Por mais intuitivo que seja o design da interface do cliente Web do Zimbra, ele ainda oculta vários não tão óbvios, mas capaz de melhorar significativamente um ou outro aspecto do trabalho com o chipset Zimbra Collaboration Suite. Preparamos para você três recursos úteis do Zimbra que certamente serão úteis para você.
CalendárioUma das funções mais importantes do sistema de colaboração é um diário sincronizado, que permite aos gerentes gerenciar o tempo de seus subordinados da maneira mais eficiente possível, definir tarefas e também agendar reuniões e reuniões em um horário conveniente para todos. É por isso que o acesso rápido ao diário é uma daquelas coisas que podem aumentar significativamente a produtividade dos funcionários.
A capacidade de ver rapidamente sua programação também está disponível em Zimbra. Ele é implementado na forma da função “Calendário” incorporada - uma pequena janela com os dias do mês atual, que permite ver sua programação para um dia específico ou adicionar um novo evento ao seu diário diretamente da janela principal do Zimbra. Assim, clicando com o botão esquerdo na data desejada no calendário, você verá imediatamente sua programação para esse dia e, clicando nela com o botão direito do mouse, poderá criar um novo compromisso para esse dia.
A exibição “Calendário” é ativada por padrão; no entanto, se desejado, pode ser desativada na seção “Diário” das configurações do cliente da Web Zimbra.
Forçar verificação ortográficaA correspondência comercial deve ser competente. Ao se comunicar com pessoas que não o vêem, é a escrita alfabetizada que permite causar uma agradável primeira impressão. Além dos erros de digitação ao digitar, os erros podem surgir em um email ao copiar e colar partes de texto prontas nas quais raramente alguém lê ao enviar. O Zimbra pode ajudar a evitar erros de gravação.
Nas configurações do cliente web do Zimbra, você pode encontrar uma função chamada "Certifique-se de verificar a ortografia antes de enviar uma mensagem", que funciona exatamente como você pensava. Depois de clicar no botão "Enviar", o cliente da Web verifica a ortografia do texto da carta e exibe um aviso sobre os erros encontrados e oferece ignorar os erros ou corrigi-los.
Como qualquer verificação ortográfica automática, essa função não garante 100% de alfabetização nas cartas enviadas, mas pode reduzir significativamente o número de erros de digitação e ortografia na correspondência comercial, o que significa um efeito positivo na imagem da empresa como um todo.
Fluxos de açãoPraticamente em qualquer empresa, existe uma caixa de correio especial para receber cartas com apelações, ofertas de cooperação e assim por diante. As especificidades da operação desta caixa de correio implica que a filtragem do correio que chega a ela deve ser mínima ou completamente ausente. Ao mesmo tempo, alguém deve olhar para todas as cartas recebidas e, através de toneladas de spam, procurar cartas de pessoas vivas. E quanto mais cartas para essa caixa de correio, mais precioso tempo de trabalho a pessoa responsável por ela passa visualizando essa caixa de correio. Além disso, a limpeza de caixas de correio de vários tipos de correspondência e spam pode ser reivindicada por funcionários comuns. Existe alguma maneira de otimizar esse doloroso processo em Zimbra? Como se viu, sim. A função interna "Flow of Action", que filtra as mensagens no lado do cliente, nos ajudará com isso.
O "Fluxo de ações" permite criar uma pasta separada no e-mail do usuário, que receberá automaticamente as letras correspondentes aos filtros que você definir. Por exemplo, a funcionalidade interna do cliente da Web Zimbra permite que você reconheça e envie automaticamente mensagens de marketing para o "Fluxo de ações"; Mensagens recebidas através de listas de discussão Mensagens nas quais seu endereço não está indicado no campo Para ou Cc; bem como pessoas que não estão na sua lista de contatos. Por esse motivo, muito menos cartas serão acumuladas na Caixa de entrada, enquanto as cartas acumuladas no Fluxo de ações podem ser visualizadas sem muito barulho no final do dia útil e respondidas àquelas que são de natureza comercial.
Além das quatro opções listadas acima, o "Fluxo de ações" permite que você faça configurações mais refinadas para filtrar letras. Por exemplo, você pode criar uma pasta separada para cartas de marketing, uma pasta separada para cartas recebidas de remetentes que não estão na lista de contatos e assim por diante. Depois de aplicar os filtros selecionados, as pastas criadas serão preenchidas automaticamente com letras, permitindo que você receba apenas mensagens realmente importantes na Caixa de Entrada.
Para todas as perguntas relacionadas ao Zextras Suite, você pode entrar em contato com o representante da Zextras Katerina Triandafilidi pelo e-mail katerina@zextras.com