Como parar de "escrever TK" e começar a trabalhar?

Muitos dos que trabalham em agências estão familiarizados com a situação em que as tarefas definidas pelo cliente são formuladas com menos e menos precisão, mesmo quando se trata de tarefas complexas como desenvolvimento de software, lançamento de campanhas promocionais ou criação de acionar comunicações.

Ainda mais rara é a situação em que o cliente deixa tempo suficiente para a agência realizar uma entrevista exaustiva, preparar um resumo de alta qualidade, coordenar a documentação necessária, definir tarefas e calmamente começar a trabalhar.


Fonte

De conhecidos e amigos do setor, cada vez mais ouço a mesma história. Uma empresa, por exemplo, uma agência de marketing ou desenvolvedor de software, vence a licitação de uma marca de serviço bem conhecida. A gerência tem grandes esperanças para o novo contrato e, sem olhar para trás, lança os melhores recursos da agência para o projeto. Obviamente, para cada pequena empresa, a cooperação com uma grande marca é uma chance de ganhar uma posição no mercado, mas quando a primeira euforia passa, chega a hora do trabalho real.

Neste momento, os sonhos de um futuro mais brilhante são confrontados com uma realidade brutal, na qual os gerentes de clientes exigem uma reação rápida em todas as tarefas, o tempo para desenvolver e aprovar tarefas é um luxo inaceitável, a necessidade de coordenar os materiais do projeto com um obstáculo infeliz e a falta de documentação do projeto e prazos adequados causarão a você enxaqueca severa.

Em tais circunstâncias, os projetos são mais como uma bola de neve correndo de uma montanha na qual todas as tarefas se tornam urgentes e ardentes, o cliente está sempre insatisfeito, você define a tarefa "no joelho" e adiciona tarefas técnicas no seu tempo livre um mês após a conclusão do projeto, portanto que os gerentes prometeram fornecer ao cliente a documentação do projeto. No final, sua equipe está desmotivada e começa a cometer erros.

O que fazer para não cair nessa situação e garantir um alto ritmo de trabalho?

Tornar o processo de produção claro

Para obter trabalho em equipe em situações difíceis, onde a velocidade e a precisão da reação às tarefas recebidas afetam ao máximo o resultado e a quantidade de recursos gastos em sua produção, verifique se toda a equipe sabe o que está fazendo. Cada funcionário envolvido no trabalho do projeto deve entender:

• como é construída a sequência de trabalho do primeiro ao último passo;
• pelo que ele é responsável;
• como o resultado de seu trabalho afeta o resultado de seus colegas e do projeto como um todo;
• que decisões ele pode ou não tomar sozinho;
• o que eles fazem e quais decisões outros membros da equipe tomam.

Guiada por processos prontos, a equipe passará um tempo mínimo resolvendo problemas semelhantes, apresentará com mais precisão o resultado final e responderá mais rapidamente às solicitações dos clientes. O número de comunicações externas e internas diminuirá.

Especifique descrições prontas no processo de trabalho - elas ajudarão a identificar “Time Killers” ocultos e se tornarão a base para a configuração de um sistema de gerenciamento de projetos ou ERP para um projeto.

Não temos processos de negócios prontos, o que fazer?

Se você tem uma pessoa na equipe com experiência em projetar ou descrever processos de negócios, peça ajuda a ele, deixe-o preparar os documentos mais fáceis de entender e alguns diagramas para eles (opcional, para processos complexos) usando qualquer uma das anotações adequadas (por exemplo, sou um grande fã do BPMN ).

Se não houver essa pessoa, guiada pelos princípios da SMART, descreva passo a passo as ações de cada funcionário envolvido na execução de tarefas específicas. Você deve obter uma lista de ações, das quais é extremamente claro quem é responsável por quê e qual é o resultado dessa etapa (por exemplo, um documento, código ou o resultado de uma determinada ação).


