Quero falar sobre como continuamos a matar a papelada. Uma das áreas que se rendeu recentemente é a documentação técnica, ou seja, todos os documentos necessários no projeto, construção e outras etapas do ciclo de vida de qualquer objeto. Vamos imaginar que você precisa construir uma torre. Isso é o mesmo que construir a Torre Negra, mas muito mais sombrio em termos de burocracia.
Essa construção - mesmo que seja uma Torre Negra - tem um processo claro (mas grande e complexo). Alguns documentos fluem para outros, por exemplo, tudo começa com pesquisas de engenharia, aparece um esboço, depois o próprio projeto, permissões, agora estimativas, notas do escritório com comentários sobre o fato de que o tanque de nossa torre não foi rebocado e assim por diante. E no final - regulamentos e instruções de operação.
Portanto, ainda não há torre, e o fluxo de documentos já está lá, e parece muito antes da construção. Mas já desde o estágio da ideia da torre, nosso sistema técnico de gerenciamento de documentos pode ser usado.
Antes da construção
Tudo começa com a tarefa de projetar uma nova instalação. Suponha que você decida construir essa torre na Praça Vermelha. Talvez seja muito correto do ponto de vista da lógica das transições entre os mundos, mas, muito provavelmente, é extremamente irracional economicamente e, por acordo, tem todas as chances de não passar.
Portanto, a primeira etapa é uma avaliação de quanto faz sentido fazer esse projeto no local atual e se o investimento pago será justificado.
O cliente define a tarefa para os projetistas: eles dizem, amigos, existe uma idéia para construir tal e qual objeto, é possível concordar em construí-lo em tal e qual lugar. Diga-nos se é possível construir e, em caso afirmativo, quanto vai custar.
Para fazer isso, você precisa coletar vários documentos. No caso de nossa torre, precisaremos de dados de exploração geológica, um plano de comunicações no local, documentos que governem a construção de tais torres e os princípios de uso do nosso território, o tipo de terra, etc. de acordo com os padrões estaduais e a estrutura reguladora da região, a região em que a construção está planejada.
A lista é bastante grande.
Além do fato de que você precisa coletar todas as licenças, também precisa fazer um cálculo financeiro do que será construído: quanto custará construir nossa torre neste local e se esse projeto será rentável. Isso é chamado de justificativa para investimentos: embora seja bastante aproximado, mas dá uma idéia de se vale a pena empreender um projeto, ou especificamente, não se justifica absolutamente neste local.
Depois disso, é tomada a decisão de construir ou não.
Se você decidir construir, a documentação do projeto será solicitada, antes que tudo estivesse no nível dos esboços. Os esboços podem ser feitos como você quiser, mesmo em um guardanapo com um lápis no espírito do impressionismo, o principal é que aqueles que tomam a decisão de construção entendam e concordam.
Em geral, a documentação do projeto é mais uma hemorróida. São sistemas complexos de interconexão de documentos, montanhas de pastas com selos e carimbos. As licenças que formam os órgãos externos ainda permanecem em papel, mas nosso software já ajuda muito na fase do projeto. Desenvolvemos um sistema de gerenciamento de documentos técnicos CROC STDO especificamente para minimizar o papel. Você simplesmente abre o programa, clique em "Criar Projeto: Torre Negra, Tipo A" - e obtenha a estrutura completa da documentação do projeto que atende aos requisitos da Lei Federal. Há tudo o que você precisa, de acordo com os padrões e a legislação para a construção dessas instalações. Mas, a julgar pelos GOSTs, é claro, você recebe uma torre de água. Escuro é um nome personalizado.
É importante notar que não existe um esquema universal - cada tipo de objeto tem suas próprias especificidades. Mas o STDO é personalizado para as necessidades de um cliente em particular, o que simplifica bastante sua vida.
Em seguida, é necessário fazer o upload de documentos para o sistema e preencher passo a passo essa estrutura robusta da documentação do projeto (a propósito, o plano para a formação de um pacote de documentos será refletido no sistema de agendamento):
Essa estrutura nos ajudará a coletar adequadamente o pacote de documentos para o Glavsekspertiza. O fato é que, na construção da torre, há um ponto de virada importante quando você recolhe uma tonelada de papel e a carrega (você precisa de poucas pessoas e objetos grandes - várias caixas enormes ou um enorme suporte de informações para dezenas de gigabytes) para uma agência governamental que considera tudo e permite ou não a construção.
Se um pedaço de papel estiver faltando, a agência estatal não compilará tudo e o executará com execução. Portanto:
- É importante não perder nada. Preencha cada seção na estrutura do documento para que você não precise processá-lo da próxima vez.
- É importante não negligenciar a possibilidade de criar automaticamente a estrutura do documento para que cada pedaço de papel não seja apenas levado em consideração, mas também atribuído ao contratado para o desenvolvimento e depois acordado pelos funcionários responsáveis.
