Nossa
história passada sobre os recursos ocultos do Zimbra que podem ser úteis para usuários de clientes da Web foi calorosamente recebida por nossos leitores. Nesse sentido, continuaremos a familiarizá-lo com os recursos não mais óbvios, mas extremamente úteis, do cliente Web Zimbra, que podem ajudar você e seus funcionários a aumentar a produtividade do trabalho, além de simplificar bastante a comunicação dentro da empresa.
Crie uma reunião com base na carta que você recebeu
Uma das funções mais importantes de qualquer sistema de colaboração é o calendário comercial e o planejador diário, usados para planejar o horário de trabalho e agendar compromissos e reuniões. No entanto, apesar da rica funcionalidade do Zimbra em termos de gerenciamento de calendários de negócios, muitas vezes existem instruções para os gerentes antiquados, na forma de um e-mail com instruções para fazer algo ou chegar ao escritório no horário designado. Para evitar que esse pedido seja perdido, seria mais razoável adicioná-lo à sua programação logo após o recebimento. Mas isso pode ser feito rapidamente para não abrir a segunda guia e alternar entre eles na tentativa de copiar o texto da carta no formulário para criar uma reunião ou tarefa?
Especialmente para isso, no Zimbra existem as funções "Criar uma reunião" e "Criar uma tarefa", que podem ser encontradas no menu pop-up de qualquer email. Depois de clicar no item "Criar uma reunião", uma reunião será criada automaticamente com o nome repetindo completamente o assunto da carta. Além disso, todos os participantes da correspondência serão adicionados a esta reunião e a descrição da reunião será automaticamente preenchida com o texto da carta selecionada. Assim, o funcionário terá apenas que indicar o local e a hora da reunião e também, se desejado, alterar ligeiramente sua descrição e nome se o assunto e o texto da carta não forem adequados para esses fins. Se houver anexos na carta, eles também serão automaticamente anexados à reunião criada. Aproximadamente a mesma coisa acontecerá ao criar uma tarefa. Seu nome e descrição serão preenchidos automaticamente com base no assunto e no texto da carta, e o usuário precisará preencher apenas as colunas vazias. Como resultado, a tarefa aparecerá no diário do usuário que a criou, independentemente de quantas pessoas participarem da correspondência.
Graças a essa técnica, o funcionário tem a oportunidade de otimizar o tempo gasto na criação de reuniões e tarefas, o que significa que ele terá tempo para realizar mais tarefas durante o dia de trabalho.
Adicionando feeds RSS ao Zimbra
Muitos gerentes de negócios geralmente precisam navegar por inúmeros feeds de notícias para acompanhar vários eventos e notícias, sejam notícias globais, federais, regionais ou mesmo corporativas. No entanto, se um funcionário abrir várias guias no navegador para concluir esta tarefa e alternar constantemente entre eles em busca de informações úteis, é mais provável que ele não consiga visualizar as notícias normalmente ou funcionar normalmente? O que fazer nesses casos?
Nesses casos, bons e antigos feeds RSS, que geralmente contêm todas as informações necessárias e não contêm fotos e anúncios, serão de grande ajuda. Graças a isso, os feeds RSS são muito mais fáceis de entender e permitem que os funcionários forçados a monitorar o fluxo de informações trabalhem com mais eficiência. Outra vantagem significativa do RSS é que eles podem ser adicionados diretamente ao cliente da Web Zimbra e, por isso, você pode visualizar feeds sem se distrair do correio comercial.
Para adicionar um feed RSS ao Zimbra, você precisa clicar no ícone de roda dentada no item "Pastas de correio" e selecionar "Nova pasta" no menu pop-up. Lá, você precisa marcar a caixa "Inscrever-se no feed RSS / ATOM" e indicar o link que contém o RSS necessário. Depois disso, você terá uma pasta com o feed RSS criado, na qual cada notícia é exibida como um email separado.
Mudando a visão da correspondência
Nos últimos anos, os clientes de email começaram a exibir conversas na forma de conversas. Graças a isso, toda a correspondência comercial parece muito concisa e não há sensação de confusão ao visualizá-la. Além disso, essa estrutura de correspondência permite que você se familiarize mais convenientemente com seu conteúdo e atualize rapidamente o histórico de conversas. No entanto, quando um diálogo é conduzido entre três ou mais pessoas, as situações geralmente surgem quando os diálogos se tornam bastante ramificados e encontrar uma letra separada nessa correspondência torna-se extremamente problemático.
Nessas situações, mudar para a forma clássica de exibir correspondência pode ajudar, na qual toda a correspondência é exibida como mensagens separadas, classificadas por data de recebimento. Muitas vezes, nesse tipo de exibição de diálogo, é muito mais fácil encontrar a letra que você precisa, o que implica uma economia significativa de tempo para o funcionário que a procura. Além disso, para muitos usuários, exibir correspondência na forma de mensagens separadas pode ser muito mais conveniente e mais familiar do que exibir na forma de conversas.
A alternância entre esses dois tipos de exibição é realizada no menu suspenso "Visualizar", no canto superior direito da mensagem recebida. Aqui você pode não apenas definir o tipo de exibição “Por conversas” e “Por mensagens”, mas também configurar outras opções de exibição para mensagens recebidas. Por exemplo, você pode classificar as mensagens por tamanho, assunto, anexo e assim por diante. Também pode ajudar a melhorar a produtividade dos funcionários com email.
Esperamos que esses recursos ajudem a aumentar a produtividade e seus funcionários também!
Para todas as perguntas relacionadas ao Zextras Suite, você pode entrar em contato com o representante da empresa "Zextras" Katerina Triandafilidi pelo e-mail katerina@zextras.com