Como os cartões inteligentes ajudam a impulsionar projetos de TI

Na continuação do artigo sobre gerenciamento de tempo, trago à sua atenção uma história sobre minha experiência no uso da ferramenta para trabalhar com cartões de inteligência. Nos últimos dez anos, estive envolvido no gerenciamento de projetos em TI e telecomunicações e durante todo esse tempo utilizei o MindJet MindManager. Hoje vou lhe dizer como usá-lo para organizar as tarefas do projeto e tudo o que acontece na cabeça do gerente do projeto. Espero que você leia este artigo enquanto estiver bebendo uma xícara de café e, nos próximos, discutiremos com você.

Nesta publicação, você aprenderá sobre os princípios da formação de cartões de inteligência, os principais chips do MindJet MindManager (doravante denominado Mind) e os recursos de sua aplicação no trabalho do projeto de um gerente.

Não queria transformar este artigo em uma instrução ou em um manual do usuário. Não julgue rigorosamente, mas as informações abaixo são realmente eficazes e quero compartilhá-las com você.

Fonte

Para aqueles que não sabem o que são cartões de inteligência, e simplesmente por prazer estético, proponho começar com o belo cartão de inteligência Leonardo Da Vinci encontrado na Internet. Eu acho que algo semelhante estava com o grande italiano em sua cabeça.


O gerenciamento da mente é uma tecnologia para fornecer informações de uma forma que requer tempo mínimo e recursos psicofisiológicos para pesquisar, analisar e entender as informações.

Apresentações, termos de referência, coleta de requisitos, planos, conceitos, priorização de atividades, orçamento do projeto e orçamento familiar, uma lista de tarefas a curto e longo prazo, anotando livros interessantes - para todas essas atividades, usei cartões de inteligência uma vez ou outra.

O principal princípio dos cartões de inteligência é uma forma conveniente de enviar informações para trabalhar com ele. Nos meus projetos, o Mind ainda é a principal ferramenta para organizar informações. Em 2017, realizei uma master class para meus colegas da LANIT sobre este tópico. Você encontrará um pouco de informação privilegiada sobre o que falei com eles e o que aconselhei neste artigo.

Lucro!

"Coelhos não são apenas peles valiosas,
mas também três ou quatro quilos de carne dietética e facilmente digerível. ”
Vladimir Pertsov

O lucro óbvio da Mind para mim é o seguinte:

• Um começo eficaz para o meu dia de trabalho. Decks de observação (para quem não conhece, veja meu artigo sobre gerenciamento de tempo ), que passo de manhã, comece trabalhando com os cartões de inteligência em Mind. Ele permite que você desenvolva sua própria abordagem para o gerenciamento de tarefas e se concentre no dia / semana. De acordo com meus sentimentos, economizar por dia chega a cerca de 20 minutos (100 minutos por semana, 400 minutos por mês, 4800 minutos por ano ou duas semanas de trabalho de 40 horas por ano) + a ausência de tarefas perdidas, o que não é menos importante.
• Flexibilidade no gerenciamento de tarefas. As tarefas têm prioridades visuais óbvias, a capacidade de alterar prioridades rapidamente, alterar e controlar o tempo das tarefas, a atribuição de responsabilidades - e isso não é tudo. Todos os nossos amados OneNote, Evernote, Todo-list fumam de lado.
• A transparência dos meus projetos a qualquer momento. Uso para isso a visualização e os princípios da matriz Eisenhower.
• Todos os documentos e links em um só lugar. Sempre à mão está um “plano de projeto”, orçamentos, tarefas jira, pastas e sites do projeto.
• Atingir objetivos pessoais. Os cartões de inteligência também são eficazes na vida pessoal: para planejar compras, realizar uma análise SWOT, planejar viagens e focar suas prioridades em diferentes períodos.
• Uso simples. Os controles principais são as setas do teclado, os botões Enter e Insert. A adição de elementos ao mapa leva uma fração de segundo e a transferência de elementos e de toda a sua estrutura no mapa é realizada com um leve movimento do mouse.
  

