Slack messenger - razões para escolher, batentes durante a implementação e serviços que facilitam a vida

Depois do meu artigo no VC sobre ferramentas para o trabalho em equipe, sobre o qual gostaria de saber muito antes, um monte de perguntas esclarecedoras caiu sobre mim. As perguntas eram sobre o caso, e não apenas nos comentários: eles me escreveram em um e-mail pessoal e até ligaram (amigos).

Chegou ao ponto de eles começarem a me oferecer 15 mil rublos por hora para uma consulta no Skype, ou até para vir e realizar um workshop de treinamento corporativo. Obviamente, no fundo, presumi que nossa experiência pudesse ser útil para alguém, mas ainda não esperava que o tópico fosse tão quente.

E a maioria das perguntas era sobre Slack. Muitos dos que entraram em contato comigo ainda mantêm toda a correspondência no correio e ficam surpresos com a eficiência da comunicação dentro da equipe e com a utilidade de sua redundância (no bom sentido da palavra). O que já existe: eu mesmo, por enquanto, percebi o correio como um fenômeno normal, apesar de seu interminável "Fw: Re: Re: Re: Planning November 2015".

Isenção imediata: Slack não é perfeito. Tem prós e contras - apenas vantagens, na minha opinião, muito mais. Portanto, agora para nós é o software mais ideal não apenas para comunicação, mas também para criar uma plataforma de comunicação completa para a equipe. Vou lhe contar mais sobre ele.

Como tudo começou

Primeiro, nós, como todas as pessoas normais, usamos correio, Skype e WhatsApp. Mas depois de algum tempo, questões diferentes começaram a surgir. Por exemplo, por que o bate-papo do WhatsApp parece informal, mas os colegas escrevem algumas coisas sobre o trabalho lá: sobre exposições, remessas e assim por diante? Por que precisamos do Skype, por que discutimos alguns problemas nele? Por que estamos tão furiosos com a correspondência circular com 30 destinatários no correio?

A resposta estava na superfície: os mensageiros são rápidos e o correio é lastreado, exceto, talvez, pela comunicação com o mundo exterior.

A unidade de significado no correio é uma letra. A unidade de significado no mensageiro é um breve diálogo. Ao enviar uma carta e aguardar uma resposta, você já pode discutir completamente o problema no messenger. E, na minha opinião, agora o correio deve se tornar uma ferramenta especializada, mas não universal. Usá-lo em qualquer lugar é como martelar pregos e aquecer alimentos com um ferro: você pode, mas é estupidamente desconfortável.


Usando o Mail como uma ferramenta de correspondência interna

"O que você não gosta no WhatsApp?"

Apesar de todas as vantagens dos mensageiros "cotidianos", toda a correspondência no trabalho (daqui em diante com a reserva "no nosso caso") não pôde ser transferida para o mesmo bate-papo do WhatsApp ou Telegram: a variedade de tópicos e o número de questões discutidas eram muito grandes.

Mesmo se tivéssemos criado várias sub-conversas como "Vendas no site", nada de bom teria saído. Afinal, se ao mesmo tempo nesta etapa duas perguntas diferentes tivessem surgido, não teríamos a chance de discuti-las de forma construtiva - todas as mensagens relacionadas à primeira e à segunda perguntas seriam espalhadas em uma fita, transformando-a em uma bagunça sem sentido.


Um exemplo de outra ópera, mas claramente

E também, durante toda a minha vida, usei o correio como gerenciador de tarefas, marcando "letras maiúsculas" para retornar a elas mais tarde. Nem todo mensageiro tem à primeira vista uma oportunidade simples de adicionar uma mensagem recebida aos seus favoritos.

O problema era que a necessidade de comunicação rápida se desenvolveu muito mais rapidamente do que os meios para satisfazê-la. E se WhatsApp, Viber, Telegram e muito mais já eram adequados para correspondência "doméstica", então não havia tantas opções para um trabalhador: Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams, Rocketchat, HipChat - e isso é tudo.

