Gerenciamento de tempo não é realmente uma solução, mas parte do problema
Autor do artigo: Adam M. Grant, psicólogo e escritor americano; Professor da Wharton School of Business; o autor de três best-sellers do New York Times e o livro “Trabalhar com a cabeça. Padrões de sucesso de um especialista em TI. ”Alguns anos atrás, durante um intervalo nas aulas de liderança, onde eu era professor, o gerente Michael se aproximou de mim com incerteza. Seu chefe disse que precisava ser mais produtivo e passou várias horas estudando o que estava perdendo tempo. Ele já cortou todas as reuniões opcionais. Ele não conseguiu encontrar tarefas que poderiam ser jogadas fora do calendário. Ele não viu uma maneira óbvia de torná-los mais eficazes.
"Soará como uma piada, mas na realidade tudo é sério", ele admitiu. "A única coisa que me ocorreu foi beber menos água para não correr ao banheiro com tanta frequência."
Vivemos em uma cultura obcecada por produtividade pessoal. Engolimos livros sobre como fazer as coisas e sonhamos semanas de trabalho de quatro horas. Servimos o culto à confusão e nos orgulhamos de como estamos ocupados. Muitas vezes nos dizem que a chave para fazer as coisas é gerenciar o tempo. Se você puder planejar melhor seu calendário, poderá obter o nirvana de produtividade.
No entanto, após duas décadas estudando a produtividade, fiquei convencido de que o gerenciamento do tempo não é realmente uma solução, mas parte do problema.
Na maior parte da minha carreira, a pergunta mais frequente é: "Como posso fazer mais?" Às vezes as pessoas me perguntam porque sabem que eu trabalho como psicólogo organizacional e a produtividade é uma das áreas que estudo. Eles me perguntam com mais frequência porque lêem
um artigo sobre mim no New York Times ou meu
livro popular , que diz o quanto eu faço.
Mas, na verdade, não me sinto particularmente produtivo. Como não ligo constantemente com meus objetivos diários, foi difícil responder a essa pergunta. Somente depois de uma conversa com Michael, ocorreu-me: a produtividade não está relacionada ao gerenciamento do tempo. Há um número limitado de horas em um dia e, se nos concentrarmos no gerenciamento do tempo, entenderemos melhor quanto tempo estamos perdendo.
É melhor gerenciar a atenção: priorize pessoas e projetos importantes e não preste atenção em quanto tempo eles levam.
O gerenciamento de atenção é a arte de focar em fazer as coisas com os objetivos certos, nos lugares certos e no momento certo.
Bem, tudo bem, mas por que precisamos mudar o objeto de concentração?
É geralmente aceito que, ao gerenciar o tempo, uma pessoa deve estabelecer metas para si mesma relacionadas à conclusão do trabalho em uma tarefa. Eu decidi fazer isso ao escrever este artigo. O objetivo era 1200 palavras, então me sentei no computador às 8 horas da manhã e me dei três horas, o que seria suficiente para escrever um artigo a uma velocidade de seis palavras por minuto. Pelos seis minutos seguintes, eu fiquei escrevendo zero palavras e apenas olhei para o cursor piscando. A única tarefa concluída foi procurar no Google informações sobre se o cursor recebeu o nome de todos os escritores que o amaldiçoaram. cursor - cursor (do cursor latino - corredor), para amaldiçoar - amaldiçoar / aprox. transl.]. (Sim, eu sei que você está zombando de mim, você, um sub-retângulo intermitente). Então me perguntei quantas palavras por minuto eu poderia escrever basicamente e passei no teste de digitação. Não gostei do resultado, passei em outro teste, depois em outro ...
No final, eu me desesperei e passei a gerenciar a atenção.
