Uma vez
cheguei a uma conferência e conversei sobre a experiência de acelerar o trabalho dos programadores. Todos gostaram, muitos queriam repetir essa experiência em casa. Eles começaram a fazer perguntas, tanto metodológicas quanto técnicas, sobre a otimização de seu próprio sistema de gerenciamento de tarefas.
Depois fui a outra conferência e me disse novamente. Novamente cheio de perguntas, queimado com o desejo de mudar alguma coisa.
Eu respondi - pf, qual é o problema? Vocês são programadores, pegue e faça! Adicione uma medida de tarefas, o sistema certo de prioridades, consideração de competências, etc.
Mas, estranhamente, quase ninguém se apressou em mudar seu sistema. Agora, estando envolvido em vários projetos para acelerar equipes, continuo me perguntando - caramba, qual é o problema? Eu escrevi sobre tudo, o que e como fazê-lo. Por exemplo, em
"1C, não fique doente" . Mas não, eles estão sentados, não estão fazendo nada, apenas dizem - queremos acelerar, queremos ganhar mais dinheiro, queremos progresso.
Em geral, fiquei chateado e decidi fazer esse sistema sozinho. Acabou o gerenciamento de tarefas do Flowcon. Corro para me gabar - talvez isso o leve a mudar seu sistema?
O gerenciamento de tarefas no Flowcon é dois em um: configuração da plataforma 1C e serviço em nuvem. Eles podem trabalhar em pares e separadamente. A configuração pode e deve ser colocada em qualquer outro sistema de informações corporativas usado na empresa. Porque as tarefas isoladas dos dados são muito menos eficazes.
A configuração está crescendo como uma bola de neve, em um bom caminho. Quanto mais longe, mais útil e funcional é. Nós o usamos por nós mesmos e o enriquecemos constantemente com novas idéias - tanto nossas quanto dos usuários.
Metodologia
A principal diferença entre o gerenciamento de tarefas do Flowcon é que é uma configuração implementada usando a metodologia. Essa não é outra solução na qual "você pode personalizar seus processos de negócios".
Você provavelmente conhece uma verdade simples: o problema está no processo, e não na automação.
Desenvolvemos uma metodologia para gerenciar tarefas e projetos, o que melhora a eficiência do trabalho, há vários anos. E na automação interna, quando trabalhavam em fábricas, no desenvolvimento de produtos em massa e em projetos de implementação para clientes externos.
Essa técnica se tornou a base do Flowcon, e a configuração do gerenciamento de tarefas simplesmente automatiza sua aplicação.
Portanto, quero alertar aqueles que desejam repetir o meu caminho: se for fundamentalmente importante que você trabalhe da maneira que está acostumado, essas soluções podem não lhe agradar. Talvez seja por isso que ninguém está modificando seu sistema?
Algo, é claro, vai dar certo, pode se tornar mais transparente, mais simples ou mais interessante, mas você não terá a principal coisa - melhorar a eficiência.
Se sua eficiência não está aumentando ou não é medida (a avaliação “sim, tudo parece normal” não é uma medida), o problema está no processo, na técnica de gerenciamento de tarefas. Qual é o sentido de adotar ou criar outra solução, adaptá-la aos seus processos e obter o mesmo resultado?
Então esteja preparado para a mudança. Caso contrário, a decepção espera por você - a eficiência não aumentará.
Aumentar a eficiência é o principal objetivo do Flowcon, tanto como técnica quanto como sistema automatizado.
Uma breve história da técnica Flowcon
Uma breve história da técnica Flowcon não é tão curta, porque durou mais de 10 anos. Mas tentamos reduzir o máximo possível - aqui está
um artigo .
O processo
O processo de mover a tarefa é muito simples, composto por três participantes - o iniciador, o responsável e o executor. Em nossa prática, este é o caso mais comum.