Não vou me concentrar em argumentos específicos para escolher uma solução, observei-os há dois anos e Slack me pareceu o mais apropriado. Ao mesmo tempo, acredito que não seja o Slack, mas o discurso sobre o formato - um mensageiro estruturado como plataforma - é um fator-chave. E os caras do Slack melhor do que ninguém, na minha opinião, entenderam esse formato. O que, aliás, confirma sua recente avaliação no mercado .

Portanto, comecei a procurar algum tipo de software para comunicação interna, que combinasse os três parâmetros mais importantes para nós:

• alta velocidade de comunicação;
• estrutura e transparência de todas as informações;
• facilidade de entrada em um novo ambiente e uso.

"Então, por que você escolheu Slack?"

O Slack me cativou precisamente por sua facilidade de uso: após uma rápida revisão, ficou claro que mesmo um iniciante poderia começar a trabalhar totalmente nele no dia em que conheceu o programa. Ao contrário dos mensageiros "cotidianos", ele imediatamente tinha três níveis de hierarquia: não apenas chats e mensagens, mas também a capacidade de criar um encadeamento para cada mensagem dentro do canal (chat) - uma ótima maneira de evitar uma bagunça.

Além disso, na maioria das análises, as pessoas escreveram que o Slack responde com sensibilidade aos pedidos de suporte e corrige rapidamente os batentes que surgem. Mais tarde, eu mesmo fui convencido disso - você não terá tempo para escrever sobre o problema no suporte e já pode ver que ele foi corrigido após a próxima atualização. É até uma pena. Embora eu deva admitir: seus aplicativos para desktop e dispositivos móveis, francamente, não diferem no desempenho.

E se for muito simplificado comparar todas as ferramentas disponíveis naquele momento de acordo com critérios importantes para nós, obtemos a seguinte imagem:



Não abordo especificamente os preços de uso: apenas porque o Slack pode ser usado de forma totalmente gratuita (com várias restrições não tão terríveis). E então tudo depende do tamanho da equipe e da tarifa. No plano tarifário padrão, o mês de uso do Slack é de US $ 6,67 por funcionário.



"Eu preciso disso?"

É possível que não. Na minha opinião, o Slack é adequado apenas para certos tipos de negócios. De antemão, eu os descreveria assim: são empresas com uma equipe de cinco a 100 pessoas, com uma estrutura horizontal (ou relativamente horizontal) e uma abordagem de projeto para o trabalho.

Aqui estão três sinais de que você não precisa do Slack:

1. Sua empresa emprega mais de cem pessoas. Nesse caso, o Slack, com seus pagamentos mensais, será um prazer muito caro para você. Em tal situação, é muito mais fácil implantar seu próprio serviço ou usar os chamados serviços de pagamento único: você paga uma vez e o utiliza.
2. Sua empresa possui uma estrutura vertical rígida, uma espécie de "Clube de Coordenadores de Dallas", quando quaisquer decisões e iniciativas são consistentemente aprovadas por gerentes, chefes de líderes e assim por diante. Nesse caso, você provavelmente não precisa de nenhuma comunicação transparente.
3. A estrutura organizacional da sua empresa envolve uma divisão rígida em departamentos no vácuo: somente o chefe de departamento interage com outros departamentos - e somente através do chefe de outro departamento. Todos os projetos são realizados apenas dentro do departamento (literalmente: dentro de um ou dois escritórios).

Erros de implementação

Não vejo muito sentido em dar instruções detalhadas sobre como começar a usar o Slack - tudo está muito claro lá. Mas vou te dizer onde erramos, porque os fakaps amam tudo. Em nossa equipe, escolhemos até o melhor fakap todos os meses.

1. Não marque a borda entre o correio e o Slack.

Em outras palavras, eles não entenderam imediatamente que era necessário concordar claramente com a equipe quando usamos o messenger e quando usamos o correio. Como resultado, os caras, muitas vezes por inércia, escreviam breves perguntas de trabalho pelo correio ou, inversamente, enviavam grandes cartas para o Slack, que então seriam enviadas a contratados externos.

