🎛️ 🤦🏾 ☸️ Algumas palavras sobre a organização de competições robóticas 🤖 🍮 👩🏽‍🌾

As tecnologias de gerenciamento de eventos são conhecidas, desenvolvidas e implementadas há muito tempo. Você sempre pode solicitar um evento chave na mão, começando na conferência e terminando com o casamento.
Competições e festivais robóticos para crianças em idade escolar e estudantes (que não devem ser confundidos com exposições ou demonstrações) se destacam nesta linha, especialmente se forem massivos e realizados em um curto período de tempo. Tais eventos não podem ser completamente deixados aos contratados devido ao grande número de nuances.

Sob o corte - uma breve visão geral dos recursos com os quais os organizadores das competições de robótica precisam lidar.

Qualquer organização educacional que preste atenção à robótica, mais cedo ou mais tarde, começará a realizar competições para seus alunos e participar de outras competições de robótica de várias escalas.
Vamos deixar de fora o bloco de medidas preparatórias que visam recrutar e, em alguns casos, a seleção de equipes que participarão das competições, e iremos direto ao assunto.
Em primeiro lugar, as competições de robótica infantil diferem de outros eventos, pois os seguintes pontos são adicionados a tudo o que é claro e compreensível para a organização:

Crianças, crianças e crianças novamente. Muitas crianças em um só lugar.
De várias peças a várias dezenas de áreas competitivas, nas quais tudo ocorre independentemente, mas, em geral, seus processos devem ser consistentes com o cronograma geral.
Registro em massa em um período limitado de tempo, quando as equipes aparecem no site.
Compreender o que cada participante está fazendo a cada momento.
Organização de restauração em massa em um período limitado de tempo.
Prêmios em massa em um período limitado de tempo.

Obviamente, depende muito do número: equipes, participantes, convidados e visitantes em potencial. As tecnologias para a realização de competições para 100 e 1000 participantes são muito diferentes. E para 5000 participantes, eles mudam drasticamente. Mas sempre em relação a esses eventos, permanece a fórmula principal de que tudo acontece "em massa e em um período limitado de tempo".
Qualquer evento em que as crianças participem, requer atenção especial em relação à escolta por serviços especiais, que sem falta incluem ambulância, bombeiros, segurança.
A seguir, falaremos mais sobre eventos de 2000 a 3000 pessoas, mas a maioria das recomendações também se aplica a eventos escolares locais.

Cinco perguntas

A resposta a essas perguntas gerais e estreitamente relacionadas permitirá uma transição mais significativa para um planejamento detalhado do evento.
O que? Você precisa entender qual formato do evento está planejado. Será um evento amigável para 20 equipes entre escolas ou um grande festival para 1000 equipes.
Onde É importante distinguir entre: ou você tem um contrato em um site que pode acomodar um certo número de equipes; ou você tem um número mínimo de equipes para as quais precisa procurar um site.
Quando? A partir deste ponto, depende não apenas a compreensão do tempo disponível para a preparação, mas também uma previsão sobre as equipes. Por exemplo, se você está planejando um evento com alunos e alunos, as férias de verão, o início do ano letivo ou a hora do exame não são a hora certa. Leia com atenção o calendário de eventos da vida escolar / do aluno, para que não haja sobreposições nas datas da competição. Caso contrário, existe o risco de ficar sem os principais participantes.
Quem Definitivamente, precisamos entender quem é o principal organizador do evento. Se houver várias delas, é necessário determinar quem tem a última palavra e quem é o detentor do selo para documentos, e também - cujo funcionário da organização é a chave no site e gerencia todos os processos.
À custa de quem? Sempre uma pergunta muito importante para entender. Especialmente em termos do volume do orçamento e do prazo de recebimento.

Existem apenas 4 etapas do evento - planejamento, preparação, condução e encerramento. O momento mais difícil é a preparação do evento após o planejamento geral. Todos os problemas que não foram levados em consideração no estágio anterior devem ser resolvidos no próximo, e isso leva recursos e tempo (especialmente se problemas ignorados forem revelados após o início da competição).

Tudo em pastas

Como não esquecer tudo e levar tudo em conta? Especialmente se você tiver um recurso humano, temporário e financeiro limitado. Existem programas agendadores para vários fins e tipos. Alguém os usa, alguém não. Mas a condição mais importante é a capacidade de todo o sistema fornecer acesso ininterrupto a todas as informações offline.
Uma das maneiras mais fáceis e eficazes de não esquecer nada e levar tudo em conta é criar pastas, mesmo na nuvem, mesmo no computador local. O princípio é muito simples: a pasta deve conter informações abrangentes; Cada pasta deve ser preenchida com informações claras e relevantes para cada pessoa da equipe organizadora.
Como exemplo, darei uma lista de pastas que, na minha opinião, permitem refletir totalmente a preparação e a condução do evento:

