Escrevemos várias vezes sobre como nossas tecnologias ajudam
várias organizações e até
estados inteiros a processar informações de qualquer tipo de documento e inserir dados nos sistemas de contabilidade. Hoje, contaremos como o
ABBYY FlexiCapture foi implementado em uma das maiores empresas de energia da Rússia. Por conveniência, chamamos de "Grande Empresa".
Imagine-se como um contador regular. Entendemos que isso não é fácil, mas ainda tente. Todos os dias você recebe uma quantidade enorme de notas de papel, faturas, certificados e assim por diante. E especialmente muito - nos dias que antecederam os relatórios. Todos os detalhes e valores devem ser verificados de forma rápida e cuidadosa, reimpressos e inseridos no sistema contábil, conduzir transações manualmente e enviar documentos para o arquivo, para que posteriormente possam ser enviados aos auditores internos, serviço fiscal, autoridades reguladoras de tarifas e outros para verificação a tempo. Isso é difícil? Mas essa é uma prática comercial de longa data que existe em muitas empresas. Juntamente com a Big Company, simplificamos esse trabalho minucioso e o tornamos mais conveniente. Se você está interessado em como foi, bem-vindo ao gato.
A grande empresa em Moscou tem muitas filiais. A empresa compra muitos equipamentos e serviços para a atividade econômica: cerca de 2000 compras por ano. A papelada em cada unidade que inicia as compras é realizada por funcionários especiais - curadores de contratos.
Como é a execução dos contratos em uma grande empresa? Quando os curadores celebram um contrato, eles recebem muitos documentos em papel importantes das contrapartes: guias de transporte, certificados de serviço, faturas, certificados etc. Geralmente, o curador digitaliza documentos comerciais e anexa as digitalizações à ordem no sistema de gerenciamento de recursos da empresa. O controlador financeiro verifica manualmente todos os dados. Depois disso, o curador leva os documentos originais ao departamento de contabilidade. Ou um correio faz isso e a movimentação de documentos pode levar mais tempo - de algumas horas a alguns dias.
E tudo ficaria bem, mas na Big Company, como em muitas outras empresas:
- Os artigos podem ser submetidos à contabilidade vários dias antes do relatório. Então, os contadores precisam passar a noite e dormir no local de trabalho. É necessário verificar manualmente se todas as contas, faturas etc. estão preenchidas corretamente e, se tudo estiver correto, o empregado reimprime os dados no sistema contábil e faz lançamentos. Ao mesmo tempo, 90% do tempo do contador é reimprimir dados - detalhes, valores, datas, números de itens etc. Por esse motivo, existe o risco de cometer um erro.
- Os documentos já podem vir com erros. E, às vezes, não há contas ou certificados suficientes. Às vezes, isso é esclarecido nos últimos dias antes da denúncia. Por esse motivo, o momento da aprovação dos documentos pode ser atrasado.
- Após o lançamento, os contadores armazenam faturas, faturas e atuam em arquivos separados em papel e eletrônicos. Por que isso está causando dificuldades? Quando a próxima auditoria estadual ou tributária chega à contabilidade, os funcionários precisam procurar documentos por um longo tempo.
Como antes, o esquema contábil da Big Company parecia:
A Big Company foi a primeira no setor de energia a decidir reconstruir e simplificar esse esquema para fechar negócios e enviar relatórios mais rapidamente, para avaliar melhor as mudanças do mercado durante as compras e planejar sua estratégia financeira. Sozinho, mudar sozinho o esquema de trabalho contábil estabelecido de longa data não foi fácil, então a empresa decidiu transformá-lo junto com seu parceiro - ABBYY.