O iniciador é quem define a tarefa. Pode ser um cliente interno, como o contador-chefe, ou um chefe, ou uma pessoa pode definir uma tarefa para si mesma. O responsável é o coordenador que distribui as tarefas. Talvez o chefe da unidade, ou o líder da equipe, ou apenas um coordenador - essas posições também ocorram.
O contratante é aquele que implementa diretamente o que está escrito na tarefa. O contratante é selecionado pelo responsável.
É claro que todos esses papéis podem ser desempenhados por uma pessoa - eu mesmo basicamente faço isso porque Eu uso a garrafa para mim. Para não gastar muito tempo escolhendo a nós mesmos, anexamos botões rápidos.
Ciclo de vida da tarefa
Na técnica Flowcon, o ciclo de vida de uma tarefa é crítico. Para cada um deles, a qualquer momento, deve ficar claro quem deve fazer o que e o quê. Contrate, execute, verifique o resultado, nomeie um artista, etc.
O ciclo de vida é assim:
1. O iniciador cria uma tarefa, indica a pessoa responsável, escreve o que deseja;
2. A pessoa responsável tem duas opções - aceite a tarefa para o trabalho ou envie-a para revisão, se a declaração não for adequada:
3. A qualquer momento, até que a tarefa tenha passado o ciclo inteiro, o iniciador pode cancelá-lo;
4. Se o responsável enviar a tarefa para revisão, o iniciador poderá encontrá-lo ou cancelar a tarefa:
5. Quando a tarefa é finalmente aceita no trabalho, é necessário nomear um executor - essa é responsabilidade do responsável;
6. O contratado não tem muitas opções - ele só pode executar a tarefa
7. Quando o contratado termina, a tarefa voa para o iniciador, que tem duas opções razoáveis de ação:
8. Se o resultado se adequar ao iniciador, o ciclo de vida da tarefa termina. Se algo estiver errado, a tarefa será retornada ao executante.
O histórico da mudança de status, ou seja, o ciclo de vida da tarefa, é preservado:
O histórico é necessário para avaliar a perda de tempo nos estágios das aprovações e correlacioná-la com o lead time nos relatórios relevantes.
O status atual da tarefa é exibido como na forma de um documento:
Portanto, na forma de uma lista de todas as tarefas:
Gestão regular
Fundamentalmente, a tarefa pode ser de três maneiras:
1. Alguém precisa de uma solução;
2. Deve ser realizado;
3. Você deve esquecê-lo.
Falaremos mais sobre implementação, mas, por enquanto, sobre tomada de decisão. Admissão ao trabalho, nomeação de um executor, esclarecimento da declaração, verificação do resultado, revisão - todas essas são condições nas quais alguém precisa tomar algum tipo de decisão.
A técnica Flowcon diz que as decisões devem ser tomadas o mais rápido possível, porque, enquanto não houver solução, a tarefa ficará na seção correspondente do ciclo de vida.
Para não atormentar os usuários, dividimos a lista de tarefas em três seções principais: tomar uma decisão, concluir e apenas uma lista de todas as tarefas.
Na guia "No trabalho", todas as tarefas são coletadas para as quais uma decisão deve ser tomada pelo usuário atual do sistema:
A beleza é que você não precisa procurar nada. Entrei na forma de uma lista de tarefas e vi imediatamente onde você precisa da sua solução. Ele espalhou tudo e assumiu a execução. A lista normal de tomada de decisões está vazia.
Mas a garrafa não seria uma garrafa se não controlasse a tomada de decisão. Há um padrão de tempo para cada tipo de solução nas configurações do Flowcon:
É claro que na vida real você não pode descrever todos os usuários com o mesmo padrão - alguém realmente não pode tomar uma decisão dentro de uma hora? Portanto, é possível definir números individuais no ramal do usuário:
Consequentemente, na lista “Tomar uma decisão”, o tempo de resposta é exibido para que a pessoa não se preocupe:
Parâmetros da tarefa
Parâmetros da tarefa - é uma avaliação em pontos, urgência / importância e prazo:
A avaliação da tarefa em pontos é a coisa mais importante. Na metodologia Flowcon, uma seção inteira é dedicada a isso, então não vou repeti-la.
