Olhe para esta foto. Nos processos de negócios de muitas empresas, a mesma situação é muitas soluções alternativas que podem simplificar as ações dos funcionários, sem violar as regras. Mas como os gerentes vêem essa realidade dentro da empresa?
A maneira mais fácil é entrar em contato com consultores. O que o mercado de consultoria oferece hoje para resolver esse problema? Realize entrevistas com os funcionários e descubra como eles vêem subjetivamente seus processos. E eles podem vê-lo como o caminho esquerdo na imagem. Ou talvez nem saibam como deve ser esse caminho. O problema surge: como ver a realidade objetiva, e não uma interpretação do ponto de vista de alguém? Isso se aplica a qualquer processo de negócios - compras, vendas, logística, etc.
Na linha de produtos SAP, existe uma solução SAP Process Mining separada que permite visualizar as "etapas digitais" dos funcionários da empresa. De fato, você pode ver qualquer processo de qualquer sistema de informações, acompanhar a conformidade das ações dos funcionários com políticas e padrões corporativos e vários modelos de referência. A escala da empresa não importa aqui - o principal é que o processo em si seja digitalizado e não enrolado no papel.
Por exemplo, na figura acima, o usuário inicia transações no processo de criação de um pedido de vendas. Ele cria um pedido de compra, elabora uma remessa do armazém, depois o envia ao cliente, entrega a fatura, recebe o pagamento. Observe que, no momento em que o usuário realiza transações no sistema, um log de transações aparece nele. Ele mostra que um determinado usuário em um determinado momento criou um número de pedido, alterou o preço e o endereço de entrega, alterou tais e tais documentos, etc.
E esses logs podem ser coletados de qualquer sistema, incluindo auto-escrito, até arquivos de texto e excel. A solução SAP Process Mining possui seus próprios algoritmos internos que podem coletar logs e transformá-los em gráficos. Estas são imagens visuais (veja a Figura 3), que mostram como o processo realmente se parece sem a interpretação de ninguém.
Fig. 3
Como resultado, você pode ver gargalos em cada projeto. Por exemplo, pedidos acumulados em algum lugar. O gerente não pode processá-los rapidamente. A questão é - por quê? Ou não há recursos suficientes ou o processo em si é metodologicamente estruturado para que você gaste muito tempo.
Na Figura 4, vemos o gráfico do processo “Processando um pedido de empréstimo”. Cada bola vermelha é um pedido de empréstimo. O tamanho da bola é determinado pelo valor do pedido de empréstimo (por quanto valor o requerente reivindica). Observando o gráfico, vemos que entre algumas atividades são formadas filas de bolas - linhas vermelhas. Isso sugere que, em um determinado momento, os aplicativos se acumulam entre os estágios ou levam muito tempo para serem processados. Os motivos podem ser diferentes: falta de recursos, pessoal, especificidades dos processos de regulamentação, qualificação dos funcionários e outros motivos.
Fig. 4
A propósito, gargalos são perfeitamente ilustrados nas compras. Especialmente em uma holding com várias filiais, onde esse processo pode ser diferente em cada divisão. Tais processos tomam forma historicamente - pode haver diferentes sistemas de informação, os processos são realizados de acordo com várias metodologias. Em tal situação, mais cedo ou mais tarde, a empresa-mãe desejará trazê-los para um único modelo, para que seja mais fácil de controlar. O objetivo do Process Mining é mostrar a diferença entre o processo da filial e o benchmark, bem como o que precisa ser feito para levar os processos nas filiais a um único padrão. A Figura 5 mostra um exemplo de comparação de duas ramificações: à direita - a referência, à esquerda - exigindo alterações.
Fig.5
A Mineração de Processo é aplicável a tarefas robóticas. Usando esse método de controle de processo, você pode ver onde existem muitas tarefas de rotina e pensar em como elas podem ser robotizadas.
Por exemplo, uma empresa geralmente ajusta preços para pedidos de determinados fornecedores e para certos grupos de materiais. E quanto tempo os funcionários gastam ajustando os preços para 145 mil pedidos por ano, cada um deles leva 40 minutos? Quanto tempo e recursos podem ser economizados se essa quantidade de trabalho for reduzida em pelo menos 30%? Quanto a duração do ciclo de compras será reduzida se esse processo for robótico? Como resultado, as pessoas estarão livres para resolver tarefas analíticas e gerenciais. A Figura 6 mostra uma tabela com uma lista de fornecedores para os quais ocorre um grande número de ajustes manuais.
Fig.6
A Process Mining permite "capturar" e cenários com fraude (fraude). Suponha que, na empresa, cada gerente tenha um determinado território de vendas com lojas nas quais vender mercadorias. No nível do sistema NSI, essa conexão é fixa e depois transmitida ao sistema CRM e ao sistema de relatórios.
O que acontece no final do ano? O vendedor entra nesse sistema e desanexa várias lojas nas quais ele não conseguiu vender as mercadorias. E acontece que seu plano de vendas agora está concluído não em 80%, mas em 100%. Ele recebe um bônus, porque ele fez seu plano. O tempo passa, o novo ano começa e ele se adiciona novamente a essas duas lojas. Após realizar uma investigação interna usando a Mineração de Processos, os gerentes e seus colegas tiveram direitos de acesso ao sistema, a capacidade de alterar dados e fazer ajustes. Um exemplo de um relatório de gerenciamento de direitos e autoridades é mostrado na figura abaixo.
Fig. 7
Nos artigos a seguir sobre mineração de processos, falaremos sobre cenários de vendas e recebíveis, analisaremos exemplos de aplicativos nos processos de compras e pagamentos e faremos uma revisão detalhada sobre integração de dados e upload com um de nossos parceiros.
Os autores do artigo: Ekaterina Tyuleneva, arquiteta de soluções de negócios da SAP e Fedor Pavlov, especialista em soluções de plataforma da SAP.