Minha experiência no escritório de projetos sugere que uma combinação de métodos fornece o melhor resultado para melhorar as habilidades dos gerentes de projetos.
A adição de algumas técnicas a este sistema gera um aumento múltiplo no resultado.A grande empresa de consultoria em que trabalhei naquela época estava pensando em como aumentar o sucesso dos projetos, significando o aumento da lucratividade e a conclusão dos projetos no prazo.
Obviamente, o sucesso de um projeto depende em grande parte do trabalho do gerente de projeto. Portanto, decidiu-se aprimorar suas habilidades e organizar seu trabalho através de procedimentos e técnicas obrigatórias. Algo funcionou bem, algo em menor grau. Não vou descrever a história toda, vou me concentrar apenas em pontos-chave.
1. Monitor de Projeto
Em primeiro lugar, lançamos o procedimento de monitoramento do projeto.
A cada semana, o gerente do projeto preenchia um "monitor de saúde" on-line do projeto. Para fazer isso, ele avaliou o projeto de oito maneiras:
- tempo - até que ponto o cronograma do projeto é seguro?
- orçamento - a previsão de custo do projeto se encaixa no plano?
- escopo do projeto - a mudança no escopo do trabalho está ficando fora de controle?
- produto - o cliente está satisfeito com os resultados das atividades atuais?
- recursos - a equipe do projeto possui pessoal suficiente?
- Obrigações do Cliente - O Cliente cumpre sua parte do trabalho?
- relações com o cliente - existem conflitos, as relações vasimotoras são construtivas?
- interações com terceiros - está tudo bem com os subcontratados?
A classificação foi na forma de um semáforo: "Verde", "Amarelo", "Vermelho". Mais comentários necessários para classificações em vermelho, opcionais para outros.
Isso tornou possível controlar a imagem geral dos projetos e chamar a atenção dos gerentes para o que está em uma zona desfavorecida. Para projetos na zona vermelha, bem como para todos os principais projetos, era realizada uma revisão regular com o diretor do departamento.
2. Treinamento para gerentes de projeto
O escritório do projeto desenvolveu cursos e treinou regularmente a RP. Primeiro de tudo, foi o treinamento para trabalhar com o cronograma, riscos e orçamento do projeto. Realizou mesas-redondas sobre troca de experiências. Gravamos vídeos e cursos online.
Não havia nada de fundamentalmente novo nisso: a regularidade e a atmosfera de novas oportunidades criadas pelos treinadores eram importantes. Tentamos fazer cursos muito compactos e práticos que transmitissem a experiência dos melhores líderes aos menos experientes.
3. Auditoria e suporte ao projeto
O que realmente era novo era a participação da equipe mais experiente do escritório de projetos em projetos em andamento.
A participação foi expressa em duas coisas.
O primeiro é a auditoria do projeto. Investigamos o status do gerenciamento de projetos, de acordo com os documentos, de acordo com entrevistas com o gerente do projeto e fizemos recomendações que precisam ser ajustadas.
O segundo, mais trabalhoso, é o apoio ao projeto. Se alguém da República da Polônia precisava de ajuda, um funcionário do escritório do projeto tornou-se um "treinador de jogo" e ajudou a corrigir a situação.
Por exemplo, nós, juntamente com o PR atual, sentamos e trabalhamos juntos no plano de um projeto, tanto do ponto de vista substantivo como do ponto de vista das regras para sua preparação. Ou discutiu as prioridades das tarefas atuais. Ou eles tentaram encontrar opções para resolver problemas na equipe do projeto.
Às vezes era necessário conversar com o cliente. Apresentamos isso como uma auditoria interna que visa melhorar a qualidade do gerenciamento de projetos. O próprio fato de aparecer uma nova pessoa que ouve atentamente, aliviou a tensão e deu tempo extra e a possibilidade de uma reinicialização.
A principal diferença entre essa interação e o treinamento regular é que o RP aprendeu a usar as ferramentas de gerenciamento de projetos em uma situação de combate, já tendo preenchido alguns dos obstáculos. A eficácia desse trabalho é muito maior. Os gerentes com quem trabalhamos dessa maneira recrutaram qualificações em uma ordem de magnitude mais rapidamente.
Em uma combinação de métodos, a educação continuada desempenha um papel especial no decorrer do trabalho prático. Isso pode ser feito pelo chefe de prática ou outro RP experiente. Os métodos de treinamento e o feedback de qualidade fazem maravilhas, complementando o treinamento e os regulamentos formais.