Como aplicar cartões de inteligência e passar para o pensamento apropriado

A idéia principal de conduzir um projeto por meio de cartões de inteligência é o planejamento integrado, com a capacidade de remover os principais componentes de informações do mapa sem imersão profunda nele (status, criticidade, atrasos, ossos, etc.). Os cartões inteligentes podem aumentar a eficiência do cérebro usando dois hemisférios de uma só vez: o hemisfério esquerdo, responsável pela lógica (através da transmissão do caos estrutural), e o hemisfério direito, responsável pelas emoções (através da visualização de informações, "coloração" do cartão do intelecto etc.). p.).

Para uma melhor percepção dos cartões de inteligência, você precisa mudar seu pensamento e abordagem ao processamento de informações. Sobre isso em ordem.

1. Primeiro, você precisa descarregar sua cabeça, enviar as informações extras para o cartão de inteligência - para visualizar o caos. Por enquanto, deixe apenas o mais necessário para tomar decisões operacionais estar na cabeça.
   
   
   
2. Estruturamos o caos resultante agrupando por parâmetros semelhantes.
   
   
   
3. Decompomos a estrutura para tarefas e organizamos as conexões entre elas.
   
   
   
4. Nós priorizamos.
   
   
   

É assim que o "campo de batalha" do meu projeto real pode parecer. Observe que áreas problemáticas podem ser detectadas sem esforço adicional.


Existem dezenas de programas e serviços online que ajudarão você a criar cartões inteligentes. Há ainda mais na rede de várias revisões e classificações das melhores aplicações (por exemplo, no artigo " Como desenhar o MindMap? Uma revisão detalhada dos 6 programas mais populares de desenho de mapas mentais "). Os mais populares são os gratuitos Xmind e Freemind. O conjunto de funcionalidades é pequeno, mas elas são adequadas para trabalhos simples com cartões de inteligência.

Um dos programas mais populares para profissionais que trabalham com cartões de inteligência é o Mindjet MindManager. Embora essa não seja a ferramenta mais barata (o produto custa 25.000 rublos), mas com a capacidade de atualizar de versões mais antigas a um custo menor. O programa não está apenas liderando o setor corporativo. Aqui estão suas principais características:

• a interface do programa é muito fácil de usar e semelhante ao pacote Microsoft Office - os estilos de guias, menus e controles básicos são muito semelhantes aos produtos de pequenos e macios;
• a capacidade de integrar-se a todos os principais aplicativos do pacote office, bem como ao Microsoft Project;
• a capacidade de exportar para formatos de documentos, apresentações e planos de trabalho;
• espaço de trabalho flexível e facilmente personalizável ao seu gosto - planos de fundo, estilos de texto, estilos de elementos;
• um grande número de padrões de cartões de inteligência, dos diagramas radial para Ishikawa;
• elementos adicionais para planejar a eficiência - nomear responsáveis, lembretes e rastreador de tempo para brainstorming;
• vários tipos e métodos de filtragem de todas as informações presentes no mapa e muito, muito mais.

Novas fichas da última versão

Nas últimas versões do programa, existem novos chips. Aqui estão os principais.

• Nova análise SWOT.
  
  
  
• Gráficos SwimLine redesenhados.
  
  
  
• Filtros de extinção. Eles não ocultam o restante do mapa da sua exibição, mas apenas o ocultam. Isso ajuda a permanecer no contexto de todo o mapa, concentrando-se apenas nas informações necessárias. Abaixo está um exemplo de como refletir apenas "tarefas da segunda prioridade":
  
  
  
• Calendário As tarefas serão refletidas com referência a datas; é conveniente analisar de maneira abrangente as tarefas com referência a períodos e calcular a carga para sua implementação.
  
  
  
• Prioridades As listas de prioridades favoritas de todos estão agora em mente.
  
  
  
• Formatação automática condicional. Dependendo da regra estabelecida, seus elementos podem ser tingidos, riscados e mudar de forma, o que é útil para atrair atenção quando ocorrem eventos importantes.
• Gráfico de Gantt. Aqueles que tentaram usá-lo anteriormente neste produto devem ter ficado indignados com sua angularidade. Agora, tornou-se uma cópia melhor, quase completa, do Gant do MS Project.
  
  
  
• Trabalhe com o MS SharePoint. Para aqueles que usam o MS SharePoint em seus projetos, finalmente há uma extensão para o trabalho completo, versão, edição e outros aplicativos de compartilhamento.

Apesar da razoabilidade e popularidade do programa, há desvantagens e, para mim, é apenas um - "Navegador". Absolutamente inconveniente para navegar na web, incorporado ao seu cartão de inteligência, oferece a abertura de todos os links nele.


