Escolhendo um sistema de armazenamento de arquivos para o trabalho em equipe

Trabalhamos com grandes volumes de mídia: vídeo, renderizações, fotos, ilustrações. Para garantir o trabalho coletivo, precisamos de acesso geral constante a todos esses arquivos.

Em algum momento, nosso próprio servidor deixou de ser suficiente para nós e começamos a procurar armazenamento em nuvem que satisfizesse nossas necessidades.

Comparamos o popular armazenamento em nuvem para empresas: Google Drive, DropBox, Citrix ShareFile e Microsoft OneDrive.

Nossos requisitos de armazenamento em nuvem:

• Volume de dados ilimitado - temos muitos dados, em média cerca de 10 TB. Não quero pensar constantemente no quanto preciso comprar mais lugares este mês e por que a cota terminou repentinamente.
• Controle de versão e registro de arquivos - o git nos ensinou que todas as alterações podem ser vistas e revertidas. Portanto, os arquivos devem ser exatamente os mesmos: qualquer alteração, exclusão deve ser reversível e facilmente controlada.
• Permissões - Não há mais pastas públicas disponíveis para todos. Cada funcionário deve ter seu próprio escopo.
• Carregar sem registro - os clientes não devem mais procurar serviços de hospedagem de arquivos para nos enviar um arquivo pesado. Os arquivos devem ser enviados imediatamente para o nosso repositório sem serviços intermediários.

Como era antes

Quando havia menos dados e não havia serviços em nuvem (por um preço razoável), tivemos que manter um servidor robusto com discos rígidos crocantes em uma matriz RAID. O acesso foi via SMB. Era necessário cuidar constantemente dele, mudar discos rígidos, fazer backup. Uma vez por mês, acontecia algo com ele: a velocidade de gravação / leitura diminuía acentuadamente ou alguma pasta ou arquivo fica inacessível devido a caracteres inválidos no nome etc.

Quando havia mais funcionários, eles começaram a trabalhar remotamente e até a partir de diferentes sistemas operacionais: Windows, macOS. Para acessar o servidor, tive que implantar uma VPN, que fornecia acesso aos arquivos, embora lento. Em algum momento, ficou claro que essa abordagem estava desatualizada e começamos a procurar uma substituição.

Capacidade e Preços de Armazenamento

Armazenamos grandes quantidades de dados, cerca de 10 TB em média. Durante o trabalho ativo, esse número pode aumentar várias vezes. Os projetos devem ser armazenados por vários meses após a entrega ao cliente, ou mesmo para sempre. Portanto, precisamos de armazenamento ilimitado para que todos os meses não tenhamos que pensar em quantos gigabytes precisamos comprar.

O número de funcionários varia em dez; portanto, por conveniência, consideraremos o custo das tarifas para 10 funcionários.

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google drive	Microsoft OneDrive
Volume	Não limitado	Não limitado	Não limitado	Não limitado
Preço por 10 usuários por mês	150 $	200 $	$ 100	125 $

A maioria dos serviços tem esse preço somente ao pagar com um ano de antecedência e ao pagar mensalmente, o preço é 20-40% maior. Isso deve ser levado em consideração.

Restrições ocultas

Geralmente, se algo é indicado como ilimitado, você precisa procurar um texto cinza fino em condições. Cada serviço tem suas próprias características, que não podem ser discernidas rapidamente. Para alguns, eles são tão estranhos que os tornam completamente inúteis para a nossa tarefa.

• Dropbox - tamanho máximo de arquivo de upload de 50 GB
  
• Citrix ShareFile - o tamanho máximo do arquivo de upload é 100 GB. Não muito, mas suportável.
• Google Drive - o Google Drive tem um tamanho máximo de arquivo de 5 TB!
  

  Para cada conta ou unidade compartilhada, o tamanho máximo de um único arquivo que pode ser baixado ou sincronizado é de 5 TB. A quantidade máxima de arquivos que podem ser baixados em um dia é de 750 GB
  
  Guia do administrador do G Suite

Microsoft OneDrive

Nas taxas de negócios do Microsoft OneDrive, o tamanho máximo do arquivo é limitado a 15 GB. Isso é apenas algum tipo de mal-entendido! Em um momento em que até câmeras econômicas gravam vídeos com uma taxa de bits de 200Mbit / se geram facilmente arquivos do tamanho de centenas de gigabytes. Essa limitação torna o serviço OneDrive completamente inútil para nós.

Sincronização seletiva

O contador Svetlana não precisa de vídeo no computador de 2 TB com o qual o cinegrafista Andrey trabalha. Para fazer isso, o sistema deve ter uma função de sincronização seletiva, ou seja, o usuário deve anotar manualmente quais arquivos ele precisa localmente no computador e quais somente mediante solicitação. Todos os quatro serviços suportam esse recurso. No entanto, o aplicativo Google Drive permite marcar apenas pastas na raiz do disco, ou seja, não é possível ativar a sincronização apenas para Contabilidade -> Relatórios -> 2018 , é possível apenas para toda a pasta Contabilidade .

