Esse material é uma pequena parte
do curso de gerenciamento de projetos digitais e será útil principalmente para gerentes de projetos, gerentes de contas e gerentes de agências.
Decidimos compartilhar nossa experiência por um bom motivo: casos desagradáveis de colegas do setor e problemas pessoais sugerem que esse tópico é um ponto delicado para muitos (e não apenas em TI). Leia o material que estrutura de contrato escolher ao trabalhar no SCRUM (e por que) e, o mais importante, como defendê-lo com os advogados do cliente. A vida corrompe quando acordado, 5 regras de precaução, algumas histórias reais, bem como o processo de fluxo de trabalho no estúdio Sibirix por dentro - aqui.
Poucos escrevem um contrato para cada cliente do zero. Quase toda empresa possui algum tipo de modelo, geralmente extraído da Internet e editado. Começamos o mesmo. Ao trabalhar em um modelo em cascata com um fluxo de trabalho, era simples: o trabalho era imediatamente avaliado e registrado no contrato na fase de venda.
Há cerca de 8 anos, começamos a trabalhar no SCRUM - o primeiro em desenvolvimento web (um post separado com um holivar já está no arquivo por esse motivo;). Foi muito legal, mas nosso modelo de contrato familiar e acolhedor não se encaixou bem em novos processos.
A idéia principal era fazer um acordo-quadro mais aplicativos a ele em cada estágio do desenvolvimento.
Esse acordo determina a ordem geral e as condições de trabalho, enquanto nós e o cliente assumimos os riscos apenas dentro da estrutura do Aplicativo atual - em outras palavras, em uma etapa do trabalho.
Nesse modelo, fizemos gradualmente alterações e acréscimos, com base em todos os solavancos que preenchemos. Ele cresceu gradualmente, tornou-se difícil de ler e entender. Começou a passar indecentemente muito tempo para verificar, alterar, coordenar. Surgiu a pergunta: "Precisamos de um advogado?"
Entendemos muito bem que não queríamos ter um advogado no estado (ele não produz nada, o que significa que ele enfurecerá o diretor). Que os gerentes não têm muito tempo para trabalhar com documentos. Ao mesmo tempo, queríamos realmente tornar o fluxo de trabalho seguro. Portanto, refatoramos os modelos
com a ajuda de advogados da Runetlex e introduzimos regulamentos especiais que reduziram bastante a complexidade e a probabilidade de erros.
Por exemplo:
- Um novo contrato sempre deve ser preparado a partir de um modelo, e não de um contrato de um cliente anterior. Desculpar-se pelo nome de outra pessoa nos documentos já é desagradável, mas ainda há trabalhos na NDA ....
- Os locais onde os dados podem mudar são destacados em cores: isso economiza 20% do tempo na preparação de documentos a partir de modelos.
- Antes de enviar o contrato ao cliente, em qualquer caso, ele deve ser verificado novamente. E muito desejável - uma pessoa diferente. O problema é que essa pessoa geralmente está sozinha na empresa. E pode haver muitos documentos (por exemplo, temos mais de 400 por ano).
- E não apenas - os regulamentos são realmente bastante grandes.
As mais desagradáveis, mas inevitáveis - são as correções dos advogados do Cliente. E eles também precisam ser verificados e avaliados quanto a possíveis riscos. A solução é ter um modelo de contrato comprovado para cada tipo de serviço e uma lista de verificação para trabalhar com objeções (compartilhamos nosso modelo
aqui ). Então, a negociação não requer muito tempo e bom senso.
Existem três tipos de edições com as quais usamos algoritmos diferentes para trabalhar:
- Refinamentos de processo. Na maioria das vezes, vêm de gerentes de projeto do lado do cliente. Geralmente, basta dizer mais uma vez por que o trabalho será construído dessa maneira, e não de outra forma, e quais as vantagens que ele oferece ao cliente.
- "Nocauteando" as condições mais favoráveis. Mais iterações de edições, menos prazos, preços mais baixos. O que fazer Conecte o bom senso, mostre que o custo e o tempo dependem diretamente da complexidade. Precisamos de mais iterações de edições - ok, mas levará mais dinheiro e dias. Deve ser mais barato - reduzimos o escopo do trabalho: você sempre pode tirar algumas funções do orçamento. Trabalho livre é um pecado.
- Referências dos advogados do cliente. Existem muitos, mais precisamente, MUITOS, especialmente nos casos em que o advogado está tentando não resolver algum problema real, mas criar a aparência de trabalho. As edições podem não ser muito racionais e compreensíveis. Vamos ver como trabalhar com isso para coordenar documentos com o mínimo de perdas.
O primeiro passo é pré-estipular cláusulas do contrato que são projetadas especificamente para serem flexíveis e se adaptarem ao cliente específico. Podem ser disposições que duplicam normas legais ou regulam as nuances do trabalho que são convenientes para você, mas não fundamentais. Esses itens são os que você deseja desistir. Sua ausência não afetará a complexidade, prazo, custo, processos ou riscos. Portanto, se os advogados do cliente forem muito solicitados, você poderá excluí-los com segurança, protegendo-os anteriormente.