Alvin Brooks White escreveu uma vez: “Todas as manhãs acordo, dividido entre o desejo de melhorar (ou salvar) o mundo e o desejo de desfrutar (ou provar) o mundo. Por isso, é difícil planejar o seu dia. " Mas, como resultado de minha pesquisa, descobri que as pessoas produtivas não se preocupam em escolher qual desses desejos deseja satisfazer. Eles seguem os dois simultaneamente, inclinando-se para projetos, ambos interessantes para eles pessoalmente e importantes do ponto de vista social.
Portanto, em vez de me concentrar na rapidez com que gostaria de terminar este artigo, perguntei-me por que concordava em escrevê-lo: posso aprender algo novo com a síntese da minha pesquisa; Finalmente terei um link para o qual posso enviar as pessoas quando me perguntarem sobre produtividade; ela pode ajudar alguns deles. Como resultado, comecei a pensar em pessoas diferentes que podiam lê-lo, o que me lembrou Michael. Hoba.
Muitas vezes, nossos problemas de produtividade não se devem à falta de eficiência, mas à falta de motivação. A produtividade não é uma virtude, é um meio para atingir um fim. Só é virtuoso quando o objetivo é digno. Se seu objetivo é a produtividade, você precisa confiar na força de vontade para se forçar a executar essa tarefa. Se você prestar atenção ao motivo pelo qual você gosta deste projeto e a quem se beneficiará dele, naturalmente será atraído por motivação intrínseca.
Mas como não posso me distrair da tarefa, se o tempo não me incomoda?
O gerenciamento de atenção inclui a capacidade de perceber onde exatamente você consegue fazer o que pretendia. Eu cresci em Michigan e, quando voltei para estudar na faculdade, tentei convencer meu amigo da Costa Oeste a vir comigo.
"Está muito cinza e frio", disse ela depois que veio visitar durante uma nevasca. E então ela foi estudar em Stanford. E o próximo inverno em Michigan foi o mais frio e mais cinza de tudo que eu conseguia lembrar, e nunca fui mais produtivo. Além do trabalho, não havia absolutamente nada a fazer!
Naturalmente,
vários estudos liderados por Julia Lee (atualmente morando em Michigan) mostram que o mau tempo tem um efeito positivo na produtividade, pois é menos provável que nos distraímos com a ideia de dar um passeio. Os pesquisadores descobriram que em dias de chuva, os funcionários dos bancos japoneses faziam pagamentos mais rapidamente e, quando os Estados Unidos estavam com mau tempo, as pessoas corrigiam com mais eficiência os erros de texto. Diante disso, esperei deliberadamente começar a escrever este artigo após a queda de neve, quando o mingau derretido do lado de fora da minha janela se tornou pouco atraente.
Minha parte favorita de gerenciar a atenção é quando. A maioria das dificuldades que enfrentamos com a produtividade está relacionada a tarefas que não queremos, mas devemos fazer. Por muitos anos, acreditei que essas tarefas deveriam ser executadas imediatamente após outras interessantes, a fim de usar a energia acumulada. E então meu colega Jihe Shin e eu conduzimos um estudo em uma loja de departamentos coreana e descobrimos que, se você der aos funcionários uma tarefa muito interessante, eles executarão tarefas muito mais chatas e muito piores.
Uma razão possível para isso são os efeitos do chamado efeito.
equilíbrio de atenção . Sua mente está tentando retornar a uma tarefa interessante e viola a concentração no desinteressante. Mas, no experimento, onde os americanos assistiram aos vídeos pela primeira vez e depois executaram a tediosa tarefa de inserir dados, descobrimos um mecanismo diferente: o efeito de contraste. Vídeos interessantes ou engraçados tornam a tarefa de inserir dados ainda mais dolorosa, pois uma sobremesa doce torna o sabor de vegetais amargos ainda mais nojento. Portanto, se você deseja ganhar energia para uma tarefa chata, faça-a após uma relativamente interessante e guarde a mais interessante para mais tarde como recompensa. Não é questão de tempo, mas de escolher o momento certo.
