Enquanto eu trabalhava como programador, estava tudo bem.
Quando me tornei chefe de programadores, surgiram certas dificuldades, mas foram superadas.
Quando eles me colocaram no comando da mudança estratégica, as coisas ficaram ruins. Comecei
a perder .
Dificuldade com tarefas
Quando eu era programador, a princípio todas as tarefas eram definidas para mim pelas pessoas. Clientes, usuários internos, executivos, etc. Se tudo o que você precisa fazer é registrado como tarefas, não há problema. Apenas pegue e faça. É especialmente bom se alguém priorizar - você apenas precisa segui-lo.
Então, com o desenvolvimento e a obtenção de autoridade, comecei a me definir as tarefas. Vejo o problema de um usuário - estou escrevendo uma tarefa. Quero criar um mecanismo universal que resolva rapidamente um grupo de problemas do mesmo tipo - escrevo a tarefa.
Realizar tarefas de outras pessoas é simples. A execução de tarefas atribuídas a si mesmo é ainda mais fácil.
Depois vieram os subordinados. Os usuários definem tarefas - diretamente para os programadores ou para mim, mas eu distribuí entre os caras. Um pequeno problema apareceu pela primeira vez - como levar as pessoas a concluir tarefas? É fácil se forçar, mas às vezes havia dificuldades com os subordinados. Essas dificuldades são superadas facilmente - por métodos simples de gerenciamento e liderança.
Quando você lidera a mudança, tudo é diferente. Uma estrutura de gerenciamento incomum é incluída, semelhante ao projeto e à matriz. A diferença entre eles é pequena e mais depende da análise das mudanças. Se você os considera um projeto, ou seja, uma atividade de destino limitada no tempo, haverá uma estrutura de projeto. Se você acha que a mudança é eterna, você obtém uma matriz.
Mas ambas as estruturas têm uma coisa em comum - ninguém é completamente subordinado a você. Qualquer funcionário tem um gerente funcional. Por exemplo, o fornecedor tem um diretor de compras. O vendedor tem um diretor de vendas ou gerente de linha de produtos. E assim por diante
E aqui estou eu com minhas mudanças. A equipe consistia em pessoas de diferentes posições - gerentes, funcionários comuns de escritório e pessoas da produção. Alguém está pronto para gastar metade do tempo participando do projeto, cerca de meia semana por semana, também havia almas mortas - aquelas que simplesmente estavam na equipe.
As dificuldades começaram com a execução das tarefas. Você diz à pessoa - faça isso, como parte do projeto de mudança. A cabeça assente, sai, mas não há resultado. Você pergunta na próxima reunião - oh, ele diz, caramba, uma vez, há muito trabalho básico, temos um bloqueio lá, então eu farei.
No começo, pensei que apenas os não-líderes tinham tantos problemas. Em princípio, casos semelhantes ocorreram. Por exemplo, quando um vendedor está na equipe do projeto de mudança e seu gerente não, por algum motivo. O chefe simplesmente sabota o projeto, o que é compreensível - quem quer dedicar parte do tempo ao subordinado, não entende a quem?
Porém, os líderes incluídos na equipe de mudança também se comportam de maneira semelhante. Eles também não concluíram a tarefa. Acabou apenas com instruções muito simples que podem ser feitas rapidamente, ou mesmo sem sair do local (como "envie-me seu arquivo com a descrição do processo").
As tarefas, como ferramenta de gerenciamento, não funcionavam de maneira confiável. Claro, você pode continuar gravando, acompanhar o desempenho e adiar infinitamente os prazos e dizer que fiz tudo o que pude. Mas eu era o gerente de projeto das mudanças e queria alcançar um resultado.
Então o problema. As tarefas são mal executadas se não forem necessárias. No meu caso, eles eram opcionais na caixa. Em primeiro lugar, eles não foram colocados por um supervisor direto. Em segundo lugar, não se aplica a atividades atuais.