Para definir o prazo final da tarefa ou não, o iniciador decide. Não tenho uma recomendação definitiva sobre se uma tarefa precisa de um prazo ou não. É importante entender o que esse termo significa.
A única coisa que quero observar é: ainda deve haver um determinado período, caso contrário, o sistema de prioridades (veja abaixo) fará com que a tarefa nunca seja resolvida. Portanto, temos duas opções nas configurações:
Um prazo razoável é um determinado prazo padrão definido para todas as tarefas, se o iniciador não tiver indicado uma data exata. A caixa de seleção "Sempre definir um prazo" é uma interface puramente visualizada; ele exibe a bandeira "Deve ser concluída dentro do prazo" em cada nova tarefa.
Urgência e importância são prioridades, de acordo com a matriz Eisenhower. Entendendo que a opinião do iniciador e da pessoa responsável pode diferir, somos capazes de priorizar todos. Esses detalhes não são necessários.
Sistema prioritário
O sistema prioritário é uma das partes mais importantes da garrafa. A metodologia escreveu muito sobre por que é importante maximizar a capacidade de escolher uma tarefa para o artista - a eficácia só será beneficiada com isso e a pessoa não será atormentada.
Pensamos por muito tempo em como organizar um sistema de prioridades e chegamos à solução mais simples - resumindo estimativas individuais de cada fator que afeta a prioridade. Agora, existem cinco fatores (haverá mais):
Você simplesmente coloca pontos de prioridade para cada fator, e o sistema examina a tarefa e, se o fator estiver presente, os adiciona ao valor geral da prioridade. Por exemplo, se você escolher apenas um fator - a urgência do iniciador e definir 2 pontos para ele, a tarefa urgente terá prioridade 2, e não urgente - 0.
Vou falar um pouco mais sobre o status do buffer. Um buffer é o período de tempo desde a data em que a tarefa foi executada até o prazo final. Por exemplo, espere 10 dias.
A qualquer momento, estamos em algum momento deste segmento. Um dia se passou - significa 10% do segmento. Três dias se passaram - 30%, etc.
Consequentemente, há um número inverso - quanto tempo resta antes do prazo. Se um dia se passou, restam 90%. Se três dias se passaram, restam 70% etc. Este é o status do buffer.
Bem, então tudo é simples. Na configuração de prioridade, você coloca um número chamado “Limite de Status do Buffer” - esse é o valor adicionado à prioridade quando o status do buffer é zero, ou seja, o prazo para concluir a tarefa chegou. E até o prazo final, esse número é multiplicado pelo período de tempo que a seção passou.
Por exemplo, você atribui uma classificação de 10. Se 30% do tempo tiver passado, 3. será adicionado à prioridade.Se a tarefa tiver sido definida, então será adicionado 0. Se não houver mais tempo, serão adicionados 10.
E se o prazo já tiver passado, mais de 10. serão adicionados, por exemplo, se 150% do tempo tiver passado, serão adicionados 15. Assim, nenhuma tarefa será perdida e nem perdida.
As configurações de prioridade são armazenadas no diretório Configurações da fila. Como essa é uma referência, é claro que você pode ter quantas configurações desejar. O principal, funcionando por padrão, é especificado nas configurações do Flowcon. Para um artista em particular, você pode substituí-lo na extensão do usuário.
O ponto principal que colocamos no sistema de prioridades é a simplicidade. Ambas as configurações e uso. O sistema prioritário precisa ser configurado uma vez e, durante muito tempo, esquecê-lo - ele funcionará sozinho.
Se as prioridades de acordo com a matriz Eisenhower são estáticas, então de acordo com o status do buffer, elas são dinâmicas. O sistema não esquecerá que o tempo está em execução e moverá automaticamente as tarefas na fila para evitar atrasos.
