O que é um sistema de relatório ideal. É realista entender o que está acontecendo na empresa?

Como deve ser um sistema de relatório ideal em um sistema de gerenciamento de projetos? É possível trazer benefícios reais para a empresa descarregando algo do sistema de gerenciamento ou sempre serão apenas formalidades? É possível encontrar algo interessante e novo nos dados do sistema de controle da própria empresa?

Estou particularmente preocupado com essas questões. Eu tenho trabalhado no sistema de gerenciamento YouGile nos últimos dois anos.

O principal problema de relatório é que as informações em qualquer fatia de dados sempre estarão incompletas, não importa como a empresa tente marcar e registrar tudo. O exemplo mais simples é examinar a lista de tarefas concluídas para as pessoas, e isso é verdade, na melhor das hipóteses, apenas em 80%. Nem todas as tarefas são fixas, nem todas são marcadas como concluídas, algumas métricas são sistematicamente distorcidas.

Além disso, a exigência de relatórios com informações incompletas é muito alta - os relatórios devem formar um entendimento objetivo do que está acontecendo.

O que fizemos depois de estudar esse problema está abaixo em um pequeno vídeo. E sob o corte, uma descrição do processo, como eles chegaram a isso.

Realidade

A realidade nas empresas é um pouco pior do que apenas 20% de incompletude em cada relatório específico. Geralmente, a situação é tal que, em geral, "pelo menos em algum lugar", apenas metade das tarefas é corrigida e, ao mesmo tempo, em locais diferentes: em mensagens instantâneas, pelo correio, em conversas orais ...

Com o advento de um sistema de gerenciamento centralizado e a formação de pelo menos alguma cultura de estabelecimento de metas, a situação melhora um pouco, mas o sistema de informação não pode e não deve se tornar um sistema de controle e contabilidade. Quanto mais rigorosas forem as regras em relação ao que deve ser registrado no sistema, mais precisos serão os relatórios. Mas menos usarão voluntariamente o sistema. O círculo de luta pela transparência se fecha.

E uma empresa que desenvolve um sistema de gerenciamento? Como criar uma imagem objetiva do que está acontecendo sem a condição de que todas as informações sejam registradas?

Nosso histórico de relatórios

2 anos atrás - estamos começando a criar um sistema de gerenciamento de projetos com foco em comunicação. Estamos implementando uma abordagem em que cada tarefa é um bate-papo e tentamos restringir as equipes às atividades do projeto por meio da comunicação. Ignore relatórios. Acreditamos que essa ferramenta não afeta o uso do sistema, mas apenas repele a equipe real de uma ferramenta de planejamento gratuita.

1,5 anos atrás - recebemos regularmente uma série de solicitações de relatórios. A solicitação mais comum é uma lista de tarefas para as pessoas. Estamos começando a aprender como os relatórios são usados ​​por nossos clientes que estão saindo de outros sistemas. Entendemos que existem relatórios lá. Nos sistemas mais populares, você pode obter vários resumos diferentes: por pessoas, por tempo, por conclusão, por projeto. MAS, conversando com os usuários, acontece que ninguém realmente o usa. Exceções são apenas casos de processos inicialmente estritamente regulamentados, como HelpDesk ou BugTracker.

Há 1 ano - lançamos uma função como configurador, que permite escrever seus próprios scripts dentro do sistema. Incluindo o upload de quaisquer dados. Periodicamente, para grandes clientes, configuramos descarregamentos diretamente sob suas solicitações. E acontece uma pequena situação estranha - às vezes as empresas conseguem obter benefícios reais com isso - nos dizem que descarregam um monte de dados, analisam e tomam decisões. E, às vezes, torna-se lastro que ninguém usa.

Há 8 meses - seguimos as solicitações dos clientes e fazemos vários resumos como na maioria dos outros sistemas: uma fita de todos os eventos e um quadro especial com tarefas para os funcionários. A função raramente é usada, mas quem a utiliza está satisfeita e deseja obter mais informações. Eles explicam que gostariam de ver mais detalhes sobre um ou outro processo.

Há 5 meses - começamos a entregar imediatamente a todos os grandes clientes um sistema com todos os tipos de relatórios sobre scripts desenvolvidos anteriormente. Existem muitos, eles são muito diferentes, mas não muito convenientes, pois não há interfaces normais. Mas, ao mesmo tempo, essa abordagem é bastante adequada para os clientes. Percebemos uma verdade muito simples: quando há muitos relatos, por algum motivo, eles começam a funcionar. As empresas relatam que são capazes de extrair informações das quais tomar decisões. Há solicitações de relatórios sobre as visualizações do projeto dos funcionários e a distribuição da atenção da equipe.

Há 3 semanas - mais uma vez estamos conversando com os clientes e chegamos a uma conclusão simples: o número de relatórios de diferentes lados é justificado pelo fato de que qualquer entendimento só pode ser criado se a imagem for vista de muitos lados diferentes. Além disso, essas partes em diferentes situações podem ser muito diferentes.