Criadores e gerentes
Eu acho que você quer se tornar não apenas mais produtivo, mas também mais criativo.
Tudo se resume ao fato de que produtividade e criatividade exigem estratégias opostas de gerenciamento de atenção. A produtividade é nutrida pela construção de filtros de atenção que ajudam a abandonar pensamentos que não estão relacionados ao caso ou a distraí-lo. A criatividade é alimentada pela eliminação desses filtros e pela aceitação de tais pensamentos.
Como tirar o melhor proveito dessas duas áreas? Em seu livro “When”, Dan Pink escreve sobre evidências de que seus
ritmos circadianos podem ajudá-lo a escolher o momento certo para o trabalho produtivo e criativo. Se você gosta de acordar cedo, deve fazer um trabalho analítico pela manhã, quando estiver mais alerta; deixar tarefas rotineiras para a hora do almoço; Permita trabalhos criativos à tarde ou à noite, quando é mais provável que seu pensamento seja não linear. Se você é uma coruja, é melhor se envolver em projetos criativos pela manhã e em tarefas analíticas à tarde e à noite. E isso não é gerenciamento de tempo, porque você pode gastar a mesma quantidade de tempo concluindo tarefas, mesmo depois de reconstruir sua agenda. Isso é gerenciamento de atenção: você percebe a sequência na qual é melhor executar o trabalho e se adapta a ele.
Gerenciar o tempo de trabalho significa também pensar de maneira diferente sobre como planejar o trabalho. Gosto muito da
proposta de Paul Graham de dividir a semana em dias "criativos" e "gerenciais".
Nos dias de gestão, atenda e faça chamadas. Em dias criativos, encontre tempo para produtividade e criatividade, sabendo que você não se distrairá com as coisas que normalmente atrapalham o fluxo de trabalho. Infelizmente, poucos de nós têm o luxo desse planejamento, o que significa que precisamos procurar maneiras de alocar tempo para a criação.
A administração do tempo diz que precisamos nos livrar completamente dos momentos de distração - não apenas daqueles pelos quais os
outros são
responsáveis , mas também daqueles que nós mesmos geramos. Se você é sugado pelas redes sociais, precisa interrompê-lo. O gerenciamento de atenção oferece uma alternativa: pense em quando se distrair.
Estudando na escola, eu matei todos os sábados para assistir TV, e então fiquei com nojo por causa disso. Mas eu não desisti da TV. Eu introduzi uma regra: ligo a TV apenas se souber antecipadamente o que quero assistir. Adaptei a mesma política às redes sociais: se eu trabalho, vou para lá apenas para compartilhar conteúdo. E deixei de lado o rolo da fita no momento em que não posso fazer nada - estou esperando o avião decolar ou descansando após os exercícios.
A maioria dos escritores com quem eu estou familiarizado espera dias criativos para trabalhar e acredita que eles precisam de 4 a 6 horas para se aprofundar em um problema difícil ou enfrentar uma grande idéia. No entanto,
há evidências de que as pessoas que escrevem por longos períodos alcançam menos do que as pessoas que escrevem em breves passagens. Progresso significativo pode ser alcançado em intervalos surpreendentemente curtos: quando os alunos de pós-graduação
foram ensinados a escrever em intervalos de 15 minutos, concluíram suas dissertações mais rapidamente.
Se você está tentando ser mais produtivo, não precisa analisar como gasta seu tempo. Preste atenção ao que absorve sua atenção. Olhei pela primeira vez para o relógio depois que me lembrei da história de Michael. Agora 10:36, e excedi meu objetivo em 500 palavras. Decida por si mesmo se os últimos 156 minutos foram um bom exemplo de como chamar minha atenção e os poucos minutos que você passou lendo um artigo foram de grande utilidade para você.
O que me lembra mais uma coisa: tenho certeza que as pessoas de alto desempenho têm o oitavo hábito. Eles não passam o tempo todo lendo sobre os sete hábitos de pessoas altamente eficazes.