O que toda a equipe precisa para trabalhar? Como arrastar todos para o sistema de gerenciamento de projetos?

No mês passado, realizei 71 chamadas de treinamento pelo Skype com uma variedade de empresas. A tarefa era introduzir o sistema de gerenciamento de projetos que estamos desenvolvendo. A solicitação de todos aqueles que concordaram com esse formato é aproximadamente a mesma: “Como atrair uma equipe para o sistema de gerenciamento de projetos e para o próprio projeto?”. Ou simplesmente: “ Como fazer tudo funcionar? "

O primeiro Skype foi longo e pouco produtivo, mas a partir do dia 15 senti o script e comecei a preencher uma tabela de ofertas emitidas, dependendo da empresa e da situação.



Este artigo contém 10 recomendações importantes para atrair uma equipe para um projeto. Todas as idéias expressas abaixo são adequadas para trabalhar em qualquer sistema, mas alguns exemplos são fornecidos com as interfaces do YouGile .

Um fato importante é que os participantes das empresas após uma hora de Skype trabalharam em nosso sistema 8,5 vezes mais ativos em comparação com o usuário médio. E 2,3 vezes mais ativo em comparação com aqueles que concordaram em skype, mas depois cancelaram o evento.

Para um entendimento geral, darei várias empresas e seus campos de atividade, com base nos quais compilei uma lista de recomendações:

• Produção de vídeo. 36 pessoas. Publicidade de tiro e um metro curto.
• Planta de mineração de ouro . 25 pessoas. Eles estão planejando uma reorganização da empresa.
• Web-studio / agência SMM . 12 pessoas. Implementação de projetos de clientes.
• Organização de design e construção . 15 pessoas. Desenvolvimento de projetos para a reconstrução de edifícios residenciais.
• Os construtores dos banhos. 28 pessoas. Realização de objetos.
• Empresa de auditoria. 20 pessoas. Filha de um grande banco, conduzindo projetos para a auditoria de divisões.
• Universidade Nacional de Pesquisa. Departamento de suporte de 10 pessoas. Gerenciamento de tickets e implementação de projetos de modernização de redes.
• Desenvolvimento de TI no setor bancário. 110-135 pessoas. Eles escrevem software interno.
• Construção, aluguel e manutenção de complexos comerciais e de entretenimento. Cerca de 100 pessoas. Projetos para construção de instalações, reparos, cobrança de dívidas.

10 recomendações para atrair uma equipe para um projeto

1. Criar uma estrutura de conselho que corresponda à lógica dos processos de negócios

Esse item é o mais importante e é a primeira razão pela qual qualquer sistema de gerenciamento não permanece por muito tempo na empresa.

Como regra, a empresa não possui processos prescritos. Se eles não foram antes do aparecimento do sistema de controle, eles não aparecerão depois. O caos persiste. Antes da implementação, vale a pena sentar e anotar tudo o que você deseja organizar como um algoritmo. E então descubra como implementar isso em um sistema de placas com colunas.

Muitas vezes, a situação se parece com isso. O PM “jovem” (gerente de projeto) cria três colunas - “Novo”, “No trabalho”, “Concluído” - e informa à equipe: “Introdução”. E ... O comando não funciona, pelo menos no sistema. O processo real sempre tem muitos detalhes, e mesmo os processos mais simples das três colunas devem ter prioridades e os responsáveis.

Aqui está outro exemplo típico de como não fazê-lo.

Imagine o trabalho simples de um gerente de escritório, que pode ser claramente organizado em um quadro em três colunas:

• O líder adiciona duas pessoas ao projeto - ele e o gerente Lena.
• Faz três colunas - "Novo", "No trabalho", "Concluído".
• E ele diz: “Adicionarei tarefas ao“ Novo ”e você precisará executá-las. E sim, se você achar que precisa de algo, adicione a tarefa e prossiga. O mais importante é que nosso escritório seja muito bom e todos gostariam de estar aqui constantemente. Em suma, você precisa fazer em casa ... ".

Isso não funciona! Este não é um processo de negócios!

Uma semana depois, Lena dirá que fez tudo, apenas outra coisa que não teve tempo de anotar. Em dois - haverá tarefas que geralmente passam. Depois de três semanas, tudo voltará com segurança ao fato de que o diretor geral. virá regularmente a Lena e dirá o que fazer. Se a empresa crescer, ele tentará "delegar" essa responsabilidade - e agora o líder de RH irá a Lena e dirá o que fazer.

Para trabalhar, você precisa de especificidade, precisão e iteração.

