Como automatizamos o gerenciamento analógico e quanto
custa ao cliente
Se você ainda não sabe o que são análogos na "Nomenclatura" e por que vale a pena mantê-los, leia
aqui.No mesmo artigo, falarei sobre a experiência da automação de manutenção de análogos em uma das maiores empresas da Rússia. Aqui você encontrará uma descrição do mecanismo implementado específico para a seleção automática de análogos, cujos benefícios e benefícios estão em números específicos.
A essência do projeto e os problemas do cliente
Portanto, antes de nosso cliente por um longo tempo, havia vários problemas principais na manutenção de análogos de peças de reposição usadas em manutenção e reparo:
- Os análogos nos armazéns não foram levados em consideração no processo de compras, porque a empresa não possuía informações de que fossem análogos.
- A substituição do original por um analógico no momento da compra foi acordada a cada momento pelos especialistas técnicos da empresa, uma vez que as informações sobre os análogos não eram, em regra, armazenadas no Sistema.
- A contabilização de análogos adquiridos levou a várias aprovações adicionais para adicionar uma nova peça ou equipamento ao diretório "Nomenclatura".
Não é de surpreender que isso tenha causado enormes perdas à produção. Houve um acúmulo de estoques não reclamados nos armazéns, especialistas qualificados realizaram o mesmo trabalho várias vezes, o processo de coordenação de novos itens de diretório foi atrasado, retardando a campanha de compras.
Assim, por exemplo, apenas uma unidade simples de equipamento essencial, devido à impossibilidade de substituir rapidamente uma peça ou selecionar um analógico nos armazéns da empresa, resultou em perdas de 2-3 milhões de rublos por dia!
Objetivos do projeto
Com base nos problemas do Cliente, estabelecemos três tarefas importantes:
- Verifique se o cliente conhece os análogos armazenados em seus armazéns ou disponíveis para compra.
- Reduzir o tempo de seleção de análogos da nomenclatura, o que significa automatizar o processo de seleção.
- Elimine procedimentos de aprovação desnecessários ao selecionar análogos.
Obviamente, para isso, foi necessário estudar e sistematizar as
práticas existentes de manutenção de análogos , bem como as especificidades da nomenclatura e processos de negócios do Cliente.
Como resultado, nesta fase, desenvolvemos nossa abordagem para automatizar a manutenção de análogos diretos por referência de números de catálogo e testamos em 10% dos dados de inventário do Cliente para avaliar a possibilidade de aplicar essa abordagem à parte restante da Nomenclatura.
Como automatizamos os análogos diretos?
Para a manutenção automática de análogos diretos, criamos livros de referência técnicos especiais - uma base de conhecimento cujos análogos diretos são selecionados sem a participação de especialistas técnicos.
- O primeiro é a "Matriz de Substituições"
Esta é uma tabela na qual os números de catálogo dos originais e possíveis análogos são armazenados em pares:
A atualização do link “original é um análogo direto” no diretório “Nomenclature” ao mesmo tempo ocorre automaticamente de acordo com a tarefa agendada como esta:
Se, durante a tarefa agendada, a referência "Matriz de substituições" contiver o número do item original que não consta do livro de referência "Nomenclatura", um aplicativo para criar um novo registro para a peça de reposição original com um link para o analógico será automaticamente criado no Sistema de Manutenção NSI.
As informações sobre o análogo no livro de referência “Matriz de substituições” são atualizadas por especialistas e são baixadas apenas de fontes oficiais.
- O segundo deles é o "Catálogo Técnico"
Esta é uma base de conhecimento para armazenar informações sobre todos os números de catálogo de peças de reposição incluídas em um equipamento específico com descriptografia. É formado com base em dados de fontes oficiais.
Esse diretório é necessário para a verificação automática do número de catálogo correto da posição, fabricante, ligação do número de catálogo a equipamentos específicos e a possível atualização da “Matriz de substituições”.
Como é a seleção de análogos agora?
Após a introdução da “Matriz de substituições” e do “Catálogo técnico”, a empresa iniciou o processo de seleção de impostos.
Agora, a pesquisa e seleção de análogos diretos usando esses diretórios ocorrem automaticamente ao processar cada aplicativo para a compra de uma peça ou equipamento como este:
Essa ordem de seleção de análogos permite:
- excluir completamente a possibilidade de adquirir mercadorias semelhantes nos armazéns da empresa, mesmo na fase de preenchimento do pedido de compra;
- economize o dinheiro do Cliente na compra de peças ou equipamentos devido à disponibilidade de informações oficiais relevantes em contrapartes menos caras;
- melhorar o processo de aquisição de peças de reposição devido a:
- armazenamento de informações sobre o análogo na descrição da peça de reposição;
- automação da criação de posições relevantes - análogos no diretório "Nomenclatura"
Assim, o benefício na manutenção de análogos é economizar dinheiro para a empresa quando:
- empresas de compras centralizadas;
- compras únicas em reparos de emergência devido a estoques de análogos disponíveis em armazéns.
Qual benefício específico o cliente recebeu?
De acordo com as estimativas do Cliente, o efeito da seleção automática apenas de análogos diretos, com base na comunicação armazenada de números de catálogo, atingiu mais de 50% do valor total dos saldos nos armazéns da empresa.
E é disso que consistem as receitas e despesas do Cliente:
O cliente gastou X rublos em:- serviços de contratados;
- refinamento de sistemas de informação existentes;
- manutenção do próprio escritório do projeto.
O cliente obteve esse lucro (aplicando a abordagem a 10% da nomenclatura piloto de peças de reposição):
Antes do início do projeto, os armazéns da empresa mantinham os restos do equipamento original e peças de reposição no valor de 3X rublos. Com base nos resultados da aplicação dessa abordagem, um total de 5X rublos de análogos foram descobertos nos armazéns da empresa que eram anteriormente desconhecidos. Não é difícil calcular que o Cliente economizará 2X rublos na próxima empresa compradora.
Em geral, o cliente está satisfeito e não somos menos, porque, como se constatou, os benefícios recebidos pelo uso correto de análogos são significativamente mais altos que os custos. E isso é apenas da automação de análogos diretos nas relações dos números de catálogo!
Então, temos (e espero que você tenha!) Um campo de atividade ainda mais amplo. Não há limite para a perfeição - e o campo de referência dos análogos não é exceção. Resolva problemas de produção, aplique abordagens diferentes e espero que nossa experiência seja útil para você nisso.