No século 20, a vida e o trabalho das pessoas seguiram o planejado. No trabalho (simplificando - você pode imaginar uma planta), as pessoas tinham um plano claro para uma semana, um mês, um ano antes. Simplificando: você precisa cortar 20 partes. Ninguém dirá que agora é necessário cortar as partes 37 e, além disso, escreva um artigo com pensamentos sobre por que a forma dessas partes é apenas isso - e de preferência ontem.
Na vida cotidiana, as pessoas tinham o mesmo: força maior era força maior. Não há telefones celulares, um amigo não pode ligar para você e pedir "venha urgentemente ajudar a resolver o problema", você mora em um lugar quase a vida toda ("movendo-se como um fogo"), e geralmente pensava em ajudar seus pais "em dezembro por uma semana".
Sob essas condições, um código cultural foi formado onde você se sente satisfeito se tiver concluído todas as tarefas. E isso foi real. A falha em concluir todas as tarefas é um desvio da norma.
Agora tudo está diferente. O intelecto tornou-se uma ferramenta de trabalho e, nos processos de trabalho, é necessário usá-lo de várias formas. Um gerente moderno (especialmente um gerente de topo) passa por dezenas de tarefas de vários tipos ao longo do dia. E o mais importante, uma pessoa não pode gerenciar o número de "mensagens recebidas". Novas tarefas podem cancelar tarefas antigas, alterar sua prioridade, alterar a própria configuração das tarefas antigas. Sob essas condições, é quase impossível formular um plano com antecedência e concluí-lo em etapas. Você não pode responder à tarefa "temos uma solicitação de imposto urgente, precisamos responder hoje, caso contrário, uma multa" para dizer "planejarei a próxima semana".
Como viver com isso - para que haja tempo de vida fora do trabalho? E é possível aplicar algum tipo de algoritmo de gerenciamento de trabalho na vida cotidiana? Há três meses, mudei radicalmente todo o sistema de estabelecimento e controle de metas. Quero contar como cheguei a isso e o que aconteceu no final. A peça será dividida em duas partes: na primeira - um pouco sobre, se assim posso dizer, ideologia. E o segundo é inteiramente sobre prática.
Parece-me que o problema para nós não é que haja muito mais tarefas. O problema é que nosso código sociocultural ainda está configurado para executar "todas as tarefas planejadas para hoje". Preocupamo-nos quando os planos quebram, preocupamo-nos quando não cumprimos tudo o que foi planejado. Ao mesmo tempo, escolas e universidades ainda operam dentro da estrutura do código anterior: há um determinado conjunto de lições, há tarefas de lição de casa bem planejadas e a criança tem um modelo em sua cabeça que sugere que a vida continuará a mesma. Se você imagina a versão mais difícil, na realidade, na sua aula de inglês, eles começam a falar sobre geografia, a segunda aula demora 45 horas em vez de quarenta minutos, a terceira aula é cancelada e, na quarta no meio da aula, sua mãe liga para você e pede urgentemente que você compre e compre. trazer mantimentos para casa.
Esse código sociocultural faz uma esperança de que é possível alterar o fluxo de entrada - e é assim que você organiza sua vida, e a vida descrita acima é anormal, porque não possui um plano claro.
Esse é o principal problema. Precisamos perceber e aceitar que não podemos controlar o número de mensagens recebidas, apenas podemos controlar como nos relacionamos com isso e como realmente processamos as mensagens recebidas.
Não se preocupe com o fato de que cada vez mais solicitações de mudança de planos cheguem: não trabalhamos mais em máquinas (com raras exceções), as cartas não saem mensalmente (sim, estou otimista) e um telefone fixo se tornou um anacronismo. Portanto, é necessário alterar o processo de processamento de mensagens, aceitar a vida atual como ela é e perceber que o código sociocultural anterior não funciona.
O que podemos fazer para facilitar? É muito difícil “criar um bom site”, mas com uma tarefa técnica clara (ou pelo menos apenas com uma descrição mais clara da tarefa) alcançar o resultado correto (e de fato, obter pelo menos algum resultado) fica muito mais fácil.
Meu melhor exemplo, então tentarei decompor meus desejos. Entendo claramente que isso não está acontecendo com o processamento dos planos de vida e de trabalho: agora é "ruim", mas quero que se torne "bom".
O que é "ruim" e "bom" no nível "alto" de decomposição?
