Era 2013. Vim trabalhar em uma das empresas de desenvolvimento que cria software para usuários particulares. Eles me disseram coisas diferentes, mas, menos do que tudo, eu esperava ver o que via: 32 máquinas virtuais pendentes no VDS indecentemente caro e alugado, três licenças “gratuitas” do Photoshop, 2 Corel, energia de telefonia IP paga e não utilizada e assim por diante. No primeiro mês, eu "baratizei" a infraestrutura em 230 mil rublos, no segundo em quase 150 (mil), depois o heroísmo terminou, a otimização começou e, como resultado, economizamos meio milhão por seis meses.
A experiência nos inspirou e começamos a procurar novas maneiras de economizar. Agora trabalho em outro lugar (adivinhe onde), para que, com a consciência limpa, possa contar minha experiência ao mundo. E você compartilha, vamos tornar a infraestrutura de TI mais barata e mais eficiente!
"A última demão foi cortada com os custos de servidores, licenças, ativos de TI e terceirização", resmungou o diretor financeiro e exigiu planejamento e orçamento1. Seja um tédio - plano e orçamento
Orçar seu ambiente de TI para sua empresa é chato, e a reconciliação é até perigosa em alguns lugares. Mas o fato de ter um orçamento quase garantido o protege de:
- corte de custos para o desenvolvimento de parque de hardware e software (embora haja otimizações trimestrais, você pode defender sua posição lá)
- descontentamento do diretor financeiro ou da contabilidade no momento da compra ou aluguel do próximo elemento da infraestrutura
- raiva do gerente por gastos não planejados.
O orçamento é necessário não apenas em grandes empresas - literalmente em qualquer. Reúna os requisitos de software e hardware de todos os departamentos, calcule as capacidades necessárias, leve em consideração a dinâmica das mudanças no número de funcionários (por exemplo, seu call center ou suporte aumenta durante a estação ocupada e diminui durante a estação livre), justifique as despesas e desenvolva um plano de orçamento por períodos ( ideal - por meses). Assim, você saberá exatamente quanto dinheiro receberá pelas tarefas com muitos recursos e otimizará os custos.
2. Use o orçamento corretamente
Depois que o orçamento é acordado e assinado, há uma tentação infernal de redistribuir custos e, por exemplo, aumentar todo o orçamento em um servidor caro no qual você pode implantar todos os DevOps com monitoramento e gateways :-) Nesse caso, você pode se encontrar em um modo de escassez de recursos para o resto tarefas e superações. Portanto, concentre-se apenas em necessidades reais e tarefas de negócios, para as quais a capacidade de computação é necessária.
3. Atualize o servidor dentro do prazo
Servidores de ferro desatualizados, bem como servidores virtuais, não trazem nenhum benefício para a organização - eles levantam questões em termos de segurança, velocidade e inteligência. Você gasta mais tempo, esforço e dinheiro para compensar a funcionalidade que falta, eliminar problemas de segurança e alguns patches para acelerar. Portanto, atualize seus recursos virtuais e de ferro - por exemplo, você pode fazê-lo agora com a campanha
"Turbo VPS" . Os preços não têm vergonha de mostrar na Habré.
A propósito, muitas vezes me deparei com situações em que o servidor de ferro no escritório era uma solução completamente injustificada: a maioria das pequenas e médias empresas pode resolver todos os problemas das capacidades virtuais e economizar muito dinheiro.
4. Otimize o trabalho de usuários comuns
Incentive todos os seus usuários a
economizar eletricidade usando a infraestrutura com cuidado. Aqui estão exemplos de excedentes típicos do lado do usuário:
- Instalação de aplicativos desnecessários sob o princípio de "todo o departamento" - os usuários são solicitados a fornecer software como um vizinho, porque é necessário ou simplesmente criar um aplicativo como "7 licenças do Photoshop para o departamento de design". Ao mesmo tempo, quatro trabalham no departamento de design com o Photoshop, e os três restantes são tipógrafos, e o usam a cada seis meses. Nesse caso, é melhor comprar 4 licenças e 1-2 tarefas por ano para resolver com a ajuda de colegas. Porém, mais frequentemente, essa história acontece com o software de escritório (em particular, o MS Office, que absolutamente todo mundo precisa na íntegra). De fato, a grande maioria dos funcionários pode conviver com editores de código aberto ou com o prático Google Docs.
- Os usuários utilizam recursos virtuais e metodicamente consomem todas as capacidades alugadas - por exemplo, os testadores gostam de criar máquinas virtuais carregadas e esquecem de pelo menos pagá-las, os desenvolvedores também não desdenham isso. A receita é simples: sair, extinguir todos :-)
- Os usuários usam os servidores da empresa como um armazenamento global de arquivos: upload de fotos (em RAW), vídeo, upload de gigabytes de música, especialmente os inveterados podem até criar um pequeno servidor de jogo com capacidade de trabalho (condenamos esses em um portal corporativo de forma humorística - funcionou muito bem).