Por exemplo:

• Toda segunda-feira até às 11:00, exatamente cinco tarefas devem aparecer na coluna "No trabalho". A própria Lena precisa escolher tarefas com tarefas priorizadas em uma grande lista de possíveis trabalhos. Se você tiver tempo, poderá resolver outros problemas.
• Todas as tarefas urgentes devem ser marcadas como “Urgentes” por quem definir a tarefa.
• Todas as tarefas que estão em atividade há mais de uma semana devem ter um prazo.
• Toda sexta-feira às 17h, há uma reunião entre o gerente e o gerente do escritório, onde são discutidas duas perguntas: "O que foi feito?" e "O que você está planejando fazer?" Com base nos resultados da reunião de planejamento, uma lista de possíveis trabalhos é compilada e discutida e as prioridades são definidas.

Obviamente, este é apenas um exemplo possível, tudo depende da situação específica, mesmo com um processo tão simples como trabalhar no escritório. Como sempre, o diabo está nos detalhes: “Qual especialista é Lena? Quantas pessoas estão no escritório? O que eles fazem no escritório? Qual é o critério de um bom escritório? Quantos andares? Qual é o clima lá fora? ” E assim por diante

Os processos precisam ser especificados com precisão. Você também definitivamente precisa implementá-los no sistema de controle. Como fazer isso em processos complexos de desenvolvimento, por exemplo, “novos sistemas de perfuração” é uma questão separada que está além do escopo do artigo. Neste manual de treinamento, nos restringimos ao fato de que a transição de processos para um sistema de informação começa com a formulação de processos.

Aqui está um exemplo de um quadro no qual você pode dizer imediatamente que o trabalho está em andamento. Os detalhes são visíveis, tudo está limpo e você pode entender o processo, mesmo que veja o quadro pela primeira vez . Na verdade, esse é o principal critério para uma diretoria satisfatória - uma nova pessoa deve entender rapidamente o que está trabalhando no projeto e como tudo está organizado aqui.



Como regra, quando um processo é bem pensado, tudo funciona e tudo está em ordem com o envolvimento da equipe. Isso ocorre em aproximadamente 10% das organizações. Seria possível terminar nesse ponto, mas ainda há dúvidas sobre a eficácia da equipe e acontece que as empresas vão longe demais, fantasiam demais e tentam perceber o que não é.

2. Não complique. Regras simples para todos os funcionários

Não há necessidade de adicionar imediatamente o que não estava no processo real. Um bom exemplo de excesso pode ser o prazo. Na prática, muitas vezes com o advento de um sistema de gerenciamento em uma empresa, os prazos aparecem em todas as tarefas, embora não existissem antes. Você pode pensar que são os prazos que caracterizam a boa administração da empresa, mas isso nem sempre é o caso. É melhor repetir exatamente o processo que estava na empresa. E se não houvesse prazos, você não deveria começar com isso simplesmente pelo fato de o sistema de controle ter essa opção.

O prazo é a maneira mais amada e controversa de gerenciar o tempo. Se apenas porque eles começarão a trabalhar quando já estiver ligado ou um pouco mais tarde. Em mais da metade dos casos em que o processo foi discutido, o prazo foi adicionado assim, sem realmente haver prazos estritos nos processos. Qualquer sobrecarga com formalidades novas e nem sempre agradáveis ​​reduz bastante a probabilidade de uma retração bem-sucedida da equipe.

Todas as regras de cada funcionário devem ser simples. É ótimo que, para cada uma, a tarefa possa ser formalizada e se deva sempre limpar algum tipo de coluna com as tarefas.

Exemplos de regras de trabalho simples que acabam se tornando não ditas:

• O funcionário é responsável por garantir que a coluna esteja vazia o mais rápido possível.
• O funcionário é responsável pela transição de todas as tarefas com a prioridade "Importante!" na última coluna até o final da semana.
• Em todas as tarefas, o comentário “Entendeu tudo” foi colocado (por exemplo, no quadro de treinamento).
• O funcionário é responsável pelo número máximo de tickets retirados da primeira coluna.
• O funcionário é responsável por preencher a coluna com cartões com problemas descritos com precisão nas instalações. E até o final da semana ele é responsável pelo fato de não haver outros problemas.
• O funcionário é responsável por anexar a foto no dia em que o trabalho é concluído.

Obviamente, nem todos os funcionários podem fazer isso. Bem, se funcionou com 30% da equipe e ao longo do tempo, tornou-se regras óbvias.

E, por outro lado, alguns exemplos de regras que não funcionam:

• O funcionário é responsável por manter o conselho.
• O funcionário é responsável pela conclusão oportuna das tarefas.
• O funcionário é responsável pela qualidade dos textos descritivos.
• O funcionário é responsável por vender e consertar isso no sistema

3. Atribua um gerente de processo. Importante - eles não devem ser um líder!

Imediatamente após prescrever regras simples, alguém é necessário para monitorar isso. A propósito, é garantido que a necessidade de designar alguém para essa função exige que as regras sejam simples e fixas.

