Longe das preocupações contábeis - é assim que soa o sonho de qualquer empresário que usa o regime tributário simplificado. A combinação de serviços bancários e contabilidade na Internet em um serviço se torna uma das tarefas mais importantes de cada banco. Que caminho nossa equipe seguiu nessa direção, que pontos problemáticos foram descobertos e como vamos resolvê-los, revelamos nossas cartas.
Uma parte significativa das pequenas empresas na Rússia é composta de empresários individuais na USN 6% sem funcionários. Mas os empresários privados não estão ansiosos para usar os serviços bancários. Para ajudar essas pessoas a automatizar os processos relacionados à contabilidade, relatórios e documentos da maneira mais simples possível, criamos e estamos desenvolvendo o projeto “Minha contabilidade 1C”. Visualmente - essa é uma guia separada na página do banco on-line do My Business, que gradualmente preenchemos com novas e úteis funcionalidades úteis. No momento, o serviço permite calcular e pagar todos os impostos e contribuições de empreendedores individuais. Nos últimos dois meses, várias centenas de clientes se conectaram ao serviço. Nas melhores tradições da prática de UX, telefonamos ativamente para os clientes, nos reunimos com eles e coletamos feedback. Como resultado, houve um entendimento de onde desenvolver ainda mais. E aqui queremos compartilhar essa experiência e visão de produto.
Primeiro, como funciona agora. Para se tornar um usuário do serviço “Minha Conta 1C”, no banco da Internet “Meu Negócio”, o cliente precisa ir para a guia “Minha Conta 1C” e clicar no botão “Conectar”. Tudo o que é necessário no IP é indicar o endereço de e-mail para onde a notificação do registro bem-sucedido no serviço será recebida. Para cada cliente, uma instância do aplicativo 1C: BusinessStart é criada e iniciada. Este aplicativo está vinculado à sua conta bancária online pessoal.
Após uma conexão bem-sucedida ao serviço, uma extração é gerada nos últimos 2 anos de atividade da empresa e a base tributária é recriada com base em sua base.
Para cada cliente, um aplicativo completo e separado, “1C: BusinessStart”, é iniciado e vinculado ao banco na Internet My Business. No aplicativo 1C, a declaração é processada e um evento fiscal é criado para o cliente. De fato, é um análogo de um lembrete, mas em um formato mais avançado. O evento tributário contém informações sobre quando e como pagar o imposto e enviar relatórios, além de como esse imposto é calculado. Quando um cliente trabalha no banco da Internet, ele vê lembretes gerados com base nos dados baixados do aplicativo 1C. A exibição desses lembretes pode ser adiada e eles aparecerão novamente apenas uma semana antes do final do período dos eventos fiscais. As faixas são pequenas, não irão distrair muito das tarefas atuais. Mas, ao mesmo tempo, perceptível, é bastante difícil sentir falta deles.
Os comentários dos primeiros usuários do serviço nos permitiram elaborar um mapa do desenvolvimento adicional de "My Accountancy 1C". Entre as principais áreas: relatórios, contabilidade transparente, gerenciamento de documentos, caixas registradoras e restauração da contabilidade.
Metodologia da contabilidade: programa educacional obrigatório
Os empresários que utilizam um sistema tributário simplificado de 6% criam apenas 13 eventos fiscais por ano. Muitos eventos podem ser lembrados. Os clientes, em regra, não se lembram dos impostos exatamente até serem pagos. E somente então surgem perguntas como "por que tantas?" Alguém já pagou mais no período tributário anterior, alguém registrado apenas recentemente e deve pagar um valor menor que o atual. E começam as chamadas para a linha direta de suporte.
Estamos analisando várias opções de como trabalhar adequadamente com um cliente, como explicar o que e quando pagar antes que um evento fiscal ocorra. Para fazer isso, prepare um manual de treinamento grande e detalhado - o que, quando e a quem você precisa pagar. Por conveniência, colocamos fórmulas matemáticas nele para que o cliente pudesse verificar tudo com a ajuda de uma calculadora. Também trabalharemos em uma seção de perguntas frequentes separada que ajudará o cliente a descobrir o que, quando e por que ele precisa pagar.
Relatórios: obrigado, CEP!
Como descobrimos, os clientes não percebem a contabilidade separadamente dos relatórios; para eles, é um serviço único. Em outras palavras, o departamento de contabilidade deve formar todos os relatórios e declarações necessários e enviá-los às autoridades reguladoras. Isso é lógico?
A formação de relatórios e declarações exigidas por lei é realizada pelo Apêndice 1C. Mas, para que sejam enviadas às autoridades reguladoras, o cliente precisará de um certificado de assinatura eletrônica qualificada - CEP.
Obtê-lo é uma tarefa não trivial, pois o cliente precisa coletar documentos, preencher um aplicativo. Ao se comunicar com os clientes, descobrimos que, em média, leva cerca de 20 minutos para conectar: você precisa encontrar seu número de contribuinte, número na FIU, SNILS e inserir tudo isso nos campos apropriados. Há algo em que pensar e algo a melhorar.
Por exemplo, você pode fazer a integração com serviços de terceiros e acessar os dados necessários automaticamente. Com base nas informações disponíveis para o banco, é possível implementar o preenchimento automático da maioria dos campos - o cliente precisará apenas verificar os dados. Atualmente, estamos nos movendo nessa direção.
