TDMS Fairway. Metodologias do PMBOK e organizações de design russas

O TDMS é um ambiente orientado a objetos conhecido para armazenar e gerenciar uma variedade de dados e processos. Depois de configurar objetos e processos de negócios, você pode aplicar o sistema TDMS em quase qualquer área de assunto. Uma configuração é uma descrição no idioma TDMS dos objetos de domínio, seus status e regras para gerenciar esses objetos. Em seguida, formamos a estrutura da empresa, atribuímos direitos e funções de acesso e, como resultado, obtemos uma configuração exclusiva.

Estamos lançando as publicações TDMS Fairway - configurações para designers e gerentes de projeto. Processos de negócios O TDMS Fairway é baseado no PMBOK, como um conjunto de regras de referência para gerenciamento de projetos, e suporta processos tradicionais para o desenvolvimento de estimativas de design para o russo GOST.

Gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos no mundo moderno é reconhecido como uma disciplina científica. Instituições públicas e privadas em muitos países gastam seu tempo e recursos estudando métodos de gestão. Uma variedade de organizações internacionais e regionais e comunidades de especialistas em gerenciamento estão sendo criadas. Uma grande experiência foi acumulada na aplicação prática do conhecimento em gerenciamento de projetos, e o rápido desenvolvimento da tecnologia da informação nos últimos anos tem um efeito positivo na disseminação desse conhecimento.

Existem muitos padrões e diretrizes para o gerenciamento de projetos. O mais conhecido talvez seja o conjunto de regras (ou também chamado de "conjunto de melhores práticas") do PMBOK, Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, em sua atual 5ª edição de 2013. Esse padrão fundamental está subjacente às diretrizes semelhantes de diferentes países. É publicado pelo Instituto Americano do PMI.



O uso do PMBOK é voluntário, mas nos países desenvolvidos, quase todas as organizações de design e engenharia reconhecem o valor e a importância de metodologias e abordagens para organizar o gerenciamento de projetos de acordo com este padrão. Existem cursos especiais e exames de certificação para o conhecimento do PMBOK.

O PMI Certified Engineer é um reconhecido especialista em gerenciamento de projetos. Os custos de obtenção desse certificado são mais do que pagos por um alto nível de competência em gerenciamento de projetos, decisões efetivas tomadas e organização hábil de atividades do projeto em qualquer área de negócios. Por isso, no ambiente gerencial, o conhecimento de um dos padrões de gerenciamento de projetos e, principalmente, do PMBOK é apreciado.

As organizações também se esforçam para usar as melhores práticas em gerenciamento de projetos em seu trabalho - isso no futuro aumentará sua competitividade e eficácia.

Mas no campo do design de arquitetura e construção, especialmente nas organizações domésticas, os problemas de gerenciamento de projetos têm características relacionadas principalmente à experiência de planejamento em condições econômicas anteriores: primeiro, uma economia planejada e depois um período de transição. Muitas grandes organizações de design na Rússia têm mais de meio século de história. Seus processos de gestão são baseados na experiência da geração etária de especialistas. Como regra, cada organização grande tinha seu próprio centro de informática e seu trabalho principal era a manutenção do calendário e do planejamento de rede. E com a situação então de carregamento planejado, as atividades de muitas empresas eram quase idênticas às atividades da planta de produção de documentação.

A principal tarefa foi carregar com eficiência os recursos. O desenvolvimento da economia global levou ao fato de que a eficiência de grandes organizações de design diminuiu para um nível inaceitável devido à velocidade catastroficamente baixa de resposta às mudanças nas necessidades do mercado.

Outro problema de organizações tão grandes é o processo de documentação exclusivo. Uma tentativa de automatizar esses processos leva ao fato de que as organizações criam seus próprios grupos de programadores de vários níveis de habilidade. As soluções resultantes, em regra, satisfazem as necessidades das organizações de design, mas apenas por enquanto.

As tecnologias CAD estão mudando, as tecnologias BIM estão chegando, os programadores são forçados a concluir constantemente os sistemas de software. Esses sistemas são baseados em um ou dois programadores líderes e se tornam obsoletos ao longo do tempo. Observe que agora não estamos considerando uma situação em que integradores de sistemas (empresas com muitos anos de história e experiência) estão trabalhando para criar um sistema exclusivo

Outro problema com sistemas exclusivos é a dificuldade de trocar dados com outras organizações. Diferentes esquemas de organização do armazenamento de dados levam ao fato de que recursos adicionais são usados ​​durante a transferência de dados e o tempo é desperdiçado na conversão de dados, na explicação ou documentação de métodos de troca de dados e no design de vários regulamentos de troca de dados "únicos".