Aqui está um exemplo simplificado desse processo para preparar um modelo de email para distribuição:

• Pelo menos 5 dias úteis (período mínimo - 5 dias, período recomendado - 10 dias) antes do início da campanha publicitária, o Gerente de Projeto envia a tarefa ao Email Marketer para desenvolver um modelo e layout do modelo de email;

A tarefa para o desenvolvimento de um modelo de email contém: parágrafo 1, parágrafo 2, parágrafo N

• Um profissional de marketing por e-mail, depois de receber uma tarefa em 1 dia útil, verifica o layout recebido e o conteúdo da tarefa:
• Se houver erros no layout ou falta de materiais, o profissional de marketing por e-mail fornece ao gerente de projetos informações sobre os erros e fornece recomendações para resolvê-los;
• Se a verificação do layout não revelar falhas, vá para a etapa 3
• Pelo menos três dias antes do início planejado da campanha, o profissional de marketing por email configura o modelo para distribuição;
• Pelo menos 2 dias antes do início planejado da campanha, um profissional de e-mail está testando

Plano de Teste Padrão: Cláusula 1, Cláusula 2, Cláusula N

• Com base nos resultados do teste, o profissional de marketing por email transfere para o gerente de projetos informações sobre os resultados do teste e o resultado da tarefa.

É necessário estar preparado para o fato de que nem todos os processos, especialmente aqueles relacionados ao trabalho intelectual ou tarefas criativas, podem ser descritos dessa maneira, mas, na minha experiência, apenas 5-10% do trabalho não é passível de descrição ou é difícil de descrever.

O critério mais importante nesse estágio é precisamente a disponibilidade de documentos prontos para a percepção, porque você precisa apresentar a todos os membros da equipe, responder perguntas e isso deve levar um tempo mínimo. E evite muitos detalhes!

É muito tarde para mudarmos qualquer coisa

Não importa em que estágio você esteja atualmente, esteja na frente da linha atrás da qual o "bater e correr" começa ou já cruzou essa linha. Quanto mais você mergulha no projeto, mais você sabe sobre os recursos de trabalho com o cliente, os sistemas e softwares utilizados e as especificidades das tarefas que estão sendo resolvidas. Um a um, descreva os processos e os introduza gradualmente na equipe. Por algumas semanas, guiado pelo princípio de “suficiência”, você pode lidar facilmente com uma descrição de 10 a 15 processos, dedicando de 1 a 1,5 horas por dia a essa tarefa.

Use o sistema de gerenciamento de projetos

Basecamp , Jira , Slack e [ seu sistema favorito de gerenciamento de projetos ]. Use qualquer sistema que você goste ou que melhor se adapte à natureza do seu trabalho. O principal benefício da implementação bem-sucedida dos PMCs (PMCs) é melhorar a eficiência do gerenciamento e acompanhar o status das tarefas, além de acelerar a troca de informações importantes entre os membros da equipe.

Vou dizer algumas palavras sobre os serviços acima.

Basecamp

O Basecamp é mais adequado para equipes orientadas a tarefas para gerentes e profissionais de marketing, tem um custo extremamente acessível e é adequado para compartilhar tarefas e informações com um cliente, e a funcionalidade é a mais simples possível para a percepção.



Fonte: basecamp.com

Jira

O Jira é mais adequado para desenvolvedores, pronto para uso, suporta muitos modelos típicos de organização de projetos. Aqui, para você e os quadros Kanban, o Scrum Product Backlog e o gerenciamento de tarefas, e se as opções padrão não se adequarem a você, o Jira oferece muitas opções para ajustar os processos e o espaço de trabalho. Mas eu aconselho você a tomar cuidado, o sistema tem um alto limite de entrada e pode complicar a vida de uma equipe inexperiente. Ao mesmo tempo, a política de preços da Atlassian não é a mais democrática, mas você pode experimentá-la gratuitamente.



Fonte: confluence.atlassian.com

Leia mais sobre os recursos populares dos sistemas de gerenciamento de documentação para projetos no meu artigo " Tendências em gerenciamento de documentos e armazenamento de dados para 2019 ".

