Hoje, o mercado possui uma ampla gama de soluções de gerenciamento de projetos. Com a ajuda deles, as empresas têm a oportunidade de aumentar significativamente a eficiência dos processos, entender claramente quem está fazendo o trabalho, economizar tempo e evitar o estresse da equipe. No final, está na moda. Mas há muitos cenários em que a empresa, de fato, não está pronta para implementar uma solução de gerenciamento de projetos. Neste artigo, discutiremos vários exemplos de tais cenários e falaremos sobre o que deve mudar em sua empresa para que a implementação da solução traga resultados tangíveis.
Cenário # 1. A equipe tem poucos funcionários
Com o desenvolvimento da Internet, há cada vez mais empresas nas quais apenas algumas pessoas trabalham. Hoje, quando é possível automatizar e / ou terceirizar processos de negócios sérios e em larga escala, não é mais necessário ter um escritório gigante e cheio. A empresa recebe valor real da solução de gerenciamento de projetos, quando todas as informações do projeto são adicionadas regularmente a essa decisão. E em uma situação em que apenas algumas pessoas trabalham no escritório e têm a oportunidade de discutir rápida e pessoalmente todas as questões necessárias, o tempo necessário para inserir dados no sistema pode superar os benefícios.
O que deveria mudar?
Existem 2 cenários relacionados à situação descrita em que a empresa se beneficiará da implementação de uma solução de gerenciamento de projetos. O primeiro cenário é óbvio: a empresa cresce, mais funcionários aparecem e há uma necessidade real de gerenciar projetos de maneira eficaz e tornar transparentes os demais trabalhos e resultados de cada membro da equipe. O segundo cenário é especialmente relevante se a empresa não possui um escritório e todo o trabalho é realizado remotamente. Em tal situação, a empresa realmente se beneficiará da implementação de uma solução de gerenciamento de projetos. Um bom bônus aqui é o fato de que, para muitas soluções, a assinatura para equipes muito pequenas é gratuita.
Cenário # 2. O tomador de decisão tem autoridade insuficiente
Não é tão rara a situação em que o gerente da empresa faz tudo ao seu alcance para implementar a solução com mais eficiência ... apenas ele não tem poder. Ele é apenas um de um grupo de tomadores de decisão. Ou ele pode até ser o chefe de um departamento, mas para que a solução realmente beneficie a empresa, ela deve ser implementada em qualquer lugar. E os chefes de outros departamentos se opõem ou simplesmente não estão interessados. Existem muitos exemplos. O que eles têm em comum é que o funcionário não tem autoridade suficiente para garantir que toda a organização use a solução.
O que deveria mudar?
O chefe que defende a implementação da solução precisa preparar um número suficiente de argumentos para apresentação à gerência sênior (ou aos chefes de outros departamentos) durante o diálogo sobre a necessidade de implementar a solução. Se a decisão for aprovada pela gerência, a autoridade insuficiente não será mais um obstáculo. Nesse caso, ele será simplesmente baixado de cima para baixo. Também seria uma boa idéia realizar uma reunião com o gerente de Sucesso do Cliente do fornecedor da solução, que pode ajudar a desenvolver indicadores para avaliar o status atual dos processos e prever como eles podem ser aprimorados.
Cenário # 3. Problemas de gerenciamento de alterações
Para que o comportamento de uma pessoa mude, ele deve querer mudar. Você não será capaz de fazer mudanças na organização (e acredite, a implementação de uma solução de gerenciamento de projetos requer uma mudança significativa de paradigma) se você não tiver uma razão significativa, de acordo com a maioria dos membros da equipe, pela qual eles devem participar dessas mudanças. Caso contrário, você gastará muito tempo e dinheiro tentando implementar a solução, e os resultados serão zero. Lembre-se de que a motivação de diferentes membros da equipe pode ser muito diferente. Para a gerência, por exemplo, o fator principal pode ser a transparência dos processos e para os funcionários do departamento de vendas - a oportunidade de não ir a reuniões intermináveis e ter mais tempo para ligar para seus clientes.
O que deveria mudar?
A primeira coisa a fazer é descobrir o que os funcionários de diferentes departamentos poderão se beneficiar com a implementação da sua solução e recorrer a eles com os argumentos apropriados. Reúna dados suficientes e apresente benefícios concretos e mensuráveis que cada departamento receberá ao usar seu produto. Não espere resultados rápidos - o gerenciamento de mudanças sempre envolve muito trabalho preparatório e comunicação em todos os níveis. Quando você sentir que a maioria dos funcionários já está do seu lado, realize uma reunião organizacional geral para discutir a implementação da solução. Ouça atentamente os argumentos de todas as partes. Quanto mais opiniões você levar em conta, mais motivados serão os funcionários para usar a solução e inserir regularmente informações nela.
Cenário # 4. O gerenciamento não está pronto para os custos de recursos no estágio inicial de implementação da solução
Junto com a decisão de implementar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como regra, existem certas expectativas sobre como isso ajudará a alcançar os objetivos estabelecidos. Antes que isso aconteça, a empresa enfrentará custos adicionais (além do custo da própria solução). Esses custos incluem o horário de trabalho da gerência e cada membro da equipe. Os funcionários terão que se familiarizar com a funcionalidade da solução, entender e aceitar as regras de uso estabelecidas pela gerência. Além disso, às vezes são necessários muitos recursos técnicos para implementar seu produto. Sem essas etapas, seu serviço não pode ser adotado efetivamente pela nova empresa em princípio, e somente sua passagem bem-sucedida pode garantir que os resultados esperados serão alcançados.
Mas alguns líderes acreditam que podem pular todas essas etapas e encontrar-se imediatamente no ponto em que a decisão começará a ser benéfica. Tenho más notícias para você: isso não vai acontecer.
O que deveria mudar?
A gerência deve estar preparada para investir inicialmente os recursos necessários. Apesar do número de soluções no mercado ser bastante alto, existem três tipos de recursos relevantes para quase qualquer uma delas:
Gerenciamento de tempo e funcionários que usarão a solução
Custos dos serviços de implementação de soluções fornecidos pelo desenvolvedor
* opcional - o custo do desenvolvimento de integrações com outras soluções, se necessário
Como você pode ver, a maioria dos recursos descritos no artigo é bastante óbvia. Mas eles devem ser lembrados se você estiver pensando em implementar uma solução de gerenciamento de projetos. Somente nesse caso, o produto trará resultados tangíveis para sua organização.