Cansado de perder tempo descobrindo o que está acontecendo na empresa? As informações são perdidas nas intermináveis conversas em grupo do WhatsApp? Comunicação interrompida dentro da equipe? O rastreamento de suas edições (não) concluídas aumenta sua cabeça? A carga sobre os funcionários não é clara e, em geral, quem está fazendo o que agora?
Se pelo menos duas das perguntas acima você puder responder afirmativamente, perguntamos em cat. Conversamos com o famoso estúdio de fotografia de Moscou "
Bolshakova Studio " e eles compartilharam sua experiência na solução de problemas clássicos de gerenciamento.
No momento, há um chat de vídeo de 13 minutos. Abaixo está um resumo da entrevista de cotação.
Breve informação sobre o estúdio
Fundador - fotógrafo Ksenia Bolshakova.
Equipe - 8 pessoas + retocadores freelancers.
O estúdio existe há 7 anos.
Direção: foto do assunto, b2b.
Clientes - várias centenas. Famoso: Oriflame, Faberlic, MAC Cosmetics, Lady Collection, Bacardi, KFC, A rainha da neve, Stockman.
Algum trabalho de estúdioUma breve história do problema
No começo, quando o estúdio consistia em apenas duas pessoas, eles usavam o VK. A principal coisa - lá era conveniente se comunicar e anexar arquivos. À medida que a equipe crescia, as conversas foram para o WhatsApp, onde criaram um grupo para cada projeto (para cada cliente).
"Quando o número de grupos começa a se multiplicar exponencialmente, torna-se desconfortável"
Com o crescimento do estúdio, um novo problema foi revelado. Tornou-se impossível acompanhar o que está acontecendo dentro da empresa, o que funcionários específicos estão fazendo e o que estão fazendo.
"Muito tempo começou a ser gasto para descobrir o que está acontecendo, para descobrir informações que se instalam na cabeça de alguém. Não há espaço comum onde essas informações possam ser encontradas. ”
A empresa primeiro pensou que era hora de transferir todos os processos para uma única plataforma de trabalho, e o Trello foi escolhido como um instrumento. Mas houve novos problemas. Havia dois principais: acesso e comunicação.
“Uma pessoa teve acesso a tudo o que acontece no quadro ou a nada. E eu queria que os funcionários vissem apenas o que diz respeito apenas à parte do trabalho nesse estágio ”
Solução encontrada!
No processo de busca de centenas de alternativas, o estúdio escolheu o sistema “YouGile”. Tornou-se mais fácil quase imediatamente. Antes de tudo, a equipe ficou satisfeita com a oportunidade de conduzir todos os processos em um quadro. Foi possível fazer isso configurando o acesso a diferentes colunas para diferentes funcionários: um grupo de fotógrafos vê apenas suas colunas, grupos de retoques - os seus. Os gerentes veem e controlam todo o processo.
A próxima simplificação do trabalho ocorreu devido ao fato de que cada cartão é um projeto e a localização do cartão em uma determinada coluna indica o status do trabalho. Um retocador pode executar vários projetos ao mesmo tempo, dos quais, digamos, três podem estar em andamento no momento e mais quatro estão sendo verificados pelo cliente. E a qualquer momento o cliente aparece: "Eu tenho edições!". O gerente faz alterações na lista de verificação do cartão, o retocador entra no sistema e em um único local vê o que ele precisa fazer. E, tendo feito todo o trabalho, ele pode, no bate-papo interno deste cartão, informar sobre o final do trabalho. Anteriormente, o retocador tinha que copiar a lista de edições do chat para o WhatsApp em algum lugar de suas anotações e marcá-las lá.
“Agora isso não é necessário, as listas de verificação estão no YouGile, todos entendem em que estágio o trabalho está indo. Além disso, no cartão de tarefas, o gerente, o fotógrafo e os retoques podem se comunicar para esclarecer uns aos outros alguns pontos e todos os participantes no cartão veem essa conversa. A informação não se estabelece entre duas pessoas ”
Como o processo funciona
O estúdio trabalha com clientes em uma placa principal, que logicamente é chamada de "PEDIDOS". Também no projeto, existem vários outros conselhos aos quais apenas a administração tem acesso e sobre esses assuntos são discutidos assuntos administrativos. Uma placa separada com padrões de trabalho, placas separadas para trabalhar com finanças, inventário de equipamentos e também trabalhar com clientes, o que não afeta diretamente o processo de filmagem.
Cada pedido do cliente - este é um cartão separado no quadro - passa por um ciclo de sete etapas. Cada estágio é uma coluna separada. Existem sete deles:
Aplicativo recebido »Aguardando produto» Filmagem »Retoque» Estúdio »Verificações de clientes» Entregue.
O processoOs retocadores dessa cadeia têm acesso apenas a duas colunas: "Retocar" e "Verificações do Studio". Quando o retocador realiza seu trabalho, ele cancela sua inscrição no bate-papo e transfere a tarefa para a coluna "Verificações do Studio".
“Basta olhar para esta coluna para entender imediatamente o que está acontecendo no projeto. E é visto claramente em que estágio cada um dos projetos está agora ”
No bate-papo dentro de cada cartão, os funcionários do estúdio discutem o projeto, enviam arquivos ou links necessários. Na seção "Descrição" do cartão, é inserido TK, que indica o formato para o envio de fotos, solicitações básicas para o retocador e fotos de referência.
