Como concluir 70 tarefas em um dia: a vida nos rastreadores de tarefas é uma boa vida

Tentei realizar tarefas sistematicamente, provavelmente, cerca de 20 a 25 vezes. E cada tentativa falhou, pelo que entendi, por duas razões.

Primeiro, para reservar um tempo para o gerenciamento de tarefas, você precisa entender por que isso é feito.
Você começa a liderar tarefas, gasta tempo com isso, realiza menos tarefas, tudo começa a se acumular - em nome de quê?

É difícil realizar qualquer trabalho quando você não entende o porquê. “Racionalizar a vida” não é o objetivo mais adequado, já que “racionalizar a vida” é um fenômeno bastante vago. Mas "reduzir o nível de ansiedade diminuindo o nível de incerteza" é um objetivo muito mais concreto e melhor, que pode ser gasto uma hora por dia.

Em segundo lugar, todas as metodologias que li imediatamente descrevem o estado final do processo. "Você precisa usar o ToDoIst, dividi-lo por projeto, integrar-se ao calendário, fazer revisões semanais de tarefas, priorizá-las ..." É difícil começar a fazê-lo imediatamente. Como no desenvolvimento de software, acredito que você precisa usar o método JPEG progressivo - iterativamente.

Portanto, vou passar por minhas "iterações" e, talvez, da mesma maneira que será útil para você. Afinal, por que não há razão para usar os feriados de maio para trabalhar usando o novo paradigma (relativamente)?

E como cheguei a isso pode ser lido aqui .

Trello, algumas listas

Criamos apenas 4 listas, usamos o aplicativo de desktop e móvel.



Listas:

• Casos - anote todas as tarefas que lhe vierem à mente. E escreva assim que eles vierem à sua mente. "Jogando fora o lixo" é uma tarefa. "Lavar a louça" é uma tarefa. "Atribuir uma reunião de planejamento" é uma tarefa. Bem, e assim por diante. Mesmo as coisas mais óbvias e / ou importantes podem ser esquecidas se algo inesperado aconteceu ou apenas teve um dia difícil.
• Casos para hoje - todas as noites transfiro assuntos do quadro de Casos para o quadro de Casos para hoje. Se à noite alguns dos assuntos permanecerem lá - isso é normal, mais sobre isso abaixo. Com o tempo, você começa a entender quantas tarefas podem estar na lista, para que a maioria delas possa ser realizada no dia agendado.
• Feito hoje. Este fórum é a principal maneira de reduzir a ansiedade "Ainda não fiz nada hoje" e uma boa maneira de refletir ainda mais sobre a auto-organização. Estou escrevendo aqui todas as tarefas que fiz hoje, nem mesmo da lista de planejadas. "Liguei para Vasya sobre os documentos", escreveu ele. "Eles me pediram para assinar os papéis", escreveu ele. "Discutimos o acordo com Anton", escreveu ele. Assim, até o final do dia, você entenderá o que realmente gastou e o que não poderia fazer com essas tarefas apenas para cumprir o plano.
• Concluído - uma lista de todas as tarefas concluídas. No começo ou no final do dia, eu os movo de "Made Today" para "Finish". Na verdade, esse é um lixo em que você pode simplesmente encontrar as tarefas concluídas e, portanto, precisa de limpeza regular.

Trello, o "mini calendário"

Em algum momento, fica claro que algumas tarefas têm um prazo exato, e você não deseja esquecê-las por uma semana, para não planejar mais nada para esse período. Sempre foi difícil com o calendário, então eu adicionei algumas placas com os nomes “Casos para segunda-feira”, “Casos para terça-feira” etc. etc., nos quais comecei a colocar as coisas ligadas ao tempo.



Então, quando eles me perguntam: "Podemos conversar na quinta-feira às 16:00?" - Eu apenas vou ao quadro apropriado e vejo o que escrevemos lá para este tempo. E não devemos esquecer de transferir tarefas entre as listas no tempo durante a semana: por exemplo, “assuntos na quinta-feira” com o início de quinta-feira - em “assuntos para hoje”.

Por que não um calendário? Para mim, é terrivelmente difícil usar dois utilitários ao mesmo tempo. Se você usar um calendário para isso, precisarei entrar nele, preenchê-lo, entrar regularmente para verificar se esqueci alguma coisa ...

Nesse ponto, fui para as fronteiras do Trello. O principal problema era que mais de 50 tarefas eram registradas por dia e havia um grande conjunto de casos contidos vinculados à lista geral e às listas vinculadas aos dias. Como entender que eu já escrevi a tarefa que preciso executar? Dobros começaram a aparecer. Como priorizar todas as tarefas para um projeto por vez Como dar a outras pessoas a oportunidade de ver seus planos de calendário?

Eu precisava de um sistema que, mantendo uma relativa facilidade:

1. Pode agrupar tarefas em projetos.
2. Tenha um link de calendário (concluído amanhã) e transfira-o automaticamente para as tarefas de hoje, com o início do dia.
3. Integrado com o Google Agenda.

Aqui voltei ao ToDoist e, nesse estágio, acabou sendo a solução mais adequada.