Nos nossos modelos, esses itens são destacados e os gerentes podem tomar decisões sobre eles de forma independente.Infelizmente, além dos pontos que você realmente não queria, existem outros nos documentos. Para você, eles não são apenas importantes, mas fundamentais. Quando os advogados do cliente enviarem correções, você precisará concordar. Não existe e não pode haver um único algoritmo, é sempre um processo de negociação.
Em tais pontos, em primeiro lugar, vale a pena propor uma redação alternativa. Mesmo que a outra versão contenha apenas concessões ou esclarecimentos menores e, em geral, quase não seja diferente da anterior, eles geralmente sentirão falta dela.
Compare - os advogados não concordaram com esta redação:
O Cliente concede ao Empreiteiro o direito de usar seu nome (nome), logotipos, marcas registradas, designações comerciais no portfólio e materiais informativos do Empreiteiro. O cliente concede ao Empreiteiro o direito
anunciar os resultados de todos os trabalhos previstos no Contrato.
E este foi esquecido:
O Cliente concede ao Empreiteiro o direito de usar seu nome e logotipo no portfólio e materiais de informação do Empreiteiro, bem como anunciar os resultados de todo o trabalho sob o Contrato, sujeito a aprovação preliminar do texto do anúncio com o Cliente, enviando um e-mail à pessoa responsável do Cliente o mais tardar em 2 dias úteis antes da publicação proposta.
É ainda melhor fazer uma lista preliminar de pontos sobre os quais muitas vezes surgem divergências e preparar alternativas com antecedência. O bônus desta lista é que ela permite delegar parcialmente a discussão de edições para gerentes de conta e gerentes de projeto.
Se você não concordar com nenhum ponto, tente mover as negociações para um nível superior. Muitas vezes, basta dizer que você não tem autoridade suficiente e só pode resolver o problema através do CEO. O escalonamento é sempre intensivo em recursos para ambas as partes; portanto, em pontos não críticos, os problemas provavelmente serão resolvidos sem ele.
Se o cliente pedir para adicionar sanções ao contrato - por exemplo, por atraso no trabalho - pense se ele próprio pode adiar exatamente da mesma maneira. Se sim - adicione dois itens de espelho: para você e para ele. Não somos responsáveis por esses parâmetros que estão completamente ao nosso alcance. Mas responsabilidade é uma coisa de dois gumes. E é uma ocasião mais uma vez para superestimar os riscos e, possivelmente, abandonar as sanções em geral.
O
arquivo dos casos de arbitragem tem um histórico judicial do cliente. Muitos processos contra fornecedores? Sim, talvez ele seja realmente azarado o tempo todo, mas seu departamento jurídico é benéfico e ganha dinheiro com brechas nos documentos. Lembre-se disso ao avaliar os riscos e a lucratividade de um projeto e ao concordar com as revisões. Por exemplo, esse é um argumento importante ao se concordar com um ponto de jurisdição.
Além dos scripts para coordenar as correções, em nossos regulamentos existem várias regras de precaução que serão úteis em qualquer setor:
Regra 1. Nenhum documento no Word. Fornecemos documentos ao cliente no modo de edição no Google ou (se os advogados do cliente precisarem de um arquivo) um arquivo pdf. É mais fácil transferir pontos do protocolo de desacordos para o Google.Docs do que verificar completamente o texto do Word quanto à presença de alterações despercebidas.
Regra 2. Verifique os documentos. Acontece que os clientes adicionam de 2 a 3 edições no modo de edição e o restante faz discretamente, na esperança de que ninguém notará. Tivemos dois casos: os termos, valores e processos foram alterados.
Regra 3. Verifique as versões originais do cliente. Eles podem repentinamente diferir do documento acordado. Infelizmente, em nossa prática, essa opção foi encontrada várias vezes.
Regra 4. Exigir uma procuração se o contrato não tiver sido assinado pelo diretor geral. E verifique se não está vencido. Caso contrário, no tribunal, o contrato pode ser declarado inválido e, não importa o quão bem você faça seu trabalho, terá que devolver o dinheiro. O caso não é fictício (colegas compartilharam).
Regra 5. Verifique assinaturas. A assinatura em um documento específico deve coincidir com o modelo de assinatura no contrato-quadro (e nos documentos constitutivos da empresa, você solicita cópias das cópias às contrapartes, certo?) E tem algo em comum com o nome do signatário. Devido à assinatura duvidosa, os documentos também podem ser invalidados.
Acreditamos que o contrato deve refletir com precisão os acordos e regras reais do jogo. Não deve interferir no trabalho. Em caso de disputa, agitar pedaços de papel na frente do nariz é uma ideia fraca e duvidosa. Mas a ordem nos documentos deve ser. Caso contrário, basta ser guiado pelo senso comum e pela intuição.
O modelo do contrato principal e seu anexo podem ser baixados aqui .