Às vezes chegava ao ponto em que uma pessoa fazia uma pergunta pelo correio e recebia a resposta já no Slack. Esquizofrenia leve, não é? Obviamente, nesse caso, é muito mais fácil ficar confuso. E se depois de um mês você precisar encontrar algum tipo de mensagem, isso poderá levar muito tempo.

Um pouco mais tarde, fizemos o que precisava ser feito imediatamente: concordamos que toda a correspondência interna é por meio do Slack, e todas as externas (ou com a participação de contratados externos) são por correio. Havia exceções: por exemplo, conectávamos repetidamente contratados ou freelancers externos ao Slack quando havia uma comunicação longa e estreita: principalmente eram designers ou programadores.

2. Eles não capturaram a estrutura imediatamente.

Tudo é extremamente simples aqui: nem todos os caras começaram imediatamente a usar a estrutura em vários níveis "canal - thread - comentários" e se comunicaram "sem rodeios": uma pessoa escreveu a mensagem inicial (com a declaração do problema) no canal e a outra escreveu outra mensagem no mesmo canal, em vez de escrever um comentário na postagem original (continue o tópico, em outras palavras). É o mesmo que escrever esse artigo inteiro apenas com títulos.

Agora, essas situações também ocorrem uma vez a cada poucos meses (com mais frequência com a chegada dos recém-chegados). E antes - várias vezes ao dia. Isso exigiu uma intervenção lacônica, mas persistente da minha parte. Agora parece exatamente o mesmo que há dois anos:



3. Começamos a definir tarefas no PM Slack, ignorando o Trello.

E essas são as consequências ruins de um bom serviço: com o tempo, tornou-se tão conveniente se comunicar através do Slack que algumas tarefas dos caras passaram pelo Trello e permaneceram apenas em correspondência. Bem, "os caras". Eu, em geral, também pequei com isso.



Como resultado, a equipe às vezes não estava ciente do que estava acontecendo, e isso já contradiz o princípio geral de transparência de todos os projetos. Eu já escrevi por que era necessário: dois "à margem" concordaram em fazer alguma coisa, e o terceiro está 80% pronto para esta tarefa, ou ele tem bons argumentos a favor do que fazer de maneira diferente ou não fazer. Tais situações geralmente criam trabalho desnecessário.

Um pouco mais tarde, chegamos ao seguinte esquema: os caras definem tarefas no Trello, depois escrevem sobre isso no canal correspondente no Slack. Este é apenas um dos elementos da "comunicação excessiva", o que minimiza as chances de perder informações importantes da vista.

A propósito, existe a possibilidade de integrar o Trello e o Slack, e ele pode ser configurado para receber notificações automaticamente. Mas eu recomendo que você faça isso com cuidado e em ocasiões especiais; caso contrário, o Slack deixará você doente com as notificações.

Obviamente, não corrigimos tarefas muito pequenas e rápidas (que são mais rápidas do que marcar em algum lugar) - isso seria insanidade e dificilmente traria benefícios a alguém. Embora eu lhe conte algumas dicas mais tarde sobre o que você pode fazer com coisas tão rápidas usando o mesmo Slack.

4. Não compreendeu imediatamente os benefícios de discussões abertas.

Parece o parágrafo anterior, mas aqui é mais provável que não seja sobre o estabelecimento de metas, mas sobre discussões abertas sobre qualquer problema como um todo.

Como foi o começo

Igor e Fedor estão sentados e "esfregando" de uma maneira pessoal, como se quisessem melhorar a conversão na seção com brindes corporativos. Igor e Fedor, é claro, foram bem-sucedidos, mas nesse esquema a equipe perde três bônus legais.

Os caras não suspeitam que o assunto esteja sendo discutido. E se eles vissem a correspondência de Igor e Fedor, ofereceriam dez idéias brilhantes, duas das quais Igor e Fedor levariam para trabalhar e obter lucro. Mas eles se comunicam no PM, portanto, não têm chance de ter idéias brilhantes do lado de fora - eles só podem confiar em si mesmos.
Iniciantes não recebem boas práticas e não se adaptam tão rapidamente quanto uma equipe. Imagine que um iniciante faça algumas perguntas a um funcionário experiente em campo aberto - imediatamente, o efeito de treinamento adicional apenas aparece automaticamente, porque outros caras veem esse diálogo.