Crachás e adesivos para equipes
Agradecimentos
Formulários e certificados de premiação
Voluntários
Arquivos temporários para enviar
Programa de negócios
Tratados
Prédio
Informações para participantes
Instruções
Respostas aos participantes
Evento de abertura e convidados, roteiro de abertura
Oficialmente
Parceiros - Informações
Produtos impressos
Nutrição
Vencedores
Posição
Convites
Prêmios e prêmios
Horário
Listas de Registro
Resultados
Juízes e especialistas

A lógica do preenchimento pode ser diferente, e as pastas da lista são organizadas em ordem alfabética apenas para facilitar a pesquisa e o entendimento.

Crachás e crachás com adesivos para equipes

Por que isso é necessário? Isso permite uma gradação muito clara e fácil identificação a qualquer momento. O que é extremamente importante para o trabalho de logística e segurança.
Você pode, por exemplo, usar a seguinte diferenciação de cores dos emblemas:

Comitê Organizador - Verde
Juízes - vermelho
Convidados - Amarelo
Imprensa - Azul
VIP - preto
Serviços Técnicos - Cinza

Os crachás são os melhores para os membros da equipe. É mais conveniente usar adesivos ou crachás com adesivos de números de equipe, que são atribuídos a eles durante o registro. A propósito, sobre a questão do orçamento: adesivos para crachás para impressão em uma impressora comum são vendidos em lojas de escritórios em uma versão muito econômica - 65 peças em folha A4. Além disso, esse método permite obter muitas vantagens:

A equipe entra na competição com um código de identificação indicando a competição e um número de série. Por exemplo, a competição é chamada "Kegelring", envolvendo as faixas etárias mais jovens e mais jovens. Dessa forma, o código da letra com o número da equipe pode ter a seguinte aparência: KPc-08 (a oitava em uma direção da equipe "Kegelring" da faixa etária mais velha).
O número de equipes permite que você evite situações ambíguas (por exemplo, quando uma equipe de repente decide usar o nome "Cool Eggs", que na cerimônia de premiação soará, francamente, na verdade não.
Adesivos podem ser colocados em crachás, crachás. E se você der à equipe mais adesivos, os participantes poderão colocar esses adesivos em seus robôs, laptops, mochilas, câmeras, etc. Isso acelera o processo de encontrar coisas perdidas. Os crachás aqui têm uma função dupla: este é o identificador dos membros da equipe e produtos de lembrança para comemorar o evento.
Os adesivos também podem ser usados para fornecer refeições aos participantes.
Você é salvo do processo demorado e muito caro de imprimir crachás no local, quando centenas e às vezes milhares de pessoas fazem o check-in pela manhã em uma ou duas horas. Além disso, alterar o participante ou alterar o nome da equipe para o próprio processo de competição deixa de ser um problema.
À primeira vista, o organizador entende que tipo de pessoa está à sua frente: de qual time, qual direção da competição e onde é o seu local - e pode orientá-lo instantaneamente.

Seria lógico colocar esses materiais na pasta “Materiais Impressos”, mas isso não deve ser feito: este é um bloco importante associado às listas de registro, requer atenção especial e acesso rápido; portanto, deve estar à vista.

Listas de Registro

As listas de inscrição são a base básica de todo o evento, o que permite controlar o número de participantes e a composição das equipes, prever e planejar muitas coisas que afetam muito o orçamento (por exemplo, refeições).
O registro pode ser realizado de várias maneiras. Uma coisa é invariável: a conformidade com a Lei Federal 152 de 27 de julho de 2006, "Sobre dados pessoais".
Não importa como a inscrição dos participantes do evento seja realizada, tudo deve ser consolidado e tabulado. A partir daqui, serão formadas listas de registro para o balcão de informações e a emissão de um pacote de produtos de lembrança; a partir daqui, serão transmitidas listas de alimentos e listas de juízes. Finalmente, os certificados e diplomas para os vencedores e participantes da competição serão impressos nas mesmas tabelas.
A seguir, dicas simples que podem simplificar bastante a vida:

Sobrenome, nome e patronímico devem ser colocados em colunas diferentes para impressão em massa simples e eficiente de certificados e cartas.
A região e o assentamento devem ser selecionados da lista fixa para facilitar o processamento e o recebimento rápido de informações estatísticas. Foi testado na prática que mesmo a palavra "Moscou" pode ser escrita por pessoas de várias maneiras diferentes.
Peça para indicar o telefone no formato 8 123 456 78 90, para que as planilhas não estraguem você e todas as listas. Ou force a entrada a ser reformatada.
Peça para especificar apenas um e-mail da equipe, pois isso facilita a formação de uma lista de discussão (é desejável que este seja o contato da pessoa que é realmente responsável pela equipe, e não o diretor da instituição educacional ou o diretor).
Tenha em mãos um modelo de tabela de registro do Excel para retardatários e não se esqueça de preencher um exemplo.