Em geral, uma análise da abordagem de grandes organizações de design no gerenciamento de projetos nos permite concluir que altos custos indiretos são necessários para apoiar os processos de gerenciamento de projetos
Considere organizações de diferentes departamentos - de escritórios de tamanho pequeno e médio (até 40 empregos). As realidades econômicas e a tendência observada nos dizem que o futuro está precisamente com essas empresas - dominando rápida e eficientemente cada vez mais novas tecnologias em gerenciamento e design.

Tais organizações geralmente não usam soluções caras da Primavera ou SAP. Eles estão procurando parceiros do orçamento, mas, em qualquer caso, precisam ajustar as soluções encontradas aos padrões domésticos.

Além disso, essas organizações são formadas precisamente devido ao fato de que grandes organizações de design estão se tornando ineficazes. Jovens designers proativos não veem as perspectivas de gerar renda adicional com os métodos tradicionais de conduzir negócios de design e ... criar novas organizações livres de métodos obsoletos.

Nessas novas organizações, os líderes inicialmente se concentraram na abordagem do projeto, conforme descrito no PMBOK. Eles tentam estudar e aplicar métodos modernos de gerenciamento de projetos. Esses líderes progressistas das organizações não estão prontos e não desejam gastar tempo (e significativo) em quaisquer melhorias em programas exclusivos que não estão relacionados ao lucro nas atividades principais.
Na situação descrita, as soluções de gerenciamento de projetos específicas do setor que implementam os princípios do PMBOK e levam em conta os requisitos russos modernos para documentação e projetos estarão em demanda no mercado de sistemas de gerenciamento de projetos. Especialmente se eles tiverem um preço atraente.

Criando TDMS Fairway

Atualmente, muitas organizações russas usam amplamente a plataforma TDMS doméstica como um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
O TDMS é um meio orientado a objetos para armazenar informações sobre dados e processos.

Isso permite que você aplique o sistema TDMS em quase qualquer área de assunto após a chamada configuração. Uma configuração é uma descrição no idioma TDMS dos objetos de domínio, os status desses objetos e as regras com base nas quais os objetos podem alterar seus status. Esse conceito também inclui gerenciamento de direitos de acesso, funções de usuário, funções de negócios na organização. O complexo produz algumas configurações. A configuração do TDMS é um complemento de software baseado na plataforma TDMS, desenvolvida para uma empresa específica e abrange os processos de negócios existentes dessa empresa o mais amplamente possível. Portanto, para desenvolver a Configuração, você precisa atrair profissionais experientes: gerentes de tarefas, arquitetos de sistemas, analistas, programadores.

No processo de trabalho em uma variedade de tarefas técnicas, surgiu a idéia de pegar os requisitos gerais apresentados ao sistema TDMS por grandes organizações de design e combiná-los em uma solução padrão.

No processo de trabalhar em diferentes configurações, nossos especialistas usaram a metodologia PMBOK, um conjunto bem conhecido de regras e práticas recomendadas para gerenciamento de projetos. Surgiu uma idéia proveitosa: criar uma configuração TDMS inicialmente de acordo com os princípios do PMBOK. Nesse caso, a solução de software corresponderá aos processos já descritos, adotados entre os profissionais de gerenciamento de projetos.

O principal requisito durante o desenvolvimento do programa TDMS Fairway foi o cumprimento das normas e regras russas. A norma era GOST R 21.1101-2013 “Requisitos básicos para documentação de projeto e trabalho” e Decreto No. 87 “Sobre a composição de seções da documentação de projeto e requisitos para seu conteúdo”.

Como funciona o TDMS Fairway

TDMS Fairway é uma configuração TDMS configurada para suportar os processos de documentação de projeto mais solicitados para os estágios P ​​e R.
A base do sistema são objetos de informação: Documento, Tarefa, Parte do projeto, Volume, Documento recebido, Pedido e muitos outros.