Se o canal estiver bem "localizado" no tópico, quando um novo colega for introduzido na equipe, você pode simplesmente dizer: "Vasya, aqui está o canal, retroceda ao início e leia tudo lá". Tais histórias dão apenas um efeito maluco - o iniciante não vê apenas o resultado final, mas o processo: erros, superação e assim por diante, ele entende substancialmente por que tudo é exatamente como é. Acelera apenas cosmicamente a adaptação da equipe.

Como isso está acontecendo agora

Igor escreve para #internet_marketing: “Equipe, pergunta sobre cães: tenha idéias, como podemos aumentar a conversão na seção com brindes corporativos? Aqui está o relatório de novembro, existem todos os indicadores. ” No final do dia, o tópico rompe com os comentários e o terreno para o pensamento de Igor é fértil, como as margens do Nilo.


Marina coletou 200 idéias para o nome de um novo jogo por dia

Atenção: esse esquema é categoricamente inaceitável se você tiver especialistas com um "P" maiúsculo trabalhando em sua equipe, que sempre "sabem melhor do que tudo isso, não os deixe ir com tudo isso". Nesse caso, a comunicação aberta não ajudará, mas apenas prejudicará seu senso de importância pessoal.

Alegrias de uso

Não pense que o Slack é algum tipo de software especial que transforma qualquer comunicação de trabalho em uma terra mágica com fadas, unicórnios e compreensão mútua absoluta na equipe. Por si só, não torna a correspondência simples, estrutural ou compreensível. Exemplo: usando um bom soco, você pode fazer um furo no chão ou na perna - tudo depende de como usar essa ferramenta.

Em geral, eu recomendo fortemente iniciar um Slack-master ou uma equipe, o que, especialmente no início, ajudará a implementar e configurar tudo.

Abaixo, destacarei os principais pontos e recursos que nos ajudam a trabalhar da maneira mais conveniente e eficiente possível no Slack.

1. Canais

A regra básica: escreva para o canal. Sobre a preparação de postagens no VKontakte - em internet_smm, sobre remessas para clientes corporativos - em sales_corporate. É como cozinhar na cozinha e lavar no banheiro - seria muito desconfortável e estranho fazer tudo isso no corredor.

Quando começamos a usar o Slack, tínhamos apenas oito a dez canais. Mas com o tempo, seu número aumentou organicamente. Por exemplo, se no início havia um canal sales_world (mercados internacionais), agora são cerca de sete canais: sales_world_uk, sales_world_ua, sales_world_germany e assim por diante.

Se agora todas as perguntas sobre remessas para o exterior caíssem em um canal, reinaria em completo caos. Portanto, assim que surgir a necessidade de "separar" o fluxo geral de informações ou criar um espaço para informações de um novo tipo, criamos um novo canal.


A frase “Preciso de mais um canal na folga” tornou-se um meme local, que meus colegas me provocam periodicamente :)

Enquanto escrevia este material, contei 59 canais que estamos usando no momento. Para tornar mais fácil para os iniciantes entenderem como tudo funciona, temos um mapa mental com a estrutura de todos os canais. Aqui está a peça dela:


Estrutura do canal no Slack (fragmento)

É muito ou pouco? Não posso dizer, temos cerca de 45 pessoas, três escritórios, 11 canais de vendas, quatro linhas de produtos, cerca de 100 SKU. Você mesmo pode descobrir a que tipo de tráfego isso ocorre: recebemos cerca de 40 mil mensagens por mês. É assustador imaginar quantas cartas haveria se usássemos o correio.

Há outro ponto importante: não é necessário se inscrever em todos os canais e ler em geral tudo o que acontece. Por exemplo, os designers, com razão, não se importam com canais ou logística de CRM. Mas eles estão inscritos em todos os canais relacionados ao desenvolvimento de produtos e materiais no site. Isso economiza muito tempo.

2. Controle do que está acontecendo

O Slack possui dois botões muito úteis: Todos os Não Lidos e Todos os Threads.