Slack

Se o seu trabalho se baseia principalmente em comunicações pessoais e de equipe contínuas, o Slack será uma boa ajuda para coletar todos os chats internos e correspondências pessoais em um só lugar. Além disso, o Slack possui alguns recursos para organizar o rastreamento de tarefas, criando folhas de tarefas. Além disso, o sistema possui recursos avançados para integração com vários serviços; existe uma alta probabilidade de que você encontre seu rastreador de tarefas favorito ou outra ferramenta entre eles. Os preços para usar o serviço dependem fortemente do número de pessoas em sua equipe - de zero a várias centenas de dólares por mês.



Fonte: slack.com

Escreva resumos exaustivos

Anote e coordene com os resumos abrangentes do cliente, mesmo se você encontrar um arrasto. Se possível, tente ir um pouco além dos limites do resumo, a fim de extrair o máximo de informações do cliente sobre o resultado que ele espera receber e, muito importante, como ele usará esse resultado.

Por exemplo, ao desenvolver uma campanha na qual o consumidor deixa dados pessoais na página de destino e depois cai na cadeia de comunicação do acionador, você pode facilmente perder os dados que o cliente planejava usar para segmentar o público da campanha nas comunicações a seguir, mas esqueceu de falar sobre isso. Esses dados podem ser ações do usuário no site, interações do destinatário com cartas e promoção do cliente ao longo da cadeia de gatilhos. Embora o erro mais comum seja com mais frequência o contador perdido do Google Analytics ou do DoubleClick, que é lembrado no final da campanha.

Outro ponto importante na preparação do resumo - um resumo de alta qualidade pode ser transformado em uma tarefa funcional com menos esforço!

Padronizar os requisitos de conteúdo do projeto

Se possível, tente padronizar os requisitos para elementos individuais de projetos e mantenha-os sempre à mão.

Por exemplo, se você coletar os mesmos dados pessoais em projetos, formule regras de validação e validação para esse conjunto de dados para não apresentá-lo sempre. Você também pode fazer com a descrição das tarefas funcionais.

É possível que algumas partes dos requisitos que você está tentando criar já existam, você simplesmente não saiba. Muitas vezes, as abordagens para controlar a qualidade e a composição dos dados coletados já são descritas na estratégia de CRM, regulada pelos recursos do software usado (por exemplo, CRM no lado do cliente, que possui uma API), e os requisitos de segurança e tecnologias utilizadas são inventados há muito tempo pelo cliente global de TI. Infelizmente, eles costumam se lembrar disso ou acidentalmente descobrem alguns anos depois de começar a trabalhar com um cliente.

Substitua os termos de referência por funcional

Qual é a diferença entre especificações técnicas e funcionais?

Os termos de referência em detalhes respondem à pergunta “como fazer” e exigem uma quantidade exaustiva de materiais prontos para a preparação do documento e, portanto, os custos de mão-de-obra para sua preparação dependem diretamente da complexidade do projeto. Na maioria dos casos, seus colegas (por exemplo, desenvolvedores) não precisam desses detalhes de tarefas para concluir seu trabalho.

A tarefa funcional é limitada pela resposta à pergunta “o que fazer / o que fazer” e pode ser realizada de uma maneira completamente diferente, representando uma combinação de diferentes materiais (texto, gráfico, documentação finalizada, layouts de design e outros). Geralmente, a descrição mínima necessária da tarefa se encaixa em 2 a 3 páginas, contra 15 a 20 folhas das especificações técnicas emitidas.

Se seus projetos possuem muitas funcionalidades diversas, use ferramentas modernas, por exemplo, o Scrum Product Backlog ajudará a documentar rapidamente novos requisitos de um produto / projeto / serviço e a gerenciá-los de maneira eficaz.

Ao mesmo tempo, o formato da tarefa funcional descreve com precisão o que você está fazendo e deixa espaço para seus colegas manobrar na realização da tarefa, e sua preparação leva muito menos tempo. Você economizará de 60 a 80% do tempo para preparar a tarefa e até 99% em projetos simples (resta alterar o título do documento).

upd: Comentários apontados para a seguinte ilustração. O diagrama mostra convencionalmente como a transição do conteúdo de documentos de um para outro economizará tempo e custo. Ao mesmo tempo, lembre-se de que especialistas de diferentes níveis sempre participam da preparação da documentação. Se a matemática convergir, é melhor gastar 8 horas na preparação da documentação primeiro e depois 4 horas no arquiteto do sistema.

