O SAP Ariba contém modelos que outras empresas já executaram. O sistema é constantemente enriquecido com novas abordagens de compras para empresas de vários tamanhos e setores da indústria, que são armazenadas pelos participantes como conjuntos de regras de negócios. Em outras palavras, o SAP Ariba permite fazer compras de acordo com os regulamentos existentes, mas levando em consideração a experiência positiva de compras de outras organizações, além de automatizar os processos de licitação e cobrança. Como um exemplo de práticas de compras já estabelecidas, a seguir é uma estrutura típica da empresa com um sistema centralizado de gerenciamento de compras baseado no Ariba.


A vantagem é que nada precisa ser integrado aqui - todas as interfaces já estão implementadas e os processos de coordenação são suportados dentro do sistema. Por exemplo, um grupo financeiro bastante grande encontrou problemas na contratação. Historicamente, a organização desenvolveu a prática de várias abordagens para trabalhar com contratos, resultando em um número de 240 tipos e o ciclo de conclusão de cada novo contrato começou a demorar vários meses. Além disso, a empresa possui atualmente mais de 6.000 clientes e mais de 25.000 contratos ativos que requerem administração.

Com base no SAP Ariba, fomos capazes de mudar gradualmente para contratos padrão, além de criar um único registro e transferir todos os dados do contrato para ele. De fato, para resolver o problema, apenas um módulo de solução foi usado - SAP Ariba Contract Management. Juntamente com a formação de contratos-modelo e migração de dados, sua implementação levou apenas 5 meses. E após um ano, 55% dos contratos da empresa se tornaram padrão, 6 esquemas de coordenação universal foram criados para eles e o tempo para concluir contratos foi reduzido em média em 32%.


Outro exemplo ilustrativo é uma grande empresa de transporte com mais de 6.000 funcionários, incluindo divisões regionais. À medida que a organização crescia, a ausência de um único esquema de compras digitais levou a um aumento nos custos de atendimento de pedidos e contas (que eram cerca de 250.000 e 420.000 por ano). Para solucionar os problemas desse cliente, já foram utilizados quatro componentes - Ariba Supplier Management, Ariba P2P com integração ao sistema ERP, Ariba Sourcing e Ariba Spend Visibility.


A implementação de todo o sistema levou 6 meses, durante os quais a empresa recebeu uma solução pronta para compra eletrônica e otimização do trabalho com contratados. No total, 350 usuários foram conectados ao sistema, e os resultados foram os seguintes: os custos diminuíram 8,5% no primeiro ano de operação, o número de fornecedores diminuiu 14%, o tempo de aquisição diminuiu 48% e a eficiência dos funcionários aumentou 40%.

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Se conversarmos substancialmente sobre os módulos implementados, eles resolverão os seguintes problemas com o cliente.

• O Ariba Supplier Management permite gerenciar o relacionamento com os clientes e foi implementado em 3 meses.
• O Ariba P2P, que fornece interação direta com os contratados por meio da Ariba Network, foi implementado em 4,5 meses, incluindo a integração com o sistema ERP do cliente.
• O Ariba Sourcing é uma solução que ajuda a procurar novos fornecedores e sua implementação levou 2,5 meses.
• O módulo analítico Spend Visibility acaba de se tornar um elemento-chave na redução de custos, pois permite acompanhar todas as despesas da empresa em relação à interação com vários fornecedores. Sua integração na infraestrutura da empresa levou três meses.

Potencial interessante

Com base nos resultados dos projetos já implementados e em implementação, encontramos um recurso interessante do SAP Ariba. Esse sistema permite otimizar rapidamente os processos de gerenciamento de compras, oferecendo vários “brindes” adicionais que podem não ser implementados pelas empresas, mas provam ser muito úteis na prática.


Em primeiro lugar, a Ariba fornece acesso a processos de compras internacionais e permite que os fornecedores ofereçam seus serviços a empresas em regiões nas quais nem pensavam. Por sua vez, as empresas russas podem encontrar fornecedores novos, mas ao mesmo tempo já verificados, por exemplo, na China, e concluir contratos mais rentáveis.

Em segundo lugar, o Ariba permite avaliar os riscos que podem surgir devido a problemas com os fornecedores. Um sistema inteligente analisa dados de mais de cem mil fontes e informa que um de seus fornecedores encontrou um problema. Em particular, você pode parar imediatamente de comprar dele para que um problema sério não afete sua empresa.

Em terceiro lugar, as ferramentas automáticas de preparação de contratos ajudam a garantir o cumprimento dos requisitos regulatórios, dependendo da região em que a empresa opera, bem como o faturamento de acordo com as regras das autoridades fiscais locais. O sistema de notificações e lembretes já criados pelos desenvolvedores informa sobre as ações necessárias de todos os participantes da coordenação e auditores, reduzindo o tempo necessário para os procedimentos burocráticos.

A quarta coisa que observamos é o processo pronto de uma transição em fases da documentação em papel para contratos eletrônicos e, em seguida, para a implementação dos chamados "contratos inteligentes". Ao mesmo tempo, é possível trabalhar com uma variedade de fornecedores de serviços de assinatura eletrônica, incluindo os russos, em total conformidade com os requisitos do FSB e de outros reguladores.

Por fim, a quinta vantagem é a capacidade de expandir os recursos do Ariba com base no SAP Cloud Platform. Graças à plataforma em nuvem SAP, o sistema pode ser adaptado a praticamente todos os detalhes e sem depender de uma empresa específica, que está realizando refinamentos. E o sistema de administração de processos orientado a negócios já incorporado à solução permite configurar e implementar processos de negócios sem envolver especialistas do departamento de TI.

Ao mesmo tempo, como as soluções SAP Ariba foram introduzidas recentemente no mercado russo, há áreas nas quais a funcionalidade do SAP Ariba pode exigir uma adaptação adicional nas empresas russas aos requisitos dos documentos regulamentares. O sistema deverá ser finalizado ao organizar um fluxo de documentos legalmente significativo, levando em consideração os requisitos da Lei Federal "Sobre Assinatura Digital Eletrônica" e conectando-se ao operador de troca de documentos eletrônicos. Além disso, a Ariba terá que "prender" os serviços de coleta de informações sobre fornecedores que levem em conta a prática russa (dados USRLE, informações do STF, registros de fornecedores inescrupulosos, etc.).

No entanto, o sistema acabou apresentando muitos recursos interessantes, se um público respeitado da Habr quiser descobrir como estão organizados os processos de gerenciamento de riscos, transferência de informações, integração e outros elementos arquitetônicos de uma solução de sucesso no mundo e suficientemente nova para a Rússia, falaremos sobre eles a seguir posts.