Cada tarefa é atribuída e o número na fila é recontado automaticamente. A fila está vinculada ao executor atual, ou seja, todo mundo tem o seu.
O número atual na fila e a prioridade podem ser vistos na forma de uma tarefa:
Então, na lista de tarefas para execução:
A lista de tarefas, é claro, é classificada por número na fila. O contratante deve apenas tomá-los em ordem e fazê-lo. E se ele não, a garrafa mostrará.
Relatórios
O contratante respeita a ordem, ou não, é visível no relatório "Cronograma de desvios da linha":
Quando o executor fecha a tarefa como concluída, o sistema lembra qual posição na fila estava. Bem, e desenha no gráfico a quantidade de desvios para o período. Desvio é a diferença entre a posição na fila no momento do fechamento e a unidade.
Como você pode ver, temos um grande problema com a Oksnosoft. E quando eles cruzaram a garrafa e viram, agarraram a cabeça e começaram a se corrigir - o cronograma diminuiu.
O segundo relatório é o gráfico de desempenho. Este é o relatório mais importante no qual haverá um aumento de vídeo na eficácia dos artistas. O gráfico exibe o número de pontos de tarefas concluídas, em relação ao período.
Por exemplo, eis o que aconteceu com nossa eficácia:
É claramente visível quando saímos de férias - março e agosto, houve uma falha no total de pontos. Embora, em geral, a tendência seja positiva e muito impressionante.
Um relatório igualmente importante, necessário, antes de tudo, para o coordenador todos os dias é o "Controle dos Executores".
Este relatório é tudo em uma janela. Não há necessidade de puxar ninguém, perguntar quem trabalha como, quem já fez quanto. Entrei e olhei.
O que é importante - a execução das tarefas é dividida por períodos, a fim de evitar a influência de “surtos” - por exemplo, se o executor encerrou uma tarefa grande hoje e não fez nada desde o início do mês. Aqui você pode ver imediatamente um mês, uma semana e hoje. Uma luz de fundo em vermelho ajudará a entender quem tem dinâmica normal e quem tem dificuldades. Ótima razão para conversar.
O número de relatórios aumentará, até o momento apenas aqueles que não podem ser dispensados.
Avaliações instantâneas
A direção mais importante no desenvolvimento do sistema é a avaliação instantânea. Como sabemos o quão rápido os artistas trabalham, como cumprem a fila, como se ajustam aos prazos, podemos fazer previsões. Por exemplo, quanto tempo uma tarefa levará em tempo real.
A funcionalidade das estimativas instantâneas ainda não está concluída, desde que haja apenas um parâmetro - a velocidade atual, ou seja, quantos pontos uma pessoa realiza por dia.
Pode ser visto na forma de escolha do artista:
A pessoa responsável, conhecendo a avaliação da tarefa, pode descobrir imediatamente a quem é melhor confiar, com base na velocidade atual.
Comentários
O que é um sistema de gerenciamento de tarefas sem debate? Também temos comentários.
Os comentários são hierárquicos, portanto, é claro quem responde a quem e a quem. A contabilidade da leitura dos comentários é mantida; portanto, aqueles com algo a ler são destacados em negrito:
Colaboração
A técnica da garrafa diz que as pessoas devem colaborar. Muitas vezes acontece que uma pessoa ajuda outra a resolver um problema. É importante para nós que a contribuição de cada um seja levada em consideração, portanto, na tarefa, podemos esclarecer a lista de executores e determinar para cada um o coeficiente de participação trabalhista (KTU):
Os pontos para a tarefa serão divididos entre os artistas, em proporção ao KTU. Então, parece, mais honesto.
A propósito, enquanto escrevia um artigo, minha lista inteira de tarefas para tomar uma decisão ficou vermelha:
Por enquanto, tudo parece estar.