Neste artigo, compartilharei com você uma visão geral das tendências no campo de gerenciamento e documentação de documentos. O material é baseado em experiências e observações pessoais, dados de fontes abertas, publicações de fornecedores.
Born-digital est mort! Viva o "nascido online"!
História de documentos de dinossauros a nascidos online
Era uma vez, quando os computadores estavam apenas se tornando parte do fluxo de trabalho diário, e o software estava começando a melhorar o reconhecimento de documentos digitalizados, a humanidade começou a converter ativamente documentos em papel em formato digital.
Então veio uma nova era. Todos os documentos, profissionais e pessoais, nasceram em computadores, mas ainda foram impressos em papel. Isso continuou até o conceito de "sem papel" aparecer no horizonte, projetado para aumentar o ritmo do fluxo de trabalho, que gradualmente passou para os ombros de um software especial.
Ao mesmo tempo, observamos como, com a penetração generalizada da Internet, chegou o momento do “nascido digital”, indicado não apenas pelo fato de aparecerem materiais criados no ambiente digital para o ambiente digital, mas também pelos usuários voltando-se para o consumo de conteúdo relevante.
A definição de "nascido no digital" refere-se a materiais criados em formato digital, em contraste com os que passam pela transformação do formato analógico para o digital. Mais frequentemente, esse termo é aplicado a bibliotecas e processos eletrônicos em organizações relacionadas ao armazenamento de dados e propriedade intelectual. No entanto, com o desenvolvimento da tecnologia, o conceito de “nascido digital” também passou a se aplicar ao conteúdo digital para consumo privado (e-books, música etc.). Outros termos que se aplicam a esse conteúdo são "nativamente digital", "primeiro digital" ou "exclusivo digital".
- Per. Wikipedia
Além disso, no contexto de “nascido digital”, “digital para impressão” se distingue, mas, na minha opinião, o verdadeiro “nascido digital” deve ser considerado como “nascido para ser / viver / permanecer digital” e determinado através do ciclo de vida da informação.
O último passo em direção à transformação digital foi a transição do "nascido digital" para o "online nascido", que começou há vários anos e continua em um ritmo crescente em todo o mundo. Na disputa por um usuário corporativo, gigantes como Microsoft e Google ofereceram uma experiência completamente "on-line" com formatos familiares de documentos. Aqui estou falando sobre o Microsoft Office 365 e o Google G Suite (estamos familiarizados com isso no Google Docs, Sheets, Slides).
A partir deste local, começarei a história sobre as tendências no trabalho com documentos e documentação.
Fortalecendo Tendências
Migração de usuários para serviços da web
O processo de mudança para ferramentas online para trabalhar com documentos está se tornando mais intenso.
A vez dos usuários em ferramentas on-line é um fato consumado. Resta apenas acrescentar que, à medida que serviços como o Microsoft Office 365 e o Google G Suite se tornam mais funcionais e acessíveis, o processo de mudança para ferramentas on-line para trabalhar com documentos se torna mais intenso. A era do "nascer on-line" promete durar muito tempo.
Funcionalidade de versão do documento
Se, até recentemente, apenas os programadores falaram sobre controle de versão, agora quase todos os campos profissionais têm suas próprias ferramentas que oferecem suporte à versão de documentos armazenados.
Muitos serviços populares de gerenciamento de documentos on-line oferecem suporte à versão. Essa é a melhor coisa que torna o processo de edição de documentos qualitativamente inatingível para a maioria dos softwares de desktop. Ao aprender a tirar proveito desse recurso, você sempre terá acesso aos dados históricos no formato necessário e não se afogará em um número infinito de arquivos "_final".