Mal disse o que fez
A equipe de especialistas da
ABBYY introduziu a plataforma universal
ABBYY FlexiCapture para processamento inteligente de informações na Big Company e configurou:
- Descrições flexíveis (modelos de extração de dados) para o processamento de documentos. Sobre o que é e por que é necessário, falamos em detalhes sobre Habré aqui e aqui . A “Grande Empresa” processa com a ajuda de uma solução mais de 30 tipos de documentos (por exemplo, um certificado de equipamento instalado ou um certificado de remuneração do agente) e extrai deles mais de 50 atributos (número do documento, valor total com IVA, nome do comprador, vendedor, contratado, quantidade de mercadorias e etc.);
- conector para verificação e upload de dados, que conectaram o ABBYY FlexiCapture, SAP e OpenText. Graças ao conector, foi possível verificar automaticamente os dados do pedido e contrato para vários diretórios. Falaremos sobre isso abaixo;
- exportação de documentos para um arquivo eletrônico baseado no OpenText. Agora todas as digitalizações de documentos são armazenadas em um só lugar;
- Rascunhos de lançamentos contábeis no SAP ERP com links para digitalizar documentos.
Em seguida, os funcionários da ABBYY e da Big Company desenvolveram um formulário de pesquisa para que o contador pudesse encontrar rapidamente contas importantes por qualquer atributo no arquivo eletrônico e fornecê-las para inspeções fiscais.
A pesquisa é possível de acordo com 26 critérios diferentes (a imagem é clicável):
Depois que a Big Company testou com sucesso todo o sistema, ele foi colocado em operação. Todo o projeto, incluindo aprovação, esclarecimento e aprimoramento, foi implementado em 10 meses.
O esquema de trabalho após a introdução do ABBYY FlexiCapture na grande empresa:
Parece-lhe que nada mudou? Sim, o processo de negócios permaneceu o mesmo, mas agora a máquina executa a maioria das funções.
Postagem feita!
Como estão as coisas agora? Suponha que o curador do contrato tenha recebido um conjunto de documentos principais sobre um acordo para o fornecimento de bombas para uma usina termelétrica ou, por exemplo, a construção de redes de aquecimento. O especialista não precisa mais verificar a integridade e o conteúdo dos documentos, ligar para o correio e enviar os documentos originais para o departamento de contabilidade. O curador simplesmente digitaliza o conjunto assinado de documentos principais e, em seguida, a tecnologia retoma o assunto.
Usando um sistema de digitalização em rede, um funcionário envia digitalizações no formato TIFF ou PDF para sua hot folder ou correio. Ele então abre a estação da Web de entrada do ABBYY FlexiCapture e seleciona o tipo de documento definido para processar. Por exemplo, “compra de obras / serviços com honorários de agentes”, “recebimento de recursos materiais e técnicos (MTR)” ou “contabilidade de propriedades”.
O tipo e o número de tipos de documentos e dados necessários que o sistema deve classificar, reconhecer e verificar depende do tipo de kit.
O curador baixa as varreduras para reconhecimento. O sistema verifica automaticamente a disponibilidade de todos os documentos, o conteúdo de cada artigo e o servidor reconhece detalhes - a data do contrato, valor, endereço, TIN, KPP e outros dados. A propósito, a Big Company é a primeira empresa de energia na Rússia a usar essa abordagem.
Se o curador não tiver baixado todos os documentos ou alguns dados não estiverem indicados em alguma carta de porte, o sistema notará isso e solicitará imediatamente ao funcionário que corrija o erro:
O sistema jura e pede para adicionar os documentos ausentes (a seguir, as capturas de tela são clicáveis):
O sistema notou que o documento expirou:
Portanto, o funcionário não precisa mais determinar se o documento foi executado corretamente. Se tudo estiver correto, diretamente na estação da Web de entrada, a maioria das verificações de dados é realizada automaticamente. Basta digitar o número do pedido especificado no SAP ERP. Depois disso, os dados reconhecidos são comparados com as informações processadas no SAP: NIF e ponto de verificação da contraparte, números e valores do contrato, IVA, nomenclatura do produto ou serviço. O processamento e a verificação de um documento levam apenas alguns minutos.