A opção ideal é quando todos os dados convergem. Mas, mesmo assim, haverá participantes individuais ou equipes inteiras que, por algum motivo, não se registraram ou os dados não coincidem. Nesse caso, os organizadores no local deverão realizar várias ações com esses participantes: adicionar às listas, atualizá-las e passá-las aos juízes e responsáveis pela impressão de diplomas e certificados; além de cumprir a parte obrigatória de receber um pacote de documentos desses participantes - consentir no processamento de dados pessoais, medidas de segurança, um pedido de manutenção e uma nova lista de equipes.

Voluntários

Se você tiver a oportunidade de atrair voluntários para o evento, faça-o.
Organizações especiais de voluntariado podem oferecer às pessoas, mas você pode atrair seus próprios funcionários gratuitos ou estudantes de universidades locais.
Obviamente, com os voluntários é necessário realizar muito trabalho preparatório com antecedência. Mas se tudo for feito corretamente, os voluntários são uma maneira muito eficaz de tornar o evento confortável para os participantes e os organizadores.
Não esqueça que tradicionalmente os organizadores fornecem aos voluntários uniformes e refeições.
Existem várias coisas que os voluntários podem fazer:

Indique a passagem para os locais de acordo com o plano.
Ajudar os juízes no local da competição.
Na área técnica, ajude a manter a ordem.
Instar a manter a ordem nas zonas técnicas (zonas de treinamento) da equipe.
O voluntário tem o direito de levantar perante o juiz a questão da desqualificação da equipe em caso de não cumprimento dos requisitos para o cumprimento da ordem.
Acompanhe os participantes e visitantes dos locais, guarda-roupa, posto de primeiros socorros.
Passe as equipes para as zonas técnicas de acordo com as instruções dos juízes.

Porém, existem processos nos quais os voluntários não podem se envolver (isso geralmente é diretamente proibido e prescrito no acordo sobre os voluntários, especialmente se eles estão envolvidos por meio de organizações especializadas):

Comunicação com a imprensa.
Desempenhar uma função de segurança (incluindo pedir às pessoas que se comportem inadequadamente).
Comunicação com bombeiros ou representantes da administração do local.
Limpeza do quarto.
Eliminação de falhas de redes, estandes ou equipamentos elétricos.
Manuseio.

Formulários e certificados de premiação

Obviamente, certificados pessoais de participação em concursos robóticos (ou quaisquer outros) e diplomas de prêmios são um documento muito útil para todos os participantes. Além de reconhecer os méritos das equipes, esses documentos geralmente são responsáveis e contam como bônus em muitas instituições de ensino.
Aqui estão algumas dicas para ajudar a minimizar o trabalho de parto nesta fase:

Os layouts do texto dos certificados e diplomas devem ser feitos com antecedência e produzir uma impressão de teste. Além disso, tudo deve funcionar offline, ou seja, sem acesso à Internet.
Todos os certificados pessoais devem ser impressos antes da recompensa e colocados em pastas de acordo com os comandos. Life hack, o que ajudará bastante nas pesquisas e no controle: coloque o número da equipe no canto do certificado.
A conhecida fusão de arquivos do Word e Excel permite a impressão em massa e em um curto período de tempo.
Para evitar surpresas, lembre-se de que as impressoras a laser padrão podem trabalhar com gramaturas de papel de até 160 g / m2.
É necessário preparar antecipadamente as chamadas tabelas de recompensa, onde todas as palavras que serão pronunciadas durante a recompensa estão escritas. Os árbitros no local simplesmente digitarão os nomes e números das equipes nessas tabelas. Não esqueça que, por intrigas, os lugares declarados no palco devem seguir na ordem oposta. Ou seja, começando, por exemplo, no 3º lugar e terminando no 1º.
Coloque computadores e impressoras para imprimir diplomas em um local silencioso com acesso limitado. Idealmente, uma pessoa especialmente treinada e treinada entraria. Sua tarefa é inserir rapidamente informações sobre os resultados da competição. Os arquivos de layout estão pré-localizados no computador. Os diplomas são impressos apenas no cartão de concessão, o que evita erros ofensivos.
Designe alguém para tirar fotos de todos os cartões premiados, para que nada se perca.

Todas essas dificuldades possibilitarão a impressão de dezenas e centenas de diplomas pessoais em um curto período de 1,5 a 2 horas, que os organizadores e juízes devem reunir. Este é o tempo máximo que deve decorrer entre o final da competição e a recompensa do vencedor do primeiro prêmio no palco, para que os membros da equipe não tenham tempo para se cansar e se esgotar.