Isso é apenas 1/5 da lista completa de versões de um documento. Isto não é necessário.Se até recentemente apenas os programadores falaram sobre controle de versão, agora quase todas as esferas profissionais têm suas próprias ferramentas com suporte para controle de versão de documentos armazenados. Um local para essas opções foi encontrado em ferramentas para designers, por exemplo, na
Figma , em serviços de gráficos, por exemplo, no
Lucidchart ; mesmo para gerenciar documentação de engenharia, existem possibilidades semelhantes; por exemplo, uma vez tive a oportunidade de implementar o
Vitro-CAD com base no Microsoft SharePoint, que possui a funcionalidade de controle de versão de documentos e oportunidades de colaboração com documentos.
Por exemplo, uma das versões anteriores deste artigo se parece com isso na interface do Google Docs.Opções semelhantes para gerenciar versões de arquivos, independentemente de sua extensão e conteúdo, você pode encontrar no Dropbox, OneDrive, Google Drive. Salvou novamente o arquivo - recebeu uma nova versão, simplesmente.
SpiderOak ( Fonte )Potenciais benefícios do aplicativo:- Diminuição do número de arquivos armazenados
- Mais recursos de controle de alterações
- Transparência das alterações ao trabalhar com um documento
- Acesso a todo o histórico de revisões de documentos
Exemplos de produtos: Microsoft Office 365, Google Docs, SpiderOak, Dropbox, OneDrive
Vá para o armazenamento na nuvem
Seguindo essa tendência, mais e mais empresas estão transferindo dados de seus servidores de escritório para as nuvens. Essa abordagem fornece a melhor experiência do uso de ferramentas para colaboração com documentos, facilita a troca de informações, o que é especialmente verdadeiro para empresas distribuídas geograficamente. Uma boa motivação para a migração para a nuvem pode ser a alta confiabilidade de armazenamento e o controle de qualidade do acesso aos documentos.
SpiderOak ( Fonte )Potenciais benefícios do aplicativo:- Desvincular da infraestrutura do escritório local, trabalhos e VPN
- Falha no suporte ao servidor local para armazenamento de arquivos
- Aumentando a flexibilidade do controle de acesso a dados
- Disponibilidade de dados pela Internet e plataformas móveis
- Alta proteção contra perda de dados
- Custos de implantação e suporte
- Suporte ao Active Directory, SSO, MFA / TFA
Exemplos de produtos: Google Drive, Dropbox, SpiderOak, IDrive, Box
O que quero dizer é que armazenar arquivos em uma unidade de rede em um servidor de escritório é uma má idéia. Você não precisa concordar comigo, mas, na minha opinião, o armazenamento de dados na nuvem ensina os usuários a ter cuidado com a qualidade e a quantidade de informações armazenadas. Não confie nas pessoas que armazenam na pasta 40 versões do documento chamadas "final".Usando sistemas de gerenciamento de documentos
Os sistemas de gerenciamento de documentos que combinam as funções de criação, armazenamento, organização e colaboração com dados e documentos são amplamente utilizados no ambiente corporativo. Muitos serviços possuem suporte para fluxos de trabalho automatizados relacionados à documentação, como aprovação, aprovação, publicação, solicitações de mudança e outros. O que é digno de nota, funcionalidade semelhante é cada vez mais oferecida pelos sistemas de gerenciamento de projetos.
Exemplo de Portal sobre Confluência ( Fonte )O uso de sistemas de gerenciamento de documentação também é justificado em projetos individuais, quando você precisa fornecer um certo nível de transparência e acessibilidade às informações para muitos participantes. Por exemplo, usando o Confluence, você pode organizar uma seção de Perguntas frequentes para clientes, publicar documentação detalhada para seu produto ou serviço, compartilhá-lo com clientes ou colegas e fornecer a todos o nível de acesso necessário.
Potenciais benefícios da implementação:- Padronização e aceleração de processos de fluxo de trabalho
- Aumentando a transparência e acessibilidade das informações
- Simplificação da troca de informações
- Organização de armazenamento de documentos e arquivos de informação
Exemplos de produtos: Confluence ,
HotDocs ,
Microsoft SharePointA demanda por serviços otimizados para celular está crescendo
Se você possui um sistema de gerenciamento de documentos, armazena documentos na nuvem ou cria e edita documentos on-line, seria bom ter acesso a tudo, desde o seu smartphone. Apesar de o smartphone não ser a plataforma mais ergonômica para o trabalho, a capacidade de participar de processos de trabalho e permanecer móvel é muito procurada no mundo moderno.