- É importante entender que, se algum pedaço de papel for atualizado, a atualização poderá levar a alterações em outros pedaços de papel e, se você não acompanhar todos os relacionamentos, o caos poderá começar.
Esta é a primeira razão pela qual precisamos de um sistema automatizado de fluxo de trabalho: quando você precisar enviar documentos para exame, eles estarão todos no lugar. O processo de seu desenvolvimento pode ser planejado e avaliado a tempo. Pode-se ver o que foi feito especificamente, o que não foi feito especificamente, quem e onde tem que papel no trabalho e qual status. Isso é simplesmente uma felicidade incrível para aqueles que pelo menos uma vez tentaram fazer isso em papel, e não em formato eletrônico.
Aqui, veja como um dos curadores de construção vê o status do processo e desenvolvimento de seções individuais do documento no processo de sua preparação:
Na fase de preparação de um pacote de documentos, geralmente a maioria das discussões entre os participantes no processo de design, durante as quais os comentários são gerados nos documentos, novas versões ou respostas aos comentários emitidos são geradas. É assim que parece e é assim que você pode fazer uma fatia para todos os comentários (ou filtrá-los para estimar o volume de melhorias e ver todo o histórico das edições):
Mas esta é a visão pelos olhos de um dos arquitetos - a página principal do sistema com um rastreador. Como você pode ver, várias tarefas dependem dele.
Também no sistema, você pode manter e assistir comentários sobre documentos no modo de correspondência de colegas. Aqui está um bate-papo quente sobre lâmpadas, no qual as setas já estão sendo traduzidas para alguém:
E essa é a visão dos olhos de um contratado que não trabalha constantemente no sistema e não vê todo o volume como arquiteto, mas recebe tarefas automaticamente atribuídas e acesso aos documentos necessários:
Durante a construção
A documentação do projeto é uma descrição de nível superior. Não há detalhes sobre lâmpadas específicas, maçanetas e assim por diante. As mesmas portas são portas abstratas, janelas - janelas abstratas, paredes - bem, apenas paredes, e assim por diante. No nível da documentação de trabalho, segundo a qual nosso objeto será construído, já são necessários detalhes. Por exemplo, como a água é fornecida, onde a eletricidade é ligada, como o cabo vai, aqui está uma torneira, aqui está um interruptor. De acordo com os resultados de cada plano detalhado, aparece uma estimativa para cada parte do projeto de construção.
Já uma estimativa e um conjunto de desenhos de trabalho são emitidos para os construtores. Eles constroem esses documentos e os derrubam. Em seguida, eles são inseridos nesta documentação e organizam a aceitação do trabalho. No mundo real, às vezes você precisa se desviar da documentação de trabalho por motivos objetivos, mas não muito longe. Naturalmente, todas as mudanças, incluindo mudanças nas estimativas, são levadas em consideração no sistema.
Qualquer alteração em um documento por meio de uma cadeia de relacionamentos é lançada em todos os outros documentos e formada em tarefas para verificação desses documentos. Ou seja, digamos, como parte do projeto de construção, temos uma usina a diesel de reserva, que fornecerá eletricidade às nossas instalações em caso de emergência. Para a construção desta central elétrica a diesel de reserva, está sendo preparado um conjunto de documentação de trabalho, que consiste em desenhos (por exemplo, reforço de paredes, coberturas etc.) e estimativas para a implementação desses desenhos. E se no desenho para reforço das paredes tínhamos uma malha de metal, mas por algum motivo ela foi alterada para uma malha de fibra de vidro, a estimativa deve ser recalculada - o sistema lembra disso, porque estes são documentos de um conjunto. Além disso, o funcionário responsável por fazer alterações e seus colegas vêem o prazo para fazer alterações e o nome da pessoa responsável.
O que é interessante nesse fluxo de trabalho é visualizar desenhos diretamente no navegador. Foi muito fácil fazer isso, porque já é o século XXI no quintal, e podemos converter diferentes formatos em imagens. Mas para os arquitetos, esse acabou sendo um recurso matador, economizando muito tempo:
Paralelamente ao edifício em construção, vêm outros tipos de documentos para os sistemas e equipamentos utilizados em nossas instalações. Esses documentos também são inseridos no sistema com referência ao sistema ou equipamento específico: passaportes, especificações técnicas, programas de teste e assim por diante:
Como resultado, o objeto é concluído e você recebe um conjunto completo de documentação para ele imediatamente. Porque qualquer pedaço de papel foi corretamente levado em consideração e anexado.
O tipo final de documentos após o comissionamento é a documentação executiva. É assim que o objeto é realmente construído. Está tudo bem em nossa Torre Negra, e os arquitetos são heróis. Mas em outras, não tão grandes torres quanto as nossas, as coisas acontecem. Havia um caso, no desenho, a grade bloqueando a porta. Em outro lugar, a ponte foi lançada. Lá a janela foi movida.
