Originalmente criadas para organizar as comunicações nas empresas, as modernas plataformas colaborativas agora são capazes não apenas de fornecer aos funcionários acesso a email, calendário e outras ferramentas de colaboração, mas também podem executar várias outras tarefas. Por exemplo, essas plataformas costumam ter a tarefa de gerenciar certos recursos da empresa. Vamos dar uma olhada em como a funcionalidade de gerenciamento de recursos é implementada no Zimbra Collaboration Suite.
Os principais recursos dos recursos que o sistema pode gerenciar para colaboração é que eles estão disponíveis para vários funcionários ao mesmo tempo, mas ao mesmo tempo podem ser usados por uma pessoa. Por exemplo, incluem salas de reunião, carros da empresa, equipamentos de áudio e vídeo e várias outras coisas. Nos casos em que o gerenciamento de tais recursos é deixado ao acaso, situações desagradáveis podem surgir quando o compromisso com o cliente nomeado pelo gerente é adiado ou até se quebra porque seu colega teve a única conversa gratuita. Por isso, por meio do sistema colaborativo, via de regra, é implementada a reserva de recursos e equipamentos, por meio dos quais é gerado automaticamente um cronograma de uso dos recursos da empresa, o que evita tais situações.
O gerenciamento de recursos no Zimbra Collaboration Suite é implementado por meio das chamadas "Contas de recursos", que são caixas de correio com seu próprio calendário, nas quais os usuários podem adicionar seus próprios eventos. O administrador do servidor pode criar uma conta de recurso na seção "Gerenciamento de usuários" do painel de administração do Zimbra. No processo de criação dessa conta, ele pode indicar:
- Tipo de recurso: pode ser uma coisa ou uma sala
- Política de reservas
- Endereço para envio de cópias de convites
- Descrição do Recurso
- Informações de contato (como regra, os contatos da pessoa responsável são indicados)
- Informações sobre o local (por exemplo, o número da sala de reuniões, endereço ou prédio em que está localizado, bem como sua capacidade)
Após criar uma conta de recurso, uma pasta é criada para ela no servidor LDAP e os usuários podem enviar convites para seus eventos. Como a conta do recurso responderá a esses convites depende da política de reserva. O administrador pode escolher entre cinco tipos de políticas:
- Recusar automaticamente todos os compromissos recorrentes - Esta política de reserva rejeita automaticamente todos os compromissos recorrentes. Essa política deve ser incluída nos casos em que o recurso pode ser agendado para apenas uma reunião por vez.
- Aceitar automaticamente se disponível, recusar automaticamente em conflito - com esta política, um recurso aceita automaticamente uma reunião se não tiver sido agendada anteriormente e rejeita automaticamente em caso de conflito. Nesse caso, os usuários poderão visualizar o agendamento e o administrador poderá alterar a regra de rejeição automática para aceitar algumas reuniões, mesmo nos casos em que entrem em conflito.
- Aceitação manual, recusa automática em conflito - Se você selecionar esta política, a conta rejeitará automaticamente todos os convites conflitantes. Todos os convites que não entrarem em conflito serão marcados no calendário de recursos como preliminares e devem ser aceitos manualmente. Ao usar essa política, é altamente recomendável que você configure o endereço para o qual as cópias do convite serão enviadas para aprovação posterior. Além disso, é possível configurar o algoritmo para rejeitar convites conflitantes.
- Aceitar automaticamente sempre - a política da conta do recurso está configurada para aceitar automaticamente todos os convites. Nesse caso, as informações sobre emprego não são armazenadas e, portanto, o recurso pode ser agendado imediatamente para várias reuniões simultaneamente. Normalmente, essa política é usada para sites localizados em áreas adjacentes a edifícios.
- Não aceitar ou recusar automaticamente - é recomendável usar essa política de reserva com gerenciamento de recursos totalmente manual. O usuário responsável deve fazer login na conta do recurso para aceitar ou recusar convites.
Além da política de reserva, o administrador pode ajustar o trabalho com convites conflitantes para as contas de recursos cuja política suporta rejeição automática e aceitação de convites. Para essas contas, você pode definir o valor aceitável para aceitar automaticamente convites conflitantes. O valor pode ser especificado em números absolutos e como uma porcentagem do número total de convites. Caso você especifique os dois limites, a aceitação automática de convites será interrompida após o primeiro valor atingido.
Também nas configurações de calendário da conta do recurso, você pode encontrar o item "
Permitir que apenas os seguintes usuários internos me convidem para reuniões ", que permite limitar o número de usuários que têm a oportunidade de reservar e usar o recurso, além de especificar o endereço de e-mail para o qual todos receberão Conta de convite de recurso. Por exemplo, algumas salas de reunião podem ser atribuídas ao departamento de vendas, permitindo que sejam reservadas apenas pelos vendedores e outras apenas ao departamento de atendimento ao cliente. Além disso, é possível transferir o gerenciamento do calendário da conta do recurso para qualquer usuário com direitos de administrador.
As contas de recursos também podem ser criadas na interface da linha de comandos. Para fazer isso, primeiro crie uma nova conta no servidor
zmprov ca resource@zimbra.local resource e, em seguida, converta-a em um recurso usando o comando
zmprov ma resource@zimbra.local + objectClass zimbraCalendarResource displayName "resource" zimbraAccountCalendarUserType RESOURCE Equipamento zimbraCalResType . Você pode verificar o sucesso da criação de uma conta de recurso usando o
comando zmprov gacr , que exibe os calendários de todas as contas de recurso na tela.
Você pode transformar uma conta de recurso novamente em uma normal usando o comando
zmprov ma resource@zimbra.local -objectClass zimbraCalendarResource displayName "user account" zimbraAccountCalendarUserType USER -zimbraCalResType Equipment .
Para todas as perguntas relacionadas ao Zextras Suite, você pode entrar em contato com o representante da empresa "Zextras" Katerina Triandafilidi pelo e-mail katerina@zextras.com