Novos horizontes
Documentos orientados a dados
Um novo nível de organização do trabalho com dados importantes, cujo rastreamento é essencial para os negócios e a tomada de decisões com base neles.
Com o crescimento do volume e da quantidade de fontes de dados, os negócios começaram a perceber que novas ferramentas são necessárias para a saída, visualização e uso diário de dados complexos na tomada de decisões. Ferramentas que ajudarão a minimizar o intervalo de tempo entre o momento em que os dados são recebidos e quando os dados serão processados, interpretados e usados por pessoas.
O fato de líderes no campo do desenvolvimento de software, como Google e Microsoft, já oferecerem às empresas soluções acessíveis nesse sentido nesse segmento, fala da demanda atual do mercado por essa funcionalidade.
Modelo de relatório de dados do Google Analytics no Google Data StudioVocê pode interagir com o conteúdo de documentos, apresentações, painéis ao mesmo tempo que seus colegas, acessando dados históricos, gerenciando conteúdo e diagramas, filtrando resultados sem habilidades de análise de dados, conhecimento de SQL, habilidades de programação ou acesso direto a bancos de dados .
Embora a aparente facilidade de implementação de tais soluções possa enganar, para tirar o máximo proveito das ferramentas, é necessário resolver o problema de coletar e preparar dados para uso.
Potenciais benefícios da implementação:- Criando um ambiente interativo para trabalhar com dados
- Reduza o tempo de acesso a dados
- Organização de um ambiente de gerenciamento de negócios orientado a dados
Exemplos de produtos: Google Data Studio ,
Microsoft Power BIBlockchain para armazenar e garantir a autenticidade dos dados
Apesar do fato de que a tecnologia blockchain, na sequência dos eventos negativos que perseguem os pioneiros da nova criptoeconomia, se tornou vítima da depressão do mercado, mais e mais empresas estão voltando seus olhos para os benefícios e oportunidades que os produtos blockchain podem trazer para seus produtos. Existem serviços de rede inteiros para armazenamento de dados distribuídos, os quais, é claro, não podem fornecer um nível tão rico de funcionalidade como o software em nuvem “clássico”, mas têm várias outras vantagens.
Por exemplo, um alto nível de garantia da autenticidade dos dados armazenados é o principal blockchain em ação, um alto nível de independência da infraestrutura de um fornecedor ou empresa em particular, um nível sem precedentes de segurança no acesso a dados. Até algumas empresas reconhecidas no mercado, como a SpiderOak, estão introduzindo o blockchain para resolver esses problemas.
Tentativas separadas no nível do experimento também aparecem na área de armazenamento de big data ao usar blockchain.
Potenciais benefícios da implementação:- Garantias máximas de autenticidade dos dados armazenados.
- Um nível sem precedentes de segurança no acesso a dados.
- O P2P pode fornecer acesso a arquivos de alta velocidade.
- A distribuição de pares em todo o mundo fornecerá alta disponibilidade de dados onde você estiver.
- Custo extremamente baixo (cerca de US $ 2 por terabyte)
Exemplos de produtos: Storj ,
Sia ,
SpiderOakEm conclusão
Gostaria de dizer que, por mais rápido que você implemente novas ferramentas e técnicas para trabalhar com documentação, em 99% dos casos é um jogo de recuperação. Cada solução e produto implementado sempre possui várias vantagens e desvantagens, que para diferentes empresas podem ter pesos diferentes. Aborde o uso de novas ferramentas, tendo respondido anteriormente a si mesmo perguntas sobre qual funcionalidade você precisa para trabalhar e da qual você pode recusar com segurança.
Bônus para quem leu até o fim