O início de um novo projeto geralmente é acompanhado pela decisão de uma série de questões organizacionais: como os participantes do projeto irão interagir, onde os documentos serão armazenados e como sua coordenação será construída, como definirão tarefas e emitirão ordens ... Em cada empresa, cada gerente de projeto já possui preferências e preferências. . Mas é sempre útil ver como os outros fazem isso. Portanto, proponho que me familiarize com um exemplo da prática, que teve muito sucesso.
Para organizar o trabalho da equipe do projeto, é necessário um único centro de informações, com a ajuda da qual as seguintes tarefas são resolvidas:
- Armazenar documentos do projeto
- Liderar materiais de trabalho: protocolos, riscos, questões em aberto
- Informar os participantes sobre regras, eventos, planos
- Mantenha todos os tipos de registros - tarefas, processos de negócios, desenvolvimentos (o Excel não é a melhor ferramenta para o trabalho em equipe)
- Distribuir atribuições e atribuições
- Coletar informações sobre tarefas e atribuições
Há um número infinito de soluções - juntas ou separadamente. Usamos um monte de Confluence + JIRA, e foi conveniente e eficiente.
Portal do Projeto - ConfluênciaConfluence é um mecanismo wiki conveniente e avançado da Atlassian. Ele permite que você organize um portal interno da Internet e dê acesso a todos os usuários - para edição ou leitura.
- É muito simples e conveniente, várias horas são suficientes para o treinamento. Quase todos os participantes criaram e editaram nossas páginas em nosso projeto.
- Recursos de formatação bastante avançados, necessários para tornar a página bonita e fácil de ler. Existem ferramentas que automatizam a criação de navegação no site - índices, tabelas, links, inclusão de trechos de outras páginas, etc.
- Um grande número de plugins foi escrito para expandir a funcionalidade.
- Você pode armazenar documentos enquanto as versões são salvas. Por padrão, o usuário sempre utiliza a versão mais recente, o que reduz o número de erros. A qualquer momento, você pode retornar a qualquer uma das versões anteriores.
- As versões da página também são salvas e você sempre pode ver quem fez as alterações, comparando duas versões em pares.
- Você pode restringir o acesso geralmente ao site do projeto ou a uma página separada.
- A pesquisa de texto completo é realizada em todas as páginas e documentos anexados do portal, incluindo pdf.
Criamos um portal de projeto no Confluence, cuja home page continha links para os principais materiais do projeto, um mapa de contato, regulamentos e instruções. Na mesma página foram publicadas todas as notícias do projeto. Administradores e gerentes de projeto controlavam o conteúdo da página.
Materiais de designO portal do projeto continha todos os materiais do projeto, alguns dos quais foram criados como uma hierarquia de páginas.
O nível superior da hierarquia são os estágios do projeto. Em cada estágio, as tarefas de chave de página do estágio foram criadas. Além disso, em cada página há uma descrição da tarefa, qual é o seu conteúdo, por que é necessário, quem a executa e os modelos de documentos anexados.
Todos os documentos do contrato que devem ser enviados como resultados do projeto foram carregados na página apropriada em Word, Excel ou pdf. Assim, todos os materiais do projeto, em um só lugar, foram estruturados e não houve confusão com as versões.
Informações de referênciaOrganizamos muitas informações úteis na forma de páginas especiais. Por exemplo, para uma equipe grande, um cartão de contato é extremamente popular, no qual tínhamos uma lista da equipe do projeto por grupo, com fotos e dados dos participantes.
A página com links para instâncias do sistema foi mantida pelos administradores do sistema. Havia também um diagrama da evolução da infraestrutura técnica - quando as instâncias apareceram e foram descomissionadas.
Procedimentos e regulamentosA coleta de todas as instruções e regulamentos de design do portal, de forma atualizada e fácil de ler, permite que você economize explicações para novos participantes e lide com desculpas "não leu, não encontrou, não viu". Quando a pergunta ainda surgir, você poderá enviar um link para a página para não encaminhar o documento e gastar tempo procurando por ele. A versão está sempre atualizada, pois A atualização ocorre diretamente no portal.
Riscos e perguntas abertasConduzimos riscos e colocamos questões em aberto no portal. Para cada risco ou pergunta, configuramos uma página separada de acordo com um modelo pré-criado. Na página de risco, além dos nomes e classificadores obrigatórios, havia uma descrição detalhada do conteúdo, conseqüências, além de um plano de ação com termos e responsabilidades e status de risco. As perguntas abertas foram organizadas aproximadamente da mesma maneira.
Uma página especial coletou automaticamente uma lista de páginas de risco, formando um registro de riscos.
Examinando a lista, você pode ir para a página correspondente, ler a descrição do risco e ver o plano de ação.