Ruim: sinto-me desconfortável por causa da incerteza de poder fazer tudo o que prometi fazer a outras pessoas ou a mim mesmo, fico chateado por não conseguir realizar as coisas que planejei há muito tempo, porque tenho que adiá-las ou por causa da queima tarefas, ou é muito difícil abordá-las; Não posso fazer tudo o que é interessante, porque o trabalho e a vida ocupam a maior parte do tempo, é ruim porque não posso dedicar tempo à minha família e ao descanso. Um ponto separado: não estou em um modo de alternância de contexto constante, a partir do qual, em muitos aspectos, tudo isso ocorre.
Bom: não sinto ansiedade, porque sei o que farei no futuro próximo, a ausência dessa ansiedade me permite passar melhor meu tempo livre, não sinto um cansaço regular (a palavra "constante" não combina comigo, é apenas regular), Não preciso me mexer e mudar para nenhuma comunicação recebida.
Em geral, muito do que descrevi acima pode ser descrito com uma frase simples: "redução da incerteza e incerteza".
Assim, a tarefa técnica é algo como:
- Modificação do processamento de tarefas recebidas - para que o contexto alterne.
- Trabalhe com o sistema de definição de tarefas - para que pelo menos os assuntos e idéias atuais não sejam esquecidos e que algum dia sejam processados.
- Resolvendo a previsibilidade de amanhã.
Antes de mudar qualquer coisa, preciso entender o que posso mudar e o que não.
A tarefa difícil e enorme é entender e reconhecer que eu não posso mudar o fluxo de entrada propriamente dito, e esse fluxo faz parte da minha vida na qual acabei por vontade própria; os profissionais dessa vida superam os contras.
Talvez você, no primeiro nível de solução do problema, deva pensar: você realmente quer o lugar na vida em que se encontrou ou quer outra coisa? E se você acha que quer outra coisa, talvez valha a pena resolver exatamente isso com um psicólogo / psicanalista / psicoterapeuta / guru / chamá-los por qualquer nome - essa pergunta é tão profunda e séria que eu não vou aqui.
Então, eu estou onde estou, gosto, tenho uma empresa de 100 pessoas (sempre quis fazer negócios), faço um trabalho interessante (isso é interagir com as pessoas, inclusive para alcançar objetivos de trabalho - e sempre me interessei “Engenharia social” e tecnologia), o negócio é construído na “solução de problemas” (e eu sempre gostei de ser um “fixador”), me sinto bem em casa. Eu gosto daqui, com exceção dos "efeitos colaterais" listados na parte "ruim".
Dado que gosto desse tipo de vida, não posso alterar (com exceção de delegar tarefas, conforme descrito abaixo) o fluxo recebido, mas posso alterar seu processamento.
Como Eu sou um defensor do conceito de que é necessário ir do menor para o maior - primeiro, resolver o mais doloroso, ao mesmo tempo solucionável por problemas simples de mudança, e passar para grandes mudanças.
Todas as alterações que eu fiz podem ser reduzidas para três direções; Vou listá-las de alterações simples (para mim) a complexas:
1. Processando e salvando tarefas.Eu nunca poderia normalmente (e mesmo agora não posso) manter diários de papel, escrever e formular uma tarefa - é muito difícil para mim, e sentar em algum tipo de rastreador regularmente é tão difícil.
Eu aceitei isso, e meu conceito básico era que as coisas que tenho na cabeça são as mais importantes.
As tarefas de processamento ocorreram neste modo:
- a tarefa da qual me lembro é concluir como as mãos alcançam;
- a tarefa que chega - se realizada rapidamente, completa assim que recebida, se realizada por um longo período de tempo - promete que eu a farei;
- as tarefas que esqueci só podem ser realizadas quando elas são lembradas.
Uma certa quantidade de tempo conviveu com isso mais ou menos normalmente, até que as “tarefas que eu esqueci” se transformaram em um problema.
Isso se transformou em um problema de duas maneiras:
- Quase todos os dias chegavam as tarefas esquecidas que precisavam ser executadas pela região hoje (o hardcore que acabou com os oficiais de justiça sobre o débito de multas da polícia de trânsito antes de voar para os Estados Unidos e a necessidade urgente de descobrir se eles me deixariam voar).
- Um grande número de pessoas considera incorreto perguntar sobre a solicitação e deixar para si. As pessoas ficam ofendidas por você ter esquecido algo, se esse é um pedido pessoal e, se for um pedido de trabalho, acaba se transformando em um incêndio que precisa ser feito hoje (consulte o parágrafo um).
