A matriz de Eisenhower é um método muito conhecido para determinar prioridades. Por exemplo, no famoso livro de Stephen Covey, “As sete habilidades de pessoas altamente eficazes”, um capítulo inteiro é dedicado à matriz.
Matrix é uma ferramenta de priorização de tarefas. Foi inventado, dizem eles, pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Priorizar com uma matriz é simples e eficaz.
Até onde ele é conhecido, também não é comum em nosso meio, seja em trabalho ou em vida. A matriz Eisenhower é assim:
Qualquer tarefa que precise ser realizada se enquadra em um dos quatro quadrantes da matriz. Execute em ordem de cima para baixo, da esquerda para a direita. Primeiro - urgente e importante, então - urgente e não importante, depois não urgente e importante e, finalmente, não urgente e não importante.
O principal problema que as pessoas enfrentam ao trabalhar com a matriz Eisenhower é a
classificação de tarefas por urgência e importância. Mais precisamente, o principal problema é entender o que é urgência e importância em geral. E sem entender, as pessoas jogam a matriz, depois de jogar um dia ou dois. Vamos tentar descobrir.
Infelizmente, ou felizmente, não há critérios inequívocos. Qualquer um pode criar suas próprias regras, mas nem todos o farão. Portanto, faremos o seguinte: vou lhe dizer como determino a urgência e a importância, e você decide se essa abordagem combina ou não com você. Bem, crie suas próprias regras.
Vamos começar com urgência, pois é priorizado.
Que tarefa pode ser chamada de urgente? Não me lembro de onde ouvi esse critério, mas gostei muito por sua simplicidade.
Uma tarefa urgente é aquela que após o prazo não pode mais ser realizada . Simples e claro.
Mas aplicar essa abordagem à vida não é fácil. Esse banco de dados parou de funcionar com o cliente - preciso corrigi-lo com urgência ou não? Pelo critério - não, porque a base precisa ser elevada agora, amanhã e em uma semana. Se você tentar explicar o critério de urgência a alguém em situação de crise, nada de bom resultará disso.
Portanto, adotamos um critério mais suave.
Urgente - é quando as perdas são altas porque a tarefa não está resolvida . Faça uma pausa e pense em quão urgentes são as tarefas que costumávamos considerar como tal?
Infelizmente, muitos gerentes tendem a chamar tudo de tarefas urgentes. Infelizmente, não é que eles estejam errados, mas o sistema prioritário que para de funcionar - todas as tarefas parecem iguais. Torna-se difícil para o programador escolher.
A urgência objetiva é frequentemente encontrada nas tarefas do cliente - por exemplo, a queda acima mencionada na base. Ou no quintal é 19 de outubro, e o cliente precisa receber o IVA, mas a declaração não é formada de forma alguma. Ou, Deus proíba, no final de março, e não há como calcular o imposto sobre lucros. Ou as faturas não são impressas, por um motivo inexplicável, e há paradas no envio.
Tais tarefas são urgentes, porque satisfazem nosso critério - há perdas reais pelo fato de o problema não ser resolvido. E não é apenas isso: um imposto sobre lucros que não é entregue a tempo ameaça uma multa séria.
É importante ser capaz de separar os conceitos de "urgência" e "prazo". Qualquer tarefa tem um prazo, de uma forma ou de outra, mesmo que não esteja indicado. Então eu me adianto um pouco, os prazos serão informados em outra hora, mas eu quero que você entenda: a
disponibilidade do prazo não é uma urgência . Além de se aproximar do prazo - isso não é urgente.
A urgência da tarefa não se correlaciona com o prazo. Por exemplo, o prazo para concluir uma tarefa pode não ser do tipo "data", mas "o mais rápido possível, droga!" Ou seja, formalmente, não há prazo. Mas a tarefa, no entanto, é urgente. Ou a tarefa pode ter um prazo final - amanhã, mas todo mundo entende que foi feita por uma pessoa que não precisa de uma solução - ele transferirá o prazo final para qualquer data após sua primeira solicitação. Ou o sistema é tão organizado que, sem especificar um prazo, a tarefa não pode ser inserida.
A urgência é um atributo separado de uma tarefa que caracteriza o contexto de seu nascimento e vida, e não designações gerenciais como "prazo final" ou "inclusão no plano deste dia".
Agora sobre a importância. De volta ao clássico - Stephen Covey. Ele
descreveu as tarefas importantes para o futuro . Uma definição bastante simples, embora não totalmente clara. Vamos tentar decifrar.
Existem tarefas da solução das quais nada muda fundamentalmente. Então você decidiu, o cliente pagou o dinheiro e não houve mudanças significativas - nem você nem o cliente. A solução para esse problema não causou uma enxurrada de novos problemas, o projeto de longa duração não foi iniciado, ninguém foi demitido e ninguém foi contratado, e algum problema opressivo dos negócios do cliente não foi resolvido.
