Como bifurcamos a Leroy Merlin russa no Cazaquistão

Era necessário ter tempo para adaptar todos os sistemas de TI antes do final da construção da loja.

Em 2016, foi decidido abrir uma loja no Cazaquistão (em Almaty). Na lógica do grupo de empresas Adeo (todas são lojas Leroy Merlin em todo o mundo), para cada novo país, você precisa criar uma unidade de negócios separada, com infraestrutura própria e tudo em tudo. Por exemplo, a Ucrânia é uma unidade separada de cinco lojas com todas as suas próprias divisões, serviços e processos de TI.

No Cazaquistão, decidimos (pela primeira vez na história do desenvolvimento da empresa) bifurcar a infraestrutura russa, expandindo nossos sistemas para uma nova região. Porque Como compras, cadeias de suprimentos, serviços jurídicos e financeiros são centralizados. Os mercados estão próximos. A legislação é estreita, embora tenha peculiaridades próprias (cada departamento revelou diferenças por si só com a ajuda de colegas do departamento jurídico). Esta é uma união aduaneira da Eurásia. Tínhamos 90 lojas na Rússia e era possível comprar sob condições que os fornecedores no Cazaquistão simplesmente não davam, e não há tantos produtores locais. Temos muitos processos depurados, software de trabalho e assim por diante.

Resta apenas apertar levemente alguns sistemas de TI. É um ano e meio de trabalho simples, porque nem tudo tinha que ser reescrito, mas muito, muito. Começou com o fato de que é necessário assinar acordos adicionais com 800 fornecedores para que seus produtos sejam rotulados e certificados corretamente, se necessário. Para que no Cazaquistão eles possam ser corretamente levados em consideração, o preço deve ser impresso de acordo e, de acordo com a lei, o nome da mercadoria deve estar no cazaque e na russa.

É aqui que as surpresas acabam de começar.

Vou falar sobre as maiores coisas - em princípio, existem centenas e milhares de pequenas mudanças por trás desses processos, mas você pode imaginar a escala.

A equipe

Na Rússia, usamos o BOSS-Kadrovik, mas no Cazaquistão simplesmente não existe. Mas há 1C ZUP KZ. E lá estão eles prontos para apoiá-lo. Na verdade, não há problemas em manter registros de pessoal em 1C. Existe uma integração difícil: enviamos dados de 1C para a BOSS-Kadrovik e depois para a empresa matriz na França. Existe um diretório internacional que gerencia contas. Cada país tem seu próprio alcance, e para a Rússia é um e para o Cazaquistão - outro.

O Cazaquistão foi uma continuação da Rússia conosco, mas a lógica dos registros individuais teve que ser puxada para a lógica dos sistemas em que existem países diferentes. Da mesma forma, os dados são coletados centralmente na Federação Russa e em nome dos dois países. Estatísticas gerais sobre pessoal (homens e mulheres, a porcentagem de absenteísmo por doença e assim por diante) são enviadas para a França.

Tudo ficaria bem se não houvesse Lei de Dados Pessoais. Eu tive que acumular dados pessoais no território do Cazaquistão (aqui 1C foi útil) e depois enviá-los para nós e para a França (de nós). Além disso, parte dos dados que não excede a quantidade de dados locais armazenados está deixando para nós.

Parece que, na fase de planejamento, tudo foi pensado, os advogados fizeram comentários, verificamos o esquema várias vezes - funciona. Mas, na fase de implementação, surgiram problemas, porque a base de teste era de nomes aleatórios russos. E na língua cazaque existem caracteres que não estão em russo. O BOSS-HR do nosso lado começou a danificar os nomes. Eu tive que mudar a codificação para Unicode. Se você acha que é a única vez para entrar no arquivo de configuração e pronto, posso dizer que você teve muita sorte na vida.

Ou seja, tivemos três alterações em larga escala:

1. Introduzir uma nova instância do 1C e aprender a trabalhar com ele, providenciar suporte e manutenção no local.
2. Integre o Cazaque 1C ao russo BOSS-Kadrovik (em particular, levando em consideração os recursos internacionais da documentação para a qual o Kadrovik não foi projetado a partir da caixa).
3. Separe catálogos de dados para países e envie-os individualmente para a França no formato desejado para a França.