Eu tive que inventar urgentemente uma solução.
Eu sou o único?
Percebendo meu problema, comecei a perceber isso com outras pessoas. Primeiro de tudo, nas reuniões de líderes.
Marcadores eram frases como "Então, lembrei, queríamos fazer ..." ou "Bem, essa questão precisa ser discutida separadamente ...", "Venho dizendo o que precisa ser feito há três anos ...", "A propósito, por que até agora ... "," Espere, nós meio que decidimos por um longo tempo que você ... ", etc.
Acontece que a empresa tem muitos problemas que não estão sendo resolvidos. A maioria deles tinha duas características principais:
- não havia tarefa formalizada;
- perguntas relacionadas a mudanças.
Quando uma tarefa era colocada relacionada à atividade atual de uma função, ela geralmente era cumprida. Se a tarefa se relacionava apenas com tarefas imediatas indiretamente, então, via de regra, estava se movendo dinamicamente.
Às vezes, as tarefas eram definidas. Embora não houvesse sistema eletrônico, eles falaram verbalmente, aproximadamente o que precisa ser feito. A declaração do problema, via de regra, continha marcadores como "Elaborar a questão de ...", "Discutir com isso ...", "Organizar uma reunião sobre o tópico ...", "Analisar a situação de ...", "Tomar uma decisão sobre ...".
Se a tarefa foi registrada em um caderno, foi esquecida com êxito. Notebooks corporativos grandes geralmente são uma maneira divertida de gerenciar tarefas. Escrevi o que eles disseram hoje, virei a página e você nunca mais voltará a ela.
Quando essas tarefas começaram a ser definidas por meio do sistema de informações, o desempenho da disciplina cresceu um pouco, mas apenas formalmente. Se uma pessoa recebeu a tarefa "Analisar a questão de ...", o resultado da execução foi a frase "Analisou a questão" e assim por diante.
Uma vez que eles receberam tal resposta, dois receberam e abandonaram. Eles escreveram nas tarefas apenas o que é compreensível - leve lá, leve lá, relate a execução. E as perguntas que não eram tarefas eram, às vezes, simplesmente expressadas, com os mesmos marcadores como "Então, eu lembrei de uma pergunta ...".
O problema que encontrei em mim foi relevante para toda a empresa. Existem tarefas e há perguntas. As tarefas são cumpridas de alguma forma, perguntas - apenas saem, às vezes flutuando na memória do interlocutor.
Três pregos
Pelo fato de o problema ser geral e se tornar ainda mais interessante. Ele começou a assistir mais de perto. Embora a maioria desses problemas não tenha sido resolvida, houve exceções. Era necessário entender quais métodos funcionam e quais não.
Em algum lugar por acaso, conheci uma piada sobre três unhas. Vou citar:
Tempos soviéticos. Congresso de gerentes para troca de experiências. É perguntado ao presidente de administração mais avançado:
- E como você consegue fazer tanto?
Ele responde:
Muito simples! Método de três unhas. Eu tenho três pregos presos sobre a mesa. Quando um pedido ou pedido chega, escrevo-o em um pedaço de papel e penduro em uma unha. E eu não estou fazendo nada. Quando o primeiro lembrete chega, eu o supero na segunda unha. Após o segundo lembrete, para o terceiro. E somente após o terceiro lembrete - prossigo para a execução. No entanto, poucas ordens chegam ao terceiro prego.
Uma piada, mas, de fato, foi exatamente isso que aconteceu. A pergunta está suspensa ou a tarefa é feita - e silêncio. Se o líder se lembrar e, novamente, fizer a pergunta, ele responderá "sim, estamos noivos, ainda não prontos", ele se acalmará e esquecerá. Se ele se lembrar novamente, tudo voltará a acontecer.
Acontece que o problema consiste em duas partes:
- lembrar, ou melhor, não esquecer;
- perseverar - vá para a terceira unha e depois.
