A experiência do gerente de projetos manifesta-se, entre outras coisas, nas pequenas coisas que lhe permitem trabalhar com eficiência. Isso é especialmente importante no início do projeto, quando você precisa iniciar rapidamente todos os processos. Um RP experiente chega ao projeto com uma mala com suas próprias ferramentas e técnicas que permitem iniciar sem muita discussão a melhor forma de organizar o trabalho.
Nos treinamentos, às vezes são perguntados sobre chips, técnicas e tecnologias. Quando você faz algo por um longo tempo, essas coisas se tornam evidentes e é difícil responder imediatamente à pergunta. No entanto, tentarei destacar alguns, à primeira vista, pontos insignificantes que ajudam a economizar tempo e esforço. Pequenos hacks da vida.
O que há na bolsa?
Quando um projeto é iniciado, é fundamental iniciar rapidamente o trabalho dos participantes do projeto. Para isso, é melhor determinar com antecedência os procedimentos, ferramentas e regras pelas quais a equipe do projeto trabalhará.
Rápido é a palavra-chave, porque confusão e vacilação se tornam um processo autossustentável, e uma pilha de atividades improdutivas e mal organizadas cresce como uma bola de neve.
Portanto, Lifehack 1: ao chegar ao projeto, você precisa ter procedimentos de rascunho, documentos e ferramentas desenvolvidas que você só precisa implantar, mostrar e convencer a todos de que essa não é a única opção, mas comprovada.
O que especificamente:
- Estrutura da equipe do projeto e alocação de responsabilidades.
- Um conjunto de procedimentos de design. Se você os descreveu bem em um dos projetos, apenas a adaptação e a melhoria continuam.
- Uma maneira de organizar uma biblioteca de design. Um artigo do JIRA e Confluence sobre gerenciamento de projetos fala sobre uma das opções.
- Organização de gerenciamento de tarefas. No mesmo artigo, você encontrará uma descrição da opção que usamos.
- Plano típico de projeto de alto nível e metodologia de implementação
- Um conjunto de riscos típicos
Tendo tudo pronto, você pode começar imediatamente.
Quem compra o fígado?
O truque de vida 1 diz que o projeto começa muito antes da equipe do projeto se reunir. Se você conseguir preparar a infraestrutura com antecedência, a organização do trabalho se tornará incomparável mais fácil.
Para otimizar ainda mais o processo de inicialização, é bom preparar uma página para novos membros da equipe do projeto. Isso permitirá que você não perca tempo resolvendo problemas do dia a dia.
O que poderia estar nesta descrição:
- Onde e como obter um passe de entrada se o trabalho estiver no território do cliente
- Quais são as regras da programação (dias úteis, fins de semana)
- Como conectar remotamente, se possível
- Como conectar uma impressora
- Onde fica a sala de jantar, qual a melhor maneira de chegar ao escritório
- Quais são as regras de relato, se o trabalho estiver em folhas de ponto, como relatar despesas
- Quem compra o fígado
Para que todas essas informações estejam disponíveis, você precisa determinar imediatamente o centro de informações do projeto. É conveniente fazer isso usando o portal no wiki, onde você pode postar informações para novos participantes, um cartão de contato e todos os tipos de links, procedimentos de design e anúncios.
Regras para documentos
Um dos regulamentos, que facilita muito a vida, são as regras para nomeação e os padrões para a escrita de documentos.
Se você especificar uma regra para codificar um nome de arquivo, será fácil encontrá-los e identificá-los posteriormente sem abri-lo. Por exemplo:
<Código do projeto>. <Código da Tarefa>. <Nome do Documento>. <Versão>É útil designar as principais tarefas do projeto com códigos. Na metodologia de implementação Oracle, por exemplo, todas as tarefas de design são pré-codificadas: “TA.030 - Arquitetura Técnica”, “TE.025 - Cenários de Teste” etc. Depois de um tempo, todos no projeto começam a conversar com esses códigos, porque é inequívoco e econômico.
As regras da papelada são definidas por modelos. Você pode criar um modelo de folha de rosto como um arquivo separado e, em seguida, criar novos documentos. Isso usa automaticamente os estilos definidos no arquivo.
