Há duas razões principais pelas quais as empresas geralmente decidem implementar um serviço de gerenciamento de projetos. A primeira é que um serviço adequadamente selecionado pode resolver vários problemas atuais e futuros associados ao crescimento da empresa. A segunda razão é um aumento na eficiência dos processos de negócios em geral. Obviamente, esses motivos não são mutuamente exclusivos - as empresas geralmente implementam uma solução para atingir todos os objetivos de uma só vez.
Quando uma organização decide implementar, padrões similares sempre são observados, por exemplo, um entusiasmo pronunciado pela liderança nos estágios iniciais. A administração espera resultados rápidos, indicadores aprimorados. Obviamente, nem tudo é tão simples e, devido a vários problemas que surgem, nem tudo está indo conforme o planejado. Neste artigo, analisarei seis problemas típicos devido aos quais uma solução de gerenciamento de projetos não gera resultados. E, é claro, vou oferecer soluções para cada um deles.
Proponho começar listando os principais benefícios da empresa ao usar soluções de gerenciamento de projetos:
- Esses sistemas fornecem transparência aos processos de negócios. Quando cada tarefa tem um executor e um prazo, cada funcionário entende quem é responsável por o que e como priorizar tarefas todos os dias
- A solução serve como um hub único para todas as comunicações no projeto. Não há mais a necessidade de coletar dados fragmentados em várias ferramentas, como mensagens de e-mail, What's App, Slack, Skype, etc. Tudo é centralizado e é fácil ver toda a imagem.
- Economia de tempo. Quando todos os dados do projeto estão sempre disponíveis, torna-se possível reduzir o número de reuniões. E se a solução tiver a funcionalidade dos modelos de projeto, novos poderão ser lançados em apenas alguns cliques.
- A solução simplifica o planejamento estratégico e tático. Muitos sistemas de gerenciamento de projetos incluem ferramentas para controlar e compartilhar o roteiro e permitem que os usuários façam alterações, se necessário. Isso permite que você veja como todas as partes do projeto formam um único todo e avalie vários fatores - desde as ações de todas as pessoas envolvidas no projeto até a carga de trabalho de toda a equipe.
Como regra, a administração espera que a empresa receba alguns (ou melhor - todos) dos benefícios acima, e a solução traga resultados rapidamente. Mas há uma série de fatores que podem levar a um fiasco. Em geral, estamos sempre falando de duas coisas: a falta de um plano de trabalho para gerenciar mudanças e a incapacidade de criar e implementar novos processos desde o início. Todos os problemas listados abaixo, de alguma forma, estão relacionados à primeira ou à segunda categoria.
6 problemas
Problema nº 1: falta de integração ou incorreto
Ao implementar uma solução, o gerenciamento deve levar em consideração muitos fatores. Eles incluem a transferência para o sistema de processos de negócios existentes no momento, treinamento, distribuição de funções (usuário, administrador) entre os membros da equipe. Toda essa atividade é chamada coletivamente de "integração".
Muitos gerentes subestimam a importância da integração ou até preferem ignorá-la. Eles acham que a decisão se enraizará em si mesma e começará a trazer benefícios. Tenho más notícias para você: isso não vai acontecer. Para que uma solução comece a agregar valor, a gerência deve investir uma quantidade significativa de tempo no estágio de implementação. A integração incompleta ou mal conduzida é um problema sério. Muitas vezes, os funcionários não estão prontos para gastar tempo e se esforçar em atividades relacionadas à integração: eles não assistem a vídeos de treinamento, não participam de sessões sobre a transferência de processos de negócios para um novo sistema (onde, é claro, sua experiência é necessária), ou simplesmente nem entendem com funcionalidade básica.
Solução:
- A decisão de que um tempo suficiente seja gasto na integração pela equipe deve ser tomada no estágio de seleção da ferramenta de gerenciamento de projetos. Mais tarde. A gerência deve participar de todas as atividades relacionadas à integração e garantir que todos os funcionários estejam envolvidos nelas.