Programa de negócios

Frequentemente, no âmbito de festivais e competições, se os recursos permitirem, é lógico organizar reuniões de especialistas especializados, chefes de instituições de ensino, líderes de equipe e parceiros do evento. Tais reuniões, workshops, discussões são realizadas em salas separadas com moderadores e moderadores.
E é precisamente qualquer parte do programa de negócios, no âmbito de competições robóticas, que pode ser perfeitamente conduzida e preparada por qualquer pessoa ou contratado externo, sob a supervisão de um representante do organizador, que conhece as metas e objetivos do programa de negócios, seu objetivo, imerso no curso geral e no cronograma de todo o evento. quem ouvirá e com quem substituir os alto-falantes, se não puderem vir.
Isso é, de fato, o "Programa de Negócios" é um evento no evento. Possui todos os atributos de um evento: participantes, palestrantes, treinadores, instalações, fornecimento, inscrição, refeições, etc. Não devemos esquecer que a manutenção e a provisão exigirão uma pessoa e um orçamento separados.

Tratados

Realizar qualquer evento com pelo menos algum orçamento envolve procurar contratados e concluir acordos de aluguel do local, impressos, aluguel de móveis, suporte médico, proteção contra incêndio, alimentos, seguro de eventos e muito mais. Em alguns casos, esse processo é complicado pela presença de propostas para selecionar um fornecedor ou procedimentos competitivos.
Este é um bloco grande e complexo, que, no entanto, é familiar para muitos e de diferentes ângulos. Como em outras partes da organização de competições robóticas, não há acordos universais. Verifique com seu departamento contábil antecipadamente as condições e formas dos documentos (incluindo o cancelamento dos pacotes e folhetos dos participantes).
Na maioria das vezes, a maioria das competições robóticas não é auto-sustentável e os patrocinadores de gastos, privados ou públicos, sempre exigem muita atenção à documentação dos relatórios.
Aprovar com antecedência os formulários e a lista de documentos para fechamento de contratos (atos, acordos adicionais), pois não haverá tempo para fazê-lo no local.
Todas as questões sobre licenças também devem ser resolvidas pelos departamentos locais da RNPR (departamento regional de supervisão e trabalho preventivo), pelo Ministério da Administração Interna e pelas autoridades locais (cartas de notificação, planos de construção aprovados, acordos com equipes de ambulância e bombeiros nos dias dos eventos).

Desenvolvimento do site

Um dos blocos mais volumosos e complexos na preparação de competições robóticas é o planejamento da área em que o evento será realizado. O tamanho do site e o número de equipes não devem se contradizer. Quando, finalmente, o saldo é encontrado, é hora de começar a planejar a área. O organizador deve entender claramente quantas equipes ele tem, qual lugar cada um precisa, quantas cadeiras e tomadas precisam ser alocadas, qual a largura dos corredores entre as mesas, para não causar queixas dos bombeiros (e isso é pelo menos 3 metros, no entanto, em cada caso específico, consulte serviços locais RONPR).
Todo esse layout, com mesas, cadeiras, soquetes, faixas, divisórias, passarelas, geralmente chamadas de construções curtas.
Talvez um artigo separado deva ser dedicado a esta questão, mas, em resumo, o desenvolvimento envolve a preparação de um plano em escala:

Desenhar um plano da localização das áreas de competição.
Desenho de móveis e filmagens de campos competitivos.
Sites de esgrima.
Planeje a localização da segurança e outros serviços.
Eletricista. Sempre há muitos eletricistas nas competições de robótica. Cada equipe precisa de pelo menos 2-3 ninhos. Soquetes separados para telas grandes e som profissional. Soquetes de 380V para serviços de catering. Tudo isso requer cálculos muito cuidadosos e garantia de segurança elétrica.
Arranjo separado de refrigeradores para cumprir o regime de consumo.
Saídas de incêndio e um local para médicos é um axioma.

Um arquivo (preferencialmente uma planilha) com a quantidade prescrita de equipamento em cada zona:

O nome e o número do site.
Breve descrição.
.
.
.
.
(, , ..).
(, , , , , ..).

O plano e o arquivo sempre devem ser sincronizados e cada um existe em uma única instância, na qual todas as alterações são feitas em paralelo.
Um plano não é um diagrama. É feito em uma escala para evitar erros e surpresas desagradáveis. O plano pode ser feito em um programa especial para fazer ajustes rapidamente. Qualquer programa que possa trabalhar com curvas é adequado. Para grandes salões e eventos, a visualização 3D é muito útil. Permite evitar muitos erros com a logística e a representação externa (geralmente na visualização 3D, há falta ou excesso de espaço, o que não é visível no plano "plano").
Ao preparar o site, não confie na memória, mas sempre consulte o plano preparado. O mesmo plano deve estar no local o tempo todo.