Lançamos o designer do relatório. Tentamos fazer com que você possa obter qualquer coisa, mas ao mesmo tempo mantenha a interface simples.

Que sistema de relatórios e resumos criamos no YouGile

Vamos começar com um simples. Tudo o que está no sistema pode ser filtrado, classificado e exibido em uma tabela. Faça o download no formato Excel ou configure o recebimento regular por correio. Todas as informações, é claro, mudam dinamicamente com as mudanças nos projetos.

A interface de relatórios fica assim:



Você pode gerar um relatório usando 15 parâmetros e configurar regras de várias classificações. Existem alguns parâmetros incomuns: a data do último movimento e a data da última mensagem. Por exemplo, você pode selecionar e visualizar tarefas para as quais houve a comunicação mais ativa. Se levarmos em conta que cada tarefa é um bate-papo separado e nos comunicarmos muito, o download será muito interessante.

Como resultado, o relatório se parece com uma tabela com capacidade de multisort.



E aqui, francamente, não há nada sobrenatural até agora - apenas um bom sistema flexível para receber relatórios sobre tarefas com interfaces acessíveis. Sim, existem alguns parâmetros interessantes e um sistema de relatório agendado. Mas uma ferramenta realmente poderosa para criar transparência na empresa é o "resumo".

Sumário

Os relatórios são todos iguais aos relatórios, mas as tarefas não são exibidas como uma tabela com muitos parâmetros, mas como uma coluna no quadro. Ou seja, junto com as colunas usuais, é possível criar uma coluna especial no quadro onde são exibidas tarefas de acordo com os princípios de filtragem fornecidos de outros projetos e quadros por períodos arbitrários. As tarefas nos boletins são somente leitura, não podem ser alteradas, mas você pode participar de bate-papo.

Aqui está o exemplo mais simples de várias dessas colunas:



Juntamente com o sistema de relatórios, essa ferramenta tinha muitas opções de aplicativos para criar uma compreensão do que está acontecendo na empresa. Você pode criar painéis separados para observação, adicionar uma lista de tarefas urgentes do departamento vizinho ao painel de trabalho, exibir todas as tarefas importantes para si mesmo, uma coluna para cada projeto etc.

Alguns estudos de caso

1. Queremos saber o que a equipe está fazendo

Em uma situação normal, teríamos que fazer upload de um relatório sobre tarefas concluídas e poder estar em novas tarefas atribuídas.

Agora podemos fazer um resumo: na primeira coluna, exibir tarefas concluídas nos últimos 7 dias, na segunda coluna todas as novas tarefas nos últimos 7 dias, na terceira coluna todas as tarefas nas quais houve movimentos ou diálogos nos últimos 7 dias, na quarta coluna apenas tudo com a mais alta prioridade.



E, é claro, esse resumo está longe de dizer a todas as equipes o que o departamento está fazendo. Mas depois de observar a dinâmica por algumas semanas, conclusões definitivamente aparecerão sobre onde estão os gargalos no processo e idéias sobre como melhorar o monitoramento.

2. Como entender quem está fazendo o que

Em uma situação normal, seria possível derivar todas as tarefas abertas para as pessoas.

Agora você pode criar uma coluna separada para cada pessoa, exibir todas as suas tarefas abertas lá e classificá-las pela data da última mensagem. No topo estão os cartões em que há uma discussão ativa. Se você, por exemplo, é um estúdio de fotografia e tem mensagens ou arquivos em todas as tarefas, essa abordagem funcionará bem.



3. Como entender o que a equipe decidiu não fazer
Na primeira coluna, exibimos todas as tarefas abertas para o projeto e elevamos as mais antigas ao topo. No segundo, saída arquivada, mas não marcada como concluída.



Estes são os exemplos mais simples que se aplicam mesmo em equipes pequenas. Quando se trata de uma empresa de pelo menos 100 pessoas, há seções muito mais interessantes para diferentes departamentos, mas o quadro ainda é bastante claro. E o mais importante - tudo isso sem esforços adicionais de coleta de dados. Uma equipe pode trabalhar como está acostumada e, ao mesmo tempo, continua sendo possível criar uma compreensão do que está acontecendo sem estar diretamente nos processos.

Conclusão prática

Para criar uma imagem objetiva do que estava acontecendo na empresa, onde gastar recursos, para avaliar os riscos que aguardam pela empresa, é necessário gerar muitos relatórios diferentes de vários lados. Analise cuidadosamente, tire conclusões e, se não houver informações suficientes, gere novos relatórios e observe-os. Sempre leva tempo. Por exemplo, uma semana você pode assistir a uma coluna com tarefas de todos os projetos por prioridade. Mas depois que um sentimento mágico é formado, você entende o que está acontecendo com a empresa sem a participação direta no processo.

Em equipes grandes, isso é mais complicado; em equipes pequenas, é mais simples, mas de alguma forma o sistema de relatórios pode realmente ser uma ferramenta de tomada de decisão.

PS Às 8h00, um pequeno fragmento da discussão de relatórios na fábrica para a produção de guindastes de construção.