Mas para excluir essa tristeza da sua vida, é possível abrir links em navegadores de terceiros. Veja abaixo:

Como aplicar cartões de inteligência na vida cotidiana e nas atividades do projeto

Abaixo, darei os principais elementos da ferramenta, frequentemente usados ​​no meu trabalho, e darei algumas dicas.

• Nós usamos prioridades.

Para definir prioridades, existem marcadores separados para tarefas na barra de ferramentas na guia "Tarefa", que não refletem totalmente minhas necessidades. Para trabalhar dentro da estrutura da matriz Eisenhower, utilizo uma dupla gradação - alfanumérica.



A designação alfanumérica pode ser adicionada através do menu de contexto da tarefa. No menu, na seção "Ícones comuns", os identificadores mais usados ​​serão destacados - meus "Favoritos", de acordo com o Mind.

Além do acima, eu uso um sistema de bandeira: -

Crio marcas de tarefas com uma bandeira roxa que precisa ser feita hoje com o envolvimento de outros especialistas / recursos adicionais,
a bandeira verde - as tarefas são completamente autônomas, que eu posso me fechar, sem envolver ninguém,
preto - a ser feito mais tarde.

Todos os dias eu reviso todas as bandeiras por sua relevância e tradução na categoria roxo / verde.


Visualmente, as tarefas são as seguintes:

• Usamos a definição de prazos para as tarefas, atribuir responsáveis.

Em qualquer elemento do cartão, você pode adicionar a propriedade do controle de desempenho - prazos e os responsáveis. Caso os prazos sejam ultrapassados ​​e a tarefa esteja incompleta, a tarefa será destacada em vermelho e essa falha poderá ser facilmente identificada. Sua instalação ainda é a mesma na barra de ferramentas na guia "Tarefa" e através do menu de contexto. Você pode definir os períodos das tarefas e o andamento de sua execução. Os recursos serão refletidos no gráfico de Gantt, levando em consideração a carga possível configurada. Parece assim (a falha da tarefa é destacada automaticamente em vermelho):

• Enchemos as tarefas com a essência.

Nas tarefas, você pode adicionar propriedades exclusivas de diferentes formatos. São essas propriedades que podem ser usadas no cálculo de fórmulas (mais sobre isso mais adiante), mas na maioria das vezes eu uso propriedades como o custo de produção e os custos trabalhistas de execução. Depois de resumi-los nas áreas de atividade do meu projeto, vejo uma imagem abrangente dos ossos do projeto.

• Nós usamos as fórmulas

Este é um dos meus recursos mais solicitados. Permite realizar cálculos dentro do mapa, para produzir o resultado exatamente onde necessário - na propriedade pré-configurada da tarefa. Fórmulas matemáticas simples são usadas, a sintaxe é muito mais simples que no Excel. Para especificar uma fórmula, um campo especial aparece na interface (veja abaixo).

A funcionalidade permite ler propriedades de tarefas filho, de tarefas de "pais", agregando valores em níveis mais altos. Exemplo abaixo:

• Usamos na forma de relatórios e apresentações.

Do Mind, é possível exportar informações em diferentes formatos, e é flexível o suficiente:

• geração de apresentações. O próprio assistente de geração de apresentações sugerirá possíveis slides; você terá a oportunidade de alterar a lista e as informações exibidas neles, para fazer uma apresentação.

• exporte por meio de uma configuração especializada com a escolha de parâmetros para exportação (quais parâmetros exportar, para qual nível do mapa, em que formato), bem como a criação de um mapa HTML5 interativo para demonstração em dispositivos sem o suporte do MindJet MindManager.

• por meio da interface Salvar como ..., serão oferecidos formatos de conversão de informações, aproximadamente os mesmos da exportação, apenas o resultado será muito simples e não atenderá às suas expectativas.

• Nós o usamos como área de trabalho, anexamos todos os links e documentos ao mapa.

Como em qualquer outra ferramenta de arrastar e soltar, você pode arrastar e soltar os documentos necessários no mapa para acesso rápido a eles (lembre-se do OneNote). Você será perguntado se deseja usar o link para segui-lo mais tarde ou se você usa a versão autônoma com o arquivo anexado ao mapa. As imagens podem ser inseridas imediatamente dentro dos elementos para maior clareza. Você pode adicionar links externos ao seu mapa, por exemplo, para projetar recursos ou artigos importantes na Internet. Essa abordagem é conveniente para o planejamento de viagens longas.