Fluxo de trabalho: sem documentos
Ao se comunicar com os clientes, descobrimos que eles às vezes exigem formulários simples de documentos, e os clientes gostariam de ter modelos corretos garantidos e preenchê-los diretamente no banco da Internet. Agora, estamos trabalhando ativamente para garantir que os clientes tenham essa oportunidade. Para o sistema tributário simplificado de 6% e sistemas tributários simples similares, estamos trabalhando em um designer de documentos. A base foi retirada de uma seleção de vários milhares de formulários padrão que estão no aplicativo 1C. Selecionamos os formulários mais comuns e permitimos que os clientes os preenchessem em nosso banco on-line.
Já temos um serviço de fatura, mas, infelizmente, ainda não está integrado ao serviço 1C-EDO. A integração permitirá que os clientes que usam o EDI do Internet banking enviem documentos de seus contratados assinados com uma assinatura eletrônica qualificada diretamente no Apêndice 1C, em formato eletrônico.
Agora, apenas uma pequena parte de nossos clientes está conectada ao 1C-EDO e aproveita o gerenciamento de documentos eletrônicos, mas acreditamos que a popularidade deste serviço aumentará. É muito mais conveniente e mais simples conduzir um negócio, vinculando a criação de documentos finais à criação de ordens de pagamento. Efetuei o pagamento - envie-o pelo 1C-EDO para que seu departamento de contabilidade receba esses documentos e encerre a operação. De acordo com os planos, o designer do documento aparecerá em nosso banco on-line até o final de 2019.
Bilheteiras: hora de uma máquina
Ao se comunicar com os clientes, descobrimos que muitos deles trabalham com caixas registradoras e que precisam da capacidade de "manualmente" inserir dados na contabilidade on-line. Dentro da estrutura do nosso projeto, os IPs poderão trabalhar com caixas eletrônicos, mas, infelizmente, terão que ir diretamente para o aplicativo 1C. A maioria dos clientes não deve ter dificuldades, mas, no entanto, treinamos a primeira linha da equipe de suporte - eles informarão onde e quando clicar, por exemplo, para adicionar um relatório Z ao Apêndice 1C.
Na verdade, isso não é difícil: você seleciona um evento tributário, clica no link "Editar em 1C", lá você se apaixona pela receita e cria um fluxo de caixa neles. Para fazer isso, você precisa eliminar o número do cheque, a quantidade do cheque e o nome da operação. O serviço recontará automaticamente a receita, levará em conta que essa receita foi realizada no caixa e os relatórios do cliente estarão em ordem. Nossos planos futuros são automatizar a entrada manual.
Restaurando o histórico contábil: uma sombra do passado
Pensamos que, em primeiro lugar, nosso projeto atrairá pessoas que acabaram de se registrar como empreendedor individual. Mas, na realidade, tudo acabou de maneira diferente. O serviço começou a ser utilizado por pessoas que há muito tempo se envolvem em atividades empresariais. E iniciar o relatório "não do zero" não é tão simples. Surgiu a questão de restaurar os relatórios que a PI conduziu em anos anteriores.
Aqui planejamos desenvolver ações de reconciliação automática. Existem 5 documentos que permitem restaurar a contabilidade do cliente em um determinado formato e obter todas as informações que o imposto conhece ou deseja saber sobre os negócios do cliente. Como resultado, poderemos enviar declarações que o cliente não enviou anteriormente e calcular corretamente o valor das multas e multas em caso de não pagamento ou pagamento parcial de impostos.
Agora, estamos pensando ativamente em como amarrar as coisas em um único cenário: quando o cliente conecta apenas o departamento de contabilidade, imediatamente emitimos um CEP e nos permitimos solicitar um relatório de reconciliação e documentos adicionais das autoridades reguladoras. E, o mais importante, ter recebido uma resposta das autoridades reguladoras para criar os eventos fiscais necessários para que o cliente os encerre.
Como vai funcionar? Ao registrar um IP no serviço, criamos o aplicativo 1C e transferimos o extrato da conta do cliente para lá. Mas o extrato pode não cobrir todos os eventos fiscais, pois contém apenas o que aconteceu diretamente em nosso banco. Se o cliente usar outras contas de liquidação com outros bancos, será necessário coletar extratos a partir daí e enviar para nós o aplicativo 1C. Então podemos entender quais impostos ele pagou. Em seguida, o aplicativo "1C: BusinessStart" criará uma tarefa para o cliente solicitar um relatório de reconciliação.
O próximo estágio é a emissão de um certificado de assinatura eletrônica qualificado. Após a emissão do certificado, solicitamos ao cliente que assine todos os documentos. O cliente verifica todas as solicitações enviadas às autoridades reguladoras e clica em "OK". Após algum tempo, uma resposta vem das autoridades reguladoras, é processada na "Contabilidade" e podemos assumir que agora temos todos os dados para emitir corretamente as faturas para pagamento e enviar relatórios.
O principal é o feedback
Quando o desenvolvimento do serviço provém das necessidades do cliente, a condição mais importante para a implementação de nossos planos é a presença de feedback. Na primeira etapa, entrevistamos cerca de 100 pessoas, recebemos respostas detalhadas e, como resultado, planejamos tarefas para atos de reconciliação e um designer de documentos. Mais é mais. Estamos à procura de clientes que desejam participar de testes. Se você é IP no USN 6% - participe!
Escreva suas perguntas e sugestões nos comentários, teremos prazer em lê-las e tirar conclusões.
Atenciosamente, a equipe "My Accounting 1C".