Do ponto de vista do comitê organizador, é imperativo que todos os participantes do processo tenham todas as informações sobre o que está acontecendo no site, mas todos compreendam claramente quem é responsável pelo quê. Existe uma regra que diz que, se você não sabe quem faz isso, terá que fazer isso sozinho ou não será feito.
É necessário ter uma sala separada, onde todos os representantes do comitê organizador possam se reunir e conversar rapidamente. Nesse local, toda a documentação necessária é armazenada. É aconselhável colocar as plantas, os horários e os horários na parede, pois eles definitivamente não serão perdidos.
É conveniente usar um conjunto de walkie-talkies no site para comunicação entre os principais responsáveis. Os telefones celulares nessas situações podem se mostrar ineficazes; é melhor concordar com as regras das negociações com antecedência no walkie-talkie.

Juízes e especialistas

Os juízes e seus assistentes são aquelas pessoas que fazem todo o trabalho no site para realizar competições robóticas. A tarefa do organizador é fazer tudo para que os juízes possam, calma e eficientemente, trabalhar sem se preocupar com as coisas da casa. A seleção, treinamento, educação e treinamento dos juízes é uma grande unidade preparatória. É muito difícil preparar juízes do zero em um mês e em uma semana ou duas é quase impossível. De fato, o juiz em um evento como esse costuma ser voluntário.
Para o evento, você precisa ter uma idéia absolutamente clara das seguintes posições:

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(, , ).
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A documentação do árbitro é um ponto importante no registro dos resultados das competições para juízes e participantes:

Protocolo de cada corrida
Tabelas dinâmicas
Questões controversas

Informações para participantes

Informar os participantes de forma discreta, mas constante, é uma maneira de minimizar as perguntas no local e organizar um processo de autorregulação. Tudo acontece muito mais fácil e não sai da programação se os participantes e as equipes souberem com antecedência o que devem fazer, para onde ir e a que horas.

Essas informações em um formato mínimo podem incluir:

Plano de acesso ao local a partir da parada de transporte público mais próxima.
Memorando do participante (um grande documento que é necessário principalmente para o organizador e merece um artigo separado).
Planta do local com a localização da competição e zonas técnicas.
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O balcão de informações é o rosto da competição, não apenas a entrada principal, mas também as primeiras impressões do evento. Portanto, é necessário determinar uma pessoa responsável individual com o número necessário de assistentes resistentes ao estresse (eles podem ser de entre os voluntários), eles devem ter respostas para todas as perguntas, os problemas devem ser resolvidos com rapidez e eficiência. E para isso, todos os documentos em ordem de registro e uma lista de respostas para todas as perguntas que você deve preparar e fornecer com antecedência. Além disso, de uma forma que é compreensível até para uma pessoa de fora e despreparada. Quanto mais respostas possíveis para as perguntas mais impossíveis você prever, menos elas o chamarão para resolver as perguntas atuais.
E, novamente, lembre-se da lei "Sobre dados pessoais". Não se esqueça de coletar os originais de consentimento para o processamento de dados pessoais de cada participante! E se for menor de idade, também haverá consentimento dos pais.

Respostas aos participantes

As perguntas do comitê organizador serão feitas antes do início da competição. Colete-os (junto com as respostas) imediatamente em uma pasta separada e use-os no futuro para criar memorandos e instruções para o balcão de informações. Idealmente, se as regras fornecerem respostas diretamente aos juízes. Também é útil ter uma pasta para coletar apelos da equipe e respostas aos apelos. Deixe estar.

Instruções

As áreas competitivas são mantidas aqui (ou seja, os blocos da competição em que os diferentes juízes-chefe e participantes são diferentes). Os principais documentos de cada direção são os regulamentos das próprias competições e os layouts dos campos de competição com elementos.
Pastas separadas para cada direção competitiva permitirão controlar e ter em mãos todas as versões mais recentes dos regulamentos. É melhor ter documentos em paralelo no formato Word (por conveniência) e PDF (para o site e boletins), bem como layouts de campos competitivos em todas as direções em curvas e em PDF para visualização rápida e em TIFF, para que possam ser impressos o mais rápido possível, sem etapas intermediárias e negociações adicionais com designers. Crie o hábito de sempre indicar o tamanho em mm no nome do arquivo do campo de layout para impressão, para que a empresa de impressão não faça perguntas desnecessárias.

