Experiência na organização e realização de conferências corporativas para analistas

Olá pessoal!

Meu nome é Nikolai Tolmachev, sou o chefe do departamento de análise de negócios e sistemas de uma empresa de TI. Há 22 pessoas no departamento, 16 delas podem ser atribuídas a analistas de TI no sentido pleno da palavra (o restante está mais próximo dos desenvolvedores de SQL ou gerentes de projeto). Pelo terceiro ano consecutivo, realizamos uma conferência interna de analistas e a última vez que finalmente foi bem.

Nossa experiência na organização e realização de conferências internas está em jogo.

O que é uma conferência de analistas

O conceito é o seguinte: uma conferência de analistas é um evento em que todos os analistas que trabalham na empresa se reúnem, contam coisas interessantes, discutem problemas e se divertem. Nota: o termo "analista" neste artigo refere-se a funcionários que estão desenvolvendo requisitos de software.

Eventos desse tipo são especialmente úteis em empresas onde os analistas trabalham em pequenos grupos em diferentes projetos não relacionados e raramente se sobrepõem no trabalho. Em tal situação, o “separatismo da equipe” cresce inevitavelmente e a tendência de reinventar constantemente a roda (em vez de reutilizar soluções prontas de outras equipes), além de reduzir a capacidade dos analistas de se deslocarem entre os projetos (porque os vizinhos têm “tudo é diferente”). Em nossa empresa, a situação é exatamente essa - paralelamente, na fase ativa do desenvolvimento, existem 5-7 projetos, em cada um dos quais de 1 a 4 analistas.

Estrutura do artigo

No início, será dada a experiência de realizar conferências por ano: 2016 , 2017 , 2018 . Para cada conferência, será dito o seguinte:

• Principais características - hora e local, duração, participantes, palestrantes, orçamento, etc.
• Programa - nomes e resumo dos relatórios.
• Identificado no curso dos prós e contras.

A seguir, é apresentada uma tipificação dos relatórios apresentados em conferências e considerados bem-sucedidos. São dadas recomendações sobre cada tipo, sobre as quais vale a pena focar a atenção.

No final, são dadas recomendações gerais para a realização de conferências internas , formuladas com base nos resultados de três anos de experiência na realização de conferências.

Note-se que não somos profissionais na condução desses eventos, e esta é a nossa experiência pessoal - como fomos capazes de organizar eventos internos interessantes e úteis por conta própria, com um orçamento mínimo em uma empresa relativamente pequena.

Conferência 2016

Durante 2016, houve um aumento significativo no número de departamentos, novas pessoas vieram (incluindo novos analistas líderes), um pedido de troca de experiências apareceu. Em particular, todos estavam interessados ​​em quais projetos as pessoas estavam envolvidas anteriormente, como os processos foram organizados, quais ferramentas foram usadas, como o trabalho em outras empresas difere do nosso. E em geral - somos lapotniki ou pessoas modernas? Como resposta a esta solicitação, foi decidido realizar uma conferência e trocar experiências.

O RH foi responsável pela busca e reserva da sala e pela organização da pós-festa, o restante foi feito de forma independente: a formação do programa, preparação de relatórios e ensaios, formulário de feedback, organização da gravação de vídeo, etc.

Principais recursos:

• Data - 29 de outubro de 2016.
• Parte do relatório - das 9:30 às 17:00.
• 13 relatórios, incluindo 12 de analistas, 1 do chefe de desenvolvimento regional.
• Local - sala de conferência alugada no centro de negócios.
• Pedimos almoço e dois coffee breaks (no mesmo centro de negócios).
• Participaram - todos os analistas, várias pessoas de departamentos relacionados, o CEO foi a alguns relatórios. Apenas cerca de 25 pessoas.
• Afterparty - uma aula de culinária.

O orçamento total da conferência:

• 30 mil rublos para um salão, jantares e coffee breaks.
• 25 mil rublos para uma aula de culinária.
• 130 horas-homem para a preparação e ensaio de relatórios.