- Caros funcionários, em todos os sentidos, eles arrastam o software pirateado para o trabalho e aqui estão eles, multas, problemas com a polícia e os fornecedores. Trabalhe com acessos e políticos, porque eles os arrastarão da mesma forma, mesmo que você esteja enviando discursos lacrimosos na sala de jantar corporativa e escrevendo pôsteres motivacionais.
- Os usuários consideram que têm o direito de exigir qualquer ferramenta conveniente para eles. Então, no meu arsenal estavam alugando Trello, Asana, Wrike, Basecamp e Bitrix24. Porque cada gerente de projeto escolheu um produto conveniente ou familiar para seu departamento. Como resultado, 5 soluções de suporte, 5 preços diferentes, 5 contas, 5 mercados e ajustes diferentes, etc. Você não precisa de integração, unificação e automação de ponta a ponta - hemorróidas cerebrais contínuas. Como resultado, de acordo com o general, fechei o banco, escolhi o Asana, ajudei a migrar os dados, treinei colegas ferozes e economizei bastante, incluindo força e nervosismo.
Em geral, negocie com os usuários, treine-os, conduza um programa educacional e se esforce para facilitar a eles e a seu trabalho. No final, eles serão gratos a você pelo pedido nos negócios e pelos líderes - pela redução de custos. Bem, provavelmente, vocês, meus queridos profissionais da Habré, perceberam que a solução para esses problemas nada mais é do que a formação da segurança da informação corporativa. Por isso, um agradecimento especial ao administrador do sistema (você não agradecerá a si mesmo ...).
5. Combine soluções em nuvem e desktop
Em geral, com base no fato de eu trabalhar como provedor de hospedagem e no final do artigo, estou cheio de desejo de falar sobre a venda legal de capacidades de servidor para empresas de qualquer escala, preciso acenar a bandeira e gritar "Todos para as nuvens!". Mas depois pecarei contra minhas qualificações de engenharia e parecerá um profissional de marketing. Portanto, exorto você a abordar o problema com sabedoria e combinar soluções em nuvem e desktop. Por exemplo, você pode alugar um sistema de CRM como serviço em nuvem (SaaS) e, de acordo com o livreto, custa 1000 r. por usuário por mês - meros centavos (omitirei a questão da implementação, no Habré já era). Assim, em três anos você gastará 360 000 rublos para 10 funcionários, para 4 - 480 000, para 5 - 600 000, etc. Ao mesmo tempo, você pode implementar o CRM para desktop pagando licenças competitivas (+100 para economia) por cerca de 250 mil rublos. e sirva como o mesmo photoshop. Às vezes, os benefícios em um período de 2 a 5 anos são realmente impressionantes.
E vice-versa, muitas vezes as tecnologias em nuvem permitem economizar em hardware, salários dos engenheiros, problemas de proteção de dados (mas não economizam neles!) E dimensionamento. Os fundos de nuvem são fáceis de conectar e desconectar, os custos de nuvem não se encaixam nos custos de capital da empresa - em geral, há muitas vantagens. Escolha soluções em nuvem quando justificadas em termos de escalabilidade, velocidade e flexibilidade.
Considere, combine e escolha combinações vencedoras - não darei uma receita universal, elas são próprias para cada empresa: alguém recusa completamente as nuvens, alguém constrói todo o negócio nas nuvens. A propósito, nunca recuse as atualizações de software (mesmo as pagas) - como regra, os desenvolvedores de aplicativos para negócios lançam versões mais estáveis e funcionais.
E outra regra para o software: livrar-se do software antigo que traz menos do que consome para manutenção e suporte. Já existe um análogo no mercado.
6. Evite duplicação de software
Eu já falei sobre cinco sistemas de gerenciamento de projetos no meu zoológico de TI, mas vou colocá-lo em um parágrafo separado. Abandonaram certos softwares, escolheram um novo - não se esqueça de parar de pagar pelo antigo, encontrou novos serviços de hospedagem - rescindir o contrato com o antigo provedor se não houver considerações especiais. Acompanhe os perfis de uso de software dos funcionários e livre-se de softwares não utilizados e duplicados.
Idealmente, se você tiver um sistema para monitorar e analisar o software instalado, poderá ver duplicatas e problemas funcionando automaticamente. A propósito, esse tipo de trabalho ajuda a empresa a evitar duplicação e repetição de dados - às vezes a busca por quem errou leva muito tempo.
7. Combine infraestrutura de aplicativos e periféricos
Mas quem considera esses consumíveis: cartuchos, unidades flash, papel, carregadores, UPS-shki, impressoras e assim por diante. discos de tubo. Mas em vão. Comece com papel e impressoras - analise perfis de impressão e faça uma rede de impressoras ou MFPs com acesso público, você ficará surpreso com a quantidade de papel e cartuchos economizados e quanto o custo de impressão de uma única folha diminuirá. E não, isso não é brincadeira, é uma otimização de um processo importante. Ninguém proíbe digitar guias e ensaios em equipamentos de escritório, mas imprimir livros que são uma pena comprar ou que relutam em ler na tela é demais.