Abertura do evento e convidados

Independentemente da escala do evento, para criar a atmosfera geral do feriado, é necessária uma grande inauguração oficial. É especialmente importante dar a palavra a representantes de organizações com o apoio de quais competições são realizadas. Se possível, o script de abertura é melhor fornecido aos profissionais. É melhor conduzir a cerimônia para uma pessoa que entenda o processo e o formato, definitivamente não há como fazer um voluntário aqui.
Se os artistas estiverem presentes na abertura, não esqueça que eles precisarão de uma sala separada para a preparação e colocação de adereços.
Se você planeja participar de convidados com status, lembre-se de que essas pessoas podem se atrasar e abater toda a programação. Portanto, não se deve definir as etapas das competições que são significativas para as equipes imediatamente após a cerimônia de abertura, é melhor deixar algum tipo de folga.

Oficialmente

Antes, durante e após a competição, as informações são constantemente solicitadas às partes interessadas: gerência, parceiros, mídia. Para que suas informações estejam sempre disponíveis e sejam mantidas no mesmo formato e sem inconsistências em fontes externas, consolide-as em um único local e não se esqueça de atualizar e ajustar conforme necessário.
Coloque na pasta “Oficialmente” todos os documentos aprovados dentro dos organizadores como dados oficiais:

Comunicado de imprensa
Pós-lançamento
Notícias preparadas para publicação
Publicações nas redes sociais
Tabelas de dados oficiais sobre o número de equipes
Uma seleção de fotos do evento

Dados solicitados com freqüência:

Datas, local e horário da competição
O número de equipes é total e em direções
Número e nome das regiões e assentamentos participantes
Quais oficiais compareceram ao evento?
Vencedores em todas as direções
Estatísticas dos vencedores por região

É útil criar um "cartão de evento" onde as informações oficiais são coletadas e atualizadas constantemente.
É conveniente preparar previamente um boletim informativo sobre os resultados do evento, onde, no final da competição, você precisará digitar apenas os nomes dos vencedores e indicar alguns fatos novos.

Arquivos temporários para enviar

Freqüentemente, no processo de preparação, há uma solicitação de dados que estão em sua estrutura, juntamente com outros, e eles contêm informações para uso interno.
Para esses arquivos, faz sentido organizar uma pasta separada. Isso reduzirá o tempo de preparação das informações e reduzirá a probabilidade de transmissão acidental de informações confidenciais a terceiros.

Parceiros - Informações

Se representantes do parceiro estiverem presentes no site, sempre tenha em mãos:

Os contatos deles
Informações sobre o parceiro (breve descrição da atividade, significado para o seu evento)
Logotipo do parceiro pronto para vinil e jpg / png
Informações oficiais sobre o parceiro para publicação no site
Lista do que um parceiro de site precisará

Se houver mais de 3 parceiros no site, é necessário fornecer um curador para eles e sua conveniência.
Se um parceiro fornecer prêmios, especifique com antecedência se o representante dele participará pessoalmente da cerimônia de premiação.

Produtos impressos

Cada competição de robótica envolve um grande número de produtos de impressão: documentos, regulamentos, campos de competição, banners de imagem, programas, memorandos, ponteiros, medalhas, copos e dados para os próprios copos, formulários de diploma e certificado.
Se o orçamento permitir, o pacote do participante será adicionado ao material impresso:

Camiseta / polo / jaqueta
Pasta / Mochila / Mochila
Lápis / caneta / pen drive
Bloco de notas
Ícone
Lembrança especial (caneca térmica, banco de potência)

Não se esqueça de consultar em seu departamento contábil ou no departamento contábil do seu patrocinador como esse item de despesa é elaborado e baixado.
Se o orçamento permitir que você compre toda a indústria de impressão, você precisará fornecer um local para seu armazenamento e encontrar pessoas que o receberão, descarregarão e concluirão.
No entanto, os bombeiros responsáveis podem não gostar do armazenamento de todas essas coisas em uma sala. Se um armazém é esperado no local, essas instalações devem ser acordadas com os bombeiros. Ofereça ao local e aos bombeiros a opção de organizar prateleiras, passagens gratuitas e extintores, ou seja, convencer os serviços responsáveis de que não haverá aterros e passarelas bloqueadas nesta sala. Mas lembre-se de que em muitos locais comerciais existe um serviço de armazenamento pago separado, o que implica um ônus no orçamento do evento. E, no entanto, todas as faixas devem necessariamente ter certificados de segurança contra incêndio, que devem ser mantidos à mão.

Nutrição

De acordo com a seção 6 da SanPiN 2.4.5.2409-08, seção 6.8, "os intervalos entre as refeições não devem exceder 3,5 a 4 horas", o que significa que, no caso de crianças em um evento público longo, elas devem ser fornecidas pelo menos um almoço quente completo. Mesmo que não seja possível organizar o primeiro, a opção do segundo deve ser precisa e ser quente. Obviamente, isso pode ser interpretado como responsabilidade dos acompanhantes (pais e líderes), mas, nesse caso, sua responsabilidade é apontar para o ponto de alimentação pago a uma curta distância. Será que esse ponto aparecerá ao lado de quão conveniente é e se os participantes gostarão desse formato? É outra questão.