E existe a tarefa de um cliente, tendo resolvido qual, você obtém um projeto. Há uma tarefa central do estágio do projeto, que o transfere do teste para a operação. Há a tarefa de testar a hipótese no desenvolvimento arriscado, depois de resolver qual é o seu primeiro lançamento, e você pode finalmente mostrar seu produto aos usuários e obter feedback. Há uma tarefa da qual depende a reputação da equipe ou de toda a sua empresa. Há uma tarefa pela qual eles julgarão sua promoção. Há uma tarefa da qual sua taxa horária depende.
Essas tarefas são importantes. Algo depende deles. E não apenas "algo", mas concreto, compreensível e útil para você "algo". Eles não apenas influenciam o futuro, mas também o
moldam .
Por exemplo, estou criando este material, que posteriormente se tornará um curso. Até eu escrever o material, não haverá curso. Não haverá curso - não haverá vendas. Vou escrever um curso - tudo vai acontecer. Escrever um curso é uma tarefa importante. Em vez disso, posso me distrair com as tarefas atuais - fazer algo pelos clientes ou lançar o próximo lançamento. Talvez essas sejam tarefas urgentes, mas não criam o futuro. E o curso cria.
Essa é a importância da tarefa. Todo mundo entende isso secretamente, mas aqui está o problema - apenas o entendimento não é suficiente. Quando conversamos sobre a escolha de uma tarefa, observamos: se uma pessoa decide qual tarefa executar, então ela é guiada por seus próprios critérios. E que tipo de pessoa, em sã consciência, assumirá uma tarefa importante por vontade própria?
Você entende:
alta importância é uma alta responsabilidade . O que quer que pensemos sobre as pessoas ou sobre nós mesmos, tentamos evitar a responsabilidade. Portanto, uma tarefa importante será adiada e o programador fará o que quiser.
Para que tarefas importantes sejam executadas em primeiro lugar, é necessário ajustar o sistema de prioridades e ajudar o executor na escolha. E agora chegou o momento em que estamos introduzindo o primeiro algoritmo em nosso sistema de prioridades - determinaremos a ordem de execução, dependendo da urgência e importância.
Tecnicamente, é muito simples. É suficiente adicionar dois campos à tarefa - urgência e importância e organizar a fila de acordo com eles. Por exemplo, calculando a prioridade da tarefa na forma de uma figura. Se a tarefa for urgente, adicione 2 unidades convencionais, se importante - 1 unidade convencional.
A tarefa total, não importante e não urgente terá prioridade igual a zero. Urgente e não importante - 2. Não urgente e importante - 1. Urgente e importante - 3. Agora, classificamos a lista de tarefas em ordem decrescente de prioridade e obtemos o resultado - a sequência correta que reflete nossa estratégia.
As regras para o cálculo dos números de urgência e importância não são rigorosas. E, infelizmente, eles funcionam apenas se a urgência e a importância forem atribuídas à tarefa com cuidado, e não apenas para que elas sejam feitas rapidamente.
Por exemplo, é comum encontrar uma situação em que as tarefas dos clientes são gravadas pelos gerentes e executadas pelos programadores. Os gerentes, depois de entenderem o sistema de prioridades, começam a esculpir a urgência e a importância de todas as tarefas seguidas, especialmente quando um programador específico não é designado a um gerente ou cliente. O desejo do gerente de avançar sua tarefa para a frente da fila é compreensível, em geral, mas pelo desejo de obter rapidamente o maior número possível de atos assinados, ele nega todos os seus esforços para criar um sistema prioritário. E assusta seriamente os programadores.
Existem várias soluções para esse problema.
Primeiro, mais difícil - não deixe o gerente colocar urgência e importância. Deixe-o apenas escrever a tarefa. Se houver algum requisito adicional que possa afetar a prioridade, defina-o na descrição da tarefa. De fato, de repente, há realmente urgente? O coordenador, líder da equipe ou programador líder nesse caso será orientado pelas informações do gerente.
A segunda opção, mais suave, é fazer duas avaliações de urgência e importância. Um - do gerente, o segundo - de alguém que entende alguma coisa e calcula a prioridade final pela soma das unidades convencionais. No máximo 3 unidades arbitrárias do gerente e no máximo 3 do coordenador. O sistema prioritário se tornará mais multifacetado e equilibrado.
Bem, não se esqueça da regra simples:
existem tarefas no mundo que não são urgentes nem importantes . Quando esses reguladores, como urgência e importância, aparecem, a mão em si e tenta usá-los. Parece que falta algo quando a urgência e a importância não são indicadas.
A falta de urgência e importância da tarefa é normal. Mas há um problema - tal tarefa, teoricamente, nunca poderá ser cumprida se aparecerem constantemente novas que tenham pelo menos uma unidade prioritária convencional. Como evitar tal situação, vamos conversar outra vez.
Sumário- A matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples para determinar prioridades;
- A prioridade é governada por dois atributos - urgência e importância;
- Uma tarefa urgente é aquela cuja perda por falha é alta;
- Uma tarefa importante é aquela que afeta o futuro;
- A urgência prioriza a importância;
- Existem tarefas que não são urgentes nem importantes;
- As prioridades funcionam apenas com a determinação consciente de urgência e importância.