Existe uma coisa assim no mundo, chamada "programação de negócios". Ainda não te contei sobre ela. E não tenho certeza de que você estará interessado nisso.
Programação de negócios é a programação de um negócio como um sistema. Você está programando alguma coisa? Serviço lá, site, aplicativo móvel, sistema corporativo. Ela trabalhou, não tocou em ninguém, e você, uma vez, mudou algo, e ficou melhor, mais rápido, mais conveniente. Bem, ou ... Tudo pode acontecer.
Da mesma forma, você pode mudar o negócio, os princípios são os mesmos. Apenas existem diferenças nos detalhes. Por exemplo, há pessoas que não querem fazer nada. E eles nem querem ouvir você. E eles não querem nada, exceto um salário, uma série sobre policiais e pivas.
Em suma, o artigo é experimental. Gosto - vou escrever mais. Eu tenho um livro inteiro sobre programação de negócios. Não gosto - para o inferno com ele, eu vou sobreviver. Então vamos lá.
A capacidade de analisar e otimizar processos é uma das chaves para um programador de negócios. E coincidiu com tanto sucesso que trabalhar com processos é a parte mais simples, compreensível e facilmente reproduzível de toda a técnica de programação de negócios.
Provavelmente porque os processos internos da empresa, em essência, são muito semelhantes aos processos que ocorrem em sistemas de engenharia, inclusive em soluções aplicadas, como configurações 1C. Em todos os lugares há um começo, fim, ações, artistas, condições, transições e retornos. No software, é claro, os executores não são pessoas, mas um conjunto mais amplo de objetos - documentos, módulos, servidores, vários programas, nós de um sistema distribuído, etc.
A semelhança dos princípios dos processos dá uma conclusão importante - os métodos de otimização são amplamente idênticos, assim como os requisitos para os processos. Por exemplo, o processo humano e o software devem ser rápidos. Uma pessoa não deseja esperar a execução de um aplicativo em uma unidade vizinha por mais de um dia, e o contador-chefe não deseja esperar o cálculo do custo por mais de 15 minutos.
A publicação que você está lendo é um trecho de um livro sobre programação de negócios. Provavelmente difere das minhas publicações anteriores, pois Não é divertido, motivador ou provocador. Esta é apenas uma declaração de um método concreto, compreensível, simples e facilmente aplicável.
Método de raia de natação
O método da pista de natação é uma boa ferramenta para analisar processos. Este é precisamente o método analítico, porque ele não diz o que precisa ser alterado no processo, mas permite que você veja com facilidade e rapidez fontes potenciais de problemas.
É aplicável principalmente a processos multifuncionais - aqueles nos quais duas ou mais unidades ou equipes funcionais participam - em geral, onde o processo ultrapassa alguns limites.
Vejamos um exemplo. Digamos que tenhamos um certo processo - compra sob encomenda. O gerente de vendas recebeu uma solicitação do cliente, o gerente de compras deve encontrar fornecedores, descobrir os preços e condições, coordená-los com nosso vendedor, obter uma fatura para pagamento, entregá-la ao departamento financeiro, concordar com as condições de pagamento com eles e o fornecedor, fazer um pedido com o fornecedor e aguardar a conclusão - pagamento e, de fato, a chegada dos bens necessários.
Suponha que um cliente, ou seja, gerente de vendas, identificou os problemas do processo, no idioma filistino. O principal problema é chamado de problema de velocidade - leva muito tempo para aguardar a execução de um aplicativo de compra. Quando o processo é concluído e o pedido é criado para o fornecedor, não há problemas específicos - os fornecedores são confiáveis, raramente falham. Mas os estágios de coordenação, o movimento do aplicativo dentro da empresa são inúteis.
Vamos desenhar um diagrama simplificado desse processo na forma de uma tabela.
O que se pode dizer olhando para esse processo? Que problemas são visíveis - reais ou potenciais? Parece que o processo é bastante padrão, de uma forma ou de outra é encontrado na maioria das empresas. Onde está perdida a velocidade?
E mais uma pergunta: como ver possíveis problemas do processo sem conhecer o conteúdo da coluna “Ação” - tendo apenas informações sobre os artistas? Realize um tipo de análise rápida, em tempo real, sem mergulhar nos detalhes das ações executadas.
É aqui que o método da pista de natação é útil. O nome é adotado por analogia com os caminhos nas piscinas, separados por supressores de ondas - cordas de cores vivas esticadas por todo o comprimento da piscina.
Em nosso método, as faixas são diferentes unidades funcionais. Em geral, pode até ser pessoas diferentes dentro da mesma equipe ou serviço.
Nós desenhamos o mesmo processo usando o método da raia de natação, deixando apenas o número de ações e artistas. No nosso caso, existem três artistas, o mesmo número de faixas será. O processo vai de cima para baixo, o número da ação está na coluna de seu executor.
Até agora, a clareza não foi adicionada. É visível apenas que o gerente de compras executa mais ações. Problemas potenciais do processo são visíveis, onde ele perde velocidade, fica preso ou até se perde? Não, algo está faltando.
Vamos tentar adicionar setas - a direção da transição entre ações. A linha sólida indica as principais transições, a linha pontilhada indica as auxiliares, em caso de falhas no processo e retorna às ações anteriores (por exemplo, se o vendedor não estiver satisfeito com os preços oferecidos pelo fornecedor).
