Aqui recordamos um dos projetos de longa data - a automação de processos de negócios de rotina em uma empresa industrial. Não se trata de know-how, mas de soluções padrão que funcionam efetivamente.
Assim, a história se passa em uma empresa da indústria química, onde cerca de 8 mil pessoas trabalham em várias instalações geograficamente distribuídas. Cada uma dessas instalações possui seu próprio departamento de pessoal. De tempos em tempos, todos os funcionários precisam receber consultas e folhas de pagamento em modo constante. Anteriormente, eles procuravam funcionários que passavam bastante tempo trabalhando na preparação e classificação de toda a documentação (parte dos documentos enviados para as oficinas, alguns para as minas). Além disso, 85% das solicitações são emissão de documentos que não requerem assinatura. É por isso que o cliente nos pediu para automatizar processos padrão para emitir folhas de liquidação. As solicitações restantes, por exemplo, para emissão de certificados, ainda requerem processamento manual: carimbos e assinaturas.
Como o processo de emissão de documentos e certificados geralmente funciona?
Na maioria dos casos, em qualquer empresa de grande porte, há vários funcionários responsáveis pela preparação e emissão de certificados, documentos, formulários de inscrição, atualização de informações sobre os funcionários. De fato, todo o processo de fluxo de trabalho da equipe passa por eles. Depois, os documentos são enviados aos chefes das oficinas, depois deles - aos chefes de departamentos e brigadas, e somente depois que os papéis chegam aos funcionários comuns. O processo pode levar de 3 a 4 dias. Além dos custos de mão-de-obra dos funcionários, os funcionários que precisam receber uma folha de pagamento ou, por exemplo, um certificado de imposto de renda 2-pessoal, precisam passar o tempo no caminho para o departamento de pessoal duas vezes: pedir um certificado e depois recebê-lo.
Como esse processo funciona agora
Colocamos quiosques de informações nos sites do cliente. Na aparência, elas lembram muito aquelas que cada um de nós se lembra por máquinas automáticas de pagar contas pelas comunicações móveis. Graças aos quiosques, acabou por minimizar o problema do apelo físico dos funcionários ao pessoal de RH. Agora, se o documento não exigir assinatura e impressão, ele poderá ser obtido em alguns minutos, mesmo no salão da oficina, onde os funcionários trabalham sem estações de trabalho equipadas.
Em que consiste um quiosque?
A base do quiosque é um computador e impressora, além de uma tela sensível ao toque de 19 ”, um leitor de cartões no formato HID, EM-Marine, alto-falantes para reprodução de áudio e uma fonte de alimentação ininterrupta. O leitor permite que os funcionários efetuem login no sistema usando um nome de usuário e senha. A impressão de documentos está disponível no formato A5 ou A4, em frente e verso.
Como tudo isso funciona?
Cada funcionário, apoiado em um leitor de quiosque, pode imprimir qualquer memorando e instruções, folha de pagamento, folha de ponto, informações sobre feriados e ver o equilíbrio entre nutrição médica e preventiva. Ao mesmo tempo, é necessária a autorização do funcionário sempre: o quiosque não armazena a sessão do usuário. Agora, existem 14 formulários de inscrição no sistema, além de termos adicionado formulários de pedidos de ajuda: um funcionário preenche os campos obrigatórios com a ajuda do hardware e recebe um certificado de que você só precisa assinar o departamento de pessoal. Isso acelera bastante o processo. O software nos quiosques acessa os dados do sistema de pessoal por meio do servidor de aplicativos ou servidor proxy criado, coleta informações e gera o documento necessário.
Pouco tempo após o início do projeto, também adicionamos o registro de funcionários no serviço SMS. Nele, você pode ver as cinco solicitações e folhas de pagamento mais frequentes.
Em um dos locais, adicionamos o registro de odontologia pela VHI. O processo está organizado da seguinte forma: o curador recruta um grupo de funcionários que precisam da ajuda de um dentista, depois vai à clínica e registra todos. Simplificamos o processo de coleta de aplicativos usando o quiosque. Acabou sendo uma espécie de fila eletrônica: um funcionário preenche um aplicativo por meio de um quiosque, recebe um número de série e entende quantas pessoas estão à sua frente. E o curador recebe uma lista de funcionários que precisam ser marcados. Além disso, a pedido do cliente, instalamos uma linha de corrida nos quiosques, que transmite informações atualizadas para funcionários, uma lista de programas sociais, a data da festa corporativa e assim por diante.
Quanto ao monitoramento do desempenho dos quiosques: o quiosque e a impressora são constantemente monitorados para rastrear leituras críticas. Por exemplo, o toner ou o papel acaba, atolamentos de papel, interrupções na comunicação. Se alguma dessas situações ocorrer, uma notificação automática será enviada para o email de suporte. Enquanto o problema está sendo resolvido, o bichano fica offline com recursos limitados.
Alguns detalhes mais técnicos
Como eu disse, um quiosque é um computador e uma impressora.
Nós mesmos desenvolvemos o software. Ele é responsável pela autorização dos funcionários, integra-se ao correio, para que os pedidos de consultas (que exigem assinatura) sejam automaticamente enviados por e-mail ao departamento de pessoal. Além disso, há monitoramento de terminais e impressoras, monitoramento da disponibilidade de back-end, configurações e acesso remoto.
Quanto ao serviço: no local de cada cliente, há um serviço de suporte que recebe notificações em caso de avaria ou força maior, quando o papel acaba, por exemplo. E o suporte técnico do software acontece remotamente conosco.
Também testamos o quiosque em nosso escritório em uma amostra de engenharia. Aqui, por exemplo, configuramos um conjunto de referências necessárias para um cliente específico:
Um pouco de interface:
A propósito, além de consultas, você também pode obter informações sobre a experiência:
Olhando um pouco à frente: agora estamos implementando a segunda versão do projeto. É tudo a mesma coisa, apenas no aplicativo móvel.
A interface é geralmente a mesma:
A propósito, podemos fornecer novas instalações como um serviço gerenciado (ou seja, por uma taxa mensal e não padronizada para um projeto). Tudo depende das necessidades do cliente.
Se você tiver alguma dúvida, terei prazer em responder: dakulov@croc.ru