- Uma grande vantagem será se o provedor de soluções tiver um serviço de implementação (infelizmente, nem todo mundo o tem hoje). Os consultores de implementação profissional economizarão muito tempo para a equipe, pois sabem exatamente o que precisa ser feito em cada estágio da integração.
Problema nº 2: falta de suporte de gerenciamento
Tomar uma decisão para implementar uma ferramenta de gerenciamento de projetos não é fácil. Como regra, as empresas sempre têm vários funcionários proativos e tecnicamente esclarecidos, que apenas permitem experimentar uma nova ferramenta. E isso é maravilhoso. Mas há um problema: a introdução de uma ferramenta sempre leva a um redesenho completo do campo de jogo. Esta não é uma lista de verificação simples com dicas de produtividade. E o entusiasmo de alguns funcionários não será suficiente para que a ferramenta agregue valor à organização. Se o gerenciamento não fornecer suporte completo, tanto no estágio de implementação da solução quanto no futuro, enfrentará o problema de falta de resultados parcial (ou completa).
Solução:
- Certifique-se de que os gerentes usem a ferramenta e deem um exemplo para outros funcionários. Quando a gerência insiste que os membros da equipe usam uma solução que eles próprios não usam, ela sempre desmotiva.
- Encontre o gerenciamento e discuta quais recursos são necessários para que a solução seja implementada com sucesso. Certifique-se de ter todos os chefes de departamento / equipe e eles estão prontos para gastar tempo estudando e implementando a solução.
- Peça aos gerentes que realizem reuniões regulares (por exemplo, semanalmente) com suas equipes para discutir quem usa a solução e como. Nessas reuniões, será possível discutir problemas se eles surgirem e pedir ajuda.
Problema nº 3: a equipe não está bem treinada no produto
É incrível quantas empresas subestimam a importância do treinamento em um produto na fase de implementação. Cada empresa possui 2 categorias de funcionários: aquelas que absorvem novas tecnologias como uma esponja e aquelas para as quais qualquer solução tecnicamente difícil é um grande problema. Às vezes, os funcionários podem dominar o básico do uso de um sistema de gerenciamento de projetos, mas têm problemas com funcionalidades específicas que, por sorte, estão diretamente relacionadas ao seu trabalho. O fato de um funcionário em particular entender um novo produto é uma questão de trinta minutos não significa que esse possa ser o padrão para todos os outros. Lembre-se de que todos os funcionários são diferentes.
Solução:
- Descubra com o fabricante da solução quanto tempo levará para treinar e verifique se cada funcionário que usará a solução conseguirá alocar esse tempo.
- Personalize o treinamento para as necessidades da equipe. Descubra quais benefícios diferentes equipes podem obter ao usar uma solução. A ênfase em uma funcionalidade específica durante as sessões de treinamento para diferentes equipes pode variar bastante.
- Se possível, faça algumas sessões de treinamento. O processo de aprendizagem, por via de regra, é mais eficaz em grupos menores, pois cada participante tem a oportunidade de fazer perguntas.
Problema nº 4: os funcionários veem a solução como uma perda de tempo
Quando o gerenciamento decide implementar um produto para o gerenciamento de projetos, geralmente ele tem expectativas claramente articuladas sobre o valor que o produto deve trazer. Mas essa declaração nem sempre funciona para outros funcionários. Eles podem pensar que a nova ferramenta é outro prodígio de TI, que o gerenciamento os forçará a usar por vários meses e, em seguida, tudo dará em nada. E isso pode ser um problema sério.