Tópico atual no ToDoist

Caixa de entrada



Escrevo todas as tarefas recebidas na Caixa de entrada, que tento desmontar imediatamente. Sob análise, entende-se:

• Determinando a data em que a tarefa será concluída (para tarefas curtas, geralmente defino Hoje, e à noite entendo quando, de fato, isso pode ser feito).
• Definição do projeto ao qual a tarefa pode ser atribuída (para estatísticas e a capacidade de alterar de alguma forma a prioridade de todas as tarefas do projeto).

As tarefas que vieram à sua mente e que você não precisará realizar em um futuro próximo vão para os projetos Pessoal Sem Categoria ("levar porta-copos em um carro") e Trabalho Sem Categoria ("pense em quando podemos organizar uma sessão de estratégia de relações públicas"). No ToDoist, você pode atribuir tarefas repetitivas: todo fim de semana, tenho a tarefa "Desmontar pessoal não categorizado" e toda segunda-feira - "Desmontar trabalho não categorizado".

Integração de calendário
O ToDoist se integra perfeitamente ao calendário do Google e nas duas direções. Compartilhei um calendário com meus colegas para que eles pudessem ver quando definitivamente não podem me alcançar.



Ao mesmo tempo, as tarefas do calendário também são transferidas na direção oposta: posso dizer "Serega, veja meu horário na sexta-feira e anote a reunião lá", que aparecerá no calendário e no ToDoist. Então, de fato, comecei a usar o calendário e não preciso criar eventos nele.

Manipulando Tarefas de Entrada Não Operacionais

Não me apresso a executar tarefas imediatamente, exceto nas tarefas em que um incêndio é óbvio. "Precisamos entrar em contato com urgência com a gerência da ABC, porque o servidor está deitado, mas não há resposta de seus funcionários" - obviamente uma tarefa ardente que não pode ser adiada, mas "Zhenya, posso ligar agora para falar sobre um novo projeto" se transforma em " Programe quando será possível conversar com X sobre Y ”, que já se tornará a tarefa“ Diga X que podemos conversar então ”e a tarefa“ Fale com X sobre Y ”, que já está com limite de tempo. Quase todas as tarefas recebidas são primeiro transformadas em "Planejar ...".

Priorização de tarefas
Todas as tarefas incluídas no dia não podem ser concluídas. Observando a mim mesmo, percebi o seguinte (cada número terá um número diferente, mas o principal é chegar a conclusões).

1. Todos os dias tenho cerca de 50 a 70 tarefas registradas.
2. Confortavelmente para mim mesmo (sem uma sensação de fadiga total no final do dia), posso realizar até 30 tarefas.
3. Tendo realizado até 50 tarefas, ficarei cansado, mas sem acréscimos.
4. Posso concluir 70 tarefas, mas depois disso mal consigo sair do “fluxo de workaholism”, adormecerei com dificuldade e, em geral, serei pouco social.

Com base nisso, decido o que fazer hoje. No ToDoist, há uma priorização de cada tarefa; portanto, de manhã, escolho tarefas críticas a serem executadas e o restante, com base em recursos e desejos. Todos os dias transfiro cerca de 40 a 20 tarefas para o seguinte: o que é interessante - ao mesmo tempo, 60 a 70 tarefas se tornam novamente no dia seguinte.

Estatisticas

Eu gostaria de entender em geral, quanto tempo levou hoje para realizar trabalhos relacionados aos negócios e quais. Para fazer isso, eu uso o aplicativo RescueTime , que está no telefone, no laptop e no Histórico de Localização do Google Maps (sim, não sou paranóico).





Como moramos fora da cidade, o tempo gasto na estrada pode ser usado com bom uso. Agora que não estou cansado, estou ouvindo audiolivros ao longo do caminho para, de alguma forma, usar esses 40 minutos.

Ainda não agrego dados, criando um peculiar Data Lake pessoal; chegará a hora - chegarei a isso.

Não haverá conclusão

1. A vida de uma pessoa moderna é um grande fluxo de tarefas recebidas. Não será possível reduzi-lo; é preciso aprender a controlar esse fluxo.
2. A maioria das preocupações vem da incerteza da vinda. Se entendermos o que nos espera nos próximos dias, haverá significativamente menos ansiedade.
3. Para isso, você pode gastar tempo organizando seu dia. Sei o que acontecerá hoje, o que acontecerá amanhã, e não esqueço as tarefas que havia esquecido antes.
4. O rastreamento de tarefas não é um fim em si, mas, se você gosta, uma forma de auto-educação. As coisas que costumavam ser feitas eram preguiça ou coisas que não podiam ser alcançadas pelas mãos, fica muito mais fácil de fazer. Muitas pessoas (e eu entre elas) em geral, em geral, se sentem melhor quando as tarefas são definidas do mundo exterior. O rastreamento de tarefas é uma maneira de definir tarefas para si mesmo e aprender a viver seus desejos.
5. O trabalho não é um fim em si mesmo. O objetivo é organizar seu horário de trabalho de forma que apareça um tempo livre previsível, quando você puder lidar com você, suas famílias e seus interesses.

Se você está interessado em minhas idéias e pensamentos, e assim por diante, pode ler o canal :-)