A prática mostra que em 99,9% dos casos, não há especialistas no lado do cliente que possam avaliar objetivamente a qualidade e o conteúdo da tarefa técnica.

Portanto, se não houver necessidade direta de uma tarefa técnica, descarte-a.
Se você não planeja coordenar os termos de referência com o cliente antes de iniciar o trabalho, recuse-o.

Digite a documentação executiva

De fato, este ponto é uma continuação lógica do pensamento anterior. Sempre que você fechar um projeto, faça um pouco de trabalho para combinar breves tarefas funcionais (se houver mais de uma iteração), tarefas de desenvolvimento acumuladas e documentação de entrada e saída.

Quase todo sistema de gerenciamento de projetos ou ERP fornece a funcionalidade apropriada. Confluence (da Atlassian), Basecamp , Miscrosoft SharePoint - todas as soluções são boas. Sua principal tarefa é criar uma base de conhecimento sobre projetos sem gastar muito tempo nisso.

Conselho de que sua gerência não gosta

Avalie cuidadosamente a toxicidade do cliente no início do relacionamento. Não se deixe manipular, um "cliente a qualquer custo" pode custar a uma empresa bons especialistas, causar grandes perdas e custar caro sua reputação.

Uma grande marca pode se tornar uma forte âncora no seu pescoço.

Se você perceber que, desde o início, o cliente constrói relacionamentos nos quais você sempre é "refém", forçado a ir para o processamento não remunerado ou a realizar um trabalho livre, e a taxa de crescimento dos volumes de trabalho inicialmente ameaça exceder as capacidades da sua equipe, soa urgentemente o alarme. Você tem grandes problemas. E não pense que a diversificação de negócios foi inventada por tolos. Os ossos de dezenas de empresas, embranquecendo nas margens da história, provam que, ao colocar esperanças nos negócios de um grande cliente, você se coloca em uma posição fraca e dependente. Quase não existem empresas no mercado que executem um trabalho tão único e possuam esse conhecimento para se tornarem insubstituíveis.

O pior cliente é quem paga mais.

Eu preferiria ter 20 pequenos clientes que "idolatravam" minha empresa do que alguém que limparia meus pés. Ao mesmo tempo, cada um deles não terá valor crítico, o que o torna estável o suficiente para lidar com situações de crise. O pior cliente é quem paga mais.

Bônus para gerentes de projeto

Eu vi muitos gerentes de projeto que exercitam a indentação em documentos por várias horas, destacam palavras individuais em negrito e itálico, formatam tabelas e fazem legendas para imagens, organizam números, compõem glossários de termos objetivamente compreensíveis. Meus colegas pintaram seus diários na escola primária assim.Nunca faça isso. Evite a formatação excessiva de documentos!

Conclusão

Bem, isso é tudo o que eu queria dizer neste artigo. Espero que, para alguns de vocês, meu conselho seja útil o suficiente para dar uma nova olhada em coisas familiares, evitar situações perigosas ou resolver problemas doloridos. E, para ser sincero, "ao mar", há muitos tópicos importantes que gostaria de discutir com você em mais detalhes nos artigos a seguir.

Para que os fãs examinem os artigos, eu cito brevemente os principais pensamentos:

• Torne o processo de produção compreensível - deixe todos na equipe entenderem sua função e tarefas;
• Use um sistema de gerenciamento de projetos - o gerenciamento de tarefas deve ser simples e econômico;
• Escreva resumos exaustivos - tente levar a tarefa um passo adiante;
• Padronizar os requisitos de conteúdo do projeto;
• Se não houver necessidade direta da tarefa técnica - recuse-a, não faça trabalhos desnecessários;
• Digite a documentação executiva - resuma o conhecimento após a conclusão do projeto;
• Evite clientes tóxicos;
• Evite a formatação excessiva de documentos.

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Boa sorte nos campos!