Na maioria das situações que eu vi, ambos os lados do problema apareceram. Algumas pessoas simplesmente se esqueceram de questões que elas mesmas levantaram. Isso é especialmente verdade para os líderes seniores que precisam ter em mente um contexto enorme - perguntas opcionais simplesmente desaparecem.
Havia pessoas com boa memória, mas com falta de perseverança. Ou um excesso de timidez. Uma vez que eles dizem, uma segunda vez eles vão lembrar, e então ... desconfortável de alguma forma. Talvez ele se lembre de tudo e faça isso? O que eu, como um tolo, andarei e perguntarei novamente?
Então uma exceção chamou minha atenção - uma pessoa cujas tarefas foram realizadas. Por um longo, tedioso, com palavrões e, às vezes, lágrimas (era uma mulher), mas realizada. Eu a observei por um tempo - eu queria entender como ela consegue pular através de três unhas.
Tarefas e perguntas
Aconteceu que ela simplesmente compartilhou tarefas e problemas - tanto como entidades quanto de acordo com o algoritmo de controle.
Tudo é claro com as tarefas - ele agiu dentro da estrutura do sistema de informação então existente. Eu defini a tarefa, cheguei a um prazo e controlei a implementação. Na verdade, o próprio sistema controlava - por pedidos em atraso, o salário diminuía.
Mas algumas tarefas não foram rastreadas pelo sistema - as mesmas, opcionais. Os destinatários simplesmente os rejeitaram, com formulações diferentes. Ou é necessária a aprovação do diretor, depois "não é meu dever", depois "não vou aceitar, agora não há tempo para execução".
Mas a garota era persistente e obrigatória, então ela começou a escrever essas perguntas em um pedaço de papel e levá-la com ela para as reuniões. E voz em todas as oportunidades.
Formalmente, isso não foi uma declaração do problema. Apenas uma pergunta, um pedido, um pedido ou uma reclamação rítmica é exibida toda semana. E, o mais interessante, é finalmente executado.
Acontece que um algoritmo bastante simples:
- tarefas e perguntas - separadamente;
- tarefas vivem suas próprias vidas;
- as perguntas são sempre coletadas em um só lugar, à mão;
- é necessário expressar essas perguntas regularmente;
- e então tudo vai dar certo.
Foi com essa mulher adorável que decidi dar um exemplo. Eu precisava resolver um problema semelhante.
Primeiras tentativas
No começo, eu também tentei usar um caderno ou um pedaço de papel, mas rapidamente joguei fora.
Em primeiro lugar, cresceu rapidamente - não adicionando perguntas, mas por causa de notas e comentários. Cada vez, perguntando à pessoa novamente, eu fazia uma pequena anotação - o que ele respondia na próxima vez para lembrar.
Em segundo lugar, me pareceu inconveniente manter tarefas e perguntas em lugares diferentes. Um está no computador, o segundo está em um pedaço de papel.
Em terceiro lugar, devido à distribuição territorial (4 pontos espalhados pela região), fiz a maioria das perguntas na Internet - e-mail, mensagens instantâneas, skype. O jornal dessa cadeia parecia supérfluo.
Eu decidi procurar ferramentas no sistema. Naqueles dias, era um 1C: fluxo de trabalho modificado. Existe essa função - "Coloque no controle". Na aparência - o que você precisa. Você pega qualquer objeto, coloca-o sob controle, indica o período (para si mesmo). Você pode escrever um comentário para si mesmo. O prazo está chegando, uma notificação sai, você entra, lembre-se, escreve uma carta ou mensagem a uma pessoa.
Outras opções são poucas. Se funcionou com uma unha, tudo está bem - você para de monitorar. Caso contrário, você pode mover o termo do controle atual e adicionar um comentário. Inconveniente - é o mesmo pedaço de papel que cresce rapidamente, apenas em formato eletrônico. Outra opção é parar esse controle e iniciar um novo no mesmo objeto. Haverá um novo comentário e um novo prazo. Mas é inconveniente coletar histórico - como a pergunta se moveu ao longo das unhas.