Os relatórios foram apresentados por novos funcionários, bem como os três principais relatórios sobre três conceitos de interface do usuário - Material Design, Metro (Windows UI) e Apple Human Interface Guidelines. O resto foi realizado com o princípio de "de cada um de acordo com sua capacidade".

O principal feedback da conferência foi "quão bom é fazer isso", mas várias deficiências foram observadas. Incluindo:

• Na preparação, havia o princípio “de cada um de acordo com o relatório”, eles tentaram escolher um tópico para cada analista. Acabou por quase todo mundo. O problema era o nível diferente de oradores, nem todos sabiam (e queriam) contar e apresentar material. Alguns relatórios foram amassados ​​e incompreensíveis, o que afetou negativamente a impressão geral da conferência.
• Muitos relatórios, inclusive substanciais, muitos tópicos diferentes. Foi muito cansativo para todos os participantes, os últimos relatórios já foram percebidos com dificuldade - é difícil se concentrar por tanto tempo.
• Foi realizado um ensaio preliminar de quase todos os relatórios (às vezes 2 vezes). O ensaio levou muito tempo. Ao mesmo tempo, eu estava essencialmente envolvido em ensaios sozinho e, por duas semanas, deixei de trabalhar por causa deles.
• Pouco tempo foi dedicado às perguntas e respostas após os relatórios. Às vezes, as discussões eram muito tempestuosas e interessantes, por causa das quais todos os relatórios subsequentes foram adiados, o cronograma não foi mantido.
• Uma aula de culinária foi realizada como um pós-festa, foi cansativa. Como se viu, este é um evento surpreendentemente ativo que requer atenção, concentração e esforço. Após os relatórios, foi difícil.
• Não houve feedback suficiente das unidades relacionadas. Havia apenas um relatório do chefe de desenvolvimento regional, e ele não foi compreendido. Com base nos resultados da primeira conferência, uma nova solicitação foi formulada - o que os departamentos relacionados pensam sobre nós, o que fazemos bem, o que é ruim, como podemos melhorar.
• Um relatório não estava claro sobre o que. Como não havia ensaio, o orador era (aparentemente) de alto nível, com vasta experiência, etc. Todos os relatórios devem ser ensaiados (ou pelo menos entender do que o orador falará).

Decidimos levar em consideração essas deficiências e melhorar da próxima vez.

Também deve ser observado que, pela primeira vez, filmamos todos os relatórios. Acabou sendo completamente inútil - DVDs com gravações de vídeo estão na minha mesa de cabeceira há 3 anos. Não praticamos mais a gravação de vídeo.

Conferência 2017

Durante 2017, não houve grandes mudanças de pessoal no departamento, houve significativamente menos novas pessoas. O tópico principal da conferência foi o feedback escolhido - o que os desenvolvedores e testadores pensam sobre nós, se trabalhamos bem, como podemos nos tornar melhores.

Principais recursos:

• Data - 25 de novembro de 2017.
• Parte do relatório - das 10:00 às 17:15.
• 8 relatórios, 3 deles de analistas, 2 de gerentes de projeto, 1 de um gerente de teste, 1 de um gerente de desenvolvimento, 1 conjunta de um líder de análise e gerente de desenvolvimento.
• Mesa-redonda para discutir questões prementes.
• Local - sala de conferência alugada no hotel.
• Pedimos almoço e dois intervalos para café.
• Presente - quase todos os analistas, gerentes de projeto, gerentes e alguns líderes de equipe de desenvolvimento e teste. Também havia funcionários de suporte técnico que estavam interessados ​​na futura posição do analista. Apenas cerca de 25 pessoas.
• Afterparty - uma viagem conjunta ao café.

Orçamento da Conferência:

• 28 mil rublos para o salão, jantares e coffee breaks.
• 30 horas-homem para a preparação e ensaio de relatórios.

O principal problema da segunda conferência foi um pano de fundo negativo - tanto o feedback quanto a mesa redonda giravam em torno de problemas e deficiências. Como resultado, a conferência dificilmente poderia ser chamada de um evento “fácil” e “divertido”; no final, o humor da maioria dos participantes estava deprimido.

