Cada empresa não é uma estrela tecnológica e programadores super legais, mas uma enorme montanha de gargalos, ineficiências e a soma de más decisões, que de alguma forma funcionam e fazem seu trabalho. Mas então você decidiu fazer algumas alterações e imediatamente começou a enfrentar o fato de que em um grande número de processos de negócios você tem problemas. Bem, é claro que esses problemas precisam ser resolvidos não da maneira ideal, mas em termos de custos trabalhistas ideais.
Quero compartilhar um exemplo relacionado ao meu tópico de análise e gerenciamento de dados. Muitas organizações têm serviços financeiros cujo objetivo principal é fornecer informações financeiras ao gerenciamento sobre o estado da empresa. Entre as muitas obras dessas pessoas, há uma dessas tarefas: fazer uma previsão de receita para o próximo período (ano, trimestre para qualquer pessoa). Essa previsão de receita geralmente é o primeiro passo para chegar a um acordo sobre os planos para o próximo período e fazer uma previsão geral para lucros e perdas da empresa.
Todos os envolvidos nesse tipo de previsão entendem que, nesse assunto, não é tanto a precisão das previsões que importa, mas as relações corretas entre suas premissas e resultados. Afinal, o que queremos da previsão? Queremos saber o que acontecerá se fizermos tudo como de costume (COMO ESTÁ) e o que acontecerá se mudarmos algo (scripts). Para que isso funcione, o serviço financeiro deve apresentar algum tipo de modelo corporativo que ele possa gerenciar facilmente, explicar facilmente aos negócios como ele funciona e fornecer dados facilmente em várias seções nas quais a empresa deseja ver esses negócios.
Todas essas são excelentes intenções, mas aqui estamos diante de uma dura realidade: as habilidades metodológicas e técnicas para executar essas tarefas em empresas específicas são francamente fracas. Os modelos são desconfortáveis, rapidamente imutáveis, não atualizáveis, facilmente explicados por nada, os arquivos não são convenientes e os cortes não podem ser obtidos ou por muito tempo. Vamos ver um exemplo concreto em que tudo está ruim e como corrigi-lo.
Onde o oficial de finanças típico estará construindo o modelo? Claro no Excel. Existem várias boas razões para isso:
- A experiência é apenas com esta ferramenta.
- O resultado do trabalho é fácil de transmitir ao cliente.
- Você pode alterar qualquer parte do modelo.
- O Excel simplesmente integra o recebimento, armazenamento, processamento, previsão, apresentação e visualização de dados.
- Você pode fazer com que os consumidores do seu trabalho entendam facilmente o que você passou para eles.
- Permite organizar um interativo simples e trabalhar com o modelo.
Um dos modelos mais simples e um dos mais comuns de previsão de receita é uma fórmula muito simples: o número de clientes no período * verificação média = receita.
O que estava diante de nós era assim (dados, é claro, substituídos por demo):
Que problemas estão nesta folha:
- Os dados da linha de base para 2017 e 2018 são inseridos como valores. Entende-se que, para a implementação de várias versões do orçamento, esses valores serão corrigidos diretamente. É uma grande quantidade de trabalho (já que existem cerca de 30 folhas em vários departamentos), nas quais provavelmente serão cometidos erros, colunas e colunas serão misturadas.
- Embora 2018 tenha sido introduzido como um valor, ele ainda não terminou, então o valor é inserido lá levando em consideração a previsão, que foi feita em algum lugar separadamente.
- A previsão é feita para o ano inteiro. Um dos requisitos para a previsão era fazer uma previsão mensal, por um lado, e, por outro lado, exibi-la em termos anuais, porque A previsão mensal é difícil de analisar e avaliar devido à abundância de números. Dessa forma, uma das dificuldades desse modelo é construir sobre outro modelo, que divide os dados por mês, levando em consideração a sazonalidade. Tudo é "de trás para frente", não o resultado anual do mensal, mas o mensal do anual.
- Os dados iniciais do modelo claramente não aparecem em lugar algum, não há referências a eles e não está claro se esses números estão corretos, o que vemos, se foram extraídos corretamente do armazenamento e resumidos.
- Se houver um desejo de reagrupar a composição dos departamentos, esse modelo será completamente descartado.
- No próximo ano, pouco pode ser reutilizado.
Esta planilha é uma previsão para um dos departamentos da empresa. Existem cerca de 30 folhas no total.Todas essas folhas são combinadas em uma folha de toda a empresa em duas seções: por divisão e por tipo de departamento. Grosso modo, em cada divisão você tem um departamento para a produção de embalagens. Você também gostaria de ver o resultado geral por unidades e separadamente o resultado geral, dividido por diferentes especializações, como a produção de embalagens. A folha parece conceitualmente igual, mas é a soma dos resultados nas últimas 30 folhas.
Esse somatório é implementado da maneira mais simples: enumerando todas as células necessárias para o somatório. Porque Como nem todos os departamentos contêm todos os departamentos, e a posição das linhas em 30 folhas de departamentos pode ser diferente. Para reunir a receita total por departamento, um funcionário teve que compor dezenas de fórmulas nas quais indicou explicitamente quais células ele queria empilhar.
Que problemas vemos nas folhas de resumo?
- Enumeração explícita de células para soma, o que significa que se alguém substituir os valores ou o significado da célula a que nos referimos ao somar, não perceberemos isso e teremos que procurar esse erro por um longo tempo.
- Ao alterar a estrutura da empresa, teremos que alterar não apenas as planilhas dos departamentos afetados pelas alterações, mas também corrigir a planilha com a assembléia geral, porque não haverá novos objetos e os excluídos causarão erros.
- Ao alterar a seção em que queremos examinar a unidade, este modelo não pode fazer absolutamente nada e simplesmente não funciona. Se algum detalhe importante aparecer nos departamentos, em essência, teremos que criar outra planilha de generalização semelhante (que já terá 10 vezes mais links diretos que precisam ser "perfurados", algo entre 1.000 e 10.000).
- O modelo geralmente é completamente destruído se as mudanças na empresa levarem a um agrupamento diferente de entidades. Todo esse trabalho é desperdiçado.
Assim, temos uma estrutura rígida e direta do modelo, capaz de produzir apenas um resultado, pode suportar pequenas alterações nas instalações e está associada a enormes custos de mão-de-obra para atualizar ou fazer alterações. E mesmo a própria criação dessa estrutura já está associada a altos custos trabalhistas.
Por alguma razão, muitas empresas estão prontas para executar essas tarefas para os funcionários trabalhadores, que não têm experiência e habilidades para tornar tudo mais fácil, rápido e conveniente. No entanto, isso não é nem uma questão de dinheiro. A implementação desse arquivo leva cerca de 2 meses de trabalho humano e, em seguida, sem atender a todos os requisitos. Uma abordagem mais razoável para organizar o trabalho com dados exigirá uma semana de trabalho duro! Durante 2 meses de preparação de uma maneira "ruim", você perde não apenas mais dinheiro, mas também muito tempo e nervosismo, porque Tomando o resultado, você detectará erros dezenas de vezes. Isso é um desperdício de recursos. Este é apenas o caso quando, com etapas simples, você pode obter um aumento de 10 vezes na produtividade do trabalho!
Sobre como alcançamos um aumento de 10 vezes na produtividade do trabalho e refizemos o modelo no próximo artigo.