Os links são abertos no navegador interno que mencionei anteriormente.

Outra opção para o uso de cartões de inteligência é um mapa interativo dos documentos do seu projeto. Quando existem muitos projetos, é conveniente manter todos os principais links para pastas, estimativas, gráficos, relatórios e apresentações e outros cartões de inteligência. Verdadeiramente central para o projeto.

• Brainstorming.

A ferramenta permite que você siga as três regras básicas do brainstorming

• registrar todas as informações, incluindo informações ilusórias, para não perder no mapa do intelecto (ver ponto 1 acima - visualização do caos),
• aja como facilitador, porque existe um modelo adequado para o brainstorming e, mesmo que você nunca tenha feito isso, terá sucesso.

• limitar o tempo de brainstorming da reunião - há um cronômetro interno (localizado à direita no painel inferior). Como tudo o que está em mente, você também pode personalizá-lo.

• Usamos filtros por parâmetros.

Existem vários tipos de exibição do resultado da filtragem que podem ser selecionados: “ocultar” (por exemplo, ocultar todas as tarefas futuras com uma data maior que o mês atual), “mostrar” (por exemplo, mostrar apenas a prioridade 1) e “desaparecer” (deu um exemplo acima nas últimas versões das inovações) .


A filtragem também é aplicada por parâmetros, permitindo filtrar por qualquer tipo definido de parâmetro, estilo, texto e informações por tarefa, recurso e também escolher uma maneira de exibir os resultados da filtragem.

Eu uso filtros configurados e pré-salvos por sinalizadores de execução - “sinalizadores pretos” (tarefas para o futuro) e “outros sinalizadores” (tarefas para hoje). Isso permite que você se concentre apenas no que é necessário em um determinado dia. Um exemplo está abaixo.

• Nós mantemos na nuvem. Nosso cartão de inteligência de projeto é um elemento de controle essencial, por isso aconselho a mantê-lo na nuvem (Yandex.Disk, dropbox ou como opção em um NAS privado) para acessá-lo de qualquer lugar do mundo a partir de qualquer dispositivo.

Para cada projeto, recomendo manter um mapa separado e aplicar as recomendações dadas por mim a cada um deles. E se você tiver muitos projetos, é conveniente usar o cartão mestre como um hub intermediário para navegar em todos os outros projetos.

Quando usar esta ferramenta

Meu cartão de intelecto está sempre aberto no segundo monitor ou em segundo plano. Sua atualização não exige muito tempo, se você trabalhar com ela constantemente.

Há períodos em que é necessário revisá-lo de forma abrangente e sistemática - são plataformas de observação (consulte meu artigo sobre gerenciamento de tempo ), nas quais planejamos nossas atividades para um dia / semana / mês, registramos as atividades concluídas (movendo para a seção "Concluídas", é ele quem é destacado em preto no início do artigo no mapa ). Como resultado, não deve haver seções do mapa nas quais não haja atividades não realizadas, enquanto o tópico principal não estiver no "Concluído". Se isso acontecer, a tarefa simplesmente não é colocada em “Concluído” (você esqueceu) ou não foi concluída (você não planejou outras atividades): você precisa executar a atividade / obter um resultado que não esteja indicado no mapa e deve ser adicione e planeje.

Sua opinião

Você pode usar cartões de inteligência sem ferramentas de TI. Sua visualização bonita e clara é usada na escrita, permitindo que o visualizador se expresse completamente e transmita informações ao ouvinte. Esses cartões inteligentes são menos confiáveis ​​para armazenamento e menos portáteis, menos escaláveis ​​e alteráveis.

Fonte

Para mim, os cartões de inteligência são a base do dia útil, que mostra visualmente a situação no projeto. E você? Quais ferramentas você usa? Talvez rastreadores, gerentes de tarefas, cartões de inteligência, lembretes, listas de assuntos ou outras ferramentas que tornam seu trabalho e sua vida mais eficazes? Convido você a compartilhar sua experiência.

A propósito, toda a mecânica do pensamento e a fisiologia humana são apresentadas em um bom artigo, que você já deve ter lido antes. Tyts .