Catálogo de produtos

No Cazaquistão, etiquetas de preço e recibos devem ser impressos. Por mais estranho que pareça, eles devem conter o nome dos produtos no cazaque. Para imprimir um cheque ou etiqueta de preço, você deve ter:

1. Produto em estoque.
2. Tradução do nome deste produto.

Para que o produto apareça no sortimento, ele deve ser enviado corretamente e levado em consideração. A primeira coisa que tive que fazer foi aprender a vender. Na Rússia, o movimento de mercadorias entre um armazém e uma loja é simplesmente um movimento dentro de um grupo de empresas. Para mover as mercadorias para o Cazaquistão, você precisa vendê-las. Devido às regras de preços de transferência da União Aduaneira, é necessário vendê-lo a um preço não inferior ao preço de mercado no atacado, para não criar condições de concorrência desiguais para o mercado de varejo no Cazaquistão.

Para vender mercadorias da Rússia para o Cazaquistão, é necessário fazer uma operação de exportação. Para realizar atividades de comércio exterior, é necessário marcar novamente o produto para que ele tenha os detalhes necessários para o Cazaquistão. Entre esses detalhes, há códigos alfandegários da TNVED.

Para geralmente vender mercadorias em outro país, você deve cumprir as regras de rotulagem. E para isso, você precisa escrever pelo menos na embalagem todos os detalhes relevantes no cazaque. Mesmo no esfregão, deve haver um adesivo com instruções (de uma frase), e se agora era apenas em russo, agora era necessário em dois idiomas.

Quando você mais uma vez ler o purificador de ar no banheiro, pense nisso. Procure o ícone do idioma KZ ao lado de RU.

Mercadorias - 35 mil. Fornecedores - aproximadamente 800. Assinamos com cada um um contrato adicional ao acordo sobre a nova rotulagem de mercadorias. Se você não passou por esse processo, explicarei que pode levar um ano, porque cada fornecedor individual precisa explicar individualmente os requisitos de certificação e rotulagem. Depois de uma semana, ele volta a ligar para esclarecer como fazê-lo corretamente. E mais uma vez. E mais Às vezes, o fornecedor ligava para os funcionários da loja Almaty para concordar com a tradução no rótulo.

Alguém rotulou a parte como uma exceção, alguém examinou o tipo de pedido e, se a parte foi enviada para o Cazaquistão, colocou adesivos adicionais.

Adesivos adicionais são, em particular, certificação adicional aprovada pelo produto de acordo com as normas do Cazaquistão. Felizmente, alguns produtos de acordo com os padrões de certificação eram compatíveis com os padrões russos, e mostrar um certificado facilitou a obtenção de outro.

Como não funcionou com todos, organizamos um processo de rotulagem separado em nosso armazém.

Felizmente, isso não é necessário para nossos próprios bens, não para venda (roupas de trabalho, por exemplo).

Surgiram questões de propriedade intelectual: em algum lugar, as marcas registradas estavam ocupadas e os fornecedores renomearam os produtos para exportação. Também não é o processo mais óbvio e nem instantâneo. Tentamos ajudar o máximo que pudemos, mas não queríamos fazer todo o trabalho para nossos fornecedores.

Todos os produtos de exportação devem ser pagos com IVA. Em seguida, aprendemos a gerenciar moedas e diferentes taxas de IVA. Aprendemos a imprimir documentos para enviar carros do armazém para atravessar a fronteira.


Remessa de equipamentos para a loja.

Fornecedores locais

Nem tudo precisa ser transportado da Rússia. Era necessário adaptar os processos de aquisição de ativos de mercadorias e não mercadorias. Em algum lugar, era mais conveniente comprar um uniforme no local. Parte do equipamento de TI foi adquirido localmente. Várias mercadorias do mercado local acabaram sendo mais baratas do que durante o transporte (mesmo levando em conta que na Rússia o pedido era para 90 lojas, mas aqui - para uma). Olhando um pouco à frente: havia uma variedade local que simplesmente não era vendida na Federação Russa.

Foi necessário um contrato separado para cada fornecedor com uma entidade legal - Leroy Merlin Kazakhstan LLP.

Cerca de 35 outros fornecedores foram adicionados.

Adaptação dos processos de precificação

35 mil mercadorias precisavam ser recalculadas, levando em consideração custos indiretos e requisitos de preços de transferência. E como parte de nossa política de preços. Anteriormente, considerávamos apenas os preços dos produtos importados diretamente para a Rússia, que não eram muitos.