Em seguida - sempre tenha um estoque de consumíveis que você compra de fornecedores com desconto, para que, em caso de problemas com o equipamento, não precise comprar exorbitantemente na loja de tecnologia mais próxima. Observe a depreciação e o desgaste, mantenha registros e forme um fundo de substituição - a propósito, é bom ter um fundo de substituição para equipamentos básicos de escritório. Só porque você não será elogiado pelo tempo de inatividade no trabalho, também é uma perda de dinheiro, especialmente em empresas de comércio e serviços.
Quanto à infraestrutura aplicada, existem dois principais itens de custo: Internet e comunicação. Ao escolher um provedor, veja as ofertas de pacotes, leia as estrelas nas tarifas, preste atenção à qualidade da comunicação e ao SLA. Alguns administradores decidem não se incomodar e comprar, por exemplo, telefonia IP em um pacote com uma central telefônica virtual paga, à qual também é emitida uma assinatura mensal. Não seja preguiçoso, compre apenas tráfego e aprenda a trabalhar com o Asterisk - este é o melhor do que foi criado no campo do PBX e uma solução quase sem complicações para tarefas de negócios de pequenas e médias empresas (se você tiver mãos diretas).
8. Documente e crie instruções para os funcionários
Isso é preguiça e é necessário. Em primeiro lugar, será mais fácil trabalhar e, em segundo lugar, a adaptação dos iniciantes será perfeita. Por fim, você mesmo saberá que sua infraestrutura está atualizada, completa e em perfeita ordem. Redigir instruções de segurança, manuais curtos para usuários, FAQ, descrever as regras e regulamentos para o uso de equipamentos de escritório. Uma instrução materialmente existente é muito mais convincente que as palavras; você sempre pode se referir a ela. Assim, você pode enviar um link para um documento com qualquer pergunta relevante e não aceitar o argumento "Não fui avisado". Então você economiza muito dinheiro na eliminação de erros.
9. Utilizar os serviços de terceirizados
Mesmo se você tiver um departamento de TI inteiro em sua empresa ou vice-versa em uma pequena infraestrutura, não é vergonhoso usar os serviços de terceirizados. Por que não obter os serviços de profissionais de classe que se especializam em algo complicado, por pouco dinheiro, ou seja, sem comprar um especialista dessa equipe. Terceirize uma parte do DevOps, serviços de impressão, administração de um site carregado, se você tiver um, suporte e um call center. Seu valor não cairá disso; pelo contrário, você receberá conhecimentos adicionais no campo de contatos com terceiros.
Se o seu gerente acredita que a terceirização é cara, explique a ele quanto ele terá que pagar ao especialista dedicado. Isso realmente funciona.
10. Não se envolva em código aberto e seu desenvolvimento
Sou engenheiro, sou desenvolvedor no passado e realmente acredito que é de código aberto que salva o mundo - o que são bibliotecas, sistemas de monitoramento, sistemas de gerenciamento de servidores etc. Mas se sua empresa decide comprar CRM, ERP, ECM etc. de código aberto, etc. ou o chefe da reunião grita que você cortará sua fatura de joelhos, salvará o navio e vai para os recifes. Aqui estão os argumentos para enfrentar um líder inspirado com uma aparência ardente:
- o código aberto é pouco suportado se for um repositório público ou for muito caro se for um código aberto de empresas (DBMS, suítes de escritório etc.) - você pagará literalmente por cada pergunta, solicitação e ticket;
- um especialista interno para implantar um produto de código aberto interno será muito caro devido à sua raridade;
- as melhorias de código aberto podem ser severamente limitadas por conhecimento, habilidades ou mesmo licenciamento;
- com o código aberto, você não inicia por muito tempo e será muito difícil adaptá-lo aos processos de negócios.
Escusado será dizer que o próprio desenvolvimento é um evento muito longo e caro? Por experiência própria, direi que leva três anos para trabalhar em um protótipo funcional que atenda aos requisitos de negócios e a capacidade de permitir que os usuários trabalhem nele. E então, se você tiver uma boa equipe de programadores (você pode ver os salários em “My Circle” - as conclusões serão feitas por você mesmo).
Então, serei banal e repito: considere todas as opções.
Então, resumirei brevemente para garantir que não esqueci nada:
- contar dinheiro - compare opções diferentes, considere fatores, compare;
- esforçar-se para reduzir o tempo de manutenção e treinamento do usuário, reduzir o risco de "interferência tola";
- tente consolidar e integrar a tecnologia - a arquitetura esbelta e a automação de ponta a ponta decidem;
- invista no desenvolvimento de TI, não viva com tecnologias desatualizadas - elas sugam dinheiro;
- correlacionar demanda e consumo de recursos de TI.
Você pode perguntar - por que economizar o dinheiro de outra pessoa, já que o escritório paga? A questão lógica! Mas sua capacidade de otimizar custos e gerenciar efetivamente os ativos de TI é principalmente sua experiência e seu perfil como profissional. Todos nós sabemos como fazer doces a partir de materiais improvisados :-)
O RUVDS apenas possui uma ação do WOW como uma excelente ocasião para atualizar as capacidades virtuais. Entre, olhe, escolha - resta muito pouco até 30 de abril.
De resto - um
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