InstruçõesUm plano de ação pode ser um texto simples, uma tarefa no Confluence ou um link para uma tarefa no JIRA.
Considere as opções que você pode usar, que permitem lembrar os participantes sobre ações e controlar sua implementação.
Uma tarefa no Confluence é uma entidade separada que pode ser adicionada a uma página. Um lembrete de tarefa é exibido para o usuário quando ele entra no portal, com um ícone no canto superior direito. Ao clicar neste ícone, o usuário acessa a lista de pedidos. Quando a tarefa é concluída, ela marca e o status da tarefa muda para concluído.
No entanto, da mesma maneira que você pode desmarcar, a tarefa novamente não é realizada. Portanto, esse sistema não parece muito confiável e o controle sobre pedidos nesse caso é fraco.
A segunda opção é usar tarefas para tarefas do JIRA. Diretamente da página do portal do projeto, você pode criar uma tarefa no JIRA, atribuir uma pessoa responsável e definir um prazo. Para fazer isso, criamos uma macro especial que clica no botão Criar pedido.
Diferentemente da versão anterior, essa tarefa pode ser configurada para que possa ser fechada apenas por um responsável, diferente do contratado, o que fornece um bom controle sobre sua implementação.
RegistoA prática que seguimos nos ajudou a manter todas as decisões que tomamos nas reuniões. Durante cada reunião, mantivemos minutos diretamente no portal do projeto. No início de cada reunião, criamos uma nova página de protocolo baseada no modelo e registramos os principais pontos durante a discussão. No final, formulamos uma decisão e um plano de ação.
Se alguém após a reunião quisesse esclarecer o texto do protocolo, ele poderia fazer isso diretamente na página do portal, e ficou claro quem fez as alterações e quando. O protocolo foi considerado acordado imediatamente após a reunião, economizando muito tempo.
JIRA - Sistema para manutenção de listas, atribuições, tarefasO JIRA foi criado como um sistema para registrar e executar solicitações de serviço. No entanto, ele pode ser usado para manter registros e gerenciar tarefas.
Em nosso projeto, usamos o JIRA para controlar a execução de instruções, conduzir o desenvolvimento e rastrear tarefas de conversão de dados.
O desenvolvimento com o JIRA é descrito em detalhes no artigo
Gerenciamento de Desenvolvimento . Aqui vou falar sobre controle de pedidos e integração com o Confluence.
Para criar uma tarefa do JIRA a partir do Confluence, basta selecionar o texto, mover o cursor sobre o texto selecionado e clicar no botão no menu de contexto para exibir a tela do JIRA para criar a tarefa.
Um link para a tarefa aparecerá na página de protocolo e um link para a página no Confluence estará na tarefa do JIRA.
Assim, podemos nos mover entre esses dois sistemas, por um lado, para esclarecer o status e o histórico da execução da ordem e, por outro, para examinar o contexto e a razão da tarefa.
A integração entre sistemas também nos ajudou a acompanhar as listas de perguntas abertas relacionadas ao desenvolvimento.
No final do projeto, quando havia uma lista de desenvolvimentos críticos que precisavam ser fechados para concluir o projeto, nós o organizamos como uma tabela na página do portal do projeto, em uma das células nas quais havia um link para o desenvolvimento no JIRA. Além do número da tarefa, o status atual também é exibido lá. Examinando a lista, podemos ver quais tarefas ainda não foram fechadas, em que estado elas estão e, se necessário, podemos ir até ela para ver toda a história e a correspondência.
Trabalhar com o JIRA requer certas qualificações e experiência. Aqui descrevi alguns casos de uso, mas na verdade existem muitos mais. O bom é que você pode começar com as coisas mais básicas, e ele já funcionará, e depois desenvolver o sistema à medida que você ganha experiência e compreensão das necessidades.
Além do Confluence, em integração com o JIRA, também usamos o BitBucket, também o produto Atlassian, um repositório de desenvolvimento que permite rastrear versões de código. Para o mesmo objetivo, outro projeto usou SVN gratuito.
Muitos plug-ins permitem expandir a funcionalidade do sistema, em particular, para integração com o MS Project ou para a implementação do gráfico de Gantt diretamente no JIRA.
Um grande número de casos de uso pode ser um obstáculo para quem usa o primeiro uso dessas ferramentas. Nesse caso, você pode usar a experiência de outros projetos, dos quais existem muitos, ou começar pelo mais simples.
A organização do espaço do projeto com a ajuda do JIRA e Confluence provou sua eficácia e conveniência. Os principais benefícios incluem conveniência, confiabilidade e a mais ampla variedade de adaptabilidade. Em nossos projetos, esses sistemas se tornaram o padrão de fato.