Agora, quase todos os produtos da nova loja passaram por esse processo.

O que é especialmente difícil - o custo das mercadorias mudou. Em particular, o preço de venda da Rússia para o Cazaquistão. Em particular, produtos importados da Europa ou China - também. Como resultado, concordamos com novas regras de cálculo.

Era importante levar em consideração os requisitos de preços de transferência neles, para que o dinheiro não se cruzasse de país para país.

Apenas pensamos em rolar a bifurcação do bloco de cálculo de importação com algumas alterações, mas no final foi um grande projeto com uma equipe de financiadores, advogados e até de marketing.

Paralelamente, continuava a construção, que impunha um prazo

Analisamos os relatórios e ficamos felizes por podermos dimensionar os recursos em nossas equipes:




Barraca / pavilhão sob o jardim / jardim.

Aqui está o pregão e a linha de caixa:



Mais tarde:


Armazém

Mais tarde:


Armazém

Quase antes da abertura:

Adaptação de processos de qualidade

Como eu disse, a certificação e a rotulagem de mercadorias eram necessárias de acordo com os requisitos do Cazaquistão. Isso causou uma pequena cascata no sistema de contabilidade do produto, seu estabelecimento nas regras de sortimento e armazém. Era importante separar as mercadorias que podiam ser enviadas para o Cazaquistão daquelas que ainda não podiam ser enviadas. E estas podem ser duas partes do mesmo lote de abajures. Só por causa dos diferentes adesivos nas caixas.

E seria bom se esses abajures não fossem uma nomenclatura separada, mas fossem levados em conta como originais, para que não estocássemos novamente o armazém com as mesmas mercadorias.

Adaptação dos processos da cadeia de suprimentos

Era necessário formar documentos de expedição no armazém após o embarque para atravessar a fronteira.

Como resultado, precisávamos de um tipo separado de armazém - um hub. As mercadorias são levadas do fornecedor para um armazém na Federação Russa e depois enviadas (vendidas) para o Cazaquistão. Era necessário separar os fluxos, por isso era muito conveniente. Em seguida, as mercadorias são enviadas para outro país.

Foi necessário alterar vários subsistemas e processos de armazém. Estamos falando da adaptação dos sistemas contábil financeiro e de depósito.

Adaptação de processos contábeis

Aqui foi necessário reorganizar todos os processos. Estamos acostumados a trabalhar com o Sberbank e o Raiffeisenbank, houve processos aprimorados com eles.

Surpresas começaram em coisas simples como o processo de coleta. Na Rússia, fazemos coleta sem contato em qualquer lugar - é quando existe um gateway seguro. Por um lado, o dinheiro é investido nele; por outro lado (de outra sala), eles são retirados pelos colecionadores. E no Cazaquistão, simplesmente não há processo sem contato como conceito. No código cultural local, é imperativo que as pessoas se olhem, mesmo que o façam através de vidro blindado. Outro requisito do banco é uma nota de rodapé: você precisa distribuir o dinheiro para notas e moedas e levar em consideração o número deles. Não existe tal coisa na Federação Russa.

Foi preciso um banco de folha de pagamento separado. Existe o VTB, mas este não é o VTB que possuímos: é uma entidade legal separada, com localização e características próprias. A mesma história foi, por exemplo, com a Beeline: aqui trabalhamos frequentemente na Internet com eles, e a Beeline não fornece serviços de Internet. Portanto, o banco não correspondeu um pouco à API.

As principais mudanças são a adaptação ao plano de contas no Cazaquistão (mapeamento de contas). Banco local em processo de cobrança e aquisição.

Dados pessoais

Eu precisava de minha própria base de clientes, localizada no data center no Cazaquistão (exigência da Lei de dados pessoais). Depois de tudo isso, acho que posso dizer: "Acabamos de abrir um data center e continuamos", e isso não deve surpreendê-lo muito.

Com a descoberta e a integração, houve dificuldades em que, quando o data center foi lançado, ele precisava de comunicação constante com a empresa-mãe, o departamento de TI "pai" e a equipe de segurança. E com o departamento russo também. E isso é uma diferença de duas e três horas. Quando às 9 horas da manhã, colegas franceses ligam seus laptops, no Cazaquistão já são 13 ou 14 horas - depende da estação. Ou seja, o trabalho foi de uma maneira peculiar: tudo o que foi externo foi movido por meio dia e o resto do tempo eles foram armazenados em cache no dia seguinte nas obras.

