Recentemente,
publicamos um artigo sobre por que os varejistas estrangeiros na Rússia precisam do serviço de “abertura de loja pronta para usar”. Hoje, gostaríamos de falar novamente sobre as filiais russas de marcas estrangeiras e redes de varejo e falar sobre a solução Pilot, que os ajuda a atender aos requisitos da legislação de nosso país.
Por que essa docking é necessária entre os programas
É bastante difícil para os representantes de empresas estrangeiras que estão descobrindo o mercado russo pela primeira vez se adaptar rapidamente aos requisitos de nossa legislação. E os sistemas de informação utilizados por eles não permitem relatórios contábeis e fiscais de acordo com nossas leis. Ao mesmo tempo, a necessidade de ter informações consolidadas sobre todos os escritórios de representação em seu sistema básico de informações também não desaparece, pois é necessária para as decisões de análise e gerenciamento. Portanto, varejistas estrangeiros precisam de software que possa integrar vários sistemas e sincronizar dados neles.
Vamos dar um exemplo. Um dos clientes da Pilot - uma cadeia estrangeira de lojas de roupas femininas procurou-nos exatamente por essa conexão. Ele precisava integrar os seguintes sistemas:
- sistema contábil da matriz localizada no exterior (SAP);
- Sistema de negociação de front office para mesas de dinheiro e outros equipamentos de negociação ( Profi-T );
- sistema de contabilidade para visitantes em lojas (SM Counter);
- sistema contábil ("Contabilidade 1C").
Portanto, o sistema de integração deve ter as seguintes funções básicas:- importação de sortimento e preços (do principal sistema SAP);
- importação de notificações de remessa de mercadorias enviadas para a Rússia (do principal sistema SAP);
- importação de dados sobre mercadorias realmente recebidas (do arquivo de declaração aduaneira fornecido pelo despachante aduaneiro);
- a formação de documentos sobre a entrada de mercadorias nas lojas (inclusive com base nos terminais de coleta de dados - TSD);
- geração de documentos para movimentação entre lojas (inclusive com base em dados TSD);
- geração de documentos de inventário nas lojas (inclusive com base nos dados do TSD);
- importação e consolidação de dados de vendas de todas as lojas da rede (do sistema de atendimento comercial Profi-T);
- exportação de dados consolidados sobre resultados de vendas (para o principal sistema SAP);
- relatórios sobre distribuição e desempenho de mercadorias em várias seções;
- exportação de dados de desempenho para fornecer relatórios de impostos ao programa de contabilidade (em "Contabilidade 1C").
Para resolver a tarefa que nos foi proposta
, os especialistas da
Pilot desenvolveram o sistema RBS (Retail Backoffice System)
na plataforma 1C 8.3. Hoje já é utilizado com sucesso por varejistas de moda conhecidos no mercado russo. O sistema RBS foi projetado para coletar, processar e consolidar dados sobre as atividades do cliente, a fim de monitorar as atividades, tomar decisões de gerenciamento e enviar demonstrações financeiras a órgãos governamentais.
O RBS existe em várias modificações - para cada cliente, pois é óbvio que, neste caso, não pode haver solução de circulação universal. Afinal, os varejistas vêm de diferentes países e quase todos eles têm seus próprios sistemas básicos de informações e recursos contábeis. Além disso, vários programas de caixa podem ser usados (por exemplo, Profi-T, Retail Pro). No entanto, a composição dos módulos básicos do RBS varia um pouco de versão para versão, mas, ao mesmo tempo, o programa é bastante modificado para atender aos requisitos e características de cada cliente.
Como o RBS funciona
Como parte do nosso exemplo, queremos mostrar uma descrição da operação de uma das últimas modificações do RBS. A ordem de movimentação e processamento de dados em formato eletrônico é a seguinte:
1. Um arquivo idoc com uma lista de mercadorias e preços de varejo é recebido do sistema SAP da matriz no diretório de troca de dados em um servidor na Rússia.
2. A lista de mercadorias e preços de varejo do arquivo idoc é carregada no banco de dados do RBS (modo automático e manual são possíveis). Os valores dos preços são periódicos e, se houver um item no banco de dados, eles serão registrados apenas em caso de alteração.