De acordo com os resultados, foram formuladas as seguintes desvantagens:

• Poucos relatórios informativos, durante os quais você pode aprender algo novo e útil em seu trabalho. A utilidade geral da conferência foi classificada como insuficiente.
• Muito feedback. Ao mesmo tempo, os palestrantes concentraram-se nas deficiências e nos problemas; portanto, ao final do bloco de relatórios sobre feedback, os analistas estavam tristes e deprimidos. Infelizmente, os alto-falantes não suportaram o “princípio sanduíche”.
• Participação de chefes de departamentos relacionados e gerentes de projeto em uma mesa redonda. Todas essas pessoas são ativas, pró-ativas e, como resultado, se solaram na mesa redonda. Embora a discussão tenha sido feita entre analistas. Esse formato foi considerado sem êxito.
• Quase ninguém foi ao afterparty, já que o clima não era muito bom, e o programa do afterparty não parecia muito interessante. Eu também não poderia ir. Mas eles dizem que acabou mentalmente.

Os seguintes foram reconhecidos como bem-sucedidos:

• A duração total da conferência não é muito e não é muito curta.
• A presença (mas não o número!) De relatórios de representantes de unidades relacionadas.

Mais uma vez, decidimos levar em conta as deficiências, desenvolver as vantagens e melhorar na próxima vez.

Conferência 2018

Principais recursos:

• Data - 10 de novembro de 2018.
• Parte do relatório - das 10:00 às 17:15.
• 8 relatórios, 5 deles de analistas, 1 do chefe do grupo de analistas de segurança da informação, 1 do líder da equipe de desenvolvimento, 1 do gerente de projetos.
• Após os relatórios, foi realizado um jogo de negócios.
• Local - sala de conferência alugada em um prédio de escritórios.
• Pausas para café e almoço foram organizados por conta própria. Havia um refrigerador e canecas no corredor, compravam biscoitos para os intervalos para o café, pediam pizza e pãezinhos para o almoço.
• Quase todos os analistas estavam presentes, da unidade adjacente - analistas de segurança da informação, palestrantes de unidades relacionadas (chefe do grupo de analistas de segurança da informação, um dos líderes da equipe de desenvolvimento, gerente de projetos). Apenas cerca de 28 pessoas.
• Afterparty - uma viagem conjunta ao café.

Orçamento da Conferência:

• 5 600 rublos - alugue um quarto por um dia.
• 10 500 rublos - refeições e coffee-breaks por conta própria.
• 60 horas-homem para a seleção, preparação e ensaio de relatórios.

Foi realizada uma pesquisa de satisfação dos participantes da conferência (via Google Forms). Os resultados são os seguintes (em um sistema de 5 pontos):

• impressões gerais da conferência: 4.4
• palestras interesse: 4.1
• utilidade dos relatórios: 4
• qualidade do relatório: 4
• jogo de negócios: 3.9
• : 3,8

:

• - , . , . , .
• . 5 ( 5 ), . .
• IV – . , .

, , 2016 2017 .

:

• . – , – : , ..
• . 5-6 . - . , . , ( 3-4 , 5-6).
• HR. -, – . -, ( - ). , , - .
• . : – , , - . , , , . .
• . , , . .
• . , ( ) . , : , , .
• . .

, :

• , . , . , -, . – //, . – , . – , , .
• . - . : , , : . « » /, , .
• . middle+ senior-, , 3 . , . , . , : , , ..
• , . , , . – , . , , , , . - , , , – : .
• . , . , . – , . « » — //, . .

«» – :

• , 1-2 .
• . , , – - .
• , 3 . . HR event-.
• 15 .
• 6 4 .
• 10-15 , .
• . - . -.
• – . - , . . .
• – . 100%. - , . .
• afterparty, . , « » .
• , . « » — .
• – , . . - , - – . - .
• . — , . — /- — . , .

Conclusão

? :

• . , . , .
• Tradição , . .
• . , « ». .
• . , . , , , - , .
• . , .

2019 . 2018 :

• . , . « ». .
• , . IV , . .
• . , - , . - , - - .
• , , .