Questões de contabilidade financeira, planejamento e orçamento são um tópico quente e urgente para todas as empresas de TI. À medida que a empresa cresce, os fluxos de caixa são difíceis de controlar e torna-se óbvio que é necessária uma abordagem sistemática.
Dependendo dos tipos de produtos e serviços que produz - a metodologia contábil nas empresas de TI pode variar significativamente. O desenvolvimento de software personalizado, o lançamento de soluções in a box, a disponibilidade de suporte técnico, o lançamento de atualizações, o uso de licenças de desenvolvedores de terceiros podem afetar significativamente o reconhecimento de receitas e despesas e o gerenciamento de caixa da organização. Uma base importante para a organização da contabilidade e do orçamento é a divisão da empresa em projetos e a distribuição de custos (sem formar custos) em um conjunto de projetos, de acordo com uma metodologia predeterminada.
Por onde começar?
Modelo de ganhos
Inicialmente, a gerência e os proprietários da empresa devem determinar e aprovar o modelo de ganhos. É assim que a empresa ganhará dinheiro. Pode ser a produção de uma solução in a box, a emissão de licenças de uso, desenvolvimento personalizado etc.). Na maioria das vezes, a empresa terá duas ou mais opções para gerar receita. O sistema de tributação de renda também varia dependendo dos tipos de receita (as licenças não estão sujeitas ao IVA, o suporte técnico e a venda de serviços incluem o IVA). Diante disso, é possível criar com competência um sistema de custos, tanto os que formarão o preço de custo quanto os que serão reconhecidos como despesas do período.
Custo e preço do projeto
A peculiaridade da maioria das empresas de TI na ausência de um grande número de ativos fixos. Esta não é uma fábrica, nem uma empresa de manufatura, e o principal ativo são pessoas, especialistas, desenvolvedores, linguistas, testadores. São seus conhecimentos, habilidades e competências expressos em serviços para clientes ou produtos que geram renda. De como a empresa gerencia esse recurso e determina seu fluxo de caixa e bem-estar financeiro.
No mercado russo, é habitual usar um dos dois modelos de preços (Preço Fixo ou Tempo e Materiais).
O primeiro modelo é um modelo tradicional de desenvolvimento de projeto, quando o cliente e o gerente do projeto determinam o escopo do trabalho nos termos de referência, concordam com um orçamento fixo e o tempo exato do projeto. No Preço Fixo (ou FP), os clientes pagam pelo resultado final e o contratado paga pelo tempo de seus desenvolvedores. Nesse caso, se os programadores passam mais tempo no desenvolvimento e o orçamento não muda, o lucro da empresa é reduzido. Portanto, aqui depende muito da capacidade dos gerentes de avaliar antecipadamente os custos da mão-de-obra. Embora riscos e força maior possam surgir em qualquer projeto.
O segundo modelo - Time & Materials (TM) - é o pagamento pelo cliente dos recursos realmente gastos - o tempo do desenvolvedor.
Independentemente do modelo usado, é importante ter um sistema contábil que mostre qual é o orçamento total, quanto já foi feito, quantas horas foram gastas - o sistema Quadro de Horários.
Normalmente, um desenvolvedor participa da criação de parte do projeto e um grande número de pessoas participa da produção de todo o produto. Para calcular com precisão quanto custa um projeto específico para uma empresa, é necessário não apenas levar em consideração o custo dos custos de desenvolvimento do quadro de horários, mas também introduzir um sistema de compartilhamento de custos para custos fixos e variáveis. É importante planejar o preço do projeto para levar em conta os custos não diretamente relacionados ao empreendimento (como alugar um espaço, manter um escritório etc.). Eles podem ser expressos em OPEX por pessoa, por dia ou mês. Essa abordagem evitará o "desgaste" da margem do projeto.