Cada objeto de informação possui propriedades (atributos) e ações. Uma das propriedades é o status do objeto de informações. É o status que determina os direitos de acesso de diferentes funcionários ao objeto, bem como uma lista de possíveis ações com o objeto. Alguns objetos de informação têm a capacidade de criar e armazenar versões desses objetos. Por exemplo, um documento que contém o álbum OOS de proteção ambiental para edição pode ter uma versão ativa de 24. Mas você tem a oportunidade de ver ou até mesmo ativar uma das versões anteriores. Em alguns casos: trabalhar em comentários, fazer alterações, várias disputas com clientes e contratados, é uma função muito necessária.

Você pode perceber que a maioria dos outros sistemas de gerenciamento de dados funciona dessa maneira. Isto é realmente verdade. Mas o TDMS Fairway tem uma diferença significativa.

Esse sistema de gerenciamento de design contém adicionalmente modelos de ações típicas, nomes de peças, estruturas de projeto que são necessárias para designers russos - é isso que distingue o TDMS Fairway de outros programas. Juntamente com o TDMS Fairway, os designers também recebem recomendações (métodos) para desenvolver documentação, executar tarefas típicas e dar suporte aos processos mais necessários.

Existem três subsistemas no TDMS Fairway:
1. Gerenciamento de documentos organizacionais e administrativos (ARD);
2. Fluxo de trabalho técnico;
3. Arquivo eletrônico.

O módulo ARD suporta, como em outros sistemas similares, os processos básicos para criar, gravar e armazenar os seguintes tipos de documentos:
• pedidos, pedidos;
• documentos recebidos;
• documentos enviados;
• Serviço e memorandos;
• contratos.

O módulo de gerenciamento de documentos técnicos gerencia estes tipos de documentos:
• documento do projeto;
• Tarefa para a implementação de várias ações de design;
• ata da reunião técnica;
• permissão para fazer alterações;
• Projeto, parte do projeto;
• Conhecimento de embarque.

O arquivo eletrônico acumula todos os documentos criados no módulo de gerenciamento técnico de documentos, bem como todos os documentos que a organização deseja manter no arquivo eletrônico para o futuro. Por exemplo, arquivos em papel antigos digitalizados, ou arquivos em formato eletrônico, acumulados nos anos anteriores e localizados em vários servidores de arquivos ou, na pior das hipóteses, em CD-ROMs.

Para garantir o trabalho de todos os designers e funcionários da organização com as instalações necessárias, foi criado no TMDS Fairway um subsistema de trabalho com a tabela de pessoal.

Responsável pela gestão de pessoas pode levar em consideração todos os cargos, movimentos, substituições, folhas de horas de cada funcionário.

Outra característica do sistema TMDS Fairway é a integração com o AutoCAD, nanoCAD, KOMPAS, etc. No sistema TMDS Fairway, existem comandos para o uso do mecanismo de links externos, para que seja conveniente transferir tarefas entre subcontratados e para que todos os designers possam usar apenas versões atuais de documentos, desenhos e substratos. Existem também módulos adicionais para o TMDS - as chamadas interfaces: Addins para AutoCAD e nanoCAD, que tornam mais conveniente o trabalho com links externos.

O trabalho com arquivos de desenho é construído da seguinte maneira. Os desenhos são armazenados em objetos de informação - documentos de projeto, como em contêineres. Se o documento estiver em um status que permita a edição e os direitos do usuário permitirem a edição de documentos, o desenho do banco de dados será copiado na rede local do servidor de banco de dados (ou do servidor de arquivos) para o computador do usuário.

Um documento no banco de dados é bloqueado para o restante. A partir deste momento, o desenho é aberto para edição no programa necessário.

Depois de fazer alterações e salvar o arquivo no computador local, o usuário salva as alterações no banco de dados. O objeto de informação neste momento é liberado (check-out) e todos os outros podem trabalhar com ele de acordo com os processos e direitos de acesso. Você também deve entender que, enquanto o objeto está bloqueado, todos os outros ainda podem ler os arquivos do documento bloqueado, por exemplo, quando são usados ​​como links externos.

Objetos de informação - os documentos, como mencionado acima, são contêineres para arquivos de qualquer tipo. Não apenas desenhos, mas também arquivos gráficos, fotografias, documentos de texto WORD, tabelas Excel, etc. Depois que o arquivo é extraído do banco de dados para o computador do usuário (essa operação também é conhecida como “check-in / check-out” ”,“ Extração / retorno ”) abre para edição no programa desejado. Esse mecanismo permite armazenar qualquer tipo de arquivo em contêineres de documentos. DWG e DOC para o desenvolvimento da documentação, XLS para cálculos, PDF para a formação de volumes de documentação, arquivos de esquemas de cálculo, dados iniciais estimados, etc.

Você pode tentar perceber a estrutura do projeto de uma maneira diferente: como um sistema de armazenamento de arquivos com pastas inteligentes. O papel das pastas é desempenhado por documentos de contêiner, cada um com seus próprios atributos. Talvez essa interpretação do mecanismo de trabalho do TDMS Fairway ajude a entender rapidamente a essência do sistema e a tomar uma decisão sobre a implementação do sistema na organização.
Concluindo, vejamos alguns processos importantes para designers para os quais você pode usar o programa de gerenciamento de processos de design TDMS Fairway.

Exemplos de processo

O processo de preparação da documentação do projeto

Este é um dos principais processos para os quais o TDMS Fairway foi criado. Para o projeto de projetos de construção de capital para fins de não produção, um fluxograma de desenvolvimento de documentação está incluído na entrega do TDMS Fairway . A figura mostra um fragmento desse esquema, que inclui mais de cem elementos separados.


O processo geral de trabalho é o seguinte.

1. O projeto está registrado no sistema, as etapas a serem desenvolvidas são determinadas (P, P ou ambas juntas).
2. O ISU preenche os documentos, dados iniciais: termos de referência, cronograma de desenvolvimento, especificações técnicas, permissões iniciais. A partir deste momento, cada designer que participa do projeto tem a oportunidade de trabalhar com esses documentos importantes. Se alguns desses documentos não estiverem disponíveis no início do trabalho (por exemplo, as especificações ainda não foram recebidas), eles poderão ser inseridos assim que estiverem disponíveis. Ao mesmo tempo, a próxima versão dos documentos é formada e todos os designers trabalham com ela. Não é necessário gastar esforços na disseminação das versões atuais entre a equipe do projeto.
3. O ISU (ou seu assistente) cria a estrutura do projeto de acordo com o GOST R 21.1101-2013, adiciona as subseções, partes e livros necessários. Mas a adição das partes subjacentes pode ser feita pela pessoa responsável por parte do projeto - dessa maneira, os livros podem ser adicionados conforme necessário, nos estágios posteriores do desenvolvimento. Nesse caso, uma equipe especial pode criar um documento atualizado "Composição do projeto". Este documento está disponível para desenvolvedores para inserir documentação em seus volumes de desenvolvimento. A composição do projeto é inicialmente formada e armazenada no projeto no formato DOC. Isso permite que você o use da forma mais conveniente possível, por exemplo, verifique e imprima no formato PDF. Além disso, usando vários programas de processamento de PDF, você pode criar facilmente um álbum completo com capas, títulos, composição do projeto, permissões para fazer alterações.
4. O ISU (ou seus assistentes) define as unidades responsáveis ​​pelo desenvolvimento. Para fazer isso, ele seleciona os responsáveis ​​por cada uma das seções do projeto ou por cada conjunto de documentação de trabalho.
5. O ISU (ou seus assistentes) cria "Atribuições do ISU" e inicia as seções em trabalho.
6. O responsável pela seção verifica a tarefa, leva-a para o trabalho, determina os artistas e dá a cada um deles uma "Tarefa para o artista", com termos de controle. Ao mesmo tempo, a regra geral é observada - a pessoa responsável subjacente não pode definir os prazos para as tarefas além dos prazos para as tarefas subjacentes.
7. Os artistas em seu nível executam tarefas para trabalhar, desenvolver documentos (criar cartões de documentos e anexar arquivos DWG a eles ou arquivos de outros formatos necessários para o desenvolvimento).
8. Os artistas inserem diariamente informações sobre custos de mão-de-obra em suas tarefas: eles inserem a porcentagem de prontidão da tarefa em um determinado momento. , , .
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Conclusão

Continuaremos falando sobre as capacidades do TDMS Fairway para resolver problemas práticos de designers russos. Em particular, os requisitos para a transferência de documentação eletrônica para exame estão se tornando mais claros, os contornos das abordagens padrão das tecnologias de modelagem de informações na Rússia estão surgindo. Tópicos semelhantes e similares nos apresentam, como desenvolvedores, tarefas muito interessantes e complexas. Vamos resolvê-los e desenvolver juntos.


Dmitry Maslov, Gerente de Projetos de Automação Integrada, Magma-Computer LLC