Lista de verificação
Lista de verificação na tarefaA parte mais importante do cartão para o estúdio são as listas de verificação (subtarefas). O cabeçalho da lista de verificação é a data em que o cliente recebeu as alterações. Conforme você faz as alterações, o retocador as marca com marcas de seleção e esse processo também é visualmente visualmente visível no quadro. Não é necessário inserir a tarefa para ver o progresso da tarefa.
Pode haver qualquer número de listas de verificação, elas não são excluídas e você sempre pode ver todo o processo de trabalho em um projeto.
O que torna o YouGile útil
O Ksenia chama a
vantagem do sistema de que você pode acessar o YouGile a qualquer momento, em qualquer lugar do mundo e ver o que está acontecendo no estúdio. Anteriormente, para descobrir os detalhes, eu tinha que entrar em contato com o gerente e até com outros funcionários. Agora, é claramente visível todo o quadro de quem está fazendo o que e, consequentemente, a carga de cada pessoa. Fica claro imediatamente que um retocador está sobrecarregado e o segundo está ocioso. Você não precisa manter tudo isso em mente.
Falando em "
tudo em um só lugar ". Os retoques, é claro, são bem-vindos. Eles têm a maior quantidade de trabalho no estúdio - um monte de edições, informações textuais. Anteriormente, tudo isso era distribuído por salas de bate-papo, correio, skype etc. Agora eles têm tudo em um só lugar. Segundo a experiência, o retocador recebe o maior estresse do trabalho como resultado de um mal-entendido do que precisa ser feito quando ele não entende as instruções ou quando todas essas pequenas instruções estão em lugares diferentes. Agora, tudo está em um lugar e, se não houver informações no cartão, significa que não está em nenhum outro lugar.
Especialmente na empresa, observe a
possibilidade de comunicação nas tarefas . Anteriormente, todos os funcionários se comunicavam com o gerente. Fotógrafos e retocadores não se comunicavam. Porém, na maioria dos casos, o gerente não pode responder a perguntas esclarecedoras independentes do retocador; há muito vocabulário específico. E o gerente teve que primeiro traduzir tudo para o seu próprio idioma, depois para o idioma do fotógrafo e depois transferir tudo de volta. Telefone mimado como é. Agora todos estão conectados ao cartão de bate-papo e o retocador pode fazer perguntas diretamente.
Tornou-se fácil introduzir novas pessoas
“No começo, eu tinha medo de conectar uma nova pessoa ao novo sistema, parecia-me que ele teria que explicar muito e apresentar por um longo tempo e trabalhávamos no WhatsApp, mas um dia depois percebi que não, não posso fazer isso. Eu imediatamente comecei a apresentar uma pessoa, mesmo que eu entenda que ele veio por uma semana ou em um projeto, eu imediatamente o conecto ao YouGile. E pela primeira vez, vejo que uma nova ferramenta, um novo software, não causa nenhuma resistência às pessoas que nunca a usaram ”
Durante o convite de uma nova pessoa, ele pode ser imediatamente colocado no grupo desejado, seja ele um fotógrafo ou um retocador, e ao entrar no sistema, ele verá imediatamente apenas o que tem acesso. 3-5 minutos de explicação no Skype com uma demonstração na tela e no dia seguinte, os funcionários ficam surpresos: “Deus! É tão legal, tão legal que você tem uma organização tão alta. Não vimos isso nem no TsUM! Tudo é muito conveniente, simples, lógico e muito fácil. ”
Mas a TSUM é famosa por seus enormes volumes de trabalho, e a maioria dos profissionais envolvidos no campo da fotografia de assuntos de alguma forma trabalhou com ela.
A principal vantagem do estúdio fotográfico YouGile chama a eficiência da comunicação. Porque antes havia muitos links, muito se perdia em diferentes chats, correio e outras formas de comunicação, e também - as comunicações eram construídas em torno de pessoas em cujas cabeças tudo isso se assentava. Agora, as comunicações da empresa estão percorrendo o projeto, a tarefa atual, onde todas as informações são armazenadas e complementadas por todos os funcionários. Todos podem entrar e ver o andamento do projeto.
Tutoriais em vídeo
Yougile YouTube Channel"É fácil introduzir uma nova pessoa no sistema, porque o YouGile possui várias vídeo-aulas compreensíveis, que não são estendidas ao longo do tempo. Porque é psicologicamente impossível assistir ao manual por 40 minutos. Eles são curtos, 5-10 minutos, existe apenas a essência. É claro, metodicamente, e para todos que alguém não entende, você pode simplesmente soltar o link »
Suporte
Separadamente, o estúdio fotográfico observa o suporte rápido para o YouGile. Na maioria dos casos, a resposta do serviço de suporte ocorre 20 a 40 minutos após a chamada. Se algo não ficou claro no vídeo do canal, você sempre pode solicitar suporte técnico.
Agradecimentos
Nós, a equipe do YouGile, agradecemos ao estúdio de fotografia Bolshakova pela entrevista e pela oportunidade de compartilhar nossa experiência. Num futuro próximo, apresentaremos alguns casos mais bem-sucedidos e não muito bem-sucedidos de implementação do sistema de gerenciamento de projetos. Por exemplo, há um exemplo muito significativo de implementação em uma fábrica russa de guindastes.