A comunicação dentro da empresa é trabalho de todos

Uma estratégia de comunicação interna bem pensada é a base da alta produtividade da equipe

Imagine uma reunião típica de toda a equipe: alguém toma notas e faz perguntas, alguém está atrasado e senta-se, enterrado no telefone. Se, ao mesmo tempo, você é um líder, provavelmente é desagradável ver telas de smartphones iluminando o rosto dos funcionários. Mas se você é um trabalhador simples e as informações fornecidas não estão relacionadas às suas tarefas diárias, é mais fácil ignorar. A situação descrita é apenas um exemplo de como a comunicação dentro da empresa pode ser interrompida.

Comunicação interna é qualquer comunicação relacionada ao trabalho que ocorre dentro de uma organização: de anúncios gerais a conversas entre colegas. Se você vir a estratégia corporativa na comunicação interna, em vez da responsabilidade de uma pessoa ou departamento específico, isso ajudará a organização a eliminar alguns problemas estruturais e a criar uma cultura de confiança, transparência e coesão.

James Harter e Amy Adkins, do Instituto Gallup, escreveram em um artigo para a Harvard Business Review : “Muitas vezes, a comunicação é a base de um relacionamento saudável, incluindo o entre o funcionário e o gerente. [Comunicação contínua] - pessoalmente, por telefone ou eletronicamente - está associada a um nível mais alto de envolvimento. ” E quanto maior o envolvimento, melhor o lucro. O Instituto descobriu recentemente que as empresas com um alto envolvimento de funcionários em dividendos por ação estão à frente dos concorrentes em 147%.

E a boa notícia é que absolutamente todos podem desempenhar um papel na formação de uma cultura de comunicação aberta no trabalho.

Traduzido para Alconost


Autor da imagem - Wanging Lee

Uma boa estratégia de comunicação interna começa com a liderança

O departamento de recursos humanos e a equipe de gerenciamento podem se comunicar diariamente com os funcionários, mas os últimos esperam um fluxo de informações bidirecional com a gerência. Reuniões e boletins da empresa são convenientes quando você precisa fazer anúncios, mas se essa é a principal maneira de entrar em contato com os funcionários, eles podem se sentir alienados .

Todo mundo quer ser apreciado, então, quando se trata de comunicação interna, o mais importante é acessibilidade , transparência e transparência . Nesse caso, várias considerações devem ser mantidas em mente.

Grandes anúncios devem ser feitos primeiro por você

É improvável que você queira que os funcionários aprendam sobre os principais eventos (por exemplo, sobre uma fusão ou mudança de liderança) de uma fonte externa (redes sociais, sites de notícias etc.) pela primeira vez. Se você desenvolver um plano de alerta antes de grandes mudanças, isso ajudará a manter a confiança dos funcionários e a melhorar sua resposta. Um estudo do Slack Future of Work descobriu que os funcionários valorizam a transparência: 80% dos funcionários querem saber mais sobre como os líderes tomam decisões.

Personalização da lista de discussão

Uma carta lindamente projetada é ótima, mas é igualmente importante pensar no conteúdo: as mensagens devem ser concisas e fáceis de ler, com um mínimo de siglas e jargões. Ao se sentar para escrever o texto do anúncio, tente torná-lo um pouco mais pessoal. Faça a si mesmo estas perguntas:

• O que é atualmente otimista sobre você?
  
• Como posso agradecer aos funcionários pelo excelente trabalho?
  
• Volte para a sua experiência: aconteceu alguma coisa na sua vida pessoal ou profissional que possa ser conectada com esse momento da vida da empresa?
  

Sempre diga quando e como os funcionários podem fazer perguntas e continuar a conversa.

Melhore o seu sistema de gerenciamento de conhecimento

É fácil para as equipes encontrar as informações de que precisam para trabalhar? Talvez documentos e registros de reuniões sejam perdidos em pastas de e-mail que já estão começando a se parecer com bonecas matryoshka? Se encontrar informações e compartilhá-las em uma organização se tornar um problema, pode valer a pena avaliar a eficácia do sistema de gerenciamento de conhecimento usado.

Os líderes devem estar constantemente abertos à comunicação

Se você é um líder, tem uma ideia clara dos processos de trabalho da equipe e está pronto para defendê-los. Além disso, você tem a oportunidade de melhorar a comunicação interna: para isso, é necessário estimular o feedback e agir de acordo com ele.

O autor best-seller Jacob Morgan, em The Employee Experience Advantage, diz o seguinte: “Ainda existem lugares no mundo em que os funcionários não são convidados a dar feedback, expressar idéias e não os incentivam a compartilhar suas opiniões. Muitas vezes, nessas organizações, quando alguém se manifesta, ele fica sob a pressão da burocracia e das intrigas do escritório. ”

Se você permanecer aberto à comunicação com os funcionários, isso ajudará todos a sentir que são respeitados e despertará o desejo de contribuir para o sucesso a longo prazo da organização. Como isso é feito está abaixo.

Reuniões regulares individuais

Como incentivar cada funcionário a dar um feedback honesto? Descubra quais abordagens funcionam, quais não e se existem obstáculos removíveis. Lembre-se de que as reuniões regulares são especialmente importantes para aumentar a confiança dos funcionários introvertidos, que podem ser pensados ​​fora do trabalho em grupo.