Todos precisam de certificados de aceitação de diferentes comissões. As comissões buscam garantir que tudo esteja de acordo com o padrão e não vá muito longe do projeto para o qual concederam uma licença de construção. Por exemplo, os cabos foram colocados de maneira errada - isso é normal. E se, em vez de uma torre, surgir uma dúzia de chalés, conectados por túneis subterrâneos, não haverá conclusão. E você tem que demolir tudo. Há exemplos em Sochi, onde demolem um edifício residencial construído às margens do rio, em diferentes cidades há exemplos de desmantelamento dos andares superiores dos arranha-céus (quando acordado em 30, mas por algum motivo resultou em 33 ou 48) e assim por diante.
Start-up
Em seguida, precisamos testar nossa torre. Ambos os sistemas e equipamentos individuais são testados de acordo com seu próprio programa e sua interação complexa. Se a torre fornece uma abertura normal da transição entre os mundos (desculpe-me, a pressão da água) e se encaixa nos padrões, tudo está em ordem.
O comissionamento possui seu próprio cronograma de trabalho, semelhante à coordenação dos programas, gerando documentos de relatório - todos esses processos são levados em consideração no STDO.
Operação
A documentação executiva é transferida para a operação. Para iniciar o trabalho na instalação construída, são necessários documentos regulatórios e operacionais. Eles também são aprovados e aprovados, mas por outras pessoas que não estão relacionadas à construção. No entanto, o STDO também possui essa funcionalidade.
Os documentos em operação são alterados periodicamente e também têm um período de revisão (quando a pessoa responsável pelo documento deve verificar se todas as alterações foram feitas no documento corretamente). São enviadas notificações aos funcionários sobre alterações, substituição ou cancelamento do documento, que devem ser orientadas por este documento regulatório ou operacional como parte de seu trabalho. Normalmente, alguns meses antes do prazo de revisão se aproximar, a notificação é enviada ao oficial responsável pela relevância do documento. É assim:
O que é importante para quem mantém registros?
Até o guarda florestal da Torre Negra no STDO tem um local de trabalho onde ele vê todos os seus documentos, digitalizações dos originais, todas as revisões e discussões, o histórico da mudança de documentos, o tempo da documentação e suas tarefas específicas.
O sistema também é capaz de enviar notificações e se integra ao correio - ou seja, não permitirá que você perca alterações e prazos importantes, não importa como você goste.
- Interface Os desenhos são desenvolvidos em "máquinas de desenho" profissionais e multifuncionais. E o formato leve que usamos no STDO permite coordenar convenientemente esses desenhos, fazer alterações e rastrear a versão atual. Recurso assassino - trabalhe com desenhos do navegador (revisão do desenho sem o AutoCAD e o Archicad).
- Troca de informações com contratados. Isso é importante. Com isso, os portais são feitos de diferentes fornecedores para esse software. Uma entrega de uma versão dos documentos pode levar vários DVDs. É tecnicamente difícil fazer upload, upload, download por um longo tempo, o download pode ser interrompido. E tantas vezes mais fácil.
- Formação automática da estrutura da documentação do projeto.
- Criação automática de cartões de documentos com base nas descrições de documentos de modelo (no formato Excel ou Word). Após o download, os dados desse inventário serão classificados em cartões de documentos no sistema - os atributos serão preenchidos, os cartões serão colocados na estrutura desejada e os arquivos serão vinculados (para isso, os arquivos devem ser colocados em uma pasta de rede especial à qual o sistema tem acesso). Isso reduz os inconvenientes ou os custos de troca.
- A presença de uma cadeia de vínculos entre documentos de diferentes tipos: projeto - trabalho - executivo, sua relação com o comissionamento, documentação da fábrica. Também no sistema, você pode selecionar qualquer equipamento (por exemplo, uma bomba) e pegar todos os documentos em que aparece: um desenho, seu passaporte, especificações técnicas, especificações, documentação de reparo, etc.
- Armazenamento em um único local de todos os tipos e todo o volume de documentação que será transmitida para exame às autoridades externas, bem como usada na operação da instalação.
- Veja todas as versões dos documentos, uma lista de comentários e respostas para eles.
- Atualização de toda a documentação dentro do prazo e através de uma cadeia de interdependências.
- Cada usuário envolvido no processo de trabalhar com um documento sempre tem uma versão atualizada com a capacidade de visualizar iterações anteriores.
A maioria dos principais fabricantes de software de design, de uma maneira ou de outra, oferecia alguns desses recursos em seus pacotes. Mas as decisões deles na maioria das vezes ficam para trás das realidades do que é necessário nas instalações e também das nossas realidades russas. Software especializado está mais maduro e pronto.
É assim que as torres escuras são projetadas, construídas e depois operadas em nosso país quase digital.
Referências
• Fotografia
3D arquitetônica•
sistemas BIM• Meu e-mail: ecm@croc.ru