Uma vez fui ainda mais longe e escrevi uma folha de dicas na qual descrevi os princípios para escrever o texto dos documentos do projeto: as regras para o uso de estilos, cabeçalhos de fontes, abreviações, etc. No entanto, a eficácia disso não foi muito alta, infelizmente. Ninguém lê as instruções de nós.
Reuniões e atas
O flagelo de grandes projetos são reuniões intermináveis. Uma reunião que dura mais de uma hora se torna ineficaz porque os participantes se cansam, perdem o foco e começam a circular.
Para reduzi-los, você deve pelo menos: a) se preparar para eles; b) estabelecer uma meta para si mesmo - caber em 30 a 40 minutos; c) moderar o processo. Muitos livros foram escritos sobre isso; aqueles que desejam se profissionalizar neste campo o lerão.
O que eu quero prestar atenção é a compilação de protocolos. Acontece que depois de uma reunião outro dia, três concordam com um protocolo. Muito tempo e esforço são gastos nisso, e as informações durante esse período "vão mal".
Idealmente, as atas devem estar prontas até o final da reunião. Você pode fazer isso imediatamente em uma carta enviada pelo facilitador quando todos os outros saírem da sala de reuniões. Preparamos o protocolo na página do portal do projeto, que criamos de acordo com o modelo no início de cada reunião e o preenchemos no curso (consulte
JIRA e Confluence em gerenciamento de projetos ). Depois disso, qualquer participante poderia complementar ou corrigir a redação, mas o protocolo era considerado relevante a qualquer momento. O histórico de todas as alterações foi mantido, foi possível ver quem fez as alterações. Portanto, não tivemos tempo adicional para aprovação.
Relatórios semanais
Mesmo que ninguém precise, é melhor introduzir a prática de relatórios formais semanais desde o início do projeto.
O relatório deve ter uma ou duas páginas. O conteúdo do relatório é estruturado e unificado de semana para semana. Pelo menos ele contém:
- Avaliação geral do projeto, por exemplo, por um semáforo. E comentários sobre esse assunto - onde estamos, principais realizações e problemas
- Tarefas concluídas da semana anterior
- Planejar para a próxima semana
- Riscos, problemas, sugestões
Mesmo se você enviar um relatório para um grupo limitado de pessoas, lembre-se de que o relatório pode chegar a qualquer pessoa, de qualquer membro da equipe do projeto até os acionistas da empresa. Portanto, escolha com cuidado as palavras e informações que você não mostra. Antes de enviar, é necessário coordená-lo com alguém que protegerá o status deste projeto com você.
O relatório semanal cria um ritmo que disciplina o PR e cria confiança entre seus gerentes e clientes de que tudo está sob controle e eles entendem o que está acontecendo no projeto. O semáforo está verde - está tudo bem!
Falta de tempo
O recurso mais escasso é o tempo. Tudo é impossível de fazer. Portanto, a coisa mais útil que um gerente de projeto pode tomar é parar, não fazer nada por um tempo e pensar em prioridades, deixando o cérebro nadar por 10 minutos livre. Relaxar o corpo e meditar rapidamente ajuda a ver o que é importante e o que não é; o que fazer em primeiro lugar e o que pode ser dado aos outros.
No entanto, há coisas que não podem ser adiadas. Por exemplo, se você prometeu enviar um relatório sobre o andamento do projeto na sexta-feira à noite, precisará fazê-lo. Porque, caso contrário, será necessário prestar atenção no momento em que for completamente inaceitável. Um negócio inacabado devora energia. É melhor não adiar a rotina, o que deve ser feito dentro do cronograma. Caso contrário, ele alcança como uma avalanche. É melhor forçar, fazer e dormir profundamente.
Relacionamento
Além de procedimentos e regulamentos, há sempre um relacionamento. Relações na equipe do projeto, relações com o cliente. Um respeito sincero por todos desempenha um papel aqui; entender que todas as pessoas, não apenas os participantes do projeto. Se o RP não tiver isso dentro, nenhuma formação de equipe ajudará.
Se você tem uma relação de trabalho construtiva estabelecida, será perdoado por muitos erros. E se eles não estiverem lá, eles podem não entender suas realizações. Essa é a natureza humana.
É claro que realizamos algumas coisas para que você não possa nos contar tudo. É sempre útil observar o trabalho do mestre, se ele gerencia o projeto, conserta sapatos ou escreve um livro. Você pode aprender com qualquer um, se vir a essência.