Mesmo que a equipe tenha mais de 5 pessoas, a nomeação de uma pessoa que monitora simultaneamente o gerenciamento de projetos no sistema já é justificada, gastando não mais do que 30 minutos por dia nisso. E o mais importante, não deve ser um líder ou gerente de projeto! Se o líder supervisiona a atribuição de prioridades, prazos, organização oportuna no quadro e outras formalidades, perde rapidamente a oportunidade de discutir a qualidade do trabalho realizado. Além disso, se em um pequeno estúdio na web, por exemplo, isso for feito por um jovem contador, tudo ficará bem e o processo de discussão de tarefas não sofrerá essencialmente.

Da mesma forma, é recomendável que o departamento de vendas selecione alguém que seja bom o suficiente para acompanhar o preenchimento de cartões no CRM. Se isso for feito pelo líder, a discussão sobre o produto ou formas de espremer os clientes estará em segundo plano.

A coisa mais difícil aqui é escolher a pessoa certa. Na minha prática, não muita prática, essa é a pessoa mais calma e agradável da equipe, aquela com quem as pessoas mais diferentes vão jantar. Cada solicitação para fazer algo no quadro ou na descrição da tarefa é pronunciada por uma pessoa o mais neutra possível ou com pequenas emoções positivas e nunca causa resistência.

4. Introduzir planejamento iterativo

Não há nada novo para aqueles familiarizados com Scrum, Kanban e qualquer outra abordagem ágil. Segundo uma pesquisa da VersionOne , o planejamento iterativo é usado em 90% das equipes. Incluindo aqueles que não consideram que trabalham com uma abordagem flexível.



Se você, independentemente das circunstâncias, fizer uma revisão simples de todas as tarefas e atualizar prioridades a cada duas semanas, basta dizer que a equipe tem uma abordagem iterativa.

O principal benefício do ponto de vista da retração da equipe é que o quadro da causa comum de todos os membros da equipe será atualizado e ficará claro para todos que o projeto está vivo e que as tarefas precisam ser realizadas. Sobre "vivo" - isso não é uma piada. Uma das principais razões para a inação em uma equipe grande é a incerteza: "Essa tarefa ainda é relevante ou não?" Por exemplo, o marketing ouviu que há problemas com o produto. Uma dúvida razoável surge dentro: "Vale a pena promovê-lo conscientemente no mercado?"

Na minha prática de realizar vários tipos de reuniões gerais regulares, um problema foi encontrado. Com o tempo, todos se acostumam, as reuniões se tornam uma formalidade em que tarefas reais podem não ser discutidas. Tudo entra em um grupo de confirmação da intenção de trabalhar de alguma forma. Todos relatam e tentam, para que não haja muitas perguntas e discussões.

Há um truque de trabalho - um moderador aleatório. Cada vez que uma pessoa aleatória da equipe é nomeada durante o sorteio e faz as perguntas "O que foi feito?" e "O que está planejado?". E então ele tenta organizar uma discussão dos detalhes para cada uma das áreas de atividades da equipe. Com uma constante mudança de papéis, é impossível se acostumar e formar um relacionamento formal. Todas as reuniões serão diferentes e até emocionais. O mais legal é que o moderador é "estúpido" , mas, usando sua posição temporária, faz perguntas. Então você tem que entender muito claramente o que e por que você fará.

5. Adicione todos aos observadores de outras pessoas

Dê a oportunidade de observar o departamento de desenvolvimento para a movimentação de tarefas no departamento de marketing ou um contramestre para observar os engenheiros fazendo o modelo do novo edifício. Obviamente, o acesso deve ser concedido apenas para leitura, sem a possibilidade de estragar nada.

O acesso de leitura será usado periodicamente. Alguém com mais frequência, alguém com menos frequência, mas na empresa essas conversas começarão a aparecer: “Eu vi você lançar um novo layout lá ...” ou “Eu li, o problema foi resolvido lá ...”. Sempre que alguém disse isso, pode-se considerar várias horas da explicação da equipe sobre quem fez o que foi salvo.

Se a transparência for definida na empresa, muitas outras vantagens aparecerão adicionalmente: efeito competitivo, motivação para realizar tarefas com precisão e também a introdução de novos funcionários. É verdade que não é tão fácil implementar transparência, especialmente em uma grande empresa. No começo, muitos não vão gostar disso por várias razões. Vale a pena concordar com a equipe em um experimento temporário e, depois de um mês, tudo se enraizará.