Um ponto importante é manter o plano \ fato do orçamento do projeto em tempo real. Isso fornecerá à gerência dados precisos sobre o andamento do projeto, sua lucratividade atual e permitirá evitar ou impedir que o orçamento do projeto seja excedido ou ajustar o custo do projeto em tempo hábil.
Por onde começar ...
- determinar o custo de cada desenvolvedor e outros especialistas técnicos
- planejar o tempo do trabalho
- dividir o projeto em etapas: desenvolvimento, teste, comissionamento etc.
- planejar o orçamento para a compra de equipamento (se necessário) para a implementação do projeto
Equipamento técnico para cálculo de custos, planejamento orçamentário, contabilidade gerencial
- No estágio inicial, para fins de planejamento e contabilidade, é perfeitamente possível conviver com os recursos do MS Excel ou do Google
- Tão simples quanto a gerência da empresa precisa cuidar da automação do processo.
- Hoje, o mercado possui um número bastante grande de software especializado. Começando de um orçamento bastante baseado em 1C a projetistas sérios baseados em cubos Olap (Cognos, Anaplan). E outras soluções especializadas (Axapta, Navision, SAP)
Avaliação de rentabilidade de projetos e negócios
A contabilidade adequada e a alocação precisa de tempo para os projetos permitirão avaliar a rentabilidade do projeto. O principal problema das empresas jovens é o apego à contabilidade apenas em dinheiro, na verdade em fluxos de caixa. Essa abordagem distorce significativamente as informações da empresa e leva a resultados desastrosos. É mais correto calcular a lucratividade do projeto e do negócio como um todo, de acordo com o regime de competência (ou seja, gerar um relatório de lucros e perdas nos projetos e na empresa), fazer uma análise de solvência da empresa no contexto do fluxo de caixa dos projetos e custos incorridos e, com base no balanço, um relatório de lucros e demonstração de perda de fluxos de caixa para realizar uma análise abrangente da estabilidade da empresa.
A contabilidade do projeto de acordo com o regime de competência permitirá dividir a receita do projeto como parte da receita total. E o custo do projeto e sua análise fatorial mostrarão a parcela dos custos do projeto e as razões para economizar ou gastar demais.
Essa abordagem destacará projetos não rentáveis, a gerência deve tomar medidas para reduzir perdas ou revisar estratégias de desenvolvimento. O resultado da análise não deve ser apenas números, mas as conclusões de um especialista competente que ajudará a tomar as decisões administrativas corretas.
Uma boa regra é desenvolver um sistema de KPI para o projeto e a empresa como um todo. O monitoramento da implementação do KPI garantirá a transparência dos negócios para proprietários e gerentes.
A empresa que desenvolve jogos para dispositivos móveis ao longo dos anos acumulou vários projetos inacabados. A análise financeira mostrou uma queda na rentabilidade de 35% dos projetos. Com base nos resultados da análise, a administração decidiu revisar as condições dos projetos que mantêm o potencial de crescimento e concluir projetos cujo ciclo de vida está quase completo.
Despesas sem custo
O custo é certamente um fator fundamental na obtenção de uma margem aceitável para o projeto, mas, além disso, existem vários custos, cujo planejamento e contabilidade, ao formar uma proposta comercial, também são importantes.
Marketing, custos de vendas, folha de pagamento de pessoal administrativo e de suporte, impostos, despesas administrativas, gerenciais, depreciação, juros de empréstimos, etc. pode representar uma parcela significativa dos custos. A totalidade desses custos é melhor expressa em OPEX. E use o valor obtido para determinar a rentabilidade mínima confortável do projeto.
Marcos e indicadores financeiros
É vital para a gerência da empresa dedicar tempo a uma análise abrangente dos resultados atuais do projeto. Juntamente com os líderes da equipe do projeto, analise a situação financeira e de produção do trabalho e da empresa como um todo.
Custo dos projetos: análise dos custos reais incorridos pelo projeto. Identificação de projetos problemáticos ou locais de trabalho.