3. Após a formação de lotes e a remessa de mercadorias para a unidade russa, o serviço de TI da sede gera os arquivos de remessa de mercadorias - Entrega de mercadorias. Isso é feito separadamente para cada loja. Os arquivos de remessa são enviados para o servidor na Rússia no diretório de câmbio, bem como para o parceiro envolvido no desembaraço logístico e aduaneiro das mercadorias, e usa esses arquivos para distribuir mercadorias às lojas e gerar um arquivo de declaração alfandegária.
4. O RBS, com base nos dados dos arquivos de entrega de mercadorias, gera documentos "Aviso de entrega" em seu banco de dados.
5. Quando as mercadorias chegam ao posto aduaneiro da Rússia, a empresa parceira responsável pelo processo de logística e desembaraço aduaneiro forma um arquivo de declaração alfandegária no formato aprovado pelo Serviço Federal de Alfândega da Rússia. O arquivo de declaração aduaneira é carregado no servidor RBS no diretório de troca. Este arquivo deve conter as seguintes informações necessárias:
- Identificador exclusivo do produto
- Identificadores de entrega de produtos para cada remessa destinada a uma loja específica.
6. O gerente de estoque da matriz faz o upload dos dados da declaração alfandegária usando um processamento especial, que cria o documento “Declaração alfandegária” no banco de dados do RBS. Quando o documento da Declaração Aduaneira é lançado, os documentos de Recebimento são criados no banco de dados do RBS.
7. A lista de produtos e preços de varejo do banco de dados RBS é carregada no servidor de caixa registradora Profi-T Center (modos automático e manual são possíveis).
8. A lista de produtos e preços de varejo do banco de dados do servidor Profi-T é carregada nas caixas registradoras da loja, após o que elas estão prontas para vender as mercadorias.
9. Dados sobre vendas em lojas, pagamentos e devoluções de clientes em tempo real são recebidos de caixas no servidor Profi-T. No caso de uma desconexão, eles se acumulam nas bilheterias e são carregados no servidor Profi-T após a recuperação.
10. O servidor Profi-T no modo automático com uma frequência especificada (por padrão, 1 vez por dia às 2 da manhã) carrega dados das caixas registradoras para arquivos no diretório de câmbio.
11. O servidor RBS no modo automático com uma frequência especificada (por padrão, uma vez por dia às 4 da manhã) baixa os dados das caixas automáticas dos arquivos carregados pelo servidor Profi-T no diretório de troca.
12. Os dados sobre os resultados das vendas são carregados no programa de contabilidade 1C por meio de arquivos CSV.
O diagrama a seguir mostra o diagrama de movimentação de dados, as setas azuis são os dados de saída, as setas verdes são os dados de entrada:
Assim, com o RBS, o cliente recebe uma solução que abrange uma ampla gama de tarefas relacionadas ao armazenamento e processamento de dados.
Em particular, são eles:- Adicionando e armazenando informações sobre produtos;
- Adição e armazenamento de informações periódicas sobre preços de varejo;
- Adição e armazenamento de informações sobre movimentação de mercadorias, incluindo recebimento, baixa, capitalização, movimentação;
- Adição e armazenamento de informações de vendas no contexto de lojas, mercadorias e suas características;
- Adição e armazenamento de informações sobre pagamentos por clientes;
- Adição e armazenamento de informações sobre operações de importação, incluindo processamento de declaração aduaneira e dados de fornecimento;
- Adicionando e armazenando informações sobre taxas de câmbio;
- Carregando dados de arquivos idoc do SAP com informações do produto;
- Download de dados de arquivos idoc do SAP com informações sobre entrada de mercadorias;
- Faça o download dos dados dos arquivos Profi-T csv com informações de vendas;
- Descarregar os resultados das atividades da empresa para o período em arquivos csv para carregar no programa de contabilidade 1C;
- Upload de dados de mercadorias e preços em arquivos CSV para upload no sistema Profi-T;
- Exportar dados de vendas para arquivos idoc para upload no sistema SAP;
- Descarregar dados sobre a movimentação de mercadorias (movimentação, lançamento, baixa) para arquivos idoc para upload no sistema SAP;
- Cálculo do custo de mercadorias;
- Impressão de documentos primários;
O sistema RBS permite que as empresas que iniciam operações na Rússia reduzam o tempo para iniciar um negócio, se adaptem rapidamente à legislação russa e também obtenham uma ferramenta conveniente para monitorar e controlar as atividades.