Havia algo a ver com isso.
Por mais incomum que eu fosse, comecei a escrever todos os casos. Só isso. Tive a sorte de pensar nisso, mas, em geral, toda a idéia é muito semelhante ao conceito de
GTD .
O primeiro passo foi simplesmente descarregar todos os casos da minha cabeça no sistema mais simples para mim. Acabou sendo o
Trello : a interface é muito rápida, o processo de criação de tarefas é mínimo, há um aplicativo simples no telefone (eu mudei para Todoist, mas mais sobre isso na segunda parte técnica).
Graças a Deus, faço gerenciamento de TI de uma maneira ou de outra há 10 anos e entendo que "criar um aplicativo" está condenado, assim como "ir ao médico". Portanto, comecei a dividir tarefas em tarefas decompostas na forma de ações.
Entendo claramente que sou uma pessoa muito dependente de um feedback positivo, que posso dar a mim mesmo (se vir) na forma de um feedback "veja quanto você ganhou hoje". Portanto, a tarefa de "ir ao médico" se transforma em tarefas de "escolher para qual médico ir", "escolher o horário em que você pode ir ao médico", "ligar e marcar uma consulta". Ao mesmo tempo, não quero me esforçar: cada uma das tarefas pode ser realizada em um dos dias da semana e a satisfação de que você já passou de algum estágio da tarefa.
Ponto-chave: decomposição de tarefas e redação de tarefas na forma de ações curtas.Enquanto a tarefa estiver em sua cabeça, enquanto você pensa que deve ser concluída em algum momento, você não ficará calmo.
Se ainda não foi gravado e você se esqueceu, você sofrerá quando se lembrar e se lembrar que se esqueceu.
Isso se aplica a todos os assuntos, incluindo os domésticos: sair para o trabalho e lembrar que eu esqueci de jogar fora o lixo não é nada legal.
Essas experiências simplesmente não são necessárias. Portanto, comecei a registrar geralmente todos os casos.
O objetivo é, tendo treinado em si a descarga de todos (absolutamente todos) os casos em qualquer rastreador, o próximo passo é começar a parar de pensar nos casos registrados em sua cabeça.
Quando você entende que tudo o que estava pensando em fazer é anotado e mais cedo ou mais tarde chega lá, para mim, pessoalmente, a ansiedade desaparece.
Você para de se contrair porque, no meio do dia, lembra-se de que queria mudar as luzes no corredor, conversar com um funcionário ou escrever um documento (e se apressa em escrevê-lo com urgência).
Ao minimizar o número de tarefas esquecidas (neste contexto, não escritas), minimizo a ansiedade que ocorre quando lembro essas tarefas mais esquecidas.
É impossível anotar e lembrar, mas se havia 100 tarefas desse tipo antes, então, em um determinado momento, há 10 delas e há menos "incidentes" de ansiedade.
Ponto-chave: escreva tudo, tudo, mesmo que tenha certeza de que iremos nos lembrar.Não me lembro de tudo: por mais estúpido que seja, gravo tudo para "passear com o cachorro".
O que eu decidi dessa maneira? A ansiedade pelo fato de eu estar constantemente com medo de esquecer algo diminuiu (eu examinei os planos, as tarefas da promessa etc.) em minha cabeça e, em geral, a mudança extra em minha cabeça sobre "pensar o que mais eu poderia prometer" desapareceu.
2. Reatividade reduzida.Não podemos reduzir o fluxo recebido, mas podemos mudar a maneira como reagimos a ele.
Eu sempre fui uma pessoa reativa e me empolguei com isso, atendi imediatamente o pedido de uma pessoa para fazer alguma coisa por telefone, tentei cumprir imediatamente a tarefa colocada na vida ou no dia a dia, como um todo era o mais rápido possível, me senti bem com isso. Isso não é um problema, mas se transforma em um problema quando uma reação semelhante se transforma em instinto. Você para de distinguir onde você realmente precisa agora e onde as pessoas podem muito bem esperar.
O problema é que sentimentos negativos também são gerados a partir disso: primeiro, se não tive tempo de fazer algo ou esqueci o que prometi reagir, fiquei novamente muito chateado, mas isso não foi crítico individualmente. Isso se tornou crítico no momento em que o número de tarefas às quais eu queria responder instantaneamente instintivamente era mais do que as capacidades físicas para fazer isso.