Eu também tentei através do Outlook, mas lá é ainda pior do que em um pedaço de papel e em 1C. Como resultado, fiz uma automação simples.
Automação
É difícil chamá-lo de automação - trabalhe por algumas horas. Mas a importância do problema que está sendo resolvido anula dúvidas como "não, não pode ser tão simples".
Gostei da ideia de configurar o controle de qualquer objeto e também o implementei.
Mas havia um pequeno problema - em quais objetos devo anotar minhas perguntas para controle? Em tarefas? Para quem? Para você? Eles irão interferir na lista geral de tarefas.
Como resultado, ele criou um objeto simples, que chamou de "Perguntas para controle".
A seguir, o que eu perdi em 1C: O gerenciamento de documentos é um controle consistente que supera qualquer número de pregos. Você pode anexar um número arbitrário de mini-tarefas a qualquer objeto controlado com mini-relatórios, prazos e uma marca na conclusão.
No começo, pareceu-me estranho fazer algum tipo de registro de controle, mas, na prática, descobri que em um mês não conseguia me lembrar o que exatamente eu queria fazer, com quem conversar, como tudo terminou na última vez etc. Portanto, é necessária uma pequena nota.
Agora, para todas as perguntas controladas, toda a história de estar pendurada de unha em unha estava indo.
Usar o histórico de controle acabou sendo muito conveniente para mim pessoalmente. O chefe imediatamente começou a se libertar de perguntas que antes tinham que ser lembradas ou copiadas de papel para papel ou copiadas de um ponto de controle para outro. Chegou a hora - você entra, olha, lembra e lembra rapidamente.
Para não perder os pontos de controle, criei um cookie simples que coleta todos os pontos em uma tela.
Para cada objeto, o último ponto de controle com seu próprio termo é exibido. Além disso, há um link para pontos de interrupção anteriores. A coloração é simples:
- verde - está tudo bem, o termo de controle ainda não chegou;
- vermelho - o prazo já expirou;
- controle roxo - ocioso quando o prazo não está definido e a tarefa não é registrada.
Na verdade, é tudo. O que tenho no controle, como o uso, quais as tarefas e prazos estabelecidos para mim é visível apenas para mim. Bem, eu comecei a usá-lo.
Resultados
Eu rapidamente me tornei a garota com quem eu dei um exemplo. Perguntas importantes para mim também foram preenchidas. Além disso, não importa de que tipo de pessoa estamos falando - o lojista ou o proprietário.
Houve algumas diferenças em frases e textos que usamos ao lembrar. Então, eu tinha todo o histórico de controle em mãos e acrescentei “em geral, a pergunta está suspensa há um mês” e “a última vez que você disse ...”, bem, ou “você diz a mesma coisa três vezes seguidas”. Métricas em geral. Quantas unhas são superadas, quando e sob que circunstâncias.
Pessoas engraçadas reagiram. No começo - eles ficaram surpresos, sorriram e fizeram o que eu pedi. Aparentemente, era tão incomum que a questão fosse superada pelo menos na segunda unha, o que ajudava em um interesse.
Então eles perceberam que eu estava planejando algo ou usando algum truque e começaram a resistir. Provavelmente, eles pensaram que ele não chegaria à terceira unha, apenas algum tipo de irritação foi pego.
E então, quando o quarto, quinto, etc. foi unhas, reconciliou-se e começou a ajudar. Alguns perguntaram o que eu tinha em mente e o quanto isso se tornou tão irritante. Eu disse que estou escrevendo perguntas em um pedaço de papel.
A relutância foi explicar que o problema das três unhas se resolve de maneira muito simples. Talvez você também resolva da mesma maneira? Ou você não tem esse problema?