Em geral, nas competições, eles geralmente recebem refeições:

Membros da equipe e seus líderes
Organizadores, juízes e especialistas
Voluntários
, . , , .
–

Comer um grande número de pessoas em um período limitado de tempo não é uma tarefa trivial para organizadores e contratados e requer cálculo e coordenação detalhados com o cronograma geral.
Certifique-se de pré-aprovar não apenas aqueles que fornecem comida, mas também aqueles que realizam a limpeza após o catering. A propósito, mesmo em questões de limpeza em competições de robótica, existem algumas nuances. Por exemplo, muitas organizações de limpeza proíbem seus funcionários de limpar nas bancadas e mesas dos participantes nas zonas técnicas (zonas de treinamento) das equipes. Portanto, a coleta de lixo em áreas técnicas (áreas de treinamento de equipes) é uma questão separada, cuja solução também deve ser prevista com antecedência.
Vamos voltar à nutrição. É necessário determinar o local e o horário das refeições e garantir que isso não contradiga o cronograma da competição. Nos ombros dos organizadores está a aprovação do cardápio. Não só pode ser diferente (para participantes e funcionários), mas, além do almoço, é absolutamente necessário jantar para quem trabalha no evento o dia todo, por 12 a 16 horas (juízes, organizadores, voluntários).
Na mão, você precisa ter listas de todas as pessoas que precisam fornecer comida.

Vencedores

O resultado de qualquer competição é vitória. Tanto os participantes quanto as pessoas que se preocupam com eles querem ver o nome dos vencedores e vencedores do prêmio no site ou em outras fontes oficiais o mais rápido possível. Portanto, o processo de coleta de dados e criação de uma tabela dinâmica deve ser cuidadosamente verificado e depurado.
A seguinte lógica de coleta de dados funciona bem:

O juiz preenche a tabela de premiação.
Em uma pessoa especial impressa de acordo com a folha de ponto, leva as equipes à mesa dos vencedores (consulte o capítulo Formulários para atribuição e certificados, seção 6).
O boletim é enviado para imprimir diplomas.
De acordo com a folha de ponto, o líder lê os vencedores durante a cerimônia de premiação.

Esses problemas podem ser resolvidos, por exemplo, com software especial. Nesse caso, tudo deve funcionar "como um relógio".

Conclusão: no final do evento, você tem uma tabela completa de vencedores, que você pode publicar e enviar meia hora após o término do evento.
Importante! Você não pode imprimir diplomas até que a tabela de vencedores seja preenchida; caso contrário, isso levará a erros que não podem ser rapidamente eliminados. O diagrama acima ajudará a garantir que todos os dados importantes sejam salvos.

Posição

O documento principal com base no qual o trabalho é realizado no evento. Para a grande maioria dos participantes, este é o documento principal com base no qual eles são enviados em uma viagem e as despesas de viagem são pagas a alguém. Para os organizadores, essa é uma maneira de concordar com as regras e o comportamento no site. Tudo o que não está explicitado na provisão pode ser usado contra você. Por exemplo, se você esqueceu de indicar no regulamento que "a idade dos competidores é de 10 a 14 anos", não pode legitimamente recusar-se a participar de um tio de 30 anos, e isso implicará em esclarecimentos longos no local que roubarão seu recurso mais importante - o tempo.

No mínimo, o regulamento deve indicar os principais pontos:

Organizadores
Metas e objetivos
Local e Datas
Categorias de Participantes
Orientações competitivas com os limites de idade dos participantes
Prêmios e prêmios
O que é permitido
O que é proibido
Fontes de financiamento do projeto
Requisitos especiais

Muitas vezes, no regulamento está escrito que, com mais detalhes, os parâmetros de cada uma das áreas competitivas são prescritos no regulamento.
Como brincadeira, eles dizem que um bom regulamento para um evento deve ter pelo menos 200 páginas. E também todo mundo sabe que em toda piada existe apenas uma fração da piada.

Convites

Para a grande maioria dos participantes, a maneira mais fácil de legitimamente chegar a um evento é um convite por escrito do comitê organizador. Não há dificuldade em emitir, assinar e enviar digitalizações de 10 a 15 cartas convite. Mas se o número de convites exceder cem ou dois, leva muito tempo, dado que cada organização tem suas próprias preferências no design de tais cartas.

Eu ofereço algumas opções para otimizar o trabalho.
Primeiro: você pode compartilhar um documento PDF com um preenchimento fixo nos campos, que o participante preenche por conta própria, e simplesmente imprimir.
A segunda opção (no caso de termos muitas organizações com nossos próprios requisitos) envolve um algoritmo que consome muita energia para a criação de convites: o comitê organizador oferece um rascunho básico do texto com os principais parâmetros do evento, e a equipe já altera esse texto e o devolve ao comitê organizador para inscrição .
É melhor criar uma caixa de correio separada para processar convites, que pode ser excluída sem problemas. Isso economizará tempo e nervos no futuro.