Comecei a aprender a não responder imediatamente. No início, era apenas uma solução puramente técnica: para qualquer solicitação de entrada "por favor, faça", "por favor, ajude", "vamos nos encontrar", "vamos ligar para você", eu em vez de reagir e até em vez de analisar quando fiz isso foi a primeira a tarefa é simplesmente processar essa solicitação recebida e planejar quando a executarei. Ou seja, a primeira coisa no rastreador não é a tarefa de cumprir o que foi solicitado, mas a tarefa de "amanhã ler o que Vanya escreveu no telegrama e entender se posso fazê-lo e quando o faço, se puder". A coisa mais difícil aqui é lidar com os instintos: um grande número de pessoas pede uma reação rápida por padrão e, se você está acostumado a viver no ritmo de uma reação dessas, sente-se desconfortável se não atender imediatamente ao pedido de uma pessoa.
Mas um milagre aconteceu: acontece que 9 em cada 10 pessoas que pedem para fazer algo "ontem" podem esperar até "amanhã" quando chegar aos negócios, se você apenas lhes disser que amanhã você o encontrará. Isso, juntamente com o registro dos assuntos e as promessas de chegar lá, torna a vida tão fácil que começa a parecer que agora você está vivendo de maneira estruturada (e talvez seja assim). É claro que você precisa de muito treinamento, mas, de fato, nas condições em que você aceitou essa regra, pode aprender rapidamente isso. E isso resolve enormemente os problemas de alternar contextos e não cumprir planos. Tento definir todas as novas tarefas para amanhã, todos os pedidos aos quais reagi antes, também faço para amanhã e já amanhã descubro o que pode ser feito e quando. Os planos para hoje estão se tornando menos flutuantes.
3. Priorização e conserto de coisas repentinas.Como disse no início, reconheci por mim mesmo que o fluxo de tarefas de cada dia é mais do que posso cumprir. Um conjunto de tarefas reativas ainda permanece. Portanto, todas as manhãs trato das tarefas definidas para hoje: quais realmente precisam ser feitas hoje, quais podem ser transferidas para amanhã de manhã, para decidir quando devem ser feitas, quais devem ser delegadas e quais podem ser descartadas. Mas este não é o fim da questão.
Uma grande frustração ocorre quando, à noite, você percebe que não fez coisas críticas por hoje. Mas na maioria das vezes isso ocorre porque hoje surgiram coisas não planejadas, às quais, apesar dos esforços máximos para adiar a reação, era necessário responder hoje. Comecei a escrever todas as coisas que fiz hoje, imediatamente depois de fazê-las. E à noite eu estava olhando a lista de tarefas concluídas. O advogado veio conversar - anotou, o cliente ligou - anotou. Ocorreu um acidente, ao qual é necessário responder - gravado. O serviço do carro ligou e disse que o carro deveria ser trazido hoje precisamente para que fosse reparado no domingo - escreveu. Isso permite que você entenda por que eu não cheguei às tarefas definidas para hoje e não me preocupe com isso (se as tarefas repentinas valerem a pena), e conserte onde eu poderia processar as tarefas recebidas de maneira menos reativa (informe ao serviço que eu não posso fazer isso e eu Só trago o carro amanhã e descubro o que será possível fazer no domingo, até amanhã). Eu tento gravar absolutamente todo o trabalho concluído, até "Eu assinei dois documentos do departamento de contabilidade" e uma conversa minuciosa com um colega.
4. Delegação.O tópico mais difícil para mim. E aqui estou ainda mais feliz em aceitar do que dar conselhos. Estou apenas aprendendo a fazer o certo.
O problema com a delegação é a organização dos processos de delegação. Onde esses processos são criados, transferimos facilmente tarefas. Onde os processos não são depurados, a delegação parece muito longa (em comparação com quando você executa a tarefa) ou simplesmente impossível (ninguém mais pode executar essa tarefa com certeza).
Essa falta de processos cria um bloqueio na minha cabeça: eu nem tenho a ideia de que você pode delegar uma tarefa. Apenas algumas semanas atrás, quando decidi mudar do Trello para Todoist, percebi que havia três horas transferindo tarefas de um sistema para outro, sem nem pensar que alguém poderia fazê-lo.
O principal experimento para mim agora é superar meu próprio bloqueio e pedir às pessoas que façam algo nesses casos, quando tenho certeza de que elas não concordarão ou não sabem como fazê-lo. Gaste tempo explicando. Aceite que as coisas levarão mais tempo. Se você compartilhar sua experiência, ficarei muito feliz.
Armadilhas
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