A quantidade de tempo produtivo e perdas (tempo é dinheiro). A análise de indicadores financeiros em conjunto com a produção dará uma compreensão da base de recursos. Por exemplo: a dedução do custo de mais horas de desenvolvedores do que o planejado deve levar a liderança da empresa a prestar atenção à competência da equipe de desenvolvimento, tomar medidas para aumentar o nível de profissionalismo dos funcionários, treinamento etc. Ou revise a metodologia de planejamento do projeto.
Rentabilidade de projetos. Controlar a lucratividade de projetos e negócios é uma coisa vital. Baseado em contabilidade e planejamento sólidos. O valor dos custos fixos do negócio, como regra, é estático e deve ser definido na margem de cada projeto. A administração determina um nível aceitável de rentabilidade para projetos e negócios que devem servir.
A estrutura dos custos indiretos: determinamos quanto dinheiro foi gasto em aluguel, desenvolvimento de funcionários, equipe administrativa e outros custos indiretos.
O que fazer se não houver dinheiro suficiente?
Inicialmente, devemos aceitar que a falta de dinheiro na conta corrente por vez não significa que os negócios não sejam lucrativos. Na verdade, como a afirmação inversa. O gap de caixa pode ser formado por várias razões. Algo como: perdas devido à baixa lucratividade, custos "inchados", contas a receber acumuladas (na verdade, isso é um empréstimo ao comprador ou cliente), um alto nível de OPEX etc. Independentemente das razões para a diferença de caixa, ela pode ser prevista e evitada.
Medidas preventivas
- Implementação de um sistema de planejamento financeiro, contabilidade e controle.
- Monitoramento periódico do nível OPEX. Sua revisão, se necessário.
- Monitorando os valores mínimos de rentabilidade dos projetos.
- Trabalho ativo com contas a receber e contas a pagar.
- Empréstimos de fundos.
- Atrair investimento.
O que fazer com dinheiro grátis? Ou dinheiro deve trazer dinheiro.
Se houver excesso de oferta de dinheiro por vez, seria lógico desenvolver medidas para seu uso adequado (a retirada de dividendos do proprietário não conta).
Dinheiro grátis pode ser investido no desenvolvimento da empresa: no treinamento de pessoal e na elevação do nível de profissionalismo, na atualização de ativos fixos.
Ou envie o excedente de caixa para “ganhar”: faça investimentos em instrumentos financeiros do setor bancário ou de câmbio.
Recomendações para proprietários e gerentes de empresas de TI
- Desenvolver um sistema para registrar as horas de trabalho do pessoal de produção.
- Calcule o custo de uma hora de trabalho para cada grupo de especialistas em produção para um entendimento claro do cálculo do custo do projeto.
- Calcule o custo de manutenção de todos os funcionários por mês (insira o indicador OPEX). Isso ajudará a determinar o nível ideal ideal de rentabilidade do projeto.
- Maximize a automação do planejamento de fluxo de caixa, compile um registro de pedidos de pagamento e um calendário de pagamentos.
- Identifique as diferenças de caixa com antecedência e tome medidas para evitar diferenças.
- Invista no treinamento dos funcionários e no aprimoramento do profissionalismo.
- Desenvolver indicadores de KPI para projetos e negócios. Monitore sua implementação.
- Não faça ciclos de contabilidade e planejamento apenas de fluxos de caixa. Desenvolver um sistema de contabilidade gerencial, planejamento e previsão.
- Introduzir orçamento contínuo nas dimensões "Planejar", "Previsão", "Fato".
- Use a oportunidade para reduzir a carga tributária (acredite-se no Ministério das Comunicações e reduza as deduções da folha de pagamento de 30 para 14%, altere o local legal para zonas econômicas livres ou clusters de TI como Skolkovo, FEZ Innopolis etc., reduza o imposto sobre lucros devido à pesquisa e desenvolvimento, reduza o imposto sobre lucro devido à depreciação instantânea, obter benefícios regionais, livrar-se do IVA).