Com as setas, o processo parece um pouco menos legível, mas em geral pode ser entendido se você mover o dedo pelas setas de dígito a dígito. Agora, olhando esta foto, você consegue entender onde estão os gargalos? Não até que estejam visíveis.
De volta à analogia da pista da piscina. Se você é um adulto, pessoa séria e adequada, veio à piscina nadar livremente, treinar cinquenta metros com latão, quem é capaz de distraí-lo desse processo e perder a paciência? Você escolheu uma faixa na qual há menos pessoas, ou ninguém, e está preparado para se divertir.
Mas você não é o único, e aqui um cara sábio também mergulha no seu caminho. Atrás dele - mais um, depois outro e mais. E torna-se decididamente impossível nadar - você precisa limitar seus movimentos para não tocar nas mãos e nos lados molhados de outras pessoas.
Você é forçado a mudar de faixa. Parece que está tudo bem - eles navegaram sob a proteção de onda, talvez mais de uma vez (se o caminho livre não estiver adjacente ao seu) e, novamente, aproveitem o processo. Mas a situação está se repetindo novamente - as pessoas entraram correndo e novamente elas interferem em você. A situação é exacerbada pelo afluxo de crianças que não andam o tempo todo na mesma pista - elas brincam, brincam, mergulham, nadam em várias trilhas ao longo do debate, etc.
Durante a sessão de natação, você terá que mudar a pista várias vezes, nadando sob o extintor de ondas.
No caso de processos, alterar uma trilha é uma transição do fluxo de ações através das fronteiras. Como fronteira, selecionamos unidades funcionais. No pool, você precisa de alguns segundos para mudar o caminho, mas nos processos internos das empresas, horas, dias e às vezes semanas podem levar para superar isso.
Vejamos a imagem final do processo - da mesma forma que da última vez, apenas marcaremos com os cruzamentos os momentos de transição de uma faixa para outra.
No total, 5 cruzamentos nas ações principais, 4 - no auxiliar, total (máximo) - 9. Nove vezes o processo é forçado a superar os limites das unidades funcionais.
Toda passagem de fronteira é uma perda. Teoricamente, essa é uma perda potencial, porque existem processos cuidadosamente ajustados na vida que fluem sem tropeçar nas fronteiras. Mas, na prática, mudar de faixa é sempre uma perda de velocidade.
O processo de transição física não será considerado uma limitação - agora, na maioria dos casos, esse processo é automatizado. Aplicações, faturas, taxas, etc. transmitido eletronicamente, isto é, instantaneamente.
Mas a transferência de informações é apenas o começo da espera na fronteira. Cada faixa, ou seja, unidade ou artista, viver suas próprias vidas, de acordo com suas regras, regulamentos e processos internos. O conceito de fila aparece em quase todos os lugares.
O gerente de compras não se apressa em avaliar cada solicitação imediatamente após o recebimento. Ele tem essas aplicações - duas dúzias por dia. Assim, os aplicativos são alinhados para processamento. Se um funcionário estiver inclinado a otimizar seu trabalho, ele agrupará solicitações - por exemplo, ele escolherá os mesmos itens de linha para um pedido dentre várias solicitações e fará uma solicitação ao fornecedor.
O financista, da mesma maneira, não trabalha com cada aplicativo individualmente, principalmente no estágio de pagamento. O dinheiro é transferido para os fornecedores por meio do registro, e geralmente uma ou duas vezes por dia. Assim, na fila de pagamento, a conta permanecerá ociosa por pelo menos um dia. Com um procedimento complicado de coordenação e orçamento - por exemplo, se os pedidos de pagamento precisarem ser apresentados em uma semana - o processo pode ficar muito sério na fronteira.
Mesmo sem examinar postagens e características específicas de seu trabalho, sempre há um atraso na resposta às informações - pelo menos porque uma pessoa não as vê imediatamente, no momento da transmissão. Poucas pessoas estão sentadas em um computador e lendo imediatamente todas as mensagens recebidas. Alguns geralmente não ficam sentados no computador - o mesmo vendedor pode sair para uma reunião com o cliente e não executar a ação número 5 por 24 horas (análise da lucratividade da transação).
Como mencionado no começo, o método não responde à pergunta “como mudar o processo?”, Mas mostra as áreas problemáticas potenciais com muita clareza. Como você pode ver agora, o método também é muito fácil de usar.
Com um pouco de treinamento, você pode calcular o número de pontos de transição em alguns segundos sem desenhar nada - apenas olhando a descrição do processo, sob qualquer forma que ele tenha sido executado.
Alguns formatos, ou notações da descrição dos processos, são especialmente visuais e pedem literalmente que alguém conte as faixas e transições entre eles. Por exemplo, qualigramas.
O método da pista de natação pode ser usado, por exemplo, em uma entrevista - se você ingressou em uma nova empresa e está se candidatando a uma posição ou atividade relacionada aos processos. Basta pedir para mostrar uma descrição dos processos problemáticos (se o empregador não fez isso sozinho) ou desenhar com um marcador no quadro.
Então, com uma voz misteriosa, diga: “Um bom processo, apenas vejo pelo menos 12 pontos potencialmente perigosos aqui” e mostre esses pontos. Aqui você pode falar brevemente sobre o método, seu objetivo e princípios básicos. Para a pergunta "Como esse processo pode ser otimizado?" a resposta "existem várias opções, mas uma imersão mais profunda nos detalhes" será suficiente.
Embora, é claro, você possa imediatamente dar recomendações mais precisas - métodos de controle de fronteiras, que discutiremos mais adiante.