Se você abrir qualquer livro de gerenciamento de alterações, encontrará a seguinte frase de uma forma ou de outra: "para que as mudanças aconteçam, as pessoas devem querer mudar". E os funcionários não vão querer mudar se não virem benefícios diretos para eles mesmos nas mudanças. Mesmo a abordagem de "diminuir" as decisões de cima para baixo pode às vezes não funcionar. Obviamente, a porcentagem de funcionários que usam a solução todos os dias aumentará se a gerência a monitorar regularmente. Mas, ao mesmo tempo, isso significa que o gerenciamento gasta tempo ineficientemente impondo o uso de uma solução, o que, em essência, contradiz o próprio conceito de aumentar a eficiência dos processos a partir de uma solução (e, em particular, que a solução foi projetada para economizar tempo).
Solução:
- Reúna-se com uma equipe de líderes e considere como uma solução pode beneficiar membros de equipes diferentes. Reunir informações sobre os problemas atuais das equipes que eles encontram regularmente. Faça listas de problemas que podem ser resolvidos com a ferramenta e discuta-os com as equipes.
- Ou concentre-se imediatamente nos processos específicos das equipes e no que eles obterão com o uso da ferramenta. Por exemplo, pode-se dizer que a equipe de vendas se atualizar constantemente informações sobre seus clientes e transações no sistema, tudo será transparente para a gerência e, por sua vez, poderá não comparecer à maioria das reuniões e ter mais tempo para ligar para os clientes.
Problema nº 5: a equipe já tem experiências negativas com o uso de outra solução no passado
Portanto, a equipe já tentou um produto similar e a tentativa não teve êxito. Pode haver várias razões para isso. Mas o ponto principal aqui é que agora os funcionários terão uma atitude negativa em relação à nova solução desde o início. Para a última decisão, provavelmente, muito tempo foi gasto, mas não houve resultados.
A empresa também pode decidir introduzir o produto no momento errado. Quando os funcionários têm um plano de vendas, os prazos estão se aproximando, a última coisa que eles querem pensar é na “transferência urgente de todos os dados para uma nova super solução”.
Solução:
- Comece analisando os problemas encontrados pela empresa na implementação da solução anterior e resolva esses problemas, levando em consideração a experiência
- Use a ajuda dos gerentes de fornecedores da solução Customer Success, se possível. Os CSMs qualificados, por via de regra, são especialistas em gerenciamento de mudanças e podem fornecer suporte significativo no processo de migração para uma nova solução.
- Se o provedor de soluções fornecer um serviço de implementação pago, considere a compra desse serviço. Se sua equipe é profissional a bordo, todas as etapas da implementação inicial e "implantação" da solução na empresa serão mais rápidas e muito menos dolorosas.
Problema nº 6: A solução não possui as integrações necessárias
Várias soluções populares de gerenciamento de projetos apresentadas no mercado, entre suas vantagens, destacam a oportunidade de se tornar o local central no qual todas as comunicações sobre os projetos ocorrerão. Mas e se eles não tiverem integrações nativas (por exemplo, com Slack, Adobe etc.)? Apenas oferecer ao cliente um bom produto isolado não é mais suficiente. A disponibilidade de integrações pode ser um fator chave.
Mesmo que a solução tenha integrações nativas com todos os produtos e serviços possíveis, continua sendo importante que a solução tenha uma API aberta. Isso permite que você desenvolva integração adicional, se necessário.
Solução:
- Ao escolher uma solução, não deixe de descobrir quais integrações já estão embutidas nela. Prepare uma lista de produtos (serviços) que a equipe já usa regularmente. Em seguida, compare quantos itens dessas listas se sobrepõem.
- Se a solução for ideal para a equipe, mas algumas das integrações necessárias estiverem ausentes, considere construí-las usando a API você mesmo ou pagando a um especialista em integração de terceiros.
A implementação de uma solução de gerenciamento de projetos pode ter um impacto significativo no desempenho dos negócios. Mas o efeito positivo será apenas se a empresa estiver pronta para gastar tempo suficiente na fase de implementação e depois dela. Esperamos que essas dicas ajudem você a alcançar os resultados desejados!