Gerenciamento de riscos - por que os procedimentos são tão raros?

Aparente simplicidade

Em qualquer livro, incluindo o PMBOK, o procedimento de gerenciamento de riscos é descrito em termos claros e compreensíveis.

O risco é necessário:

• revelar
• sujeito a análise qualitativa e quantitativa
• colocar na seção apropriada da matriz de risco
• tomar uma decisão em trabalhar com ele
• acompanhar até o início ou perda de relevância.

No entanto, na vida real, não é tão frequente que você possa ver cuidadosamente seguindo esses procedimentos e, com menos frequência, os benefícios disso.

Por trás da aparente simplicidade está o trabalho diário do gerente de projetos, exigindo disciplina, criatividade e esforço intelectual. E como o risco é um evento provável no futuro que pode não acontecer, agora não quero fazê-lo agora - há tarefas mais urgentes.

Suponha que um gerente de projeto entenda que o gerenciamento de riscos é necessário. Convencê-lo disso não é necessário. Mas como fazê-lo da maneira mais eficiente? Quais técnicas e ferramentas devem ser usadas para realmente reduzir as perdas do início dos riscos com um investimento mínimo de tempo?

Ferramentas de risco

Existe um conjunto de ferramentas obrigatórias, cuja presença, além da qualidade do conteúdo, já indica que o gerente de projetos está tentando gerenciar riscos. É

• Registro de risco
• Cartões de risco crítico
• Atribuições e tarefas de risco

No entanto, apenas a presença deles não fornece um resultado.

Primeiro, você precisa identificar corretamente o risco. Como regra, uma cadeia de eventos leva a consequências adversas. O que é risco? As consequências ou um dos eventos que levam a isso?

Vejamos um exemplo simples.

A figura mostra a mesma cadeia, mas a ênfase está em links diferentes.



Você pode tentar nunca se atrasar para o trabalho. Por exemplo, para evitar o atraso, saia meia hora antes. E esta é uma boa opção se você é um cotovelo, e meia hora de sono pela manhã não é de grande valor para você.

E você pode redirecionar um telefone fixo para um celular e provavelmente evitar uma chamada perdida, apesar de estar atrasado.

O custo de lidar com a probabilidade de risco em dois casos é diferente. Meia hora de sono ou um redirecionamento inútil para um celular. Dependendo da definição do que estamos enfrentando, o custo da prevenção pode variar drasticamente.

Um evento arriscado é algo com o qual lutaremos, que tentaremos impedir.
Os seguintes critérios podem ser usados ​​como uma dica prática para determinar um evento de risco:

• Um evento está sob controle direto - pode ser reconhecido, pode ser influenciado.
• O evento é garantido para levar ao aparecimento de consequências.
• Existe uma maneira padrão de resolver o problema e esse método geralmente é barato.

Identificar riscos é um processo contínuo. Eles podem ser formulados com base em experiências anteriores, análise da situação atual, podem ser relatados por qualquer pessoa e sob qualquer forma. Se você mantiver os olhos abertos, as informações de risco sempre estarão lá.
A questão é: o que vale a pena entrar nesse registro?

A entrada no registro de riscos deve ser específica:

• Se acontecer ...
• As consequências virão ...
• Podemos fazer o seguinte sobre isso ..

Para cada risco, uma pessoa responsável e uma data de controle são atribuídas.

Recomendo a seguinte estrutura do registro de riscos, que, no entanto, pode ser alterada ou complementada de acordo com condições e preferências específicas:

1. Não. - Código de risco exclusivo
2. Título - uma breve designação de risco
3. Descrição - uma descrição do evento de risco e as consequências
4. Aberto - Data do registro de risco
5. Iniciador - nome completo do iniciador
6. Controle de riscos - nome completo da pessoa responsável pelo controle regular de riscos
7. Prioridade - Alta / Média / Baixa
8. Data da decisão necessária - quando decidir sobre ações de risco ou problema
9. As consequências do início do risco (prazo e custo) - Qual será o início do risco, em termos numéricos.
10. Ações de risco - O que fazer com o risco
11. Responsável pelas ações - Quem deve realizar essas ações
12. Data planejada da ação - Quando executar uma ação
13. Ações em risco - O que fazer se ocorrer risco
14. Data do status - Data da atualização do status
15. Status - Aberto / Análise concluída / Resolvido / Fechado

Mapa de risco
Os riscos mais importantes são dignos de criar um documento separado sobre eles - um mapa de riscos.

No mapa de risco, escrevemos:

• uma descrição detalhada do que pode acontecer
• quais são as consequências, de preferência expressas em dinheiro
• probabilidade de ocorrência
• opções de ação (não faça nada, faça alguma coisa, faça outra coisa)
• Decisão e plano de ação

O mapa de risco é muito conveniente para escalação. Se as ações dependerem de outra pessoa que não esteja no poder do gerente de projeto, será necessário escalar.

3. Implementação do plano de gerenciamento de riscos

Você pode identificar riscos, manter um registro, redigir cartões. Mas se não houver ação de risco, todas as etapas anteriores serão inúteis.

São possíveis as seguintes estratégias de gerenciamento de riscos e exemplos de sua aplicação:

• Fuga - não faça um projeto; recusar o uso de tecnologia desconhecida.
• Restringir - tomar qualquer ação para reduzir a probabilidade ou o grau de impacto das consequências: atrair um subcontratado com experiência relevante; mover tarefas arriscadas para o início do projeto; realizar testes adicionais.
• Aceitar - criar uma reserva para o início do risco (buffer temporário, estoque no orçamento)
• Transferência - atribua a alguém (cliente, contratado, companhia de seguros) a responsabilidade pela implementação de uma tarefa para a qual exista um risco ou suas conseqüências.

Depois de decidir qual estratégia escolher, as ações planejadas, é importante garantir sua implementação.

Em um dos projetos, usei a seguinte prática. Ele nomeou uma reunião sobre riscos com o Diretor Geral Adjunto do cliente e veio com vários cartões de risco. Ele pediu para ler, se necessário, explicou alguma coisa, pediu para escolher uma das opções ou formular outra solução. Depois disso - assine no papel. Isso estimulou muito as ações das pessoas na subordinação desse líder.

No entanto, esse esquema nem sempre é aplicável se não corresponder à cultura corporativa ou se o gerente tiver táticas para evitar a decisão. A manipulação é um assunto criativo.

Em outro projeto, preparamos mapas de risco no portal do projeto (consulte Usando o JIRA e o Confluence no gerenciamento de projetos ), que foram coletados automaticamente no registro. Essa opção é mais conveniente do que tentar acomodar toda a abundância de informações em uma planilha do Excel. Além disso, devido à conexão com o sistema de gerenciamento de tarefas, era fácil planejar e controlar as ações de risco.

Esta declaração não afirma ser termos estritos e abrangentes do tópico. Em vez disso, tentei compartilhar o que realmente funciona.

Se você perceber a importância do gerenciamento de riscos, usar sistematicamente as ferramentas e abordá-las na prática, poderá evitar muitas complicações e o trabalho extra que elas causam.