Planeje reuniões estrategicamente

De fato, muitos não gostam de reuniões de equipe ; no entanto, uma conversa pessoal é a melhor maneira de tomar uma decisão. Portanto, antes de planejar uma reunião, compile e publique sua agenda (isso ajudará a manter o cronograma) e também forneça aos participantes as informações necessárias para a preparação preliminar. E após a reunião, envie uma carta com uma lista de ações e anotações feitas durante a discussão.

Enviar idéias deve ser fácil

Ed Kathmul, co-fundador da Pixar Studios, nos contou sobre uma curiosa tendência que ele percebeu à medida que a empresa crescia: os funcionários começaram a ter medo de dar idéias . Kathmul suspeitava que a causa do medo fosse o alto padrão estabelecido pelo estúdio, bem como uma estrutura hierárquica em expansão.

Ele conseguiu eliminar a influência da hierarquia nas sessões de brainstorming da Pixar - e os membros da equipe novamente começaram a expressar silenciosamente seus próprios pensamentos, independentemente da posição em que estivessem. Dando a todos a oportunidade de compartilhar idéias livremente, você aumenta a segurança psicológica , mostra que valoriza a visão dos membros da equipe - e talvez algumas das propostas acabem “disparando”.

Preste homenagem a um trabalho bem feito

Crie o hábito de não economizar em feedback positivo . Reconhecendo os méritos de alguém em um documento comum ou em um local de trabalho conjunto, você mostrará ao funcionário que ele é especialmente apreciado: graças a essa "documentação", as equipes entendem melhor o trabalho de cada um e a gerência sênior aprende sobre os sucessos.

Todos podem participar da formação de uma cultura de troca transparente de informações

Você representa a empresa como funcionário - esta parece ser uma tarefa responsável e difícil, e por boas razões. Aqui está o que Rita Lingyuan Meng , professora associada de relações públicas da Universidade da Flórida diz sobre isso: “A atitude dos funcionários em relação ao local de trabalho e às declarações públicas geralmente inspira mais confiança e forma a base de como as partes interessadas externas veem a empresa. Portanto, acreditamos que a forte reputação positiva da organização é construída por dentro. "

Quando está tudo bem com você, está tudo bem com a empresa. Abaixo estão algumas maneiras de ajudar a construir uma cultura de transparência e compartilhamento de informações.

Fale honestamente sobre agradável e desagradável

Você sente apoio ou parece que ninguém precisa de você? Em quais projetos você gosta de trabalhar? Você tem o direito de ter uma conversa honesta com seu gerente sobre o trabalho. Alison Greene, da revista Slate , autora de Managing to Change the World , recomenda trabalhar com um gerente para criar um sistema de comunicação aceitável para ambos: “Depois que esse sistema for definido, assuma a responsabilidade de funcionar: por exemplo, se o chefe cancelar reunião, você precisa tomar a iniciativa e escolher uma data diferente ".

Busque clareza e consistência no trabalho diário

Comunicação interna é a troca de informações em todos os níveis, mesmo com relação aos assuntos diários discutidos com os colegas do departamento. Aqui estão algumas dicas para ajudar sua equipe a seguir na direção certa:

• Documente decisões e processos em recursos compartilhados, por exemplo, em um site de colaboração ou em uma pasta que qualquer pessoa possa acessar facilmente.
  
• Se você gosta de criar listas de verificação e desenvolver outros materiais para o gerenciamento de projetos, compartilhe os frutos de sua paixão com os colegas: não hesite em criar e publicar documentos que ajudarão a coordenar o trabalho em equipe e informar seus membros em tempo hábil.
  
• Acabou de terminar um projeto? Pense no que correu bem e no que não deu e peça a seus colegas para dar um feedback honesto - isso ajuda a melhorar.
  
• Reserve um tempo para projetos que exijam atenção total. Se eles tiverem datas específicas, planeje o horário de trabalho separadamente em sua agenda e informe seus colegas de equipe.
  

Compartilhe sua experiência

Que habilidades e visão únicas você pode oferecer aos colegas? Não seja modesto: se você encontrar habilidades ou conhecimentos que possam ser úteis para outras pessoas, tente compartilhá-las - no blog interno, boletim informativo, nas apresentações de almoço ou no site de colaboração. Ao compartilhar conhecimento, você não apenas apóia seu desenvolvimento profissional, mas também fortalece a equipe e melhora o ambiente de trabalho - afinal, é importante que muitos façam parte de uma equipe ou comunidade , e a troca de informações ajuda a superar a fragmentação de unidades e aumentar a coesão.

A comunicação dentro da empresa é trabalho de todos

É geralmente aceito que o departamento de recursos humanos ou o departamento de comunicações seja responsável pela comunicação interna, mas a contribuição de todos é importante aqui. Por fim, a construção de uma cultura de confiança, transparência e respeito no local de trabalho se resume a como os funcionários compartilham informações e se comunicam.

Sobre o tradutor

O artigo foi traduzido por Alconost.

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