De acordo com os detalhes - TIN e PPC - você pode selecionar a empresa no diretório:
Se houver um erro na fatura ou na fatura, ele não ignorará o documento para exportação para o arquivo morto. Por exemplo, se o documento for composto incorretamente ou se um dos caracteres for reconhecido incorretamente, o sistema indicará isso e solicitará que o funcionário corrija todas as imprecisões. Aqui está um exemplo:
O sistema constatou que o CJSC Vasilek não estava incluído na lista de fornecedores da Big Company.
Isso permite que os funcionários rastreiem os erros antes mesmo de o documento entrar no departamento de contabilidade.
Se todas as verificações forem aprovadas com êxito, em um clique a cópia digitalizada do documento será enviada para o arquivo eletrônico OpenText, e um link e um cartão com seus metadados aparecerão no SAP. O contador ou curador sempre pode procurar no arquivo eletrônico uma lista de documentos para o pedido desejado e informações sobre quem, em que período de tempo e com que resultado processou os documentos.
Petr Petrovich olhou para o arquivo eletrônico, ...
... para ver quem enviou os documentos para o pedido nº 1111.
Após o upload de dados e digitalizações do ABBYY FlexiCapture para o SAP, um rascunho de postagem é exibido com dados e links pré-preenchidos para digitalizar imagens de documentos.
Projeto de fiação:
Em seguida, o contador recebe um alerta no correio com um link para o rascunho e as verificações finalizados. O especialista não precisa mais sofrer com papel. Ele só pode verificar nas verificações o valor total da transação, a presença de um selo, uma assinatura e postagem. O contador agora passa menos de um minuto nela.
Resumo do Projeto
- Usando as tecnologias da ABBYY, a Big Company simplificou e acelerou não apenas a contabilidade, mas também o controle financeiro. Para fazer uma postagem, os funcionários não precisam mais esperar pelo correio com os documentos originais - apenas um clique para fazer uma digitalização com dados já verificados no arquivo eletrônico. É verdade que ainda é necessário um documento em papel. Mas agora ele pode ser enviado para a contabilidade posteriormente. Quando ele chegar lá, o funcionário marcará o sistema contábil “Original recebido”.
- Os funcionários recebem imediatamente todos os dados necessários sobre a transação das verificações, fazem transações oportunas e preparam todos os documentos para relatórios com antecedência. Agora eles não têm medo de verificações internas ou externas.
- Os contadores realizam transações financeiras três vezes mais rápido e a Big Company fecha o período do relatório 10 dias antes.
- Todas as filiais da Big Company armazenam documentos contábeis em um único arquivo eletrônico. Graças a isso, você pode encontrar qualquer fatura, contrato ou ato de trabalho executado, bem como quaisquer atributos deles (quantidade, IVA, nomenclatura do produto ou serviço) quatro vezes mais rápido do que antes.
- A solução processa mais de 2,6 milhões de páginas de documentos por ano.
Em vez de uma conclusão
A Big Company usa o
ABBYY FlexiCapture há 2 anos e coletou estatísticas durante esse período. Descobriu-se que os contadores fazem 95% dos lançamentos sem fazer alterações nos rascunhos. E isso significa que, no futuro, essas transações poderão ser ignoradas automaticamente. Aconteceu que este produto foi realmente o primeiro passo da empresa no caminho para introduzir elementos de “inteligência artificial” nos processos de negócios da empresa: a Big Company está desenvolvendo seu próprio programa.
Outras empresas russas também automatizam o trabalho de contabilidade: tornam mais simples e mais conveniente. Por exemplo, com a ajuda das tecnologias ABBYY, o serviço de controle financeiro da
Khlebprom recebe informações comerciais importantes duas vezes mais rápido e gasta 20% menos tempo na busca das faturas e guias de transporte necessárias. As tecnologias inteligentes de processamento de informações ajudam a equipe de contabilidade da
Rust holding a encontrar instantaneamente os documentos financeiros necessários durante as auditorias fiscais em massa. Em 2019, os especialistas da empresa planejam processar cerca de 10 milhões de páginas de documentos.
Elizaveta Titarenko,
Editor de blogs corporativos da ABBYY