Todos os Não Lidos é o local onde são coletadas todas as mensagens não lidas de todos os canais que uma pessoa assina. Mesmo que por um tempo ele corte todas as notificações para se concentrar, ele tem a oportunidade de abrir a seção Todos os Não Lidos mais tarde e ler tudo em uma fita.

Todos os segmentos são iguais, mas estamos falando de todas as mensagens dos segmentos em que o funcionário participa (deixou um comentário ou criou o próprio segmento).



Através desses dois pontos, você pode ver toda a sua correspondência em geral e não perder nada: todas as mensagens são exibidas na forma de uma fita.

3. Estrelas e lembretes

A Star é uma das principais ferramentas para aumentar bastante a eficiência. Com sua ajuda, você pode marcar uma mensagem ou publicação em qualquer lugar de qualquer dispositivo - eles são colocados em ordem cronológica na seção Itens com estrela. Assim, você pode marcar tarefas como concluídas ou apenas informações importantes.



Exemplo: um funcionário no almoço, mas vê uma mensagem importante no Slack mobile, o marca com uma estrela, chega do almoço, abre o aplicativo em seu computador e já está imerso em todo o contexto. Dado que realmente apreciamos a capacidade de não esquecer nada - uma coisa muito útil.

Lembre-me é outra variante da função Star. A essência é a mesma - essa opção também não permite que você esqueça algo importante, mas é ainda mais específico, e eu pessoalmente o uso principalmente e não a estrela. Ela define o período de tempo durante o qual ela mesma lembrará a tarefa ou mensagem. Você só precisa escolher a hora.



Exemplo: à noite em casa, vi uma história importante em correspondência, que precisa ser prestada atenção pela manhã. Assinalo com Lembrar - amanhã, e amanhã, às 9 da manhã, receberei um lembrete nas mensagens do Slackbot. Lá, você pode clicar em Marcar como concluída ou Adiar, ou seja, adiar outra. Acontece que esse gerenciador de tarefas para pequenas tarefas. Todos os grandes estão apenas no Trello.

Slack não é um bate-papo, mas uma plataforma

Uma das vantagens do Slack para nós é que não é apenas uma ferramenta de correspondência, mas uma plataforma para organizar o trabalho em equipe. Isso significa que, além da comunicação em si, existem muitos aplicativos e bots úteis com os quais você pode expandir significativamente a funcionalidade do Slack.

É importante entender que essas não são algumas piadas decorativas e divertidas, mas ferramentas bastante aplicadas. Se usados ​​em combinação, ajudam a economizar tempo de trabalho e geralmente tornam a vida mais fácil. Já usamos alguns deles, enquanto outros estão sendo estudados e planejam implementá-los. Aqui vou listar esses e outros.

Timebot

Onde está Igor? Como está de licença médica? Quanto tempo dura as férias com o chefe do departamento de suprimentos? Onde e quanto realizar a reunião? Ivan Viktorovich não pode?E quando pode? Todas essas questões surgem constantemente, várias vezes ao dia. E o TimeBot ajuda a gastar muito menos tempo com eles.

Isso permite que você grave com facilidade e rapidez todas as exceções da programação padrão do funcionário e notifique os colegas sobre elas: férias, feriados, viagens de negócios e assim por diante. Com essa ajuda, é possível formular solicitações de tempo livre dos colegas, para que seja mais conveniente planejar trabalhos e reuniões.

Até agora, usamos o Google Agenda à moda antiga, mas ainda planejamos migrar para alguma solução dentro do Slack. O TimeBot me parece uma boa opção, porque agora tenho que integrar o calendário do Google ao Slack: todas as manhãs, todos os dias, eventos e alterações na agenda dos funcionários são carregados no canal #general_vacation do Slack. É assim:



BirthdayBot

Ao mesmo tempo, tropeçamos periodicamente no mesmo problema: por exemplo, Sergei veio até mim e disse: "Aham, hoje é o aniversário de Ilya". E simplesmente esquecemos disso no frio, e temos que inventar algo com urgência.