6. Observe os parâmetros de engajamento

Eles dizem que é muito difícil perder peso / engordar sem pesos. Tenho sorte que meu peso não muda há 15 anos. Se você também tiver sorte e sua equipe também estiver trabalhando há muitos anos, sinta-se à vontade para avançar para o próximo parágrafo ou para o próximo artigo. Em outros casos, vale a pena encontrar algum tipo de orientação para o envolvimento geral da equipe no projeto. Ainda assim, idealmente, você deve poder observar para cada funcionário o grau de sua atividade no sistema, que, no final, está relacionado ao seu interesse.

Por exemplo, o YouGile possui uma ferramenta separada para isso - a capacidade de ver a atividade de qualquer ação em qualquer grupo de usuários por qualquer período de tempo. O resultado pode ser exibido na forma de uma tabela ou na forma de um gráfico.

A seguir, como é a atividade das ações de nossa equipe de desenvolvimento remoto nas últimas duas semanas:



É impressionante que a comunicação seja muito mais que outras ações.

Quando uma equipe começa a trabalhar em um projeto, o cronograma fica assim:



Acima de todas as novas tarefas. Depois de um tempo, a imagem deve mudar.

Outro exemplo de atividade de monitoramento no departamento de design. Quadro de arquivos definidos, onde a atividade de fornecer layouts é visível:



Obviamente, não se pode considerar a eficiência no número de arquivos enviados, bem como o desenvolvimento em linhas de código escrito. Mas se nada foi inundado por uma semana, então há alguma dificuldade. Se o projeto por vários dias falhou acentuadamente no cronograma da comunicação, provavelmente não há tarefas urgentes ou alguém em férias.

7. Coloque toda a versão da área de trabalho com a execução automática

Este é o método mais fácil para fornecer resultados instantâneos. Dobra imediatamente a atividade de usar a ferramenta de gerenciamento de projetos. Ao colocar o aplicativo de desktop do sistema de gerenciamento para todos, haverá imediatamente o dobro de tarefas criadas, comentários deixados e apenas visualizações de informações.

O envolvimento da equipe é um processo espasmódico. No início, há uma barreira e é necessário trabalhar para que a equipe comece a se interessar pelo quadro geral da empresa, faça perguntas em pequenos detalhes. Mas, em algum momento, há um salto acentuado e o processo ocorre sem esforço extra. Além disso, a equipe começa a proteger e apoiar o que anteriormente precisava ser implementado com esforço.

Se você acredita que a implementação de processos exige superar a barreira no estágio inicial, uma idéia tão simples de como colocar uma versão para desktop deve funcionar bem. Cada participante de manhã verá o quadro atual com tarefas e visualizará novas alterações nos cartões em que está inscrito. Um hábito se formará mais rapidamente.

8. Faça muitas perguntas

Faça uma centena de perguntas no próximo mês nos cartões de tarefas. A equipe é garantida para se envolver. Independentemente do papel da equipe, diga-me quantas declarações na sua empresa você diz e quantas fazem perguntas? Se a maior parte da comunicação passa pelo sistema de controle, torna-se possível acompanhar as discussões e analisá-las.

Alguns exemplos de comentários sobre tarefas, cada um com um efeito diferente no envolvimento de um funcionário em um projeto:

- "Lena, o layout está mal feito, sem alma, refaça-o."
"Lena, quanto você pode aguentar?" Refaça tudo! ”
"Lena, talvez o layout deva ser refeito?" Esta é uma opção que parece não funcionar? ”
"Lena, como você gosta do resultado?" Devo refazer?
"Como você gosta do resultado?" Vamos dar ao cliente? ”
“Não consigo entender por que não gosto. Algo pode ser melhorado?
"Se você passar mais duas horas, vai melhorar?"

Mesmo que amanhã você se torne especificamente uma questão humana, o nível de gerenciamento da empresa aumentará. Os primeiros a fechar são empresas onde muitas tarefas são colocadas e aquelas onde muitas perguntas são feitas são as melhores.

9. Destaque publicamente resultados e elogios no sistema

Há um bom ditado: "Negativo - verbalmente, positivo - por escrito, negativo - pessoalmente, positivo - em público".

Ao conduzir projetos em qualquer sistema de gerenciamento em que você possa se comunicar, isso é especialmente verdade. Se você colocar um comentário positivo simples em cada tarefa concluída, todas as tarefas serão fechadas neste sistema e o mais rápido possível.

Uma prática popular é criar uma coluna "Cheque" no quadro com o processo. Essa coluna não parece muito agradável para alguém que move suas tarefas para lá. , : “, , “”, “, ”.

10.

. , 10 , 10 , 100 , 100 .

, , , - , .

!

, , .