Direitos de acesso

Funcionários diferentes devem ter acesso apenas a determinadas pastas e arquivos. O sistema deve manter um log detalhado de permissões e alterações no acesso a arquivos. Todos os quatro sistemas têm essa funcionalidade. O Citrix ShareFile e o DropBox podem ativar as notificações ao acessar determinados arquivos e pastas. Isso pode ser útil para arquivos com informações especialmente protegidas. Por exemplo, você pode definir um alerta sobre o acesso aos arquivos do banco do cliente e a alguns documentos e lembre-se de que alguém fora do horário comercial repentinamente recorreu a esses arquivos.

Versionamento

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google drive	Microsoft OneDrive
Versão do arquivo

Quem acidentalmente excluiu um arquivo de uma pasta compartilhada? Para qual número temos o último backup lá? Alguém pode sobreviver? Esta é uma situação muito desagradável. É especialmente divertido quando alguém lança um vírus de criptografia em casa e quebra todos os arquivos aos quais ele tem acesso. Além de situações de emergência, muitas vezes é necessário reverter para uma versão mais antiga de um arquivo para comparar alterações ou corrigir problemas. Anteriormente, para isso, era necessário entrar em contato com o administrador que o obteve do backup noturno. E se as mudanças ocorreram durante o dia, elas foram perdidas.

Agora podemos acessar instantaneamente qualquer versão do arquivo. É especialmente bom que você possa ver por qual usuário as alterações foram feitas. Isso exclui situações em que você pode dizer " não sou eu, já era ".


Lista de alterações de arquivo no ShareFile com a data e a conta que fizeram as alterações.

Solicitação de arquivo e download anônimo

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google drive	Microsoft OneDrive
Download anônimo

Uma situação comum - um cliente ou freelancer deseja transferir arquivos grandes para você; no nosso caso, é um vídeo ou renderização. E o tormento começa: “e onde preencher 100 shows? Talvez seja melhor enviar um correio com um disco rígido? E como usar o cliente FTP / SFTP? ”. Mesmo que um cliente publique um arquivo em um serviço de hospedagem de arquivos, ele deve primeiro ser baixado e depois baixado para uma pasta compartilhada para todos os funcionários. E se houver muitos arquivos e eles forem grandes, é muito mais conveniente enviá-los imediatamente para o nosso repositório.

Anteriormente, tínhamos que criar uma conta temporária no servidor FTP e enviá-la ao cliente. Ao longo do caminho, explicando como configurar o cliente FTP, como restaurar o download após uma pausa e assim por diante. Agora, você pode simplesmente clicar em "solicitar arquivos" em qualquer pasta, e o serviço criará um link anônimo onde você poderá fazer upload de arquivos através de um navegador. Nesse caso, apenas o download é permitido, você não pode ver o que já está na pasta ou, de alguma forma, visualizá-lo no servidor. Isso elimina a necessidade de criar contas temporárias para os clientes e monitorar sua exclusão. Esse recurso é suportado apenas pelo ShareFile e Dropbox.

Acesso WebDAV e FTP

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google drive	Microsoft OneDrive
Webdav			Através de programas de terceiros
FTP (S)

Em alguns casos, a instalação de software de terceiros em um computador não é desejável ou impossível, por exemplo, em sistemas corporativos. O ShareFile tem acesso via (S) FTP e WebDAV. O Google Drive possui programas de terceiros para acessar a unidade via WebDAV, mas todos eles exigem a transferência de acesso à conta para terceiros. O Dropbox não tem suporte para protocolos de terceiros, o acesso é possível apenas através do cliente.

Os clientes para esses protocolos são incorporados à maioria dos sistemas operacionais. É verdade que, por algum motivo, o cliente macOS geralmente monta o WebDAV no modo somente leitura.


O armazenamento Citrix ShareFile pode ser conectado via WebDAV sem a instalação de software de terceiros

Conclusão

Descontinuamos imediatamente o Microsoft Onedrive devido ao ridículo limite de tamanho de arquivo de 15 GB. O Google drive não permite o uso normal da unidade sem o correio no g suite (anteriormente Google Apps). Portanto, no momento estamos escolhendo entre o Dropbox e o Citrix ShareFile. O fator decisivo, acredito, será a qualidade do software, porque, caso contrário, os serviços serão semelhantes. Todo mundo tem suas próprias esquisitices. Por exemplo, o programa Dropbox para Windows em algum momento para silenciosamente a sincronização de arquivos, apesar do fato de que externamente não há sinais de um problema. É tratado limpando a pasta do sistema temporário.