Para não memorizar todos os 45 aniversários dos colegas, definimos o BirthdayBot para o Slack. Essa é uma alternativa conveniente aos folhetos com os aniversários de funcionários comuns em muitos escritórios (que raramente são vistos por alguém).

A vantagem é que você não precisa acompanhar nada e manter em mente - o bot se lembrará quando um dos colegas tiver um aniversário chegando: por uma semana, por um dia e no próprio aniversário.



Hivy

O café acabou, a impressora está quebrada, são necessários dois locais de trabalho adicionais, a lâmpada queima, o escritório é necessário - essas situações surgem constantemente. Admito honestamente: agora estamos resolvendo-os de uma maneira "primitiva". A saber: criamos aplicativos de inscrição no "Google Sheets", contatamos o administrador do sistema, escrevemos o gerente do escritório no PM - em uma palavra, aqui temos o caos e a aleatoriedade.

Portanto, planejamos introduzir uma única ferramenta para coletar e processar todas essas solicitações. De tudo o que vi, gosto mais do aplicativo Hivy Slack. Com isso, os funcionários podem fazer aplicativos e fazer sugestões para melhorar a vida no escritório: seja a substituição de consumíveis, equipamentos de solução de problemas etc., até a falta de colheres na cozinha do escritório.

Os administradores, por sua vez, consideram essas solicitações e podem criar seus próprios projetos no Hivy, para que você possa esclarecer tudo de forma rápida e conveniente. Agora, estou apenas estudando ativamente esse aplicativo e provavelmente o implementaremos em breve.



Polly

Certamente enfrentou uma situação em que era necessário entrevistar um grande número de pessoas em uma equipe por um período muito curto - por exemplo, para resolver rapidamente algo ou avaliar a situação. Bem, ou você foi interrogado entre muitos. Como isso aconteceu? Via correio? Problema. "Formulários Google"? Já está melhor. Mas encontramos algo ainda mais conveniente.

Trabalhamos no SCRUM, com uma revisão semanal “retro” do trabalho realizado. Para fazer essa revisão, você precisa coletar todo o feedback da equipe. Para fazer isso, usamos o aplicativo Polly incorporado ao Slack, que nos ajuda a coletar informações rapidamente. Possui pesquisas, votação - tudo o que é necessário quando você precisa coletar feedback rapidamente, envolvendo um grande número de pessoas.



Plop

“Esse cara de óculos parece saber como montar uma campanha no Direct. E ele? Kolya? Paxá? ”É uma situação completamente normal quando você chega a um novo time. Eles dizem que os golfinhos podem se lembrar de centenas de "nomes" de seus parentes - mas as pessoas com esse assunto geralmente têm problemas. E então uma coisa chamada Plop vem em socorro.

Este é um aplicativo de jogo divertido e útil, que ajuda a lembrar os nomes dos funcionários. Especialmente valioso para iniciantes. Certamente, afinal, eles vieram para um novo time e atacaram "como é o nome desse cara"? Então, o Plop realmente ajuda a lembrar rapidamente de todos - verificamos isso em nossos funcionários :)



Robô de tempo de atividade

Uma coisa muito simples e útil: entra no canal certo se um de seus sites cair, corrige quem se comprometeu a resolver o problema e relata quando o site está funcionando novamente. Para programadores e administradores - ouro. Essas mensagens têm a seguinte aparência:



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Não importa quão detalhada seja essa revisão, a experiência pessoal é a melhor base para a tomada de decisões. Eu, pessoalmente, tento testar tudo o que desperta interesse - por isso, "crescemos demais" com o conjunto de ferramentas que temos agora.

Você nunca entenderá completamente se precisa do Slack até executá-lo em seu ambiente de trabalho. Felizmente, existe uma versão gratuita completamente viável. Registre-se e teste, gratuitamente e sem SMS.

Sim, e mais uma coisa. Se eu já comecei essa ficção, é muito importante para mim obter feedback e descobrir como tudo funciona em outras empresas. Os comentários são bons, mas a experiência me diz que as pessoas nem sempre estão prontas para falar em público. Portanto, de joelhos coletei um pequeno perfil no Google. Ficaria muito grato se você preencher.