Prêmios e prêmios

O ponto culminante da competição é a determinação dos vencedores e sua recompensa. Idealmente, com diplomas, medalhas, copos e fanfarras.
Para não lubrificar a impressão e deixar lembranças inesquecíveis para os vencedores, siga alguns princípios:
Entre o final da competição e o prêmio, o evento não deve exceder 2 horas e, de preferência, uma hora ou meia. Isto é especialmente crítico para crianças pequenas.
Erros nos nomes das equipes e nomes dos participantes não devem ser permitidos.
É necessário imprimir diplomas registrados para cada um dos participantes da equipe premiada. É importante que todos tragam para casa um diploma pessoal e o arquivem em seu portfólio.

Como parte da preparação dos prêmios, não esqueça:

Determinar a composição dos prêmios (fornecidos diretamente pelos organizadores e parceiros da competição).
Determine o número e o conjunto de xícaras e medalhas em alguns lugares (alguém ganha 3 lugares-prêmio, alguém 4 ou 5).
Use o mesmo modelo de tabela vencedor para entender completamente a imagem.
Empacote os prêmios em caixas de acordo com o cenário de recompensa.
Prepare prêmios de substituição (nas competições, você pode subitamente ganhar dois segundos ou terceiros lugares).

O kit de prêmio mínimo inclui:

Caixa com prêmios, medalhas e copos.
Um arquivo com diplomas organizados em ordem de atribuição: começando do último lugar e terminando com o primeiro.
Boletim (para o líder).

Agenda de Eventos

Agendamento - um trabalho longo e minucioso com a coordenação de todas as partes interessadas (juízes, patrocinadores, proprietários do site).
Ao agendar, é mais lógico passar de geral para particular e destacar a espinha dorsal - pontos que não podem ser substituídos e que não podem ser abandonados sob nenhuma circunstância:

Registo
Almoço
Descoberta
Recompensa

Torne a programação no banner, roll-up, tela - em geral, o mais visível e legível possível em qualquer lugar da área de competição.
Uma ótima solução (se possível) é um aplicativo para smartphone com um cronograma de competições.
A propósito, um cronograma separado deve ser para cada direção. Naturalmente, as equipes de uma direção não estão muito interessadas no cronograma de outra, por que precisam de informações extras? E então, o cronograma nas instruções fornece a máxima autorregulação do processo. Escreva um cronograma pessoal para cada equipe separadamente, mesmo que haja pelo menos 100 peças, mas os participantes saberão claramente o horário de suas corridas.
Uma programação separada também é necessária para os hóspedes.
Para os organizadores, é claro, existe um cronograma interno, que inclui todos os pontos, desde o desenvolvimento até o fechamento dos sites.

Resultados

Salve todos os dados dos juízes aqui. Protocolos eletrônicos, digitalizações e fotos dos resultados das corridas.
Se necessário, isso ajudará a restaurar as informações necessárias sem esforço significativo.
Na confusão, os protocolos podem perder. Portanto, peça aos juízes para fotografá-los.

Agradecimentos

Após a conclusão das competições e festivais, as equipes retornam para casa e é aconselhável que todos demonstrem evidências tangíveis do trabalho realizado antes de si e da liderança e dos patrocinadores. Para quem ganhou prêmios, por exemplo, diplomas. Para o restante dos certificados. Além disso, um indicador importante será a gratidão emitida no formulário do evento ou uma carta de agradecimento à organização que os enviou, pelo patrocinador que conseguiu alocar fundos para a viagem da equipe.
Este é um resultado tangível dos esforços não apenas da equipe, mas também daqueles que fizeram todo o trabalho preparatório para os participantes na preparação do evento. A gratidão, que também pode ser pendurada na parede, é sempre agradável e incentiva a participação nos seguintes eventos.
Para otimizar o processo, você pode preparar um modelo de agradecimento e fornecê-lo à equipe. A equipe retornará o modelo completo, resta apenas checá-lo e emitir o original e enviá-lo para a equipe.

Em conclusão

Concluindo, quero dizer que, se você tem uma organização de competições robóticas em que alunos e alunos participam, independentemente da escala de um evento, não faça isso como um passeio a pé e não use a fórmula "decidir no local".
Organizar as competições para os organizadores é apenas a ponta do iceberg na superfície, sob a qual está oculto um gigante em volume e trabalho de responsabilidade, que não termina quando anunciam do palco: “Caros membros da equipe e convidados! As áreas técnicas e de competição estão fechando. Vejo você de novo!

Algumas palavras sobre a organização de competições robóticas