Domínio nacional

Por lei, você precisa de um site em um domínio local de segundo nível. É simples assim quando você já possui um data center.

É difícil que tenha sido traduzido em um ano. Esses mesmos 35 mil produtos e mais páginas de categorias e informações. Esta não é uma cópia russa - é um site bilíngue completo. Felizmente, a frente de um site bilíngue depois da Europa era uma coisa padrão "pronta para uso".

Trabalhamos com empreiteiros tradutores. Eles se davam muito rapidamente, quase em meio ano.

Adaptação da infraestrutura e serviços de TI

Um Active Directory separado com relações de confiança, um pool separado de endereços de e-mail com um domínio nacional, uma imagem de preenchimento separada com padrões corporativos, um procedimento separado para emitir equipamentos de TI (seu saldo) e seu próprio convidado Wi-Fi na loja.

O processo foi “um pouco” complicado pelo fato de que nosso primeiro anúncio foi construído 15 anos atrás, e tivemos que bancar arqueólogos e reverter o que foi feito lá. Como resultado, criado a partir do zero.

Adaptação à solução de caixa

O novo banco nos deu um novo terminal e disse que esse ouriço morará conosco. No sentido, tivemos que escolher uma solução fiscal e precisamos escolher não apenas isso, mas o registro nacional de decisões. Eles simplesmente não podiam trazer os seus da Rússia. Ainda havia requisitos para o conteúdo da verificação, etc.



Em geral, integramos o novo terminal ao sistema de caixa. Não sem dançar com um pandeiro, é claro. Um resultado feliz - estas são as formas de vendas adaptadas que o vendedor envia ao cliente para pagamento:

Serviços

No meu plano, isso é chamado de “Adaptação de sistemas e integração de dados entre eles, levando em consideração diferentes moedas, diferentes taxas de IVA, dados adicionais no Cazaque. Instâncias de sistema comuns e individuais são usadas. ” Mais simples - todos os nossos subsistemas deveriam estar disponíveis no Cazaquistão. Ou levantamos novas instâncias em paralelo ou deixamos as instâncias gerais, mas de alguma forma as ensinamos a gerenciar moedas. Em algum lugar, eles simplesmente viram o sinal do rublo e tudo se tornou compatível. E em algum lugar eles reescreveram a lógica do negócio do zero.

Até essas coisas tinham que ser localizadas:

Descoberta

O departamento comercial passou bastante tempo adaptando o sortimento. Pelo que se destacou claramente, os tapetes são muito mais representados. Na abertura da zona promocional, éramos todos feitos de tapetes. Aqui você pode ver sua borda:





Aliás, na mesma abertura, encontramos uma tradução: como todas as inscrições dentro da loja também devem estar no cazaque por lei, também as enviamos aos tradutores. E se eles viam as mercadorias e sabiam exatamente para que era essa tradução, então vinham cartões curtos, geralmente representando um corte de palavras diferentes, das quais grandes blocos são então montados. Os mesmos "instrumentos" para navegação foram traduzidos em palavras para instrumentos musicais. Quase chegou à abertura. Sem contexto, acabou sendo difícil.

Eles abriram alegremente, com performances e fogos de artifício, e todos os recursos do código cultural que abrandaram de repente mais cedo (como o fato de que você precisa se encontrar pessoalmente antes da conclusão do contrato) começaram a ajudar. Porque férias são algo muito importante. Eles vieram até nós quase como um vizinho de boas-vindas, percebendo a loja como parte da cidade.



Aqui está um breve resumo da cronologia do processo:



Um ano antes de começarmos a dar nascimento a uma nova unidade na República da África do Sul - em Joanesburgo (eles gentilmente chamam de Yöburg, o que nos faz associações completamente diferentes). Eles terminaram um mês depois do Cazaquistão com todas as localizações, ou seja, há algo para comparar.

Bem, repetimos a mesma marcha com a República da Bielorrússia. Abertura em breve em Minsk. E isso não é copiar e colar, como muitos podem pensar.

Obviamente, pela precisão do processo, devemos agradecer a nossos analistas, arquitetos corporativos, desenvolvedores, testadores e especialistas de todos os departamentos que haviam planejado anteriormente as ações necessárias para adaptar processos e sistemas. Houve algumas surpresas. Também tínhamos custos não planejados, mas conseguimos manter tudo dentro da estrutura.