Gerenciamento de incêndio como parte do trabalho do líder

Este artigo é sobre gerenciamento de riscos, não o trabalho duro de um bombeiro, como o nome pode sugerir. No entanto, essa imagem parece próxima de mim quando falo sobre gerenciamento de riscos, porque as consequências de um controle inadequado podem, às vezes, não ser menos dramáticas.



Agora, durante a disponibilidade excessiva de informações, se desejar, você pode encontrar centenas de artigos sobre esse tópico, no entanto, na esfera de gerenciamento, ainda existem pessoas que ignoram as coisas óbvias e continuam a perder tempo, dinheiro e suas próprias forças. Este artigo é minha tentativa de transmitir o "quê e como" em uma linguagem clara.

Fogo invisível

De repente, o incêndio florestal deu às competições de orientação dinâmica e entretenimento únicos.

Primeiro, me apresento. Alexey Trishin, gerente de projetos de uma grande empresa de TI. O detentor dos certificados PMP, PRINCE2, ITIL e vários outros. Trabalhar com riscos é um dos pontos principais do meu trabalho.

Com que frequência você tem situações em que está realizando algum tipo de tarefa espaçosa, dedica muito tempo a ela e, quando se aproxima do final, sente insegurança crescente? Por exemplo, prepare um site para o cliente. Implemente uma solução nova e não comprovada. Ou migre de dois data centers para um terceiro. E cada vez mais as frases vêm à mente: “com um escudo ou em um escudo”, “pan ou desapareceu”, “não estava”. Quando chegar o momento da verdade, diga "passou" e sinta-se aliviado. Ou, pelo contrário, você bate na sua mesa com irritação com o punho, acompanhando esta ação com palavras que são completamente opcionais aqui.

Isso acontece? Cada vez que isso serve como um indicador de que você tem controle insuficiente sobre o resultado do seu trabalho. Em algum lugar eles acenaram com a mão, em algum lugar que não prestaram atenção e em algum lugar que esperavam uma chance russa. No entanto, um problema pode surgir, não importa o quanto você acredite na sua sorte.

Cada um tem uma pequena e sábia tagarelice na cabeça, que cuidadosamente escreve todos os seus erros e omissões, e quanto mais próximo o prazo estiver, mais fatos se acumulam em seu caderno preto. E você observa como esse livrinho está engordando e a ansiedade começa a crescer de forma constante.

O fato é que, de fato, ao iniciar qualquer trabalho, você JÁ está no epicentro de um “incêndio”. É verdade que você ainda não sabe disso. Vamos tentar descobrir o que pode ser feito com isso.

Corpo de Bombeiros

Nas Olimpíadas, a equipe de nossos alquimistas recebeu ouro!

De fato, vale a pena entender que uma pessoa não pode ser especialista em tudo - é por isso que trabalha em projetos em equipe, e é muito mais difícil obter um bom resultado sozinho. Cada pessoa tem uma visão de mundo, uma certa experiência de vida e um conjunto de crenças, através do prisma de que olha para o mundo. Todos avaliam a situação do ponto de vista deles, o que permite que você faça uma imagem mais completa e tome a decisão certa.

Há uma boa parábola sobre o elefante e os sábios cegos. Ele conta como vários sábios decidiram sentir o elefante e cada um estudou apenas a parte do animal acessível a ele. Um deles disse que o elefante se parece com uma cobra, segurando-o pelo tronco. O outro segurou sua perna e insistiu que ele parecesse uma árvore. A terceira realizada pela cauda e assim por diante. No final, os sábios não puderam concordar e entender que tipo de animal é esse - um elefante.

Um fato interessante é que cada um deles tem razão à sua maneira, ele apenas viu a situação apenas de sua parte, recusando-se a aceitar informações de seu colega. Se eles adicionassem suas observações, provavelmente conseguiriam compilar informações completas. Agora imagine que uma pessoa com visão uniu-se à equipe de sábios cegos, que viram tudo como é e lhes disseram o que realmente estava acontecendo. Acredito que, nesse caso, ninguém pensaria em chamar essa situação de parábola e tirar uma lição dela.

Portanto, é na gestão de riscos. Pessoas diferentes ao olhar para a mesma situação podem ter um ponto de vista completamente diferente, mas ajudará a ver mais detalhes e a tomar uma decisão melhor.

Reúna pessoas em uma equipe, reúna pessoas com diferentes experiências de vida. A verdadeira "visão" da equipe pode não ser, mas a "visão" coletiva ajudará com uma maior probabilidade de determinar que tipo de elefante está na sua frente e como alimentá-lo.

Falaremos um pouco mais sobre as mesmas ferramentas que podem ser usadas para gerenciar adequadamente os riscos.

Pé de cabra, pá e machado

"Quem somos nós para resistir às forças da natureza?!" Apenas um grão de poeira nos arredores do universo.
Petrovich! Pegue uma pá e remova a neve!

No gerenciamento clássico de projetos, tudo começa com um plano / estratégia de gerenciamento de riscos. É aí que é indicado como o gerenciamento de riscos ocorrerá no projeto. Além disso, metodologias e ferramentas específicas, papéis dos participantes, categorias de risco e outros detalhes que ajudam a formalizar a abordagem de gerenciamento de riscos podem ser mencionados lá. Este é um documento muito útil que pode responder a muitas perguntas durante o projeto; no entanto, pode levar muito tempo para prepará-lo, especialmente se você não prestou atenção suficiente a esse problema antes.

Na prática, geralmente tenho que usar um registro e um mapa de risco.

Registro de risco

O registro é um tablet comum, no qual pode haver de três a quatro colunas a várias dezenas - dependendo do grau de elaboração de riscos necessário. Por exemplo, você pode mantê-lo no Excel, criar uma página em um portal do SharePoint em sua organização ou até mesmo aproveitar os recursos do Project Server, se houver. Na prática, qualquer forma é adequada - se essa ferramenta realmente funcionou e foi usada.

Um pequeno exemplo (cortado de um projeto real e já fechado) abaixo:



Por conveniência, você também pode adicionar colunas indicando a data de identificação dos responsáveis ​​pelo trabalho, adicionar um comentário e uma estratégia para responder ao risco (aceitar, evitar, etc.), tipo de risco (ameaça / possibilidade), categoria, possível custo de influência e muitos outros atributos que você deseja controlar.

No gerenciamento de projetos, um registro de riscos precisa ser criado desde o início. A propósito, mesmo no caso de negócios, usado para uma apresentação de alto nível do projeto com uma descrição dos benefícios esperados do projeto, os principais riscos já conhecidos nesta fase também devem ser indicados.

Exemplo de riscos no estágio de planejamento

Uma vez acordado o início do projeto, a fase de planejamento começa. Aqui, um bom gerente de projeto inicia o trabalho mais intensivo: você precisa montar uma equipe de projeto, identificar uma lista de atividades, determinar corretamente as conexões entre elas (primeiro sorteio e depois digitar), determinar como gerenciar o projeto, preparar um cronograma de trabalho.

Nesse estágio, um número significativo de artefatos de gerenciamento de projetos pode ser criado, durante a preparação da qual muitos riscos são identificados e, como você deseja, fechados. Exemplos desses artefatos podem ser um cronograma de trabalho, planos (ou estratégias) para gerenciar riscos, comunicações, qualidade, uma lista de requisitos do projeto, requisitos de recursos, uma descrição de um produto do projeto e assim por diante.

Vejamos um exemplo de quais riscos podem ser identificados com base em apenas um prazo. Suponha que tenhamos um prazo de um mês para todo o projeto. Atividades organizadas, unidas, determinavam quem deveria fazer o que e tudo parece convergir.

No entanto, também vale a pena garantir que os membros da equipe do projeto não tenham, por exemplo, saído no momento. Porque, de repente, alguém já há seis meses comprou um ingresso para um resort de praia e mesmo por um prêmio impressionante não concorda em remarcar suas férias.

E bem, se essa é sua própria equipe - você pode descobrir com antecedência, concordar, providenciar uma substituição, no final. E se o ponto de gatilho de risco estiver do lado do cliente? Muitas vezes acontece que o cliente sente muito menos responsabilidade e, tendo caído em mais casos prioritários, adiará a aceitação várias vezes seguidas na última semana. Como resultado, o projeto não será concluído no prazo.

Assim, pelo menos dois riscos podem ser destacados e levados a outros trabalhos:

Risco 1

Redação. O risco de que os membros da equipe do projeto estejam de férias durante a implementação do projeto. Isso pode afetar o tempo do projeto.

Influência. Como o prazo final é de um mês e as férias são geralmente tiradas por pelo menos duas semanas, qualquer licença de um participante importante terá um sério impacto no prazo. Eu colocaria um alto impacto para começar.

Probabilidade. Se não houver comentários, use pelo menos a opinião subjetiva de "baixa temporada", por exemplo. E abaixe um nível adequado. Aqui eu observaria a probabilidade como baixa.

Status Ainda não fizemos nada, apenas identificamos o risco e colocamos “Novo”.

Comente Aqui está um registro do trabalho de risco. Escrevemos "verifique com os membros da equipe do projeto" ou "solicitamos informações ao departamento de pessoal".

Tudo, assim que solicitamos informações e aguardamos uma resposta, alteramos o status para "No trabalho" e aguardamos informações de colegas.

Risco 2

Redação. O risco de que a aceitação seja adiada devido à ausência ou emprego de um representante do cliente. Isso pode afetar o tempo do projeto.

Influência. Se adiarmos o prazo, isso certamente é ruim. No entanto, o atraso será claramente por iniciativa do cliente, e podemos esperar que as penalidades não sejam aplicadas em conexão com o atraso. Eu designaria não superior a "Médio" para começar.

Probabilidade. Vale a pena considerar fatores adicionais, parece-me. O interesse do cliente, as condições do seu trabalho. Para começar, eu designaria a probabilidade "Baixa" desse risco, já que o cliente se voltou para nós, portanto, ele tem uma necessidade. Podemos esperar algum envolvimento e participação no projeto.

Status Novo, acabamos de determinar.

Comente Concordo com o cliente, é claro. Destaque na fase inicial que esperamos participar da aceitação nessas datas. Obtenha consentimento e, com a consciência limpa, continue trabalhando no restante do projeto.

Existem mais riscos, na verdade. Um especialista pode ficar doente, sair. Podem ser impostas multas por pagamentos em atraso, e o cliente não continuará enfraquecendo os prazos, pois é mais lucrativo para ele atrasar o tempo. O fornecedor não pode lidar com o tempo de entrega do equipamento, ou o equipamento pode estar com defeito ou não fornecer o que foi solicitado.

É necessário prever todas as opções importantes e elaborar uma estratégia para responder a cada uma delas.

Mapa de risco

Às vezes acontece que o registro de riscos não é suficiente. O número de ameaças identificadas há muito tempo ultrapassa várias dezenas ou centenas e não há tempo suficiente para controlar tudo.

Para ajudar a tomar a decisão certa, você pode usar o mapa de riscos - uma exibição visual de todas as entradas do registro na forma de um diagrama. Assim, olhando para a foto, podemos identificar rapidamente aqueles pontos que realmente merecem atenção.

Abaixo está um exemplo de gráfico de outro projeto (feito no Excel). O impacto está localizado no eixo das abcissas, quanto mais à direita, mais forte é a influência no projeto. No eixo das ordenadas - a probabilidade (probabilidade) do evento. R1 ... Rn - esses são os números de risco do registro, usamos como assinatura.

O fundo é tricolor - verde, amarelo, vermelho e ajustado, para que fique claro em quais casos devemos prestar atenção especial a riscos específicos. Como podemos ver, no gráfico atual, os riscos R9 e R13 estão na zona de perigo; portanto, da próxima vez, esses dois riscos receberão maior atenção e controle.



Normalmente, construo o gráfico em uma guia separada no mesmo arquivo em que tenho o registro de riscos.

As três primeiras colunas são links para outra guia, para que os valores sejam substituídos automaticamente. As colunas D e E definem valores de risco digital para que o gráfico seja construído corretamente. Nas colunas G e H, como você pode ver, tenho uma tabela de correspondência técnica intermediária para que o VLOOKUP (na versão russa - VLOOKUP) possa substituir corretamente os valores.



Nas células D4 e E4, removi a fórmula, já que o risco foi calculado e fechado, não faz sentido exibi-lo no gráfico.

Por precaução, estou anexando uma captura de tela das configurações de plano de fundo do gráfico para entender como fazer esse preenchimento de gradiente.



E com esta opção, adiciono atalhos para os pontos no diagrama. Eles podem ser sobrepostos quando os valores coincidem, então eu os movo em diferentes direções manualmente.



Depois de criar um gráfico uma vez, você pode continuar a atualizá-lo em alguns minutos e usá-lo para relatórios semanais sobre o status do projeto, por exemplo.

Extintor de incêndio secreto

O principal componente que ajuda a garantir a segurança, acho que a comunicação.

Durante reuniões ou chamadas com os participantes do projeto, com o cliente e outras partes interessadas, tento prestar atenção a fatores e eventos que podem afetar o projeto - positivo ou negativo.

Muitas vezes, uma pessoa, tendo expressado algum pensamento em voz alta, acredita que todo mundo já entende o que mais deve falar aqui. No entanto, é possível que outros nem prestem atenção ao seu comentário, e a frase não tenha o efeito necessário. Para garantir que comentários valiosos não sejam desperdiçados - ouça e analise o que você ouve.

Deixe-me dar um pequeno exemplo.

Configurando o equipamento, até que a tarefa seja concluída um dia em um cronograma, eu mais uma vez entrei em contato com o engenheiro na esperança de ouvir que tudo está terminado.

- Olá, Kostya, como está indo com a afinação?
oi Ok. Quase pronto. É verdade que houve um momento com a configuração, que ainda não está totalmente claro como fazê-lo.

Em algum lugar aqui em meus pensamentos, uma luz vermelha começa a acender - eu preciso iniciar a tarefa com uma compreensão de como o trabalho será realizado. Para um engenheiro, neste caso, algumas das configurações são incompreensíveis - isso significa que é necessária pesquisa adicional, mas pode ser adiada. Eu esclareço.

- E que tipo de cenário? Algo complicado?
- Sim, existe ... * um fluxo de detalhes técnicos que, infelizmente, eu não entendo *
Entendo (não). O que você planeja fazer com isso?
Ainda não sei. Vou procurar na internet o que eles escrevem sobre isso ...
A luz já está acesa.
- ... você provavelmente precisará entrar em contato com o fabricante, pergunte a eles.

Tudo, um semáforo. Um engenheiro passará duas ou três horas procurando uma solução, é provável que ele não encontre uma solução e seremos forçados a entrar em contato com o fabricante. E esse tratamento pode facilmente se arrastar por vários dias.

Concordo com o engenheiro de que voltarei a receber notícias em duas a três horas e, se ele ainda não encontrar uma solução, corrijo o risco e analiso o cronograma de trabalho para determinar a margem de tempo.

Momentos semelhantes podem surgir em qualquer diálogo. Portanto, faça anotações, interrompa a conversa, esclareça e, se necessário, entre no registro para mais trabalhos.

Talvez seja apenas um comentário tão pequeno que revele toda uma camada de problemas que estão apenas esperando por você, não tendo se preparado o suficiente, para iniciar a implementação.

Você pode agendar um horário separado para reuniões para discutir riscos. Você pode organizar reuniões inteiramente dedicadas a esse problema. Você pode pensar por si mesmo, mas, no entanto, é melhor com alguém. A discussão de riscos é talvez o único tópico que pode fazer parte de cada uma de suas reuniões e, ao mesmo tempo, ser útil.

Sumário

A propósito, nem a capacidade de gerenciar riscos no nível do PMI-RMP (Profissional de Gerenciamento de Riscos) poderá protegê-lo 100%.

De qualquer forma, às vezes acontecem situações que são simplesmente impossíveis de controlar. Haverá problemas que poderiam ter sido evitados, mas isso não foi feito, pois ninguém os previu. E também haverá problemas que foram planejados, uma resposta planejada, mas tudo correu completamente errado conforme o planejado.

É importante entender que o gerenciamento de riscos é uma habilidade. Também pode e deve ser desenvolvido. A parte teórica pode ser aprendida nos padrões de gerenciamento de projetos (por exemplo: PMBOK, PRINCE2) ou em cursos especializados. A parte prática, você deve fazer isso todos os dias.

Aprenda lições, aprenda com os próprios erros e com os dos outros. E então o número de "incêndios" será constantemente reduzido, e